Os quadros Kanban oferecem um sistema que mostra instantaneamente em qual fase cada projeto está e quem está trabalhando nele.
Devido à sua natureza visual e flexibilidade, os quadros Kanban se tornaram ferramentas populares de gerenciamento de projetos. Mas o que é um quadro Kanban? Como você pode usar um quadro Kanban com sua equipe? Existem algumas práticas recomendadas de Kanban a serem seguidas?
Responderemos a todas essas perguntas nesta postagem.
O que é um quadro Kanban?
O termo “Kanban” vem do japonês e se traduz como “cartão”. Um quadro Kanban representa visualmente um fluxo de trabalho mapeando-o em pelo menos três colunas (Tarefas, Fazendo e Concluído). As tarefas individuais são representadas como cartas que se movem de uma coluna para outra, da esquerda para a direita, à medida que entram em diferentes fases de conclusão. Dessa forma, os quadros Kanban oferecem uma visão geral rápida do estágio em que cada uma de suas tarefas se encontra.
Os quadros Kanban podem ser quadros físicos reais nos quais cartões ou post-its são movidos de uma coluna para outra, mas o mais comum hoje em dia é o uso de quadros on-line que permitem que as equipes colaborem e acompanhem seu progresso em tempo real, não importa em que lugar do mundo estejam.
8 melhores práticas do Kanban
A visualização do seu fluxo de trabalho está no centro do gerenciamento de projetos Kanban, mas, além disso, o sistema Kanban é extremamente flexível. Em vez de impor uma estrutura rígida, os painéis Kanban permitem que as equipes mapeiem os fluxos de trabalho que já possuem e os aprimorem à medida que avançam. Não há absolutamente a melhor maneira Kanban de fazer as coisas.
Essa flexibilidade significa que os quadros Kanban podem funcionar para praticamente todas as equipes, mas também significa que as equipes precisam ser disciplinadas e consistentes na forma como usam seus quadros. É muito fácil criar outra coluna aqui, adicionar uma tarefa lá ou esquecer de manter os quadros atualizados.
Para ajudar você a aproveitar ao máximo seus quadros, listamos abaixo algumas práticas recomendadas de Kanban. Novamente, essas são diretrizes gerais sobre como aplicar as práticas do Kanban em sua equipe, pois a forma como você cria seus quadros, cria seus cartões e adiciona outros elementos dependerá dos fluxos de trabalho de sua equipe específica.
1. Mantenha-o limpo e claro
Antes de criar seu primeiro quadro, é melhor definir uma estratégia Kanban para sua equipe. Resista à tentação de criar uma coluna de fluxo de trabalho para tudo o que você possa imaginar. Reserve algum tempo para mapear os fluxos de trabalho da sua equipe no papel e pensar em como e quando cada tarefa passará pelas diferentes fases.
Certifique-se de que todos saibam como as tarefas entram no fluxo de trabalho e quando estão prontas para passar para a próxima fase, para que os membros da equipe usem o quadro corretamente.
2. Registre tudo instantaneamente
Como acontece com qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos, é crucial que o Kanban Board de sua equipe se mantenha atualizado. O ideal é que os membros da sua equipe tenham sua ferramenta Kanban aberta sempre que estiverem trabalhando e movam as tarefas de coluna para coluna ao concluí-las.
3. Adicionar datas de vencimento
Como os painéis Kanban se concentram em mostrar em qual estágio do fluxo de trabalho várias tarefas estão, pode ser um pouco mais difícil identificar quando as tarefas individuais estão concluídas. Para evitar a perda de prazos, a maioria das ferramentas Kanban on-line permite adicionar prazos a tarefas individuais e até mesmo destacar tarefas que estão se aproximando do prazo ou estão atrasadas.
4. Atribua tarefas individuais aos membros da equipe
Outra coisa que você deve adicionar a cada cartão é quem é responsável por concluir as várias etapas pelas quais uma tarefa passa. A melhor maneira de fazer isso é ter um gerente de projeto para cada fluxo de trabalho ou para cada tarefa individual que adicione e remova membros responsáveis da equipe à medida que a tarefa avança pelo fluxo de trabalho.
5. Limite de tarefas por fase do fluxo de trabalho
Determine de antemão quanto trabalho sua equipe pode realizar em cada estágio do fluxo de trabalho e adicione esse limite a cada coluna. Concretamente, isso significa adicionar um máximo de cartões ou tarefas que cada coluna pode ter a qualquer momento.
Definir um limite para seu trabalho em andamento (conhecido como WIP entre os usuários do Kanban) permite que os membros da sua equipe se concentrem em concluir primeiro as tarefas mais urgentes e movam os projetos do início ao fim com mais rapidez. Isso também evita que eles fiquem sobrecarregados à medida que novos trabalhos chegam, porque quando um limite de WIP é atingido, nenhuma nova tarefa é permitida nessa fase até que as tarefas pendentes sejam concluídas.
Além disso, quando uma determinada fase do seu fluxo de trabalho atinge consistentemente seu limite de WIP, ela se destaca visualmente e alerta você de que pode haver um gargalo nessa fase. Como alternativa, pode ser que você tenha superestimado a rapidez com que esse trabalho pode ser feito e precise diminuir o limite de WIP para esse estágio.
6. Monitore e otimize seus fluxos de trabalho
Ficar de olho nos limites de WIP é apenas uma forma de definir gargalos e melhorar seu fluxo de trabalho. Outras coisas que você deve rastrear são:
- a duração média para mover uma tarefa pelo fluxo de trabalho e concluí-la (tempo de ciclo).
- a proporção de WIP versus trabalho concluído em um determinado período.
- quantas tarefas estão sendo concluídas em média dentro de um determinado período de tempo (taxa de transferência).
- quanto tempo as tarefas permanecem em cada fase do seu projeto Kanban Board.
Otimizar o fluxo de trabalho não é apenas uma responsabilidade da liderança. A ideia por trás do Kanban é que cada membro da equipe possa e deva identificar possíveis melhorias e relatar problemas à medida que eles surgirem.
7. Automatize seus fluxos de trabalho
O Gmelius permite que você crie painéis Kanban compartilhados diretamente no Gmail, onde você pode então automatizar fluxos de trabalho do Kanban Board atribuindo automaticamente determinadas tarefas ou e-mails aos membros da equipe. Isso economiza muito tempo de delegação.
Outra coisa que você pode fazer é adicionar automaticamente um status “pendente” a todas as tarefas em uma coluna específica.
8. Integre quadros Kanban em sua pilha de ferramentas
O Gmelius não se integra apenas ao Gmail, mas também sincroniza com o Trello. Isso significa que você não precisa de uma ferramenta separada do Kanban Board e pode manter todas as informações do projeto da sua equipe dentro das ferramentas que você já está usando.
Ao sincronizar o Gmelius entre o Trello e o Gmail, você evita criar silos de informações e copiar e colar informações demoradas entre as ferramentas. Sem falar que não há risco de perda de informações no processo.
Parece bom? Saiba como adicionar Quadros Kanban diretamente no Gmail com Gmelius e experimente.
Exemplos de quadros Kanban para diferentes tipos de projetos
Você pode adaptar os quadros Kanban a diferentes cenários de projeto para obter os melhores resultados. Aqui estão alguns exemplos.
Exemplo 1: Quadro Get Things Done
O Gmelius vem com um quadro Kanban padrão do Get Things Done que simplesmente permite que você mova as tarefas da equipe de “A fazer” para “Em andamento” e “Fechadas”, com uma coluna extra “Pendente” para coisas que estão suspensas ou exigem mais informações.
Esse tipo de quadro é ótimo para manter uma visão geral de todas as tarefas e projetos atuais. Embora os projetos de várias etapas possam ter seus próprios quadros Kanban, eles podem ser representados como um único cartão no quadro Get Things Done para que você saiba se eles ainda estão “pendentes”, se estão sendo trabalhados ou se estão finalizados.
O quadro Kanban Get Things Done também é ideal para tarefas únicas ou de uma única etapa que não se enquadram em um projeto maior, mas nas quais você deseja ficar de olho para garantir que sejam concluídas.
Exemplo 2: Conselho de equipe
O Gmelius também oferece um modelo de quadro de equipe que permite verificar rapidamente a carga de trabalho de sua equipe e garantir que as tarefas sejam divididas uniformemente entre os membros da equipe. O quadro mostra quem está trabalhando em quais tarefas e qual é o progresso delas.
Exemplo 3: Quadro de funil de vendas
O Gmelius Sales Pipeline Kanban Board oferece uma maneira clara de rastrear seus leads em seu funil de vendas. Use as colunas “Contatado”, “Qualificado”, “Ganhou” e “Perdido” como estão ou expanda-as se seu funil for mais complicado.
Alguns outros tipos de projetos que você pode gerenciar visualmente com os quadros Kanban são:
- Integração de clientes
- Produção de conteúdo
- Integração de novos funcionários ou contratados
As 5 melhores ferramentas de quadro Kanban para equipes de alto desempenho
Depois de selecionar os painéis Kanban como seus preferidos metodologia de gerenciamento de projetos, experimente uma dessas ferramentas para facilitar o processo:
1. Gmelius
Gmelius é um ferramenta de gerenciamento de projetos que transforma seu Gmail em um espaço para colaboração em equipe. Crie caixas de entrada compartilhadas para gerenciar colaborativamente seu funil de e-mails em grupo (vendas@, suporte@) usando painéis Kanban. Crie marcadores compartilhados para compartilhar e-mails seletivamente com os membros da equipe, atribuir e-mails ou tarefas automaticamente aos membros da equipe e transformar qualquer projeto em um quadro Kanban diretamente na sua caixa de entrada.
O Gmelius também se integra e sincroniza com o Trello e o Slack, o que significa que os membros da equipe podem trabalhar na ferramenta de sua escolha sem que nenhuma informação ou comunicação seja perdida ou precise ser copiada. O Gmelius também oferece uma API pública, e os fãs sem código poderão criar seus próprios gatilhos e ações com apenas alguns cliques usando o Zapier.
Preços: os quadros Gmelius Kanban estão disponíveis em planos pagos, a partir de 10$ por usuário por mês (cobrados anualmente); O teste gratuito está disponível.
2. Miro
Miro é um quadro branco colaborativo digital que vem com uma grande coleção de modelos de gerenciamento de projetos. Como alternativa, comece com uma tela em branco e use os equivalentes virtuais de notas adesivas, desenhos à mão e outros widgets para criar seu próprio fluxo de trabalho visual.
O Miro é mais uma prancheta virtual do que uma ferramenta Kanban pura e, portanto, se presta à criação de qualquer coisa, desde organogramas até relatórios e roteiros. Ele se integra a mais de 70 outras ferramentas, como Adobe XD, Airtable e Slack.
3. Trello
Trello é uma ferramenta do Kanban Board em sua essência e manteve seu foco em oferecer uma excelente experiência visual de gerenciamento de projetos. Ele permite que você organize facilmente tarefas dentro de categorias ou adicionando rótulos e etiquetas, automatize tarefas usando o recurso Butler do Trello e defina lembretes para prazos. Ele também tem a capacidade de criar listas de verificação com um medidor de progresso, entre vários outros recursos.
O Trello se integra a uma ampla variedade de ferramentas, incluindo Gmelius, Slack e Google Drive.
4. Clique para cima
Clique para cima se promove como o “único aplicativo para substituir todos eles”. É uma ferramenta de gerenciamento de projetos com uma ampla variedade de visualizações de projetos, como a visualização do quadro Kanban, mas também tem um recurso de documentos, um recurso de bate-papo, um recurso de calendário, um recurso de definição de metas e muito mais. Dessa forma, pode ser uma boa opção se você quiser substituir toda a pilha. No entanto, se você está apenas procurando uma ferramenta Kanban Board, o ClickUp provavelmente é um pouco exagerado.
O ClickUp se integra a uma variedade de outras ferramentas, como Slack, Toogl, Google Drive e Zoom.
5. Monday.com
Segunda-feira é uma ferramenta premiada de gerenciamento de projetos que permite aos usuários automatizar tarefas repetitivas de fluxo de trabalho e alternar entre diferentes visualizações de fluxo de trabalho, de um quadro Kanban a uma lista e uma visualização de mapa. Ele também tem um ótimo painel de relatórios que permite acompanhar o progresso da sua equipe e integra ferramentas como Zoom, Google Calendar e Gmail.
Obtenha visões gerais instantâneas do fluxo de trabalho com quadros Kanban
Os painéis Kanban facilitam o gerenciamento de projetos ao visualizar os diferentes estágios do fluxo de trabalho da sua equipe. Use as melhores práticas do Kanban listadas nesta publicação para otimizar o uso dos painéis Kanban e transformá-los em uma poderosa ferramenta de produtividade, mantendo sua equipe alinhada e feliz.
E se você quiser tornar os painéis Kanban parte integrante da pilha da sua equipe, experimente o Gmelius gratuitamente para que você possa criar painéis diretamente no Gmail e atribuir tarefas automaticamente.
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