Kanban-Boards bieten ein System, das Ihnen sofort zeigt, in welcher Phase sich jedes Projekt befindet und wer daran arbeitet.
Aufgrund ihres visuellen Charakters und ihrer Flexibilität sind Kanban-Boards zu beliebten Projektmanagement-Tools geworden. Aber was ist ein Kanban Board? Wie können Sie ein Kanban-Board mit Ihrem Team verwenden, und gibt es einige bewährte Kanban-Methoden, die Sie befolgen sollten?
Wir werden all diese Fragen in diesem Beitrag beantworten.
Was ist ein Kanban Board?
Der Begriff „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt „Karte“. Ein Kanban-Board stellt einen Arbeitsablauf visuell dar, indem es ihn auf mindestens drei Spalten (Zu erledigen, Erledigt und Erledigt) verteilt. Einzelne Aufgaben werden als Karten dargestellt, die sich von links nach rechts von einer Spalte zur anderen bewegen, wenn sie in verschiedene Phasen der Erledigung eintreten. Daher bieten Kanban-Boards einen schnellen Überblick über die Phase, in der sich jede Ihrer Aufgaben befindet.
Kanban-Boards können echte physische Boards sein, auf denen Karten oder Post-Its von einer Spalte in eine andere verschoben werden. Heutzutage werden jedoch häufiger Online-Boards verwendet, mit denen Teams zusammenarbeiten und ihren Fortschritt in Echtzeit verfolgen können, egal wo auf der Welt sie sich befinden.
8 bewährte Methoden für Kanban
Die Visualisierung Ihres Workflows ist das Herzstück des Kanban-Projektmanagements, aber abgesehen davon ist das Kanban-System äußerst flexibel. Anstatt einen strengen Rahmen vorzuschreiben, ermöglichen Kanban-Boards den Teams, die Arbeitsabläufe, die sie bereits haben, abzubilden und diese im Laufe der Zeit zu verbessern. Es gibt keine absolut beste Kanban-Methode, Dinge zu erledigen.
Diese Flexibilität bedeutet, dass Kanban-Boards für fast jedes Team funktionieren können, aber es bedeutet auch, dass Teams ihre Boards diszipliniert und konsistent einsetzen müssen. Es ist sehr einfach, hier eine weitere Spalte zu erstellen, dort eine Aufgabe hinzuzufügen oder zu vergessen, die Boards auf dem neuesten Stand zu halten.
Um dir zu helfen, das Beste aus deinen Boards herauszuholen, haben wir im Folgenden einige bewährte Methoden für Kanban aufgelistet. Auch hier handelt es sich um allgemeine Richtlinien für die Anwendung der Kanban-Praktiken in deinem Team. Wie du deine Boards gestaltest, deine Karten erstellst und weitere Elemente hinzufügst, hängt von den Arbeitsabläufen deines spezifischen Teams ab.
1. Halte es sauber und klar
Bevor du dein erstes Board erstellst, solltest du am besten eine Kanban-Strategie für dein Team festlegen. Widerstehen Sie dem Drang, eine Workflow-Spalte für alles zu erstellen, was Ihnen einfällt. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Arbeitsabläufe Ihres Teams auf Papier abzubilden, und überlegen Sie, wie und wann jede Aufgabe die verschiedenen Phasen durchläuft.
Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie Aufgaben in den Arbeitsablauf aufgenommen werden und wann sie bereit sind, mit der nächsten Phase fortzufahren, damit die Teammitglieder das Board korrekt verwenden.
2. Loggen Sie alles sofort ein
Wie bei jedem Projektmanagement-Tool ist es wichtig, dass Ihr Team-Kanban-Board auf dem neuesten Stand bleibt. Im Idealfall haben Ihre Teammitglieder Ihr Kanban-Tool immer geöffnet, wenn sie arbeiten, und verschieben Aufgaben von Spalte zu Spalte, wenn sie sie abgeschlossen haben.
3. Fälligkeitsdaten hinzufügen
Da sich Kanban-Boards darauf konzentrieren, zu zeigen, in welcher Phase Ihres Workflows sich verschiedene Aufgaben befinden, kann es etwas schwieriger sein, zu erkennen, wann einzelne Aufgaben fällig sind. Um zu vermeiden, dass Termine verpasst werden, ermöglichen Ihnen die meisten Online-Kanban-Tools, einzelnen Aufgaben Termine hinzuzufügen. Sie heben sogar Aufgaben hervor, die sich ihrer Frist nähern oder überfällig sind.
4. Weisen Sie Teammitgliedern individuelle Aufgaben zu
Eine weitere Sache, die Sie jeder Karte hinzufügen sollten, ist, wer für die Ausführung der verschiedenen Schritte verantwortlich ist, die eine Aufgabe durchläuft. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, entweder für jeden Workflow oder für jede einzelne Aufgabe einen Projektmanager zu haben, der verantwortliche Teammitglieder hinzufügt oder entfernt, während die Aufgabe den Workflow durchläuft.
5. Begrenzen Sie die Aufgaben pro Workflow-Phase
Ermitteln Sie im Voraus, wie viel Arbeit Ihr Team in jeder Phase Ihres Workflows erledigen kann, und fügen Sie dieses Limit zu jeder Spalte hinzu. Konkret bedeutet das, dass jede Spalte zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Maximum an Karten oder Aufgaben enthalten kann.
Wenn Sie ein Limit für Ihre Work in Progress (unter Kanban-Benutzern als WIP bekannt) festlegen, können sich Ihre Teammitglieder darauf konzentrieren, die dringendsten Aufgaben zuerst zu erledigen und Projekte schneller von Anfang bis Ende zu verschieben. Es verhindert auch, dass sie überfordert werden, wenn neue Aufgaben eingehen, denn sobald ein WIP-Limit erreicht ist, dürfen keine neuen Aufgaben in diese Phase aufgenommen werden, bis die ausstehenden Aufgaben abgeschlossen sind.
Wenn eine bestimmte Phase Ihres Workflows kontinuierlich das WIP-Limit erreicht, fällt dies außerdem visuell auf und weist Sie darauf hin, dass in dieser Phase möglicherweise ein Engpass vorliegt. Alternativ kann es auch sein, dass Sie einfach überschätzt haben, wie schnell diese Arbeit erledigt werden kann, und dass Sie Ihr WIP-Limit für diese Phase senken müssen.
6. Überwachen und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe
Deine WIP-Limits im Auge zu behalten, ist nur eine Möglichkeit, Engpässe zu definieren und deinen Arbeitsablauf zu verbessern. Andere Dinge, die du im Auge behalten solltest, sind:
- die durchschnittliche Dauer, die benötigt wird, um eine Aufgabe durch den Workflow zu bewegen und zu beenden (Zykluszeit).
- das Verhältnis zwischen WIP und abgeschlossener Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
- wie viele Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchschnittlich erledigt werden (Durchsatz).
- wie lange Aufgaben in jeder Phase Ihres Projekt-Kanban-Boards verbleiben.
Die Optimierung der Arbeitsabläufe ist nicht nur eine Führungsaufgabe. Die Idee hinter Kanban ist, dass jedes Teammitglied mögliche Verbesserungen erkennen und Probleme melden kann und sollte, sobald sie auftreten.
7. Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe
Mit Gmelius können Sie gemeinsame Kanban-Boards direkt in Gmail erstellen, wo Sie dann Kanban Board-Workflows automatisieren indem Sie Teammitgliedern automatisch bestimmte Aufgaben oder E-Mails zuweisen. Das erspart Ihnen eine Menge Delegationszeit.
Sie können auch allen Aufgaben in einer bestimmten Spalte automatisch den Status „Ausstehend“ hinzufügen.
8. Integrieren Sie Kanban Boards in Ihren Toolstack
Gmelius lässt sich nicht nur in Gmail integrieren, sondern auch mit Trello synchronisieren. Das bedeutet, dass Sie kein separates Kanban-Board-Tool benötigen und alle Projektinformationen Ihres Teams in den Tools speichern können, die Sie bereits verwenden.
Indem Sie Gmelius zwischen Trello und Gmail synchronisieren, vermeiden Sie die Bildung von Informationssilos und das zeitaufwändige Kopieren/Einfügen von Informationen zwischen Tools. Ganz zu schweigen davon, dass dabei kein Risiko besteht, dass Informationen verloren gehen.
Klingt gut? Erfahren Sie, wie man hinzufügt Kanban-Boards direkt in Gmail mit Gmelius und probiere es aus.
Kanban-Board-Beispiele für verschiedene Projekttypen
Sie können Kanban-Boards an verschiedene Projektszenarien anpassen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Hier sind ein paar Beispiele.
Beispiel 1: Get Things Done Board
Gmelius verfügt über ein standardmäßiges Get Things Done Kanban-Board, mit dem Sie ganz einfach Teamaufgaben von „Zu erledigen“ nach „In Bearbeitung“ und „Geschlossen“ verschieben können. Außerdem gibt es eine zusätzliche Spalte „Ausstehend“ für Dinge, die in der Warteschleife sind oder mehr Eingaben erfordern.
Diese Art von Board eignet sich hervorragend, um den Überblick über alle aktuellen Aufgaben und Projekte zu behalten. Mehrstufige Projekte haben zwar ihre eigenen Kanban-Boards, aber sie können im Get Things Done Board als einzelne Karte dargestellt werden, sodass Sie wissen, ob sie noch zu erledigen sind, gerade bearbeitet werden oder ob sie abgeschlossen sind.
Das Get Things Done Kanban Board ist auch ideal für einmalige oder einstufige Aufgaben, die nicht unter ein größeres Projekt fallen, die Sie aber im Auge behalten möchten, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden.
Beispiel 2: Teamboard
Gmelius bietet auch eine Teamboard-Vorlage, mit der Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams schnell überprüfen und sicherstellen können, dass die Aufgaben gleichmäßig auf die Teammitglieder verteilt werden. Das Board zeigt dir, wer an welchen Aufgaben arbeitet und welche Fortschritte sie gemacht haben.
Beispiel 3: Sales Pipeline Board
Das Gmelius Sales Pipeline Kanban Board bietet eine übersichtliche Möglichkeit, Ihre Leads in Ihrem Unternehmen zu verfolgen Vertriebspipeline. Verwenden Sie die Spalten „Kontaktiert“, „Qualifiziert“, „Gewonnen“ und „Verloren“ unverändert oder erweitern Sie sie, wenn Ihre Pipeline komplizierter ist.
Einige andere Arten von Projekten, die Sie mit Kanban-Boards visuell verwalten können, sind:
- Kunden-Onboarding
- Produktion von Inhalten
- Onboarding neuer Mitarbeiter oder Auftragnehmer
Die 5 besten Kanban-Board-Tools für leistungsstarke Teams
Sobald Sie Kanban-Boards als Ihr bevorzugtes ausgewählt haben Methodik des Projektmanagements, probieren Sie eines dieser Tools aus, um den Vorgang reibungsloser zu gestalten:
1. Gmelius
Gmelius ist ein Projektmanagement-Tool das macht Ihr Gmail zu einem Ort für die Teamzusammenarbeit. Erstellen Sie gemeinsam genutzte Posteingänge, um Ihre Gruppen-E-Mail-Pipeline (sales@, support@) mithilfe von Kanban-Boards gemeinsam zu verwalten. Erstellen Sie gemeinsame Labels, um E-Mails selektiv mit Teammitgliedern zu teilen, weisen Sie Teammitgliedern automatisch E-Mails oder Aufgaben zu und verwandeln Sie jedes Projekt direkt in Ihrem Posteingang in ein Kanban-Board.
Gmelius ist außerdem sowohl mit Trello als auch mit Slack integriert und synchronisiert, sodass Teammitglieder mit dem Tool ihrer Wahl arbeiten können, ohne dass Informationen oder Kommunikation verloren gehen oder kopiert werden müssen. Gmelius bietet auch eine öffentliche API, und Fans ohne Code können mithilfe von Zapier mit wenigen Klicks ihre eigenen Trigger und Aktionen erstellen.
Preise: Gmelius Kanban-Boards sind in kostenpflichtigen Tarifen ab 10$ pro Benutzer und Monat erhältlich (jährliche Abrechnung); Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.
2. Miro
Miro ist ein digitales Whiteboard für die Zusammenarbeit, das eine große Sammlung von Projektmanagement-Vorlagen enthält. Sie können auch mit einer leeren Leinwand beginnen und die virtuellen Entsprechungen von Haftnotizen, Handzeichnungen und anderen Widgets verwenden, um Ihren eigenen visuellen Arbeitsablauf zu erstellen.
Miro ist eher ein virtuelles Zeichenbrett als ein reines Kanban-Tool und eignet sich daher für die Erstellung von Organigrammen über Berichte bis hin zu Roadmaps. Es lässt sich in über 70 andere Tools wie Adobe XD, Airtable und Slack integrieren.
3. Trello
Trello ist in seinem Kern ein Kanban-Board-Tool und hat sich weiterhin darauf konzentriert, ein großartiges visuelles Projektmanagement-Erlebnis zu bieten. Es ermöglicht dir, Aufgaben einfach innerhalb von Kategorien oder durch Hinzufügen von Labels und Tags zu organisieren, Aufgaben mithilfe der Butler-Funktion von Trello zu automatisieren und Erinnerungen für Termine festzulegen. Es bietet neben einer Reihe anderer Funktionen auch die Möglichkeit, Checklisten mit einer Fortschrittsanzeige zu erstellen.
Trello lässt sich in eine Vielzahl von Tools integrieren, darunter Gmelius, Slack und Google Drive.
4. Klicken Sie nach oben
Nach oben klicken bewirbt sich selbst als die „eine App, die sie alle ersetzt“. Es ist ein Projektmanagement-Tool mit einer Vielzahl von Projektansichten, wie z. B. der Kanban-Board-Ansicht, aber es verfügt auch über eine Dokumentfunktion, eine Chat-Funktion, eine Kalenderfunktion, eine Zielsetzungsfunktion und vieles mehr. Daher könnte es eine gute Option sein, wenn Sie Ihren gesamten Stapel ersetzen möchten. Wenn Sie jedoch nur nach einem Kanban-Board-Tool suchen, ist ClickUp wahrscheinlich etwas übertrieben.
ClickUp lässt sich in eine Vielzahl anderer Tools wie Slack, Toogl, Google Drive und Zoom integrieren.
5. Montag.com
Montag ist ein preisgekröntes Projektmanagement-Tool, mit dem Benutzer sich wiederholende Workflow-Aufgaben automatisieren und zwischen verschiedenen Workflow-Ansichten wechseln können, von einem Kanban-Board über eine Listen- bis hin zu einer Kartenansicht. Es verfügt auch über ein hervorragendes Berichts-Dashboard, mit dem Sie den Fortschritt Ihres Teams verfolgen können, und integriert Tools wie Zoom, Google Calendar und Gmail.
Mit Kanban Boards erhalten Sie sofortige Workflow-Übersichten
Kanban-Boards erleichtern das Projektmanagement, indem sie die verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs Ihres Teams visualisieren. Verwenden Sie die in diesem Beitrag aufgeführten Best Practices für Kanban, um Ihre Nutzung von Kanban-Boards zu optimieren und sie in ein leistungsstarkes Produktivitätstool zu verwandeln, das dafür sorgt, dass Ihr Team koordiniert und zufrieden ist.
Und wenn Sie Kanban-Boards zu einem festen Bestandteil des Stacks Ihres Teams machen möchten, Gmelius kostenlos testen So können Sie Pinnwände direkt in Gmail erstellen und Aufgaben automatisch zuweisen.
