Ein qualitativ hochwertiger Kundenservice ist wohl eine der grundlegendsten Säulen für den Erfolg eines Unternehmens. Positive Kundenservice-Erlebnisse führen zu positiven Geschäftsergebnissen. Und ein qualitativ hochwertiges E-Mail-System trägt zu dieser Exzellenz bei. Die Fähigkeit, Kundenservice-E-Mails schnell und effizient zu beantworten, ist von entscheidender Bedeutung, aber noch wichtiger ist es, eine hochwertige Plattform zu haben, von der aus sie alle verwaltet werden können. Dies bedeutet, dass ein zuverlässiges E-Mail-System für den Kundenservice unerlässlich ist, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.
Was ist ein Kundenservice-E-Mail-System?
EIN E-Mail-System für den Kundenservice ist eine Plattform, die große Mengen an Kundenservice-E-Mails verwaltet. Viele Unternehmen akzeptieren Kundendienstanfragen per Telefon, Chatbots oder E-Mail. Während einige Kunden es vorziehen, direkt mit einem menschlichen Agenten zu sprechen, ziehen es andere vor, nach Belieben online zu interagieren. Da E-Mail ein idealer Modus für die schriftliche Kommunikation in Langform ist, sind E-Mail und Kundenservice untrennbar miteinander verbunden.
Bei der Entwicklung eines E-Mail-Outlets für Kundendienstanfragen ist es üblich, ein generisches E-Mail-Konto wie support@ (yourcompanyname) .com einzurichten. Diese Art von Adresse macht es Verbrauchern und internen Teams leicht zu verstehen, welche Inhalte in E-Mails vom Absender zu erwarten sind. Eine support@-E-Mail-Adresse kann ein individuelles E-Mail-Konto, eine Gruppenadresse oder vielleicht eine geteilter Posteingang. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, eine ordnungsgemäße Verwaltung der Anfragen ist unerlässlich. Hier kommt ein E-Mail-System für den Kundendienst ins Spiel.
Die E-Mail-Organisation ist für eine erfolgreiche Kundendienstabteilung von entscheidender Bedeutung. Verlorene oder ungelöste E-Mails können sich nachteilig auf die Bindung Ihres aktuellen Kundenstamms auswirken. Eine E-Mail-Plattform für den Kundenservice kann E-Mails systematisch organisieren, um eine klarere Navigation zu gewährleisten. Darüber hinaus kann ein System den Teams helfen, bei der Bearbeitung eingehender Aufgaben effizienter zu kommunizieren. Möglicherweise müssen Sie Ihre aktuelle E-Mail-Lösung für den Kundenservice nicht ersetzen, aber Sie sollten erwägen, sie zu verbessern.
Bevor Sie neue Lösungen implementieren, ist es wichtig, herauszufinden, was Sie von einem System erwarten oder vielleicht, was Ihnen fehlt. Die Identifizierung von Lücken in einem aktuellen System kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, was Sie verbessern müssen.
Warum Sie ein qualitativ hochwertiges E-Mail-System benötigen
93% der Kunden werden einen erneuten Markenkauf tätigen, wenn sie einen exzellenten Kundenservice erhalten. Um einen ähnlichen Qualitätsstandard zu erreichen, benötigen Sie ein Qualitätssystem. Es ist nicht nachhaltig, den Kundenservice mithilfe von Standard-E-Mail-Methoden zu bedienen. Wenn ein Unternehmen wächst, wächst auch die Anzahl der Kundenservice-Tickets. Zusätzlich kundenservice Die Standards sind gestiegen — ebenso wie die Inflationskosten und Lieferverzögerungen. Infolgedessen ist die Nachfrage nach einer qualitativ hochwertigen Kundenbetreuung deutlich höher. Für einige Verbraucher wird eine schlechte Erfahrung ihre Meinung zu einer Marke nicht beeinflussen. Für andere könnte eine schlechte Erfahrung diesen Verbraucher zu einem Konkurrenten machen.
Ein E-Mail-System für den Kundenservice bietet Teams einzigartige Vorteile, darunter:
- einfache E-Mail-Navigation
- E-Mail-Organisation
- personalisierte E-Mail-Antworten
- automatisierter Arbeitsablauf
- E-Mail-Berichterstattung und -Analytik
- Zusammenarbeit im Team
Obwohl nicht jedes System alle aufgelisteten Artikel enthält, ist es wichtig, dass dein System tut—damit Sie alle Vorteile nutzen können, die eine hochwertige Kundensupport-Plattform bieten kann.
Verbessern Sie Ihr aktuelles E-Mail-System: Funktionen für bessere Ergebnisse
Wenn Ihr derzeitiges E-Mail-System für den Kundenservice nicht den Anforderungen entspricht, ist es möglicherweise an der Zeit, ein Upgrade durchzuführen Gmelius. Die Verbesserung der Qualität Ihres E-Mail-Systems ist der beste Weg, um profitable und quantifizierbare Ergebnisse zu erzielen. Hier sind einige Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:
Integrationen
Heutzutage hängen Kundensupport-Lösungen oft von der neuesten Software ab. Einfache E-Mail-Lösungen und Helpdesks reichen für moderne Teams nicht aus. Stattdessen setzen Unternehmen auf Integrationen für den Kundensupport, um das Durcheinander zu bewältigen und bessere Kommunikationsmöglichkeiten zu schaffen.
E-Mail-Integrationen decken alle Grundlagen des Kundensupports ab, indem Daten synchronisiert oder Tools angeboten werden, um Anforderungen in anderen Bereichen zu erfüllen. Mit Gmelius müssen Teams keine Kompromisse zwischen einem Helpdesk oder einer externen E-Mail-Lösung eingehen. Alles, was Sie benötigen, befindet sich in Gmail, sodass Sie sich von Ihrem externen Helpdesk und den überladenen Google Groups verabschieden können.
Gmelius kombiniert E-Mails, Slack-Nachrichten, Trello-Board-Aufgaben und mehr in einer einfach zu verwaltenden Oberfläche.
Durch die Kombination aller Facetten des Kundenservices bleiben die Mitarbeiter organisiert und konzentriert, was die Effizienz verbessert.
Workflow-Automatisierung
Unadressierte E-Mails können schnell verloren gehen und potenziell positive Interaktionen in negative verwandeln. Die Verwendung von Regeln zur Workflow-Automatisierung bietet eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass Kunden innerhalb von Sekunden Follow-up-Nachrichten erhalten. Fast jede E-Mail-Plattform bietet Automatisierung in Form von Filtern oder der Planung einer E-Mail für den Versand zu einem späteren Zeitpunkt. Mit Gmelius können Teams die Automatisierung auf die nächste Stufe heben. Egal, ob Ihr Team Antworten, Aufgabenkarten oder Delegieren von Verantwortlichkeiten automatisieren muss, mit Gmelius ist alles möglich.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Automatisierung hier.
Personalisierte Nachrichten
Die Priorisierung des Kundendienstes ist eine integrale Geschäftspraxis, und wie Ihr Team mit Kundendienstanforderungen umgeht, ist entscheidend für eine erfolgreiche Praxis. Personalisierte E-Mail-Vorlagen ermöglichen es Teams, individuelle Antworten zu erstellen, die der Unternehmenskultur Ihres Unternehmens entsprechen. Die perfekte Botschaft zu verfassen braucht Zeit und kann schwierig zu replizieren sein. E-Mail-Vorlagen nehmen den zusätzlichen Druck von den Teammitgliedern ab und ermöglichen es ihnen, vorgefertigte Vorlagen auszuwählen, die auf Kundenprobleme zugeschnitten sind. E-Mail-Benutzer können auch E-Mail-Vorlagen automatisieren, um Zeit beim Verfassen maßgeschneiderter Nachrichten zu sparen.
Berichterstattung und Analytik
Ein qualitativ hochwertiges E-Mail-System für den Kundenservice beinhaltet die Möglichkeit, Daten als Maß für die Effizienz des Kundendienstes einzusehen. Wie viele E-Mails werden beispielsweise täglich adressiert? Gibt es ungelöste Tickets? E-Mail-Analytik bietet diese Daten und mehr; allerdings aktiviert nicht jede Plattform diese Funktion.
Gmelius bietet E-Mail-Analysen an, um Teams dabei zu helfen, Engpässe zu erkennen. In einer Kundendienstabteilung könnte das ein Unternehmen daran hindern, die bestmöglichen Standards zu erreichen. Und außergewöhnlicher Kundenservice beginnt bei Ihrem internen Team. Einzigartige Funktionen zeigen Statistiken an — z. B. wie viele E-Mails pro Benutzer zugewiesen werden und wie viel Zeit benötigt wird, um eine Anfrage zu bearbeiten —, um der Kundendienstabteilung Ihres Teams zu helfen, erfolgreich zu sein. Darüber hinaus können Manager die Anzahl der pro Benutzer zugewiesenen E-Mails sehen.
Diese Funktion verhindert eine Überlastung der Aufgaben und hilft dem Management, die Arbeitslasten gleichmäßig zu verteilen. Kein Teammitglied sollte eingehende Service-E-Mails alleine bearbeiten müssen. Mit Gmelius werden sie das niemals tun.
In der heutigen wachsenden digitalen Welt benötigen Sie die bestmöglichen Tools, um Ihrem Kundenservice-Team zum Erfolg zu verhelfen. Viele Teams arbeiten mit komplexen Systemen oder extravaganten CRMs. Gmelius bietet jedoch alles, was Ihr Team benötigt, und noch mehr in Gmail, einer Plattform, mit der die meisten Teams bereits vertraut sind.
Sind Sie bereit, Ihr aktuelles E-Mail-System für den Kundenservice zu verbessern? Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
