Etiquetas do Gmail: guia completo para manter sua caixa de entrada organizada

Os marcadores do Gmail oferecem uma organização rápida, reduzindo o tempo necessário para recuperar informações. As etiquetas no Gmail oferecem flexibilidade com recursos como codificação por cores e subetiquetas, tornando-as mais versáteis do que as pastas tradicionais. Este guia mostra passo a passo o processo organizacional para obter uma caixa de entrada limpa, acionável e bem organizada.

Vá em frente e veja a resposta que você precisa agora:

• Como criar uma etiqueta do Gmail
• Como compartilhar uma etiqueta do Gmail
• Como adicionar marcadores do Gmail com filtros
• Como editar uma etiqueta
• Como criar uma etiqueta aninhada do Gmail
• Como pesquisar dentro de rótulos
• Como gerenciar tarefas usando marcadores do Gmail
• Práticas recomendadas para usar rótulos do Gmail

Se sua equipe passa horas em e-mails todos os dias, Gmelius pode ajudar você a se organizar. ‍

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As etiquetas do Gmail são uma ferramenta poderosa para organizar sua caixa de entrada e facilitando a localização de e-mails específicos. Diferentemente das pastas tradicionais, os marcadores do Gmail permitem atribuir vários marcadores a um único e-mail, oferecendo mais flexibilidade e opções de personalização. Isso significa que você pode categorizar um e-mail de várias maneiras, facilitando a localização posterior. Por exemplo, um e-mail de um cliente sobre um projeto pode ser rotulado em “Cliente” e “Projeto”, garantindo que você possa encontrá-lo independentemente do contexto em que estiver pesquisando.

Ao usar os marcadores do Gmail, você pode otimizar o gerenciamento de e-mails e reduzir o tempo gasto na busca por mensagens importantes. Se você estiver gerenciando e-mails pessoais ou coordenando com uma equipe, as etiquetas podem ajudar a manter sua caixa de entrada organizada e eficiente.

No Gmail, os membros da equipe podem criar um marcador para categorizar os e-mails enviados, recebidos ou redigidos. Em outras palavras, as etiquetas são uma forma simples de organizar e organizar sua caixa de entrada.

As etiquetas do Gmail podem ser acessadas na barra lateral esquerda, exibido com um ícone em forma de seta (mais sobre como colori-las posteriormente).

Etiquetas do Gmail versus pastas

Assim como as pastas, os rótulos agrupam e-mails relevantes. Mas os usuários do Gmail podem adicionar vários marcadores a um e-mail para maior flexibilidade—ao contrário pastas de e-mail.

Por exemplo, as equipes de vendas podem usar marcadores de e-mail para organizar sua caixa de entrada compartilhada criando rótulos diferentes, como “Leads”, “Contatos” e “Ofertas”. Os gerentes de projeto, por outro lado, podem criar um rótulo para um determinado projeto e outro para classificar os e-mails de um fornecedor externo.

Criar uma etiqueta é simples. Qualquer usuário logado do Gmail tem 3 opções:

1. De dentro de um e-mail, selecione o ícone “Marcar como” na parte superior da janela. Em seguida, selecione “Criar nova etiqueta” e nomeie a etiqueta de acordo.
2. No menu à esquerda, selecione “Criar nova etiqueta”, insira o nome da categoria e, se necessário, da subcategoria.
3. No canto superior direito da janela, selecione o ícone de engrenagem e depois “Configurações” no menu suspenso. Em seguida, selecione “Etiquetas” e depois “Criar nova etiqueta”.

As soluções de e-mail têm grande utilidade para muitos, no entanto, elas foram originalmente projetadas para uso individual. Isso cria sérios obstáculos para as equipes modernas trabalharem de forma colaborativa entre departamentos, escritórios, locais e fusos horários. Com o Gmelius, você pode compartilhe suas etiquetas com sua equipe. As equipes podem criar, gerenciar e compartilhar rótulos existentes com outros membros da equipe ou contatos externos. Todos os membros incluídos em um rótulo compartilhado têm acesso aos e-mails — e aos tópicos de e-mail completos (incluindo respostas futuras) — arquivados sob o rótulo. Compartilhar rótulos pode incentivar a transparência e a responsabilidade em torno de e-mails da equipe, que apoiam ainda mais a colaboração eficiente e bem-sucedida da equipe.

E se sua equipe estiver no Slack, você pode até usar o Integração com o Gmelius Slack para criar uma sincronização completa entre marcadores compartilhados e seus canais do Slack escolhidos.

Para obter mais detalhes com as capturas de tela, siga o artigo sobre como criar uma etiqueta compartilhada.

Embora você sempre possa adicionar uma etiqueta manualmente, automatizar o processo economizará muito tempo. Dependendo do seu caso de uso, há várias maneiras de adicionar marcadores aos e-mails automaticamente.

Use filtros para adicionar um rótulo

Você pode adicionar um rótulo usando um filtro. É rápido, fácil e permite que você automatize sua caixa de entrada categorias:

1. Dentro do Gmail, clique no ícone de engrenagem e selecione “Configurações”.
2. Em seguida, clique em “Filtros e endereços bloqueados” na parte superior.
3. Selecione “Criar” para aplicar um novo filtro.
4. Selecione como você gostaria que o e-mail fosse filtrado. Por exemplo, você pode usar palavras específicas ou o nome do remetente.
5. Clique em “Criar filtro” com essa pesquisa.
6. Marque “Ignorar a caixa de entrada” e “Aplicar” para aplicar a etiqueta.
7. Clique em “Criar filtro”.

Adicione ou remova etiquetas em massa

Você também pode adicionar ou remover marcadores facilmente de vários e-mails de uma só vez, seguindo estas etapas fáceis:

1. Selecione as mensagens recebidas das quais você gostaria de adicionar ou remover marcadores específicos.
2. Clique no ícone “Marcar como” na parte superior.
3. Selecione ou desmarque quaisquer rótulos.
4. Clique em “Aplicar”.

Use o botão “Mover para” para aplicar um rótulo

O botão “Mover para” permite que os usuários arquivem e-mails com apenas alguns cliques.

1. Abra ou selecione o (s) e-mail (s) que você gostaria de mover.
2. Selecione o ícone “Mover para” na parte superior.
3. Selecione a pasta ou etiqueta de destino sob a qual você gostaria de mover o (s) e-mail (s).

Para mover mais de um e-mail, basta selecionar vários e-mails e arrastá-los para uma etiqueta escolhida na sua caixa de entrada do Gmail.

Adicione marcadores aos e-mails enviados

Adicionar marcadores aos e-mails enviados permite que as equipes mantenham um registro completo das informações armazenadas em um local organizado. Para fazer isso:

1. Escreva uma mensagem da sua conta do Gmail
2. Selecione o ícone “Mais opções” (os três pontos empilhados no lado direito) na barra de ferramentas na parte inferior da janela de composição.
3. Escolha “Etiquetas” no novo menu que se abre.
4. Outro menu aparecerá com os rótulos disponíveis; marque os que você deseja usar. Ou selecione “Criar novo” e insira o nome da nova etiqueta.
5. Você também pode escolher “marcar” a mensagem com uma estrela no mesmo menu, se necessário.
6. Selecione o corpo da mensagem novamente para fechar todos os menus.
7. Escreva sua mensagem e clique em enviar normalmente. Os rótulos que você escolher serão aplicados à mensagem e a qualquer cadeia de e-mail em andamento.

Adicione rótulos e crie modelos usando automação avançada

O Gmail é sem dúvida o provedor de e-mail com mais recursos do mercado. No entanto, para obter os resultados mais eficazes, você precisa de recursos avançados de automação, como modelos e sequências de e-mail. O Gmelius permite que os usuários criem, compartilhem e enviem modelos de e-mail personalizados e sequências de acompanhamento automatizadas com base nas interações dos destinatários.

Para fazer isso, primeiro, instale Gmelius e crie um modelo de e-mail usando a função “Marcar como”. Depois que um modelo for selecionado na janela de composição, o rótulo será aplicado automaticamente.

As sequências também podem ser usadas como um recurso avançado de automação. Quando criando uma sequência automatizada, você pode direcionar o Gmelius a adicionar rótulos em determinados estágios do fluxo de trabalho.

Todos os modelos, sequências e conversas de e-mail são sincronizados em tempo real em toda a equipe e em todos os dispositivos. Assim, ao receber uma resposta, você encontrará o e-mail com o rótulo escolhido.

Depois de criar uma etiqueta no Gmail, você também pode edite a cor, o nome e a visibilidade do ícone da etiqueta para gerenciar seus marcadores do Gmail de forma mais escalável e manter sua caixa de entrada do Gmail organizada a longo prazo.

Para editar o rótulo, siga estas etapas:

1. Em um computador, abra o Gmail (os marcadores não podem ser editados no aplicativo do Gmail).
2. No lado esquerdo da página, passe o cursor sobre o nome da sua etiqueta.
3. Clique na seta para baixo no menu suspenso.
4. Clique em “Editar”.
5. Faça alterações em sua etiqueta.
6. Clique em “Salvar”.

Para projetos mais complexos, os usuários podem agrupar rótulos em categorias de nível superior (principais). Por exemplo, se sua empresa fornece contabilidade e serviços fiscais, você pode criar um rótulo principal para “imposto” e sub-rótulos para cada cliente que você está atendendo.

Veja como configurar uma etiqueta aninhada no Gmail:

1. Selecione o ícone de engrenagens no canto superior direito da janela e escolha “Configurações” no menu suspenso.
2. Selecione “Etiquetas” se a guia Etiquetas não for exibida.
3. Selecione “Criar nova etiqueta” e insira um novo nome de etiqueta.
4. Selecione um rótulo de nível superior no menu suspenso dentro da seção de rótulos “Ninho”.
5. Se você precisar mover um subtítulo existente para outro rótulo de nível superior, navegue até a seção “Rótulos” e encontre o rótulo que você gostaria de alterar.
6. Selecione “Editar” na coluna Ações.
7. Escolha um novo rótulo de nível superior no menu suspenso no rótulo “Ninho”.
8. Clique em “Criar” ou “Salvar”.

Para desencaixar um rótulo, siga estas etapas:

1. Na seção “Etiquetas”, encontre a sub-etiqueta que você deseja converter.
2. Na coluna Ações, selecione “Editar”.
3. Desmarque o rótulo “Ninho”.
4. Selecione “Salvar”.

Pesquisar com vários filtros pode ser intimidante, mas você pode conseguir muito se tiver as consultas certas. Por exemplo, você pode pesquisar todos os e-mails com uma etiqueta enviada por um endereço de e-mail específico.

Para pesquisar, siga estas etapas:

1. Na barra de pesquisa na parte superior do Gmail, digite o “rótulo: label_title”.
2. Use as teclas de seta para cima e para baixo para destacar o rótulo que você deseja abrir.
3. Clique em “Enter” para ver os e-mails nessa etiqueta.
4. Pressione a barra de espaço após o nome do rótulo e insira o texto que você deseja pesquisar dentro do rótulo. Por exemplo, se você quiser ver apenas e-mails de um endereço de e-mail, insira o rótulo: “label_title email_address”.

As etiquetas do Gmail oferecem muitas opções exclusivas para organizar tarefas. Com o Gmelius, as equipes podem gerenciar tarefas e projetos com rótulos, já que nossa plataforma exclusiva oferece uma suíte de gerenciamento de projetos de dentro do Gmail. As equipes podem transforme rótulos em painéis Kanban diretamente no Gmail. Os e-mails se tornam cartões de tarefas para serem visualizados com facilidade, e você pode movê-los de uma coluna para outra para ajudar a concluir as tarefas.

Com poderosos recursos de automação, os membros da equipe podem definir regras para colocar tarefas na coluna da direita automaticamente, para que você não precise arrastar e soltar cartões de tarefas manualmente. Os membros da equipe também podem transformar uma etiqueta em um quadro Kanban.

Você pode até mesmo integrar seus quadros Kanban com o Trello usando o Gmelius. Nosso Integração bidirecional do Gmail com o Trello permite que você sincronize suas placas em tempo real para reduzir a dispersão de dados ou as lacunas de comunicação.

Se sua equipe já tem um quadro personalizado no Trello, mas gostaria da opção de trabalhar no Gmail, você pode importar seus quadros do Trello para dentro do Gmail usando o Gmelius.

Para saber mais sobre nossa integração bidirecional do Gmail com o Trello, leia isso artigo.

Os rótulos do Gmail são um ótimo recurso da funcionalidade do Gmail que permite que você personalize e organize seu fluxo de trabalho por projeto, por cliente e muito mais! No entanto, o Gmail sozinho não faz tudo. Felizmente, a poderosa combinação do Gmail e do Gmelius permite que as equipes sejam mais produtivas, economizem tempo e melhorem a transparência e o alinhamento.

Dicas para usar os marcadores do Gmail de forma eficaz

Aqui estão algumas dicas para usar os marcadores do Gmail de forma eficaz:

1. Use vários rótulos: atribua vários marcadores a um único e-mail para categorizá-lo de maneiras diferentes. Essa flexibilidade permite que você encontre e-mails com base em vários contextos.
2. Crie rótulos aninhados: crie marcadores aninhados para organizar e-mails relacionados sob um rótulo principal. Por exemplo, você pode ter um rótulo principal para “Projetos” e rótulos aninhados para cada projeto específico. O mesmo para clientes, departamentos e funcionários.
3. Use rótulos para notificações: use rótulos para controlar quais mensagens acionam notificações, permitindo configurações de notificação mais personalizadas.
4. Mantenha sua lista de etiquetas organizada: mantenha sua lista de etiquetas organizada mostrando ou ocultando as etiquetas conforme necessário. Isso ajuda a manter uma caixa de entrada limpa e focada.
5. Use rótulos para pesquisas mais inteligentes: use rótulos como variáveis nas pesquisas para restringir os resultados e facilitar a localização de mensagens específicas.
6. Aplique rótulos ao compor: aplique marcadores às novas mensagens durante a redação para garantir que o e-mail e todas as respostas permaneçam organizados.
7. Deixe o Gmail aplicar marcadores para você: permita que o Gmail aplique marcadores às mensagens com base em critérios específicos usando filtros do Gmail ou regras do Gmelius. Isso ajudará você a economizar tempo e agilizar o gerenciamento de e-mails.

Seguindo essas dicas, você pode aproveitar ao máximo os marcadores do Gmail e tornar seu gerenciamento de e-mail mais eficiente e eficaz.

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