Os e-mails não são tão formais quanto as cartas tradicionais, mas quando você escreve um e-mail profissional, ele deve ser criado com a mesma cortesia e intenção. Isso significa que tem que ser perfeito!
A atenção e o cuidado que você dedica ao seu e-mail profissional serão apreciados pela pessoa que o ler. E essa apreciação pode levar a iniciar o contato e levar a conversa adiante. Mas antes de chegar lá, você precisa escrever aquele e-mail perfeito.
No entanto, no ecossistema digital atual, não basta apenas escrever o e-mail. Você precisa usar ferramentas para otimizar sua correspondência por e-mail em todo o seu potencial. Isso inclui rastrear o e-mail, criar modelos para oferecer consistência à marca e automatizar e personalizar seu alcance com ferramentas de campanha.
Com um e-mail forte e as ferramentas certas, o e-mail que você escrever terá mais chances de atingir as metas desejadas. Aqui estão alguns pontos importantes a serem considerados ao escrever um e-mail profissional.
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Não cometa erros!
Geralmente, essa é a última sugestão que os especialistas recomendam, mas, na verdade, deveria ser a primeira. Entender a importância de não cometer erros antes de começar pode torná-lo mais consciente ao redigir um e-mail profissional desde o início.
Erros em um e-mail profissional acentuarão qualquer preconceito que o destinatário tenha em relação aos erros. Se eles tiverem uma baixa tolerância a eles, tudo o que lerem daqui para frente será filtrado por esse prisma.
Antes de clicar no botão enviar, revise-o várias vezes, em datas diferentes, se possível. Em seguida, peça a seus colegas que revisem o e-mail para se certificar de que está livre de erros. Um novo par de olhos pode trazer uma perspectiva única do que você está tentando dizer. Mesmo que o e-mail não tenha nenhum erro, eles podem indicar uma maneira melhor de transmitir sua mensagem.
Você pode minimizar o número de erros criando modelos de e-mail compartilháveis para uso futuro.
A plataforma Gmelius permite que você transforme seus melhores e mais repetitivos e-mails em modelos que você pode usar repetidamente e compartilhar com sua equipe. Eles podem personalizá-las e otimizá-las com variáveis personalizadas e inseri-las diretamente da janela de composição do Gmail. Só essa ferramenta economizará inúmeras horas para sua equipe.
Deixe seus e-mails claros!
A clareza é extremamente importante quando você escreve um e-mail profissional. Se a pessoa que está lendo o e-mail não consegue entender o que está lendo, você a perdeu.
Nas palavras de C.S. Lewis, “Não use palavras muito grandes para o assunto. Não diga infinitamente quando você quer dizer muito; caso contrário, você não terá mais palavras quando quiser falar sobre algo realmente infinito.”
Se o e-mail exigir jargões complexos relacionados ao setor ou ao assunto, use-os com sensatez. Afinal, eles já conhecem o setor; você pode impressioná-los com seu conhecimento à medida que sua conversa, negócio ou projeto avança.
A estrutura de e-mail profissional
Não cometer erros e ser claro são ótimas bases para escrever um bom e-mail profissional. Com isso estabelecido, você pode se concentrar na estrutura do e-mail.
- Linha de assunto: A clareza desempenha um papel importante aqui, porque você precisa transmitir de forma concisa por que está escrevendo o e-mail. Declare seu propósito e nada mais com uma linha de assunto significativa e envolvente. Você pode usar um Gerador de linha de assunto AI para torná-lo mais atraente.
- Fonte: A menos que você e seu destinatário estejam no campo criativo, use fontes tradicionais que não atrapalhem sua mensagem. Deixe seu e-mail ser o centro das atenções e não a fonte. Da mesma forma, não use emoticons em seu e-mail inicial.
- Saudação: Como e-mail profissional, inclua uma saudação com o nome completo e o título da pessoa. Se você não tiver o nome ou o título, use “A quem possa interessar” ou “Prezado senhor/senhora”. Mas, sem dúvida, obter essas informações é bastante fácil no ambiente atual. Você não conseguirá entregar um e-mail verdadeiramente personalizado sem ele.
- Corpo do e-mail: inclua somente as informações essenciais necessárias para que você receba uma resposta. As pessoas não leem e-mails longos, a menos que sejam informações solicitadas. Se você pesquisou bem seu público, sabe o que eles querem, então diga a eles como você fará isso acontecer.
- Comentários de encerramento: Uma boa observação final resume brevemente o e-mail, agradece o tempo que o leitor dedicou a você e o disponibiliza para perguntas, comentários ou conversas futuras.
- Fechamento: Aprendendo como enviar um e-mail é fundamental. No entanto, quando se trata da última frase, “Obrigado” é suficiente para um e-mail formal e profissional.
Otimize seu e-mail
ATUALIZADO
Desativando o rastreamento de e-mail
O rastreamento de e-mail foi descontinuado e não está disponível para novos usuários do Gmelius devido às novas leis de proteção de dados (por exemplo, GDPR). Você pode aprender mais sobre as razões por trás dessa decisão aqui.
Depois de escrever seu e-mail, você pode usar ferramentas para otimizar seu desempenho. Se você escrever um único e-mail ou criar uma campanha de gotejamento em vários estágios, você pode monitorar e automatizar sua divulgação.
O Gmelius tem ferramentas que movem sucessivamente sua comunicação por e-mail do início para a meta projetada. Os modelos compartilháveis e os recursos de rastreamento inteligente tornam sua equipe mais produtiva, gastando menos tempo escrevendo e-mails e acompanhando cegamente. Mas campanhas e sequências oferecem conjuntos de ferramentas adicionais para aumentar ainda mais o desempenho do seu e-mail.
Com Gmelius campanhas você pode enviar correspondências em massa sem precisar se preocupar com as restrições do Gmail ou do G Suite. Personalize seus e-mails inteligentes e deixe o Gmelius lidar com a distribuição.
É fácil ver como o Gmelius transforma todo o seu processo de e-mail, tornando seu marketing mais eficiente.
Quando combinadas com campanhas, as sequências permitem que você envie e-mails personalizados para seus destinatários com acompanhamentos inteligentes automatizados. Você pode usar o e-mail profissional que acabou de escrever ou escolher entre modelos novos ou salvos.
As sequências de Gmelius seguem um fluxo “Se isso - Então aquilo” que você controla. Envie e-mails de boas-vindas para novos clientes e estruture suas respostas de acordo com a interação deles. Reconquiste clientes perdidos com uma sequência estimulante.
Você pode até mesmo transformar e-mails em tarefas em todas as etapas da sua campanha e adicioná-los automaticamente ao seu arquivo compartilhável. quadros kanban. Cada nota e tarefa associadas a um e-mail podem ser acessadas para mostrar responsabilidade e progresso.
As possibilidades são infinitas - e totalmente automatizadas com o Gmelius.
Tudo é reunido em uma única plataforma, tudo na sua caixa de entrada do Gmail, e sincronizado em tempo real com todos os membros da sua equipe, em todos os dispositivos.
É essa combinação de arte e ciência de Gmelius que diferenciará seus e-mails. Torne-se um verdadeiro profissional hoje, inscreva-se no Gmelius.
