5 conseils pour mieux organiser votre boîte de réception Gmail

Bien qu'il semble assez simple d'organiser les e-mails dans Gmail, entre les responsabilités professionnelles et les besoins individuels, cette tâche peut présenter certains défis. Grâce à son statut de l'une des plateformes de messagerie les plus populaires de 2022, Gmail propose une variété de moyens innovants pour créer une boîte de réception claire et exploitable.

Les pièges d'une boîte de réception désorganisée : pourquoi l'organisation du courrier électronique est importante

Gestion d'une boîte de réception est une tâche que de nombreux utilisateurs redoutent. Bien qu'il soit facile de permettre à une boîte de réception d'atteindre des milliers et d'y répondre plus tard (c'est à cela que sert le bouton de suppression en masse, non ?) , ce n'est pas une méthode durable. Les e-mails importants peuvent facilement passer entre les mailles du filet et rester sans réponse.

Pour les comptes de messagerie personnels, les répercussions peuvent être mineures. Cependant, ne pas répondre à un e-mail professionnel peut nuire à la carrière d'une personne ou à l'entreprise elle-même. De plus, le tri des e-mails nuit à la productivité et permet de consacrer un temps précieux à des responsabilités critiques.

La création d'un espace ordonné pour communiquer avec les membres de l'équipe et les clients externes permet de gagner en efficacité et d'optimiser davantage les flux de travail. Une boîte de réception électronique organisée :

• fait gagner un temps précieux à l'entreprise
• augmente la productivité
• améliore la communication
• rationalise les opérations
• élimine l'encombrement
• augmente la transparence

Si votre équipe utilise Gmail, il existe des moyens simples et efficaces pour s'organiser.

Vous souhaitez garder votre boîte de réception sous contrôle sans effort manuel ? Allez-y avec Gmelius!

Organiser les e-mails dans Gmail : conseils simples pour atteindre Inbox Zero

Depuis ses débuts en 2004, Gmail n'a cessé de mettre à jour ses offres afin d'aider les utilisateurs à bénéficier de la meilleure expérience de messagerie possible. Au cours des 18 dernières années, les mises à niveau ont facilité la structure et l'organisation des boîtes de réception, à partir de intégration de Google Workspaces à fournir des options intelligentes de « réponse » et de « rédaction » pour accélérer les temps de réponse.

Voici quelques-unes des meilleures façons d'organiser les e-mails dans Gmail pour boîte de réception zéro.

1. Triez les e-mails en étiquettes et en code couleur pour plus d'efficacité

Dans Gmail, les utilisateurs peuvent classer les e-mails rédigés, envoyés ou reçus à l'aide d'étiquettes, une fonctionnalité similaire aux dossiers de courrier électronique, mais avec plus d'options.

Ce qui distingue les étiquettes Gmail des dossiers de messagerie traditionnels, c'est la possibilité d'appliquer plusieurs étiquettes à un e-mail. Supposons, par exemple, qu'un équipe de comptabilité adresse un e-mail concernant un contrat client et également des informations de paiement. Dans ce cas, le comptable pourrait appliquer cet e-mail à une étiquette intitulée « contrats » et à une autre étiquette intitulée « paie ».

Cet e-mail sera affiché sous les deux libellés pour faciliter la navigation, car son contenu appartient aux deux catégories. Gmail facilite également la recherche dans une étiquette pour trouver exactement ce que vous recherchez en un temps record.

Découvrez comment configurer une étiquette Gmail ici.

De plus, les étiquettes Gmail peuvent être codées par couleur pour plus d'efficacité. Si vous recevez un e-mail concernant un contrat, une couleur telle que le rouge peut indiquer qu'il s'agit d'un e-mail prioritaire qui doit être adressé immédiatement. Autres e-mails susceptibles d'être envoyés en raison d'autres applications, tels que Trello, peut être codé en bleu pour correspondre au logo Trello utilisé sur la plateforme.

La personnalisation d'une boîte de réception offre un moyen simple et personnalisé d'organiser efficacement les e-mails.

Ne négligez pas les filtres

Vous recevez des e-mails redondants chaque jour et souhaiteriez-vous pouvoir les faire disparaître ? C'est exactement à cela que servent les filtres Gmail. Gmail offre un moyen rapide et facile de créer des filtres pour trier, supprimer ou archiver les e-mails au fur et à mesure de leur arrivée.

Les utilisateurs peuvent accéder aux filtres à partir de l'icône représentant un engrenage en haut à droite de votre interface Gmail. À partir de là, sélectionnez »Filtres et adresses bloquées. » Vous pouvez ensuite sélectionner »Créer un filtre« et définissez les critères nécessaires pour obtenir les résultats souhaités. Par exemple, vous pouvez filtrer les messages clients importants dans une étiquette Gmail en fonction de l'expéditeur ou de la ligne d'objet de l'e-mail. Les utilisateurs peuvent également utiliser des filtres pour :

• marquer les e-mails importants
• empêcher l'envoi de courriers électroniques spécifiques au spam
• archiver les e-mails
• supprimer les e-mails immédiatement
• appliquer des libellés Gmail aux e-mails
• transfert automatique vers d'autres adresses

Bien que cela semble être une tâche fastidieuse, la mise en place de filtres compensera largement le temps que vous économiserez à long terme, vous laissant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur des responsabilités importantes.

3. Vous avez trop peur de supprimer ? Archivez ce dont vous avez besoin

Le courrier électronique est principalement utilisé pour des messages formels plus longs qui contiennent souvent des informations critiques essentielles pour les entreprises. Les employés peuvent hésiter à supprimer certains messages au cas où ils en auraient besoin ultérieurement. Pour réduire l'anxiété liée aux e-mails, vous pouvez simplement archiver ces messages. Les e-mails supprimés sont envoyés à la corbeille où ils ne seront accessibles que pendant 30 jours. L'archivage des e-mails dans Gmail permet de supprimer les messages indésirables de la boîte de réception principale, tout en permettant d'y accéder aussi longtemps que l'utilisateur en a besoin.

4. Utilisez les fonctionnalités mobiles

75 % des utilisateurs de Gmail accèdent à leurs e-mails depuis leurs appareils mobiles. La consultation des courriels à partir d'un appareil cellulaire est pratique et efficace ; toutefois, les gérer peut s'avérer difficile lors de vos déplacements. Heureusement, Gmail propose des moyens simples de gérer simplement vos e-mails, où que vous vous trouviez.

Le Application mobile Gmail permet aux utilisateurs de créer des paramètres personnalisés pour supprimer, archiver ou suspendre les e-mails en les balayant vers la gauche ou la droite.

Voici comment personnaliser les actions de balayage sur un appareil iOS ou Android.

1. Téléchargez l'application Gmail
2. Une fois que vous avez créé un compte ou que vous vous êtes connecté, cliquez sur le menu hamburger
3. Faites défiler la page vers le bas et sélectionnez l'icône représentant un engrenage pour les paramètres
4. Sélectionnez « Personnalisations de la boîte de réception »
5. Sélectionnez « Actions de balayage du courrier »
6. Personnalisez le balayage vers la droite pour sélectionner « Archiver », « Corbeille », « Marquer comme lu/non lu », « Snooze », « Déplacer » ou « Aucun ». Les mêmes paramètres sont disponibles pour personnaliser le balayage vers la gauche

D'un seul geste, les e-mails quittent votre Gmail et positionnent votre boîte de réception là où elle doit être pour traiter les e-mails plus rapidement.

Gmelius est disponible sur iOS et Android. Une fois que tu installer l'extension Gmelius, vous pouvez gérer les e-mails personnels, les boîtes de réception partagées, les libellés Gmail partagés et utiliser les fonctionnalités d'automatisation pour organiser les e-mails à tout moment et en tout lieu. Les utilisateurs peuvent personnaliser les paramètres de balayage pour attribuer, partager ou fermer un e-mail.

Gmelius publiera bientôt un module complémentaire Google officiel auquel les utilisateurs pourront accéder depuis l'application mobile officielle Gmail. Les utilisateurs n'auront pas à installer un autre client de messagerie sur leur smartphone pour profiter des fonctionnalités de Gmelius. Au lieu de cela, toutes les fonctionnalités de collaboration de base que vous utilisez avec Gmelius seront disponibles directement dans l'application mobile Gmail.

5. Configurez des modèles d'e-mails pour accélérer les temps de réponse

Rédiger des e-mails prend du temps, plus que ce que peut se permettre un collaborateur moyen. Gmail propose des solutions simples pour configurer des modèles d'e-mail personnalisés afin d'éviter aux utilisateurs de rédiger les mêmes réponses encore et encore. Voici comment configurer un modèle d'e-mail dans Gmail :

1. Rédigez la réponse que vous comptez utiliser fréquemment
2. Cliquez sur le bouton hamburger en bas à droite de la fenêtre de composition
3. Sélectionnez des modèles
4. Sélectionnez « Enregistrer le brouillon en tant que modèle »
5. Sélectionnez « Enregistrer en tant que nouveau modèle »
6. Entrez le nouveau nom du modèle

Les modèles d'e-mails permettent une communication cohérente et efficace. Automatisation les fonctionnalités peuvent encore accélérer les temps de réponse, ce qui vous permet de consacrer encore plus de temps à l'organisation.

Avec Gmelius, les équipes peuvent partager des modèles d'e-mails pour maintenir la cohérence des messages et du ton avec des membres spécifiques ou avec tous les membres de votre équipe !

Gmail Organization pour les équipes : une solution simple

Transférer des e-mails spécifiques dans une étiquette est une chose pour une meilleure organisation ; cependant, la question de savoir s'ils ont été adressés ou non peut persister. La recherche de réponses prolonge le processus d'organisation et retarde le travail productif.

Gmelius propose une solution de boîte de réception partagée parfait pour la collaboration en équipe qui s'intègre parfaitement à votre Gmail. En tant que solution de messagerie idéale pour les équipes, Gmelius permet aux membres de l'équipe d'attribuer et de déléguer des e-mails à d'autres personnes afin d'éliminer toute confusion.

Si une adresse e-mail d'entreprise telle que info@ [nom de l'entreprise] reçoit un afflux d'e-mails, les nouveaux messages sont directement placés dans un dossier « non attribué ». Lors de l'ouverture de l'e-mail, il peut être attribué à un membre spécifique de l'équipe et étiqueté comme « en attente » ou « fermé ». Les utilisateurs peuvent ensuite appliquer des balises pour le contexte ou note par e-mail pour fournir de plus amples informations à des collègues.

Une boîte de réception encombrée peut avoir des conséquences négatives sur les comptes Gmail personnels ou professionnels. En suivant ces solutions d'organisation du courrier électronique, vous ferez un pas de plus vers la création d'un espace de travail structuré et organisé.

Rationalisez l'organisation des e-mails et renforcez la collaboration en équipe avec Gmelius. Découvrez nos fonctionnalités et inscrivez-vous dès aujourd'hui pour commencer !