Les diagrammes de flux de travail représentent les données visuellement, ce qui permet de donner plus facilement un sens à des informations complexes et d'améliorer les processus métier. Bien que cela puisse sembler intimidant au début, apprendre à créer des diagrammes de flux de travail est assez simple. Plusieurs programmes et applications en ligne vous permettent de créer facilement des diagrammes faciles à comprendre et de partager une quantité impressionnante d'informations dans un message compact.
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Passez à l'étape suivante pour obtenir les réponses dont vous avez besoin !
- Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de travail ?
- Meilleurs outils de diagramme de flux de travail
- Comment automatiser vos flux de travail
- Comment créer un diagramme de flux de travail : étape par étape
- 3 exemples de diagrammes de flux de travail
- Automatisez et créez des flux de travail avec Gmelius
Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de travail ?
UNE diagramme de flux de travail est une représentation visuelle qui illustre la séquence des étapes ou des tâches impliquées dans un processus métier. Il est conçu pour montrer comment le travail passe d'une activité à l'autre, aidant à cartographier chaque étape et chaque point de décision d'un processus. En utilisant des symboles et des formes standardisés, les diagrammes de flux de travail simplifient les processus complexes, les rendant plus faciles à comprendre, à analyser et à optimiser.
Les diagrammes de flux de travail sont souvent utilisés pour visualiser les processus au sein des équipes ou des organisations, permettant à chacun de voir comment les différentes tâches s'interconnectent et dans quel ordre elles doivent être exécutées. Ils représentent souvent des tâches et des actions sous forme de formes, comme la légende sur une carte :
- Boîtes = Éléments d'action
- Diamants = Décision requise
- Ovales = Démarrage et fin du processus
- Cercles = Passez à l'étape suivante
Les flèches relient ces tâches pour illustrer l'ordre chronologique des tâches dans un diagramme de flux de travail. Ces diagrammes sont des outils précieux pour améliorer la clarté, la communication et l'efficacité au sein des équipes. Ils aident à identifier les goulots d'étranglement, les redondances ou les inefficacités, ce qui permet des améliorations et une meilleure gestion des flux de travail.
Qu'il s'agisse de cartographier une tâche simple ou un processus métier complexe, les diagrammes de flux de travail garantissent que toutes les personnes impliquées comprennent leur rôle et le processus global, ce qui facilite les opérations et réduit les erreurs.
Meilleurs outils de diagramme de flux de travail
Il est beaucoup plus difficile d'apprendre à créer un diagramme de flux de travail sans les programmes et applications appropriés. Ces outils conviviaux peuvent vous aider à créer des diagrammes répondant à tous les besoins de votre entreprise. Gmelius utilise à la fois Trello et Zapier pour automatiser les différentes fonctions disponibles dans ces outils de diagramme de flux de travail.
Option 1 : Trello et Schémas .NET
Trello est un programme de tableau Kanban basé sur le Web qui facilite l'organisation des flux de travail. Trello propose un Mise sous tension outil, appelé Schémas .NET. Schémas .NET est un outil de diagramme de flux de travail open source doté d'une interface conviviale. Draw.io vous permet de créer, de stocker et de partager des diagrammes.
Avec Schémas .NET, les utilisateurs peuvent :
Création de diagrammes personnalisés: vous pouvez concevoir différents types de diagrammes pour visualiser des flux de travail complexes, des calendriers de projets ou des structures organisationnelles.
Stockez et partagez des diagrammes: Schémas .NET enregistre tout votre travail directement dans Trello, qui peut être consulté, modifié et partagé par les membres de l'équipe en temps réel. Cela favorise la collaboration et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Intégration à d'autres outils: Comme il est open source, Schémas .NET peut également être intégré à d'autres outils de productivité tels que Google Drive, Dropbox, et OneDrive, offrant une flexibilité quant à l'emplacement de stockage des diagrammes.
Conseil de pro : Intégrez Trello à Gmail pour recevoir les mises à jour des diagrammes de flux de travail dans votre boîte de réception.
Option 2 : Zapier et Miro
Automatisez les fonctionnalités en déclenchant des actions via des zaps. Zapier permet aux applications de se connecter à des milliers d'autres services Web, y compris l'un des meilleurs outils de diagramme de flux de travail, Miro. Miro vous permet de créer de superbes graphiques et diagrammes grâce à leurs intégrations, tandis que Zapier vous permet d'ajouter automatiquement des cartes à vos diagrammes Miro. En travaillant ensemble, ces applications peuvent créer de magnifiques diagrammes de flux de travail grâce à une automatisation étonnante.
Voici comment Zapier et Miro peuvent travailler ensemble pour améliorer la création de diagrammes de flux de travail :
Création automatique de cartes: Avec Zapier, vous pouvez créer des « zaps » pour générer automatiquement des cartes dans Miro lorsqu'une action spécifique se produit dans une autre application. Par exemple, lorsqu'une nouvelle tâche est attribuée dans Trello, une nouvelle carte peut être automatiquement ajoutée à un tableau Miro pour refléter l'état de cette tâche dans le diagramme de flux de travail.
Mises à jour en: À mesure que les flux de travail évoluent, Zapier peut synchroniser vos diagrammes Miro avec d'autres outils en temps réel. Si une demande client est marquée comme résolue dans votre outil d'assistance, Zapier peut déclencher une modification dans Miro, mettre à jour le flux de travail et maintenir le diagramme à jour sans aucune saisie manuelle.
Intégration collaborative: Les équipes utilisent souvent plusieurs outils, et il peut être difficile de tout synchroniser. Zapier peut envoyer automatiquement les mises à jour d'un outil à Miro, ce qui facilite la collaboration entre les équipes. Que vous travailliez avec les équipes du marketing, des ventes, du support client ou des produits, tout le monde peut être sur la même longueur d'onde sans avoir à mettre à jour manuellement les diagrammes.
Rationaliser l'automatisation des flux de travail: La combinaison de Schéma visuel de Miro capacités et L'automatisation des flux de travail de Zapier offre une expérience fluide pour créer et automatiser des diagrammes de flux de travail. En automatisant des actions telles que la création de nouvelles tâches, la mise à jour des statuts et la notification des membres de l'équipe, vous vous assurez que votre flux de travail reste organisé et efficace.
Rapports améliorés: Une fois votre diagramme de flux de travail configuré dans Miro, Zapier peut vous aider à déclencher des rapports automatisés et des résumés de tâches en fonction de la progression de votre flux de travail. Par exemple, une tâche terminée dans un CRM peut déclencher une mise à jour du flux de travail dans Miro, qui à son tour peut générer un rapport permettant de suivre les étapes importantes pour la direction.
Comment créer un diagramme de flux de travail : étape par étape
Vous pouvez créer un diagramme de flux de travail pour plusieurs processus au sein de votre entreprise. Selon le scénario et le type de pratique commerciale, les spécificités peuvent varier, mais certaines étapes générales doivent être suivies pour créer un diagramme de flux de travail commercial réussi.
Étape 1 : Déterminer le processus
Il est important de se concentrer sur un processus métier à la fois afin de ne pas vous retrouver avec une visualisation trop compliquée. Déterminer le processus sur lequel travailler constitue la première étape de la création d'un diagramme de flux de travail.
Étape 2 : Répertorier les étapes du processus métier
Ensuite, décrivez chaque étape du processus. Adoptez une approche détaillée et notez chaque action, décision ou tâche à accomplir. En fonction de la complexité du processus, cette étape peut impliquer :
- Énumérer chaque tâche ou action qui doit être effectuée.
- Identifier les principaux points de décision.
- Cartographier les résultats potentiels ou les branches du processus.
Il est essentiel d'être minutieux et précis pour s'assurer que le diagramme de flux de travail reflète fidèlement le fonctionnement du processus.
Étape 3 : Recueillir des informations
Maintenant que vous savez quel processus vous allez schématiser, il est important de collecter toutes les informations relatives à ce processus. Il est utile de faire une liste.
- Ressources
- Responsabilités
- Décisions clés
Ces informations constituent la base du flux de travail et vous aideront à créer une représentation visuelle.
Étape 4 : Rédiger le schéma
Si vous n'avez pas l'habitude de travailler avec des outils de diagramme de flux de travail ou si vous vous sentez plus à l'aise pour créer avec un stylo et du papier, vous pouvez toujours commencer par un schéma manuel. Ainsi, pour le recréer en tant que flux de travail numérique, il suffit de sélectionner des formes et de créer des liens.
Remarque : certains outils de diagramme ajoutent également des liens et des pièces jointes à différentes étapes de votre flux de travail. Cela vous permet de relier les outils et la documentation aux différentes étapes de votre processus métier.
Étape 5 : Partagez le brouillon final
Une fois que vous avez perfectionné votre schéma de flux de travail, partagez-le avec les membres de votre équipe pour vous assurer que tout le monde comprend les étapes et les actions nécessaires pour exécuter le processus avec succès. Le partage du diagramme aidera également les gens à comprendre leur rôle dans l'ensemble. Ceci est particulièrement utile lorsque vous cartographiez des processus qui couvrent plusieurs départements.
Le fait de mieux regarder votre diagramme peut également vous permettre de mieux comprendre les opportunités d'amélioration. Demander des commentaires à votre équipe lui rappelle son rôle en tant que partie prenante du projet, encourage le sentiment d'appartenance et renforce les liens interpersonnels.
Étape 6 : suivre, analyser, améliorer
Lorsque chaque étape d'un processus métier est documentée, il devient beaucoup plus facile de repérer les goulots d'étranglement et les autres problèmes potentiels. Vous pouvez également identifier les acteurs clés du processus.
Analysez le diagramme pour déterminer quelles tâches sont absolument nécessaires, lesquelles peuvent être supprimées ou rationalisées, et lesquelles peuvent être automatisées.
Remarque : Création d'un modèle de diagramme de flux de travail car les processus de votre entreprise peuvent vous fournir une base de travail solide pour adapter les processus existants ou en développer de nouveaux. À l'aide d'un modèle, vous pouvez conserver tous vos diagrammes de flux de travail précédents sous forme d'enregistrements historiques auxquels vous pouvez vous référer en cas de besoin.
3 exemples de diagrammes de flux de travail
Vous pouvez utiliser des diagrammes de flux de travail pour différentes entreprises et secteurs d'activité. Ces exemples peuvent vous aider à comprendre la présentation visuelle des pratiques commerciales courantes et la manière dont chaque ventilation est créée.
Exemple 1 : schéma du flux de travail du support client
Cet exemple illustre le processus qui se déroule lorsqu'un le client soumet un ticket d'assistance. Nous représentons le début et la fin du processus dans des bulles ovales vertes.
- Démarrer - Un client soumet un ticket
- Fin - L'équipe d'assistance ferme le ticket
Une fois le ticket envoyé par le client, l'équipe d'assistance exécute une série de tâches, représentées par des rectangles jaunes jusqu'à la fin.
- Le ticket est créé et attribué
- Le membre de l'équipe désigné examine le ticket en fonction de la priorité
Nous avons ensuite scindé le diagramme en fonction d'un moment de prise de décision, représenté par un losange gris. L'image montre deux moments au cours desquels le diagramme peut se scinder, en fonction de la décision.
3. Le ticket nécessite-t-il une enquête plus approfondie ou le problème peut-il être résolu immédiatement ?
- La question nécessite une enquête plus approfondie
- Essayez de résoudre le problème en menant une enquête plus approfondie
- Pouvez-vous résoudre le problème ?
- Oui
- Résoudre le problème
- Fermez le ticket
- Non
- Transmettez le ticket à l'équipe d'ingénierie
- Ils clôtureront le ticket une fois résolu
- Oui
- Pouvez-vous résoudre le problème ?
- Essayez de résoudre le problème en menant une enquête plus approfondie
- Résolvez le problème immédiatement
- Fermez le ticket
Finalement, si la procédure représentée dans le schéma est suivie de près, le processus se termine par un ticket fermé.
Exemple 2 : diagramme du flux de travail des ventes sortantes
Ce diagramme du flux de travail des ventes montre le processus qui démarre lorsqu'un le prospect contacte l'entreprise ou est appelé à froid par l'entreprise. Représenté par des bulles ovales vertes, le diagramme de flux de travail comporte un début et trois fins possibles.
Démarrer - Le prospect contacte l'entreprise ou est appelé à froid
Fin - Le prospect est retiré de la campagne
Fin - L'équipe confie le prospect au chargé de compte
Fin - Le processus recommence
Le schéma commence par un prospect qui contacte l'entreprise ou qui est appelé à froid. Juste après cela, un point de décision détermine si l'équipe est qualifiée pour la tête.
- Non, ils suppriment le lead de la campagne
- Oui - Si l'équipe qualifie le prospect, elle détermine si une réunion commerciale est requise
- Non
- Le prospect est saisi dans la campagne marketing goutte à goutte de l'entreprise et le processus recommence
- Oui
- L'équipe des ventes passe le relais au responsable des comptes
- Non
Exemple 3 : schéma du flux de travail logistique
Ce schéma de flux de travail logistique montre comment le client peut créer une commande réussie dans des secteurs tels que les biens de consommation emballés (CPG), la vente au détail ou la construction. Ce diagramme comporte un début et une fin, avec un point de décision où le diagramme se divise.
- Démarrer - Nouvelle commande client
- Fin - La commande a été livrée au client avec succès
Lorsqu'un nouveau client passe une commande, le service logistique doit vérifier si le produit demandé est disponible. C'est un moment décisif.
- Oui
- Si le produit n'est pas disponible, une réponse automatique est envoyée au client pour l'en informer, et le processus se répète avec une nouvelle commande.
- Non
- Si le produit est disponible, la commande est transmise au responsable logistique
- Le responsable logistique délègue ensuite la préparation de la commande au centre de stockage local
- Prépare ensuite la commande
- Expédie ensuite la commande
- Le processus se termine lorsque le client reçoit sa commande
Une fois que vous avez votre schéma de flux de travail, il est temps de l'automatiser
Les diagrammes de flux de travail facilitent le partage des processus métier avec votre équipe afin de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Malheureusement, les diagrammes eux-mêmes ne font rien pour vous. C'est toujours à vous et à votre équipe d'exécuter efficacement chaque étape du flux de travail, ce qui n'est pas toujours facile. Heureusement, c'est là que l'automatisation peut être utile. Gmelius vous permet de créer des automatisations de flux de travail à l'aide de simples déclencheurs « si ceci, alors cela ».
Notre automatisation inclut, sans toutefois s'y limiter :
- Attribution automatique de tâches
- Envoi de réponses automatiques
- Rédaction automatique des réponses aux e-mails
- Ai-tagging pour trier automatiquement votre boîte de réception
- Séquences d'e-mails automatisées
- Notifications automatiques
Découvrez comment Gmelius peut vous aider automatisez les flux de travail de votre équipe dans Gmail et Google Workspace.
Meilleures pratiques pour créer des diagrammes de flux de travail
Voici quelques conseils pour vous aider à créer des diagrammes de flux de travail plus clairs et plus efficaces :
- Restez simple: évitez de rendre le schéma trop complexe. Concentrez-vous sur les tâches clés et les points de décision pour faciliter la compréhension.
- Utilisez des étiquettes transparentes: Étiquetez clairement chaque forme pour expliquer la tâche ou la décision qu'elle représente.
- S'en tenir aux symboles standard: Utilisez des symboles universellement reconnus par souci de cohérence (rectangles pour les actions, losanges pour les décisions, etc.).
- Utiliser la couleur: Codez par couleur les différentes étapes pour une meilleure clarté visuelle. Par exemple, utilisez une couleur pour les actions et une autre pour les points de décision.
- Décomposez les processus complexes: Si un processus est trop détaillé, divisez-le en sous-processus ou créez plusieurs diagrammes de flux de travail plus petits.
- Impliquez l'équipe: partagez le diagramme avec votre équipe pour obtenir des commentaires afin de vous assurer qu'il reflète le flux de travail réel et améliore la collaboration.
Conclusion
Apprendre à créer un diagramme de flux de travail peut être intimidant, mais heureusement, des outils conviviaux sont à votre disposition, à vous et à votre équipe, pour créer et automatiser des flux de travail. La visualisation des procédures métier peut garantir que votre équipe suit les étapes appropriées et obtient le même résultat à chaque fois.
Commencez par définir le processus, sélectionner les bons outils et cartographier le flux. Une fois que votre diagramme est prêt, partagez-le avec votre équipe et affinez-le en permanence pour améliorer la productivité.
Automatisez le flux de travail de votre équipe avec Gmelius pour vous garantir de ne pas manquer de notifications, d'affectations et de réponses.
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