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A comunicação eficaz é um componente vital para o sucesso dos negócios. Um estudo recente da Grammarly estima que as empresas experimentam um Perda de 1,2 trilhão de dólares todos os anos devido à má comunicação no local de trabalho.
Os gerentes da cadeia de suprimentos estão enfrentando a pressão da perda, pois o aumento da pandemia global fez com que muitas equipes da cadeia de suprimentos reconfigurassem suas operações devido à escassez de pessoal e atrasos no envio. Como resultado, a importância da comunicação no gerenciamento da cadeia de suprimentos nunca foi tão crucial.
Importância da comunicação na gestão da cadeia de suprimentos e logística
A comunicação entre partes interessadas, fornecedores e sua equipe interna determina resultados positivos. A falta de comunicação entre uma equipe pode resultar em:
- oportunidades perdidas
- relacionamentos com clientes danificados
- gerenciamento deficiente de inventário
- reputação negativa da empresa
- entregas atrasadas
- perda de receita
Como gerente da cadeia de suprimentos, suas responsabilidades são vastas. Da compra de materiais à manutenção do estoque e das entregas de produtos, muito é necessário para garantir um resultado positivo para os clientes e sua equipe interna.
Os últimos dois anos tornaram o gerenciamento da cadeia de suprimentos ainda mais problemático. Atrasos no envio devido à pandemia global causaram escassez de mão de obra e estoque. Com os estoques permanecendo moderados, preços crescentes continuam impactando a maioria da população. Sem uma indicação clara de quando os suprimentos atenderão à demanda, as empresas continuarão enfrentando interrupções na cadeia de suprimentos.
Para manter as operações sem interromper os processos, as equipes da cadeia de suprimentos precisam de uma infraestrutura concreta para manter uma linha clara de comunicação entre os membros da equipe.
Como evitar implicações negativas no gerenciamento da cadeia de suprimentos com um gerenciamento eficaz de e-mails
A comunicação ajuda sua equipe a manter contato com as partes interessadas e os fornecedores para garantir uma experiência positiva de ponta a ponta. E a comunicação eficaz vai muito além das interações presenciais ou móveis. E-mails e outras formas de comunicação por escrito ocupam até 50% da semana de trabalho e contribuem para o sucesso de uma organização.
Práticas recomendadas de e-mail e o gerenciamento de projetos deve ser priorizado para evitar possíveis perdas de receita. Isso serve para se adaptar às mudanças nas circunstâncias e criar uma comunicação eficaz entre a equipe. Aqui estão algumas dicas úteis a serem seguidas.
Reduza a comunicação de ida e volta com uma solução de caixa de entrada compartilhada
UM equipe da cadeia de suprimentos terá várias caixas de entrada para gerenciar, como dispatch@ ou orders@. Uma caixa de entrada compartilhada pode ajudar sua equipe a navegar por todas as contas de e-mail em uma única plataforma, diretamente da caixa de entrada pessoal. As caixas de entrada compartilhadas revolucionaram a forma como as equipes operam. Eles permitem que os gerentes atribuam os e-mails dos membros da equipe para uma melhor organização, em vez de criar vários tópicos de e-mail em que detalhes importantes podem ser perdidos.
Muitas equipes de logística descobrem que precisam colaborar com outros departamentos ao longo do dia. Para agilizar as comunicações, notas de e-mail pode ser usado para criar conversas informativas em tempo real diretamente ao lado de um e-mail. As notas de e-mail evitam que outros tópicos de e-mail e conversas fora do e-mail ocorram.
Mantenha os e-mails importantes organizados
Fazer com que sua contagem de caixas de entrada chegue a zero é quase impossível, mas organizar o fluxo de tarefas pode ajudar a minimizar a carga. A organização de e-mails em pastas ou marcadores mantém um registro detalhado de onde cada e-mail importante está localizado.
Para um gerente da cadeia de suprimentos, você pode preferir que suas pastas sejam rotuladas de acordo com o nome do projeto ou designadas para determinados membros da equipe. Por exemplo, você pode usar as pastas “pedidos de remessa” ou “faturas de pedidos”. Isso garantirá que todos os e-mails pertencentes a essa categoria possam ser separados para facilitar o acesso. Se sua equipe usa o Gmail, os marcadores podem ser usados no lado esquerdo da interface.
Gmelius, uma plataforma de colaboração para o Gmail, oferece marcadores compartilhados do Gmail para equipes que operam em uma caixa de entrada compartilhada.
Marcadores compartilhados do Gmail possibilite organizar o funil de vendas da sua equipe, gerenciar consultas de clientes e delegar e-mails diretamente do Gmail.
Cada membro da equipe poderá ver para onde cada e-mail está indo para um melhor gerenciamento de projetos.
Mantenha respostas uniformes e profissionais
Atender à demanda dos clientes é metade da batalha no gerenciamento da cadeia de suprimentos. Um relacionamento danificado com um fornecedor pode resultar em atrasos nas entregas ou falta de suprimentos. Para manter o profissionalismo e manter relações positivas com os clientes, é crucial criar políticas e procedimentos de e-mail estruturados para responder aos clientes.
Os modelos de e-mail podem ajudar a colocar sua equipe na mesma página sobre como responder com base nos padrões da empresa. Os modelos também podem ser usados para automatizar o fluxo de trabalho se você estiver entregando e-mails repetitivos.
Gmelius oferece modelos de e-mail compartilhados e rascunhos de e-mail compartilhados para o Gmail. As equipes podem trabalhar juntas para criar respostas uniformes e compartilhá-las com sua equipe.
Automatize quando necessário
Com milhares de e-mails chegando, é difícil para a gerência abordar cada um deles adequadamente sem ocupar a maior parte do dia de trabalho. No entanto, não endereçar e-mails pode resultar em relacionamentos ruins com o cliente e em um acúmulo de e-mails.
Para evitar a sobrecarga de e-mails e manter respostas oportunas, automatize sempre que possível. A automação ajuda a otimizar o fluxo de trabalho e reduz as distrações causadas pela bagunça na caixa de entrada. O Gmelius pode ajudar sua equipe a maximizar a produtividade automatizando tarefas domésticas diárias de e-mail com nossa metodologia de automação simples.
Definir regras para automatizar com o Gmelius é simples. Se um e-mail contém a palavra “remessa” depois o e-mail pode ser atribuído diretamente para aqueles que trabalham na remessa. Essa regra também pode ser aplicada às etiquetas do Gmail. Se um e-mail contendo “remessa” chegar, ele também poderá ser configurado para ser enviado para uma etiqueta do Gmail. Isso elimina a necessidade de atribuir e-mails à medida que eles chegam manualmente.
Além disso, sua equipe pode automatizar modelos de e-mail para melhorar os tempos de resposta e garantir que os contratos de nível de serviço (SLAs) sejam cumpridos. Como o Gmelius se integra ao Gmail, as respostas também podem ser personalizadas para criar melhores relacionamentos com os clientes. Em vez de usar um sistema automatizado que faz com que cada cliente se sinta como outro número, a Gmelius garante que o alcance da empresa seja atendido com uma interação positiva.
Gerencie tarefas visualmente para manter a organização e o fluxo de trabalho
As soluções visuais de gerenciamento de projetos podem ajudar a organizar e-mails como tarefas para garantir que cada e-mail seja enviado pelo processo necessário para garantir a conclusão bem-sucedida.
Por exemplo, suponha que sua equipe comece se comunicando com uma parte interessada. Nesse caso, talvez você queira criar uma tarefa que mostre que a conversa inicial com as partes interessadas ocorreu e que agora os suprimentos precisam ser pedidos ao fornecedor.
Internamente, sua equipe designará funcionários designados para cada área de especialização. O Gmelius ajuda as equipes a delegar tarefas aos membros da equipe com um Quadro Kanban do Gmail.
Os gerentes poderão ver a quantidade de trabalho que cada membro da equipe tem, bem como em que estágio a tarefa está. Cada endereço de caixa de entrada compartilhada pode ser atribuído a um quadro, portanto, se você estiver gerenciando uma caixa de entrada support@ ou info@, você pode ver visualmente onde cada e-mail está no processo.
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A comunicação eficaz é um elemento crítico para o sucesso do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Embora muitos erros possam ocorrer no processo da cadeia de suprimentos, hábitos eficazes de organização de e-mail criam soluções duradouras para sua empresa.
A importância da comunicação no gerenciamento da cadeia de suprimentos pode significar a diferença entre sucesso e fracasso. Para saber mais sobre como o Gmleius pode ajudar, confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
