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Effektive Kommunikation ist eine wichtige Komponente für den Geschäftserfolg. Eine kürzlich von Grammarly durchgeführte Studie schätzt, dass Unternehmen mit einer Verlust von 1,2 Billionen US-Dollar jedes Jahr aufgrund schlechter Kommunikation am Arbeitsplatz.
Supply-Chain-Manager stehen unter Verlustdruck, da der Anstieg der globalen Pandemie viele Lieferkettenteams aufgrund von Personalmangel und Lieferverzögerungen dazu veranlasste, ihre Abläufe neu zu konfigurieren. Infolgedessen war die Bedeutung der Kommunikation im Lieferkettenmanagement noch nie so wichtig wie heute.
Bedeutung der Kommunikation im Lieferkettenmanagement und in der Logistik
Die Kommunikation zwischen Stakeholdern, Lieferanten und Ihrem internen Team bestimmt positive Ergebnisse. Mangelnde Kommunikation innerhalb eines Teams kann zu Folgendem führen:
- verpasste Gelegenheiten
- beschädigte Kundenbeziehungen
- schlechte Bestandsverwaltung
- negativer Ruf des Unternehmens
- verspätete Lieferungen
- Verlust von Einnahmen
Als Supply-Chain-Manager sind Ihre Aufgaben umfangreich. Vom Einkauf von Materialien über die Wartung des Inventars bis hin zu Produktlieferungen — es geht viel darum, ein positives Ergebnis für Kunden und Ihr internes Team sicherzustellen.
Die letzten zwei Jahre haben das Lieferkettenmanagement noch problematischer gemacht. Lieferverzögerungen aufgrund der globalen Pandemie führten zu Personal- und Bestandsknappheit. Da die Lagerbestände weiterhin gedämpft sind, steigende Preise wirken sich weiterhin auf die Mehrheit der Bevölkerung aus. Ohne klare Hinweise darauf, wann das Angebot die Nachfrage decken wird, werden Unternehmen weiterhin mit Unterbrechungen der Lieferkette konfrontiert sein.
Um den Betrieb aufrechtzuerhalten, ohne die Prozesse zu stören, benötigen Supply-Chain-Teams eine konkrete Infrastruktur, um eine klare Kommunikationslinie zwischen den Teammitgliedern aufrechtzuerhalten.
So vermeiden Sie negative Auswirkungen auf das Lieferkettenmanagement durch effektives E-Mail-Management
Kommunikation hilft Ihrem Team, mit Stakeholdern und Lieferanten in Kontakt zu bleiben, um ein positives Gesamterlebnis zu gewährleisten. Und effektive Kommunikation geht weit über persönliche oder mobile Interaktionen hinaus. E-Mails und andere schriftliche Kommunikationsformen nehmen bis zu 50% der Arbeitswoche in Anspruch und tragen zum Erfolg eines Unternehmens bei.
Bewährte Methoden für E-Mails und das Projektmanagement muss priorisiert werden, um potenzielle Umsatzverluste zu vermeiden. Dies dient dazu, sich an veränderte Umstände anzupassen und eine effektive Kommunikation innerhalb eines Teams aufzubauen. Hier sind einige hilfreiche Tipps, denen Sie folgen sollten.
Reduzieren Sie die Hin- und Herkommunikation mit einer Lösung für den gemeinsamen Posteingang
EIN Team für die Lieferkette muss mehrere Posteingänge verwalten, wie z. B. dispatch@ oder orders@. Ein geteilter Posteingang kann Ihrem Team helfen, alle E-Mail-Konten von einer einzigen Plattform aus direkt von seinem persönlichen Posteingang aus zu verwalten. Gemeinsame Posteingänge haben die Arbeitsweise von Teams revolutioniert. Sie ermöglichen es Managern, zur besseren Organisation die E-Mails der Teammitglieder zuzuweisen, anstatt zahlreiche E-Mail-Threads zu erstellen, in denen wichtige Details verloren gehen können.
Viele Logistikteams stellen fest, dass sie den ganzen Tag über mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten müssen. Um die Kommunikation zu optimieren, E-Mail-Notizen kann verwendet werden, um informative Konversationen in Echtzeit direkt neben einer E-Mail aufzubauen. E-Mail-Notizen verhindern, dass zusätzliche E-Mail-Threads und Konversationen außerhalb der E-Mail stattfinden.
Organisieren Sie wichtige E-Mails
Es ist fast unmöglich, die Anzahl Ihrer Posteingänge auf Null zu bringen, aber die Organisation des Zustroms von Aufgaben kann dazu beitragen, die Belastung zu minimieren. Wenn Sie E-Mails in Ordnern oder Labels organisieren, wird detailliert aufgezeichnet, wo sich jede wichtige E-Mail befindet.
Als Supply-Chain-Manager bevorzugen Sie möglicherweise, dass Ihre Ordner nach einem Projektnamen oder einem Namen benannt werden, der bestimmten Teammitgliedern zugewiesen ist. Sie können beispielsweise die Ordner „Versandaufträge“ oder „Auftragsrechnungen“ verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle E-Mails, die zu dieser Kategorie gehören, für einen einfacheren Zugriff getrennt werden können. Wenn Ihr Team Gmail verwendet, können Labels auf der linken Seite der Benutzeroberfläche verwendet werden.
Gmelius, eine Kollaborationsplattform für Gmail, bietet gemeinsame Gmail-Labels für Teams, die von einem gemeinsamen Posteingang aus arbeiten.
Geteilte Gmail-Lab Machen Sie es möglich, die Pipeline Ihres Teams zu organisieren, Kundenanfragen zu verwalten und E-Mails zu delegieren — direkt von Gmail aus.
Jedes Teammitglied kann sehen, wohin jede E-Mail geht, um das Projektmanagement zu verbessern.
Sorgen Sie für einheitliche und professionelle Antworten
Die Erfüllung der Kundennachfrage ist die halbe Miete im Supply-Chain-Management. Eine beschädigte Beziehung zu einem Lieferanten kann zu verspäteten Lieferungen oder einem Mangel an Lieferungen führen. Um die Professionalität aufrechtzuerhalten und positive Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten, ist der Aufbau strukturierter E-Mail-Richtlinien und -Verfahren für die Beantwortung von Kunden von entscheidender Bedeutung.
E-Mail-Vorlagen können dazu beitragen, dass Ihr Team auf derselben Wellenlänge ist, wenn es darum geht, auf der Grundlage von Unternehmensstandards zu reagieren. Vorlagen können auch verwendet werden, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, wenn Sie sich wiederholende E-Mails versenden.
Gmelius bietet geteilte E-Mail-Vorlagen und geteilte E-Mail-Entwürfe für Gmail. Teams können zusammenarbeiten, um einheitliche Antworten zu erstellen und diese an Ihr Team weiterzugeben.
Automatisieren Sie wo nötig
Angesichts der Tatsache, dass Tausende von E-Mails eintreffen, ist es für das Management schwierig, jede einzelne angemessen zu bearbeiten, ohne den größten Teil des Arbeitstages in Anspruch zu nehmen. Die Nichtadressierung von E-Mails kann jedoch zu schlechten Kundenbeziehungen und einem E-Mail-Rückstand führen.
Automatisieren Sie, wo immer möglich, um E-Mail-Überlastung zu vermeiden und zeitnahe Antworten zu erhalten. Die Automatisierung hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ablenkungen zu reduzieren, die durch Unordnung im Posteingang verursacht werden. Gmelius kann Ihrem Team helfen, die Produktivität zu maximieren, indem es einfache tägliche E-Mail-Aufgaben mit unserer einfachen Automatisierungsmethode automatisiert.
Das Festlegen von Regeln für die Automatisierung mit Gmelius ist einfach. Wenn eine E-Mail enthält das Wort „Versand“, dann Die E-Mail kann direkt denjenigen zugewiesen werden, die im Versand arbeiten. Diese Regel kann auch auf Gmail-Labels angewendet werden. Wenn eine E-Mail eingeht, die „Sendung“ enthält, kann sie auch so eingerichtet werden, dass sie an ein Gmail-Label gesendet wird. Dadurch müssen E-Mails nicht mehr zugewiesen werden, wenn sie manuell eingehen.
Darüber hinaus kann Ihr Team E-Mail-Vorlagen automatisieren, um die Reaktionszeiten zu verbessern und sicherzustellen, dass Service Level Agreements (SLAs) eingehalten werden. Da Gmelius in Gmail integriert ist, können Antworten auch personalisiert werden, um bessere Kundenbeziehungen aufzubauen. Anstatt ein automatisiertes System zu verwenden, bei dem sich jeder Kunde wie eine andere Nummer fühlt, stellt Gmelius sicher, dass die Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen auf eine positive Interaktion stößt.
Visuelles Verwalten von Aufgaben zur Aufrechterhaltung von Organisation und Arbeitsablauf
Visuelle Projektmanagementlösungen können dabei helfen, E-Mails als Aufgaben zu organisieren, um sicherzustellen, dass jede E-Mail den erforderlichen Prozess durchläuft, um einen erfolgreichen Abschluss zu gewährleisten.
Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Team beginnt mit der Kommunikation mit einem Stakeholder. In diesem Fall möchten Sie vielleicht eine Aufgabe erstellen, aus der hervorgeht, dass das erste Gespräch mit den Stakeholdern stattgefunden hat und die Lieferungen nun beim Lieferanten bestellt werden müssen.
Intern verfügt Ihr Team über festgelegte Mitarbeiter, die jedem Fachgebiet zugewiesen sind. Gmelius hilft Teams dabei, Aufgaben an Teammitglieder zu delegieren, und zwar mit einem Gmail-Kanban-Tafel.
Manager können sehen, wie viel Arbeit jedes Teammitglied hat und in welchem Stadium sich die Aufgabe befindet. Jeder geteilten Posteingangsadresse kann ein Board zugewiesen werden. Egal, ob du einen Support@- oder einen info@-Posteingang verwaltest, du kannst visuell sehen, an welcher Stelle sich die einzelnen E-Mails im Prozess befinden.
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Effektive Kommunikation ist ein entscheidendes Element für den Erfolg des Lieferkettenmanagements. Während im Lieferkettenprozess viele Fehler auftreten können, bieten effektive E-Mail-Organisationsgewohnheiten langfristige Lösungen für Ihr Unternehmen.
Die Bedeutung der Kommunikation im Lieferkettenmanagement kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Um mehr darüber zu erfahren, wie Gmelius helfen kann, Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius entwickelt wurde, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
