E-Mails sind nicht so formell wie herkömmliche Briefe, aber wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben, muss sie mit der gleichen Höflichkeit und Absicht verfasst werden. Das heißt, es muss perfekt sein!
Die Aufmerksamkeit und Sorgfalt, die Sie Ihrer beruflichen E-Mail widmen, wird von der Person, die sie liest, geschätzt. Und diese Wertschätzung kann dazu führen, dass Kontakt aufgenommen und das Gespräch vorangetrieben wird. Aber bevor Sie dort ankommen, müssen Sie die perfekte E-Mail schreiben.
Im heutigen digitalen Ökosystem reicht es jedoch nicht aus, nur die E-Mail zu schreiben. Sie müssen Tools verwenden, um Ihre E-Mail-Korrespondenz optimal auszuschöpfen. Dazu gehören die Nachverfolgung der E-Mail, die Erstellung von Vorlagen zur Gewährleistung der Markenkonsistenz und die Automatisierung und Personalisierung Ihrer Öffentlichkeitsarbeit mit Kampagnentools.
Mit einer starken E-Mail und den richtigen Tools hat die E-Mail, die Sie schreiben, eine bessere Chance, Ihre gewünschten Ziele zu erreichen. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beim Schreiben einer professionellen E-Mail beachten sollten.
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Mach keine Fehler!
Dies ist im Allgemeinen der letzte Vorschlag, den Experten empfehlen, aber in Wirklichkeit sollte es der erste sein. Wenn Sie wissen, wie wichtig es ist, keinen Fehler zu machen, bevor Sie beginnen, können Sie sich der Erstellung einer professionellen E-Mail von Anfang an bewusster werden.
Fehler in einer professionellen E-Mail werden die Vorurteile des Empfängers in Bezug auf Fehler noch verstärken. Wenn sie ihnen gegenüber eine geringe Toleranz haben, wird alles, was sie in Zukunft lesen, durch dieses Prisma gefiltert.
Bevor Sie auf den Senden-Button klicken, gehen Sie ihn mehrmals durch, wenn möglich an verschiedenen Terminen. Lassen Sie dann Ihre Kollegen die E-Mail überprüfen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei ist. Ein neues Paar Augen kann dem, was Sie sagen wollen, eine ganz eigene Perspektive verleihen. Auch wenn die E-Mail keine Fehler enthält, weist sie möglicherweise auf eine bessere Möglichkeit hin, Ihre Botschaft zu vermitteln.
Sie können die Anzahl der Fehler minimieren, indem Sie gemeinsam nutzbare E-Mail-Vorlagen für die zukünftige Verwendung.
Mit der Gmelius-Plattform können Sie Ihre besten und sich wiederholenden E-Mails in Vorlagen umwandeln, die Sie immer wieder verwenden und mit Ihrem Team teilen können. Sie können sie mit benutzerdefinierten Variablen personalisieren und optimieren und sie direkt aus ihrem Gmail-Erstellungsfenster einfügen. Allein dieses Tool spart Ihrem Team unzählige Stunden.
Machen Sie Ihre E-Mails klar!
Klarheit ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben. Wenn die Person, die die E-Mail liest, sich keinen Reim auf das machen kann, was sie liest, haben Sie sie verloren.
Um es mit den Worten von C.S. Lewis zu sagen: „Benutze keine Wörter, die zu groß für das Thema sind. Sag nicht unendlich, wenn du sehr meinst; sonst hast du kein Wort mehr, wenn du über etwas wirklich Unendliches sprechen willst.“
Wenn die E-Mail einen komplexen Fachjargon enthält, der sich auf die Branche oder das Thema bezieht, verwenden Sie diese sinnvoll. Schließlich kennen sie die Branche bereits. Sie können sie mit Ihrem Wissen beeindrucken, während Ihr Gespräch, Ihr Geschäft oder Ihr Projekt voranschreitet.
Die professionelle E-Mail-Struktur
Keine Fehler zu machen und klar zu sein, sind gute Grundlagen für das Schreiben einer guten professionellen E-Mail. Damit können Sie sich auf die Struktur der E-Mail konzentrieren.
- Betreffzeile: Klarheit spielt hier eine große Rolle, da Sie präzise vermitteln müssen, warum Sie die E-Mail schreiben. Geben Sie Ihren Zweck und nichts weiter mit einer aussagekräftigen und ansprechenden Betreffzeile an. Sie können eine verwenden KI-Betreffzeilengenerator um es attraktiver zu machen.
- Schrift: Sofern Sie und Ihr Empfänger nicht im kreativen Bereich tätig sind, verwenden Sie traditionelle Schriftarten, die Ihre Botschaft nicht ablenken. Lassen Sie Ihre E-Mail im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit stehen und nicht die Schrift. Verwenden Sie in Ihrer ersten E-Mail auch keine Emoticons.
- Gruss: Fügen Sie als professionelle E-Mail eine Begrüßung mit dem vollständigen Namen und Titel der Person hinzu. Wenn Sie den Namen oder Titel nicht kennen, verwenden Sie „Für wen es sich möglicherweise handelt“ oder „Sehr geehrter Herr/Frau“. Aber beschaffen Sie sich diese Informationen auf jeden Fall, in der heutigen Umgebung ist es einfach genug. Ohne sie werden Sie nicht in der Lage sein, eine wirklich personalisierte E-Mail zu versenden.
- E-Mail-Nachrichtentext: Geben Sie nur wichtige Informationen an, die Sie benötigen, um eine Antwort zu erhalten. Die Leute lesen keine langen E-Mails, es sei denn, es handelt sich um Informationen, die sie angefordert haben. Wenn Sie Ihre Zielgruppe gut recherchiert haben, wissen Sie, was sie wollen. Sagen Sie ihnen also, wie Sie dies erreichen werden.
- Schlußbemerkungen: Eine gute Schlussbemerkung fasst die E-Mail kurz zusammen, würdigt die Zeit, die der Leser Ihnen gegeben hat, und stellt Sie für Fragen, Kommentare oder zukünftige Konversationen zur Verfügung.
- Schließung: Lernen wie man eine E-Mail beendet ist der Schlüssel. Wenn es jedoch um den letzten Satz geht, reicht „Danke“ für eine formelle und professionelle E-Mail aus.
Optimieren Sie Ihre E-Mail
AKTUALISIERT
E-Mail-Tracking bei Sonnenuntergang
Das E-Mail-Tracking wurde eingestellt und ist aufgrund neuer Datenschutzgesetze (z. B. der DSGVO) für neue Gmelius-Nutzer nicht verfügbar. Du kannst mehr erfahren über die Gründe für diese Entscheidung hier.
Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, können Sie Tools verwenden, um deren Leistung zu optimieren. Egal, ob Sie eine einzelne E-Mail schreiben oder eine mehrstufige Drip-Kampagne erstellen, Sie können Ihre Reichweite verfolgen und automatisieren.
Gmelius verfügt über Tools, mit denen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation sukzessive vom Anfang zum geplanten Ziel bringen können. Die gemeinsam nutzbaren Vorlagen und intelligenten Tracking-Funktionen machen dein Team produktiver, da du weniger Zeit damit verbringst, E-Mails zu schreiben und blindlings nachzuverfolgen. Kampagnen und Sequenzen bieten jedoch zusätzliche Tools, mit denen Sie die Leistung Ihrer E-Mails weiter steigern können.
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In Kombination mit Kampagnen ermöglichen Sequenzen den Versand maßgeschneiderter E-Mails an Ihre Empfänger mit automatisierte intelligente Follow-ups. Sie können die professionelle E-Mail verwenden, die Sie gerade geschrieben haben, oder Ihre Wahl aus neuen oder gespeicherten Vorlagen.
Gmelius-Sequenzen folgen einem „Wenn das — dann das“ -Flow, den Sie steuern. Senden Sie Willkommens-E-Mails an neue Kunden und strukturieren Sie Ihre Antworten entsprechend ihrer Interaktion. Binden Sie verlorene Kunden mit einer pflegenden Sequenz wieder ein.
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