5 razões pelas quais o Gmelius é a melhor ferramenta para equipes remotas

O Gmelius sempre foi usado pelas equipes para gerenciar sua equipe e parceiros remotos. Mas o clima atual pressionado pelo Coronavírus tornou isso mais uma necessidade do que um luxo. Esta publicação descreverá os principais fatores necessários para gerenciar sua equipe de forma eficaz, independentemente de ela estar trabalhando temporariamente em casa ou do outro lado do mundo.

Graças à Gmelius, as empresas podem ter certeza de que ter suas equipes no escritório não é a única maneira de alcançar criatividade, inovação e crescimento produtivo.

Mais recentemente, algumas das empresas mais conhecidas do mundo decidiram deixar seus funcionários trabalharem em casa. Essa tendência está se infiltrando cada vez mais em empresas de todos os tamanhos.

Os relatórios mostram que, globalmente, 70% das pessoas trabalham remotamente pelo menos uma vez por semana, com 53% trabalhando em casa pelo menos metade da semana. - cnbc.com

Permitir que os funcionários trabalhem remotamente traz várias vantagens. Além de manter todos felizes e saudáveis, você pode esperar reduzir as despesas gerais, menos tempo indo e voltando do trabalho e aumentando a produtividade. Como efeito colateral, você terá funcionários mais eficazes que tirarão proveito de um modelo de trabalho flexível que inspira autonomia. Além disso, com o trabalho remoto como opção, os empregadores não precisam limitar o pool de talentos de sua equipe por geografia.

Apesar de todos esses benefícios, ainda existem alguns desafios e um pouco de atrito quando se trata de adotar totalmente o trabalho remoto. A maior parte da hesitação vem de conceitos errôneos — os maiores são a perda de visibilidade e que a colaboração em equipe é, de alguma forma, diretamente proporcional à proximidade.

Impulsionando a colaboração dentro de uma equipe remota

Para que um local de trabalho funcione como uma máquina bem lubrificada, visibilidade e comunicação são fundamentais. Especialmente quando você está colaborando em projetos que contêm prazos para várias entregas.

Em espaços de escritório tradicionais, você pode simplesmente ir até seus colegas e pedir uma atualização. Como alternativa, você pode convocar uma reunião improvisada na sala de conferências e esperar que todos estejam presentes. No entanto, quando seus colegas estão distribuídos entre cidades e países, um distribuição efetiva da carga de trabalho pode ser mais complexo.

A tecnologia, no entanto, é uma grande facilitadora de avanços. Existem ferramentas poderosas de colaboração em equipe que permitem que uma força de trabalho dispersa se comunique e colabore em tempo real.

O Gmelius faz exatamente isso: impulsionando efetivamente a colaboração entre equipes remotas em todos os lugares e unificando os funcionários de forma estruturada para que nada se perca na confusão devido à distância virtual.

5 maneiras pelas quais o Gmelius apoia a colaboração em equipe entre trabalhadores remotos

O Gmelius é uma plataforma de colaboração em equipe que se integra perfeitamente à sua caixa de entrada do Gmail e do G-Suite. Ele pode ser usado para agilizar e melhorar a comunicação externa (com clientes) ou a comunicação interna (dentro de suas equipes remotas). O Gmelius capacita sua equipe com recursos colaborativos sofisticados que podem ser usados por empresas de todos os tamanhos, independentemente de sua localização ou do conjunto atual de ferramentas.

Aqui estão 5 maneiras de usar o Gmelius para fortalecer a colaboração e aproximar sua equipe remota:

1. Visualize seu fluxo de trabalho com quadros Kanban

O caos tende a prosperar em equipes sem uma estrutura sólida para estruturá-lo. Ao trabalhar em uma equipe remota, os e-mails são o principal meio de comunicação; eles são onde estão as tarefas de hoje e de amanhã. Mas tarefas, como atender uma ligação telefônica, assistir a uma videochamada, responder a um e-mail ou finalizar uma postagem no blog, têm uma sensação de intangibilidade, o que pode dificultar a visualização do progresso pela equipe como um todo. É aqui que entram nossos quadros Kanban.

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Kanban é um termo japonês que significa tabuleta ou quadro visual. É uma técnica de gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a visualizar o que precisa ser feito, bem como quando, por quem e o status da tarefa.

Naturalmente, o e-mail é onde a maior parte da comunicação relacionada ao fluxo de trabalho acontece, e o Gmelius dá vida aos seus e-mails com uma representação visual. Cada uma de suas caixas de entrada e etiquetas compartilhadas pode ter sua própria visualização em quadro.

Seja uma consulta de um cliente, um ticket de suporte ou um funcionário remoto pedindo ajuda, você pode converter cada um desses e-mails em uma tarefa, definir um prazo e adicioná-los ao quadro kanban da sua equipe.

Você pode dividir seu quadro em quantas colunas ou linhas precisar, com cada tarefa sendo delegada a uma pessoa específica da sua equipe.

A melhor parte é que você pode compartilhar seu quadro Kanban com toda a sua equipe, ou qualquer pessoa da sua equipe, simplesmente clicando em “compartilhar” e digitando o e-mail. Você pode criar quantos painéis quiser - para cada fase do gerenciamento de clientes e do pipeline de projetos.

Para cada tarefa, você pode definir uma tag de prioridade e movê-la para a próxima coluna à medida que o trabalho avança.

Quadros Kanban são as melhores listas de tarefas e são ótimas para dar à sua equipe remota uma visão geral do projeto, junto com as tarefas relacionadas que precisam ser realizadas por ela.

Ao delegar cada e-mail a um membro específico da sua equipe, você garante que eles sejam responsáveis apenas pelas tarefas pelas quais são responsáveis.

2. Sincronize e-mails automaticamente com os membros da equipe

As equipes remotas geralmente são compostas por minitequipes: são uma ou mais pessoas responsáveis por tarefas de natureza específica, como suporte ao cliente, criação de conteúdo, gerenciamento de projetos e muito mais. O Gmelius permite que você crie etiquetas compartilhadas em sua caixa de entrada e as identifique de acordo com sua categoria.

Se um e-mail chegar à sua caixa de entrada e pertencer a um marcador compartilhado específico, basta arrastá-lo e soltá-lo no rótulo apropriado. Seus rótulos compartilhados podem ser compartilhados com qualquer membro relevante da equipe diretamente responsável.

Esse gerenciamento eficiente de sua caixa de entrada é estendido aos fóruns, onde o Gmelius organizará automaticamente as conversas e tarefas em suas colunas apropriadas.

Etiquetas compartilhadas são perfeitos para uso no gerenciamento de projetos e clientes. E as caixas de entrada compartilhadas facilitam o gerenciamento de endereços de e-mail de grupos, como vendas@ e suporte@.

3. Adicione contexto às conversas por e-mail com notas pessoais

Cada e-mail que chega à sua caixa de entrada tem uma mensagem. Às vezes, está apenas passando informações, enquanto outras vezes está transmitindo uma tarefa que precisa ser feita.

O Gmelius permite que você crie notas pessoais para qualquer e-mail: esteja resumindo pontos importantes, criando uma lista de tarefas que precisam ser feitas ou simplesmente dando mais contexto à mensagem. Em seguida, você pode compartilhar as notas com qualquer pessoa da sua equipe usando o recurso @mention.

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O interessante desse recurso é que essas notas não são visíveis para o remetente do e-mail; somente os colegas de equipe com quem você escolher compartilhar as notas poderão vê-las.

Portanto, se seu departamento de suporte receber uma solicitação de ajuda de um cliente fiel, você pode fazer uma anotação destacando que o cliente está fazendo negócios com sua empresa há algum tempo. Dessa forma, seus agentes sabem como priorizar essa tarefa. Se houver alguma informação específica que os agentes precisem saber sobre esse cliente em particular, você também poderá adicioná-la às suas anotações.

Com notas de e-mail, você não precisa mais se preocupar com o encaminhamento manual de um e-mail para um ou mais membros da equipe. É uma perda de tempo e cria uma confusão desnecessária de e-mails. Com esse recurso, você pode simplesmente marcar os membros relevantes da equipe com notas relevantes no próprio e-mail original.

4. Acelere e-mails repetitivos com os modelos Gmelius

O Gmelius tem um banco de modelos de e-mail pré-fabricados que permitem adicionar uniformidade à conversa de sua equipe entre si e com os clientes. Você pode crie seu próprio modelo também. Elabore seu e-mail, salve-o como modelo e compartilhe-o com os membros apropriados da sua equipe, tudo com o clique de alguns botões.

Sua equipe remota adorará esse recurso, pois esses modelos eliminarão a necessidade de digitar o mesmo e-mail repetidamente. Eles economizarão um tempo valioso ao lidar com cenários como contato com clientes, solicitações de reuniões, apresentações de produtos e respostas a solicitações de suporte frequentemente encontradas.

Além disso, os benefícios são múltiplos: sua equipe remota não apenas agradecerá esses modelos pré-escritos, mas seus clientes também ficarão encantados com a resposta rápida.

E adivinha? Você e seus colegas de equipe podem personalizar esses e-mails para cada destinatário, pelo nome ou por outras informações. Dessa forma, os clientes nunca sentirão que estão simplesmente recebendo um e-mail em massa impessoal.

Entre outras coisas, você pode compartilhar modelos de e-mail com sua equipe e diminua o tempo que seus agentes gastam em cada ticket, ajudando-os a resolver mais solicitações de suporte todos os dias.

5. Acompanhe o desempenho da equipe e o status de seus e-mails

Com uma equipe remota, há vários fatores a serem levados em consideração: primeiro, as diferenças de fuso horário, depois as diferenças de personalidades e a ausência de sinais de linguagem corporal... Dicas que, de outra forma, poderiam ajudar a avaliar a resposta de um colega quando a atenção é necessária.

O Gmelius capacita você como líder ou gerente da equipe com visibilidade clara. Seu painel do Gmelius fornece acesso a relatórios detalhados de atividades sobre o desempenho de sua equipe. Os relatórios podem ser filtrados por equipe, produtividade e conversas específicas, facilitando o monitoramento do status e dos tempos de resolução de suas atividades mais importantes.

E nosso pacote de rastreamento garante que, quando um e-mail não for respondido, você não fique preso em adivinhar os motivos pelos quais isso está acontecendo. Talvez nunca tenha chegado à caixa de entrada do destinatário, talvez tenha sido ignorado ou talvez tenha sido aberto, mas ignorado.

O Gmelius permite que você acompanhe o status de um e-mail, incluindo se ele foi aberto, quando, quantas vezes foi aberto e onde seu destinatário estava localizado quando o fez.

Com as notificações na área de trabalho ativadas, você também receberá um pequeno pop-up discreto notificando que seu e-mail acabou de ser aberto e lido. Com essas informações, você pode enviar um e-mail de acompanhamento perfeitamente cronometrado, dependendo de como o destinatário interagiu com sua mensagem.

Gmelius preenche as lacunas de comunicação e distância

Integrado diretamente à sua caixa de entrada do Gmail ou do G Suite, o Gmelius melhora a comunicação e alinha sua equipe com clareza.
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