Stellen Sie sich vor, Sie leiten eine Agentur mit 5 Mitarbeitern, 10 Telearbeitern, 30 Kunden und 20 aktiven Projekten. Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist für den Erfolg Ihres Teams, Ihrer Projekte und letztendlich Ihres Unternehmens von größter Bedeutung.
Aber wie können Sie angesichts der Tatsache, dass Kunden E-Mails bevorzugen und ein Team auf der ganzen Welt den Überblick über Ihre Projekte und Ihre Kommunikation behalten, ohne dass Dinge durch die Lücken rutschen?
Sie haben wahrscheinlich Slack, Asana, Trello und Hubspot ausprobiert, Zaps gebaut, um die Tools zu verbinden, und komplexe Workflows entworfen, um Aktionen auszulösen, aber das alles fühlt sich fragmentiert und zeitaufwändig an.
Wir waren dort!
Bei Gmelius haben wir Gmail in den Workspace Ihres Unternehmens verwandelt. Anstatt zwischen einem Netz verbundener Apps zu wechseln, können Sie ganz einfach in Echtzeit mit Ihrem Team an externen E-Mails, Aufgaben, internen Chats und vielem mehr zusammenarbeiten — direkt von Ihrem Gmail-Konto aus.
5 Gründe, warum Teams Gmelius für die Zusammenarbeit in Echtzeit lieben
Schauen Sie sich diese fünf wichtigen Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit an, die in Gmelius direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang verfügbar sind:
#1 Geteilte Posteingänge
Die gemeinsamen Posteingänge von Gmelius werden von Teams verwendet, um gemeinsam an E-Mails zu arbeiten, die in Ihrem Unternehmen oder einer bestimmten Abteilung eingehen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, lange E-Mail-Ketten per BCC, CC oder Weiterleitung an Ihre Kollegen weiterzuleiten.
Stattdessen können Sie beispielsweise einen gemeinsamen Posteingang für die Vertriebsabteilung erstellen und alle relevanten Personen dazu einladen. Jeder im Vertriebsteam kann E-Mails, die an den gemeinsamen Posteingang gesendet werden, empfangen, lesen und beantworten.
Indem die gesamte Kommunikation buchstäblich auf derselben Seite bleibt, entsteht eine transparente und lineare Aufzeichnung der gesamten vorherigen Kommunikation. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, doppelte E-Mails oder falsche Informationen zu senden.
Außerdem ist es hochtransparent, sodass kein Teammitglied auf dem Laufenden bleibt oder nach den benötigten Informationen suchen muss. Das verbessert nicht nur die interne Kommunikation und Zusammenarbeit, sondern spart auch Zeit.
Einmal ein geteilter Posteingang eingerichtet ist, fügt es sich nahtlos in Ihre bestehende Gmail-Oberfläche ein, wie alles andere in Gmelius. Über die linke Navigation von Gmail können Sie schnell und einfach auf den geteilten Posteingang zugreifen, genauso wie Sie auf jeden anderen Ihrer E-Mail-Ordner zugreifen würden.
#2 Geteilte Labels
Das Teilen Ihres gesamten Posteingangs mit Ihrem Team ist eindeutig nicht für jeden eine Option. Es kann sich entmutigend anfühlen oder für Ihr Unternehmen nicht geeignet sein. Was auch immer der Grund sein mag, wenn Sie noch nicht bereit sind, Ihren gesamten Posteingang mit Ihrem Team zu teilen, verwenden Sie stattdessen geteilte Labels.
Wie geteilter Posteingang, geteilte Labels sind Ordner, die sich in Ihrer linken Gmail-Navigation befinden. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie nicht Ihren gesamten Posteingang teilen, sondern bestimmte Gmail-Labels.
Der gesamte Vorgang ist einfach und basiert auf der vorhandenen Gmail-Oberfläche. Sie können entweder relevante Konversationen in den geteilten Ordner ziehen oder die vorhandene Funktion „Verschieben nach“ von Gmail verwenden.
Alle an der E-Mail-Konversation beteiligten Teammitglieder können Notizen hinzufügen, Teammitglieder zuweisen, frühere Korrespondenz einsehen und E-Mails beantworten. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie den Ordner auf bestimmte Konversationen und nicht auf das gesamte E-Mail-Konto beschränken.
#3 Interne E-Mail-Notizen
Gmelius ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, den Überblick über die Kundenkommunikation zu behalten, sondern auch E-Mail-Notizen im Chat-Stil und @mentions ermöglichen es Ihnen, private Gespräche in Echtzeit mit Ihrem Team zu führen, bevor Sie auf externe Nachrichten antworten.
Wenn du einen Kollegen mit @mention kontaktierst, erhält die andere Person eine Push- und E-Mail-Benachrichtigung, sodass du dir keine Sorgen machen musst, dass es unbemerkt bleibt. Und, was noch wichtiger ist, es ist völlig privat, sodass nie das Risiko besteht, dass es versehentlich auf einem Client kopiert wird.
Die internen E-Mail-Notizen ermöglichen es den Teammitgliedern, hinter den Kulissen zusammenzuarbeiten und sich schnell mit der Situation eines Kunden vertraut zu machen, historische Aktivitäten zu überprüfen und die verschwendete Zeit zu vermeiden, die damit verbracht wird, die relevanten Informationen eines Kollegen oder Chefs ausfindig zu machen.
Testen Sie Gmelius jetzt kostenlos.
#4 Kanban-Tafeln
Die meisten E-Mails erfordern irgendeine Art von Aktion, und die meisten Unternehmen verwenden ein externes Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tool wie Trello, um mit der Aufgabe fortzufahren. Mit Gmelius können Sie Ihren Posteingang in einen verwandeln, anstatt zwischen dem E-Mail- und dem Projektmanagement-Tool hin- und herzuklicken Posteingangsbasiertes Kanban-Board.
Auf Pinnwände kannst du in deinem Gmail-Konto über das Menü auf der linken Seite zugreifen, genauso wie du auf einen geteilten Posteingang oder einen normalen E-Mail-Ordner zugreifen würdest. Tatsächlich fügt sich Gmelius so perfekt in Ihren bestehenden Gmail-Workflow ein, dass es Ihnen verzeihen könnte, wenn Sie die Funktion zunächst nicht finden konnten.
Sie können unbegrenzt viele Kanban-Boards erstellen (wählen Sie aus einer der vorgefertigten Vorlagen oder passen Sie Ihre eigenen an) und jedes einzelne mit den entsprechenden Mitgliedern Ihres Teams teilen. Erstellen Sie eine Vertriebspipeline, einen wöchentlichen Sprint oder sogar ein Kundensupport-Board, indem Sie es an den Arbeitsablauf Ihres Teams anpassen.
#5 Aufgaben aus E-Mails erstellen
Jede E-Mail kann mit nur drei Klicks in eine Aufgabe auf Ihrem Kanban-Board umgewandelt werden. Wählen Sie oben in der E-Mail (wo Sie normalerweise die Schaltflächen „Senden“, „Weiterleiten“ usw. sehen) die Option „Zum Board hinzufügen“ aus. Du kannst wählen, auf welches Board du die E-Mail übertragen möchtest, und sogar eine Frist festlegen (die natürlich mit deinem regulären Gmail-Kalender synchronisiert wird), während du in deinem Posteingang bleibst.
Wenn du deine Aufgaben aus irgendeinem Grund neu anordnen musst, kannst du von deinem „Board“ aus Karten ziehen und ablegen, um sie neu anzuordnen. Du kannst der Aufgabe sogar eine Prioritätsbewertung hinzufügen oder sie einem anderen Mitglied deines Teams zuweisen.
Jetzt kennen Sie also all die glänzenden Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, die Sie erhalten, wenn Sie Gmelius installieren. Aber wie profitieren Sie in der Praxis davon?
Entdecken Sie viel mehr als Zusammenarbeit
Wenn Ihr Team zusammenarbeitet, fördern Sie eine Kultur der Rechenschaftspflicht und Transparenz. Jeder im Team hat einen klaren Überblick und weiß, was von ihm erwartet wird und woran der Rest des Teams gerade arbeitet.
Du vermeidest Fehler wie kollidierende E-Mails, peinliche Fehler, ignorierte E-Mails, verpasste Gelegenheiten und zeitraubendes Hin- und Herspringen zu verschiedenen Plattformen wie Slack und Trello.
Mit Gmelius als deinem Arbeitsbereich des Teams, das alles können Sie tun, ohne Ihren Posteingang zu verlassen.
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