O atendimento ao cliente de qualidade é, sem dúvida, um dos pilares mais fundamentais do sucesso de uma organização. Experiências positivas de atendimento ao cliente geram resultados comerciais positivos. E um sistema de e-mail de qualidade contribui para essa excelência. A capacidade de endereçar e-mails de atendimento ao cliente com rapidez e eficiência é vital, mas ainda mais importante é ter uma plataforma de qualidade para gerenciar todos eles. Isso significa que um sistema confiável de e-mail de atendimento ao cliente é essencial para criar resultados bem-sucedidos.
O que é um sistema de e-mail de atendimento ao cliente?
UM sistema de e-mail de atendimento ao cliente é uma plataforma que gerencia grandes quantidades de e-mails de atendimento ao cliente. Muitas empresas aceitam solicitações de atendimento ao cliente por telefone, chatbots ou e-mail. Enquanto alguns clientes preferem falar diretamente com um agente humano, outros preferem interagir on-line quando quiserem. Como o e-mail é um modo ideal para comunicação escrita de longo prazo, o e-mail e o atendimento ao cliente são inextricáveis.
Ao desenvolver um canal de e-mail para solicitações de atendimento ao cliente, é prática comum criar uma conta de e-mail genérica, como support@ (nomedaempresa) .com. Esse tipo de endereço facilita que consumidores e equipes internas entendam qual conteúdo esperar dos e-mails do remetente. Um endereço de e-mail support@ pode ser uma conta de e-mail individual, um endereço de grupo ou talvez um caixa de entrada compartilhada. Seja qual for o método escolhido, o gerenciamento adequado das solicitações é essencial. É aí que entra um sistema de e-mail de atendimento ao cliente.
A organização do e-mail é fundamental para um departamento de atendimento ao cliente bem-sucedido. E-mails perdidos ou não resolvidos podem prejudicar a retenção de sua base de clientes atual. Uma plataforma de e-mail de atendimento ao cliente pode organizar e-mails sistematicamente para uma navegação mais clara. Além disso, ter um sistema instalado pode ajudar as equipes a se comunicarem com mais eficiência ao lidar com as tarefas recebidas. Embora você não precise substituir sua solução atual de e-mail de atendimento ao cliente, talvez você queira aprimorá-la.
Antes de implementar novas soluções, é importante determinar o que você quer em um sistema ou, talvez, o que está faltando. Identificar falhas em um sistema atual pode ajudar você a decidir o que precisa melhorar.
Por que você precisa de um sistema de e-mail de qualidade
93% dos clientes farão uma compra repetida da marca se receberem um excelente atendimento ao cliente. Para alcançar um padrão similar de excelência, você precisa de um sistema de qualidade. Navegar no atendimento ao cliente usando métodos de e-mail padrão não é sustentável. À medida que uma organização cresce, o mesmo acontece com o número de tíquetes de atendimento ao cliente. Além disso, atendimento ao cliente os padrões aumentaram, juntamente com os custos de inflação e os atrasos nas remessas. Como resultado, a demanda por atendimento ao cliente de qualidade é significativamente maior. Para alguns consumidores, uma experiência ruim não influenciará sua opinião sobre uma marca. Para outros, uma experiência ruim pode transformar esse consumidor em um concorrente.
Um sistema de e-mail de atendimento ao cliente oferece vantagens exclusivas para as equipes, incluindo:
- navegação simples por e-mail
- organização de e-mail
- respostas de e-mail personalizadas
- fluxo de trabalho automatizado
- relatórios e análises de e-mail
- colaboração em equipe
Embora nem todo sistema inclua todos os itens listados, é essencial que seu sistema faz—para que você possa aproveitar todos os benefícios que uma plataforma de suporte ao cliente de qualidade pode oferecer.
Melhore seu sistema de e-mail atual: recursos para melhores resultados
Se seu sistema atual de e-mail de atendimento ao cliente não atender às demandas, talvez seja hora de fazer o upgrade com Gmelius. Melhorar a qualidade do seu sistema de e-mail é a melhor maneira de obter resultados lucrativos e quantificáveis. Aqui estão alguns recursos a serem considerados:
Integrações
Atualmente, as soluções de suporte ao cliente geralmente dependem do software mais recente. Soluções simples de e-mail e helpdesks não são suficientes para equipes modernas. Em vez disso, as organizações recorrem às integrações de suporte ao cliente para ajudar a gerenciar a desordem e criar melhores oportunidades de comunicação.
Integrações de e-mail cubra todas as bases do suporte ao cliente sincronizando dados ou oferecendo ferramentas para atender às necessidades em outras áreas. Com o Gmelius, as equipes não precisam se comprometer entre um suporte técnico ou uma solução de e-mail externa. Tudo o que você precisa está no Gmail, para que você possa dizer adeus à sua central de ajuda externa e aos desordenados Grupos do Google.
O Gmelius combina e-mails, mensagens do Slack, tarefas do quadro do Trello e muito mais em uma interface fácil de gerenciar.
A combinação de todas as facetas do atendimento ao cliente mantém os funcionários organizados e focados, melhorando a eficiência.
Automatização do fluxo
E-mails não endereçados podem se perder rapidamente, transformando interações potencialmente positivas em negativas. O uso de regras de automação do fluxo de trabalho oferece uma maneira simples de garantir que os clientes recebam mensagens de acompanhamento em segundos. Quase todas as plataformas de e-mail fornecem automação na forma de definir filtros ou agendar um e-mail para envio posterior. Com o Gmelius, as equipes podem levar a automação para o próximo nível. Se sua equipe precisa automatizar respostas, cartões de tarefas ou delegar responsabilidades, tudo é possível com o Gmelius.
Saiba mais sobre os benefícios da automação aqui.
Mensagens personalizadas
Priorizar o atendimento ao cliente é uma prática comercial integral, e a forma como sua equipe lida com as necessidades de atendimento ao cliente é fundamental para uma prática bem-sucedida. Modelos de e-mail personalizados permitem que as equipes criem respostas exclusivas que se alinham à cultura da sua empresa. Criar a mensagem perfeita leva tempo e pode ser difícil de replicar. Os modelos de e-mail aliviam a pressão adicional dos membros da equipe, permitindo que eles escolham modelos pré-escritos que abordam os problemas dos clientes. Os usuários de e-mail também podem automatizar modelos de e-mail para economizar tempo na composição de mensagens personalizadas.
Relatórios e análises
Um sistema de e-mail de atendimento ao cliente de qualidade incluirá a capacidade de visualizar dados como uma medida da eficácia do atendimento ao cliente. Por exemplo, quantos e-mails são endereçados por dia? Há tickets não resolvidos? Análise de e-mail oferece esses dados e muito mais; no entanto, nem todas as plataformas habilitam esse recurso.
O Gmelius oferece análise de e-mail para ajudar as equipes a identificar gargalos. Em um departamento de atendimento ao cliente, isso pode ser o que impede uma organização de alcançar os melhores padrões possíveis. E um atendimento excepcional ao cliente começa com sua equipe interna. Recursos exclusivos exibem estatísticas, como quantos e-mails são atribuídos por usuário e o tempo necessário para fechar uma solicitação, para ajudar o departamento de atendimento ao cliente da sua equipe a prosperar. Além disso, os gerentes podem ver o número de e-mails atribuídos por usuário.
Esse recurso evita a sobrecarga de atribuições e ajuda o gerenciamento a distribuir uniformemente as cargas de trabalho. Nenhum membro da equipe deveria ter que lidar sozinho com os e-mails de serviço recebidos. Com Gmelius, eles nunca o farão.
No crescente mundo digital de hoje, você precisa das melhores ferramentas possíveis para ajudar sua equipe de atendimento ao cliente a ter sucesso. Muitas equipes operam usando sistemas complexos ou CRMs extravagantes. Mas o Gmelius oferece tudo o que sua equipe precisa e muito mais no Gmail, uma plataforma com a qual a maioria das equipes já está familiarizada.
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