So teilen Sie den E-Mail-Zugriff sicher mit einer Gmail-Erweiterung

E-Mail ist das Nervensystem Ihres Unternehmens. Hier laufen Entscheidungen, Ergebnisse und Richtlinien zusammen. Doch wenn die Notwendigkeit entsteht, den Zugriff auf dieses System gemeinsam zu nutzen — sei es aus Gründen der Berichterstattung, Delegierung oder Zusammenarbeit —, greifen die meisten Teams immer noch auf riskante, archaische Problemumgehungen zurück.

Wenn E-Mails unternehmenskritisch sind, warum behandeln dann so viele von uns ihre Sicherheit als Nebensache?

Warum Sie den E-Mail-Zugriff möglicherweise teilen müssen

Egal, ob Sie ein Startup-Gründer sind, der in Investorenanfragen ertrinkt, ein Kundenbetreuer, der Dutzende von Fällen pro Stunde bearbeitet, oder ein Vertriebsleiter, der möchte, dass ein Kollege einem Hinweis nachgeht, während Sie unterwegs sind, Zusammenarbeit im Posteingang ist nicht optional. Zu den häufigsten Gründen, aus denen Sie möglicherweise den Zugriff auf Ihr Gmail-Konto teilen müssen, gehören:

• Delegation der Exekutive: Sie möchten, dass Ihr Assistent Ihren Posteingang verwaltet, in Ihrem Namen antwortet oder Ihre E-Mails organisiert.

• Abdeckung durch den Kundensupport: Du übergibst eine Konversation oder ein Ticket an einen Teamkollegen, der ursprünglich nicht in dem Thread war.

• Transparenz im Team: Sie möchten, dass ein Kollege einen Konversationsthread sieht, um einen besseren Kontext für ein Meeting oder eine Entscheidung zu bieten.

• Zusammenarbeit im Vertrieb: Ein Geschäft ist in der Gange, und mehrere Stakeholder aus Ihrem Team müssen die aktuelle Käuferkommunikation im Auge behalten.

• Deckung außerhalb des Büros: Sie befinden sich in PTO oder medizinischem Urlaub und möchten, dass ein vertrauenswürdiger Teamkollege vorübergehend die Antworten übernimmt.

Was haben all diese Szenarien gemeinsam? Geschwindigkeit, Vertrauen und Dringlichkeit. Dennoch teilen sich viele Teams den E-Mail-Zugriff auf eine Weise, die alle drei Aspekte aktiv untergräbt.

Die Risiken der gemeinsamen Nutzung von E-Mail-Zugriffen mithilfe von Schatten-IT-Methoden

Folgendes passiert normalerweise, wenn jemand dringend Zugriff auf einen Posteingang benötigt: Er fragt nach dem Passwort. Was als Nächstes folgt, ist in der Regel ein Durcheinander informeller Problemumgehungen. Lassen Sie uns die gängigsten — und gefährlichsten — Methoden der gemeinsamen Nutzung von E-Mail-Zugriffen aufschlüsseln, die unter den Begriff „Schatten-IT“ fallen:

1. Teilen von Passwörtern

Am offensichtlichsten und gefährlichsten ist, dass das Teilen Ihres Gmail-Passworts — über Slack, Text oder E-Mail — ein Cybersicherheits-Albtraum ist. Vergiss das sichere Teilen von E-Mails, du gibst ihnen Zugriff auf deine Google Workspace Konto-, Kalender-, Drive- und potenziell sensible Unternehmensdaten. Google selbst warnt ausdrücklich vor dieser Praxis.

2. Senden von E-Mail-Screenshots

Dies ist das digitale Äquivalent dazu, ein vertrauliches Dokument zu fotokopieren und es an eine öffentliche Pinnwand zu kleben. Es ist zeitaufwändig, ineffizient und bietet keinerlei Interaktivität. Es eröffnet auch die Möglichkeit, dass personenbezogene Daten oder vertraulicher Kontext (wie Ihre geöffneten Tabs) auf unkontrollierte Weise offengelegt werden.

3. Passwörter aufschreiben

Ob auf einem Post-it unter Ihrer Tastatur oder in einer gemeinsam genutzten Tabelle namens „logins_final_final_v2“, Passwörter aufzuschreiben ist die älteste schlechte Angewohnheit in diesem Buch. Es ist ein Compliance-Risiko und ein Warnsignal für Audits. Und es ist immer noch überall —37% der Benutzer notieren sich immer noch Passwörter, und ein häufiger Grund dafür ist die gemeinsame Nutzung von E-Mail-Zugriffen.

4. Verwendung persönlich identifizierbarer Informationen (PII) als Passwörter

Jemandem zu sagen, „das ist meine Telefonnummer“, könnte sich wie eine sicherere Methode anfühlen, den Zugriff zu teilen — technisch gesehen nicht Ihr Passwort, oder? Falsch. Telefonnummern, Geburtstage und andere persönliche Daten sind die ersten Vermutungen bei Brute-Force-Angriffen. Das Schlimmste ist, dass es keine Protokollierung, keinen Widerruf und keine Kontrolle mehr gibt, wenn alles einmal draußen ist.

So teilen Sie den E-Mail-Zugriff sicher: 2 Methoden

Also, was ist der richtige Weg, das zu tun? Benutzer haben zwei Optionen, und sie dienen leicht unterschiedlichen Anwendungsfällen.

Methode 1: Gmail-Delegierungseinstellungen verwenden

Die Gmail-Delegierung ist die integrierte Methode von Google, mit der andere Ihre E-Mails lesen, senden und löschen können, ohne Ihr Passwort weiterzugeben.

So funktioniert das:

1. Gehe in deine Gmail-Einstellungen.
2. Fügen Sie einen weiteren Gmail-Nutzer als Delegierten hinzu.
3. Nach der Genehmigung können sie von ihrem eigenen Konto aus auf Ihren Posteingang zugreifen — ein Passwortwechsel ist nicht erforderlich.

Vorteile:

• Nativ in Gmail — keine Installation erforderlich.
• Passwortfreie Delegation.
• Delegierte können in Ihrem Namen Nachrichten lesen, senden und archivieren.

Nachteile:

• Keine Echtzeiteinsicht darüber, wer was bearbeitet. Alle Delegierten können dieselben Nachrichten sehen, aber es gibt keine integrierte Koordination — keine Verantwortung, keine Aufgaben, keine Statusverfolgung.
• Es gibt keinen Prüfpfad außer „Gesendet von“ -Labels. Benutzer können sehen, wer geantwortet hat, aber nicht, wer etwas gelesen, ignoriert oder gelöscht hat.
• Suche, Filter und Labels bleiben persönlich. Delegierte arbeiten in Ihrer Umgebung, nicht in einer gemeinsamen Umgebung. Was sie benennen oder organisieren, wird nicht auf die Benutzer übertragen.
• Keine zentrale Steuerung oder Skalierbarkeit. Die Delegierung erfolgt eins zu eins oder von wenigen zu eins. Sie können sie nicht für mehrere Teams, große Workflows oder hohe Volumina operationalisieren.

Methode 2: Senden eines sicheren E-Mail-Permalinks mit einer Gmail-Erweiterung wie Gmelius

Diese Methode ist ideal, wenn Benutzer an einer bestimmten E-Mail oder einem bestimmten Thread zusammenarbeiten müssen, ohne ihren gesamten Posteingang zu durchsuchen oder durch endlose Weiterleitungen Verwirrung zu stiften.

Mit Gmelius können Sie einen sicheren Permalink zu einer Gmail-Konversation generieren, den Sie dann mit einem Teamkollegen auf jeder Plattform teilen können. Da dein Teamkollege Teil desselben ist geteilter Posteingang, können sie auf den Link klicken und den betreffenden E-Mail-Thread sehen, ohne die Sicherheit zu gefährden.

So funktioniert das:

1. Installieren Sie den Gmelius-Erweiterung für Gmail.
2. Fügen Sie Teamkollegen als Teilnehmer des gemeinsamen Posteingangs hinzu.
3. Öffnen Sie den E-Mail-Thread, den Sie teilen möchten.
4. Klicken Sie oben rechts auf das Linksymbol — GMELIUS generiert eine sichere URL.

‍

‍

5. Sende diesen Link per Slack, E-Mail oder einer beliebigen Messaging-App an deinen Teamkollegen.

‍

‍

6. Sie klicken auf den Link und sehen sich den Thread an von ihrem eigenen Konto, keine Weiterleitung, kein Zugriff auf Ihren Posteingang, keine Kompromisse.

‍

‍

Es ist wie das Teilen eines Google-Dokuments, aber für E-Mail-Threads.

Vorteile:

• Granulare Steuerung: Teile nur das, was nötig ist, nicht deinen gesamten Posteingang.
• Kein Teilen von Passwörtern: Teilnehmer des geteilten Posteingangs können automatisch den gesamten Thread sehen.
• Größerer Kontext: Anstatt eine einzelne E-Mail zu teilen, bietet der Zugriff auf die Konversation einen größeren Kontext.‍
• Funktionsübergreifende Sichtbarkeit: Teilen Sie Kundengespräche zwischen Vertriebs-, Support- und Produktteams.

Einschränkungen:

• Für den vollen Funktionsumfang müssen beide Parteien die Gmelius-Erweiterung verwenden.
• Am besten geeignet für Teamumgebungen und nicht für den externen Austausch mit Kunden.

So arbeiten Sie mithilfe eines gemeinsamen Posteingangs sicher mit Ihren Teamkollegen zusammen

Neben der gemeinsamen Nutzung des E-Mail-Zugriffs benötigen Teams auch Klarheit darüber, wer antwortet, wem was gehört und ob etwas übersehen wird. Ein gemeinsam genutzter Posteingang löst dieses Problem. Anstatt E-Mails weiterzureichen, arbeitet das gesamte Team vom selben Ort aus und hat vollen Einblick in jede Konversation.

Die Notwendigkeit, den E-Mail-Zugriff sicher zu teilen, ist weit verbreitet signalisieren Sie, dass Sie einen gemeinsamen Posteingang benötigen. Mit Gmelius können Benutzer Folgendes erreichen:

• Echte Transparenz: Jeder im Team kann Konversationen sehen, zuweisen und verwalten, ohne sich gegenseitig auf die Zehen zu treten.
• Keine Weiterleitungen oder BCCs mehr: Beseitigen Sie Unordnung, Verwirrung und versehentliche Antworten mit KI-gestützter automatisierter Weiterleitung von E-Mails.
• Interne Notizen und Tags: Arbeiten Sie innerhalb von E-Mail-Threads zusammen, ohne Gmail zu verlassen.
• Updates in Echtzeit: Erfahren Sie, wann jemand auf einen Thread antwortet, und vermeiden Sie doppelte Antworten.
• Rechenschaftslegung: Weisen Sie Eigentümer zu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest und verfolgen Sie Leistungskennzahlen wie die Antwortzeit.

Diese Methode ist auch sicherer als das Teilen des E-Mail-Zugriffs mithilfe von DIY-Techniken.

• Keine gemeinsamen Logins oder Gruppenpasswörter.
• Rollenbasierter Zugriff — Sie entscheiden, wer was sieht.
• Zentralisierte Auditprotokolle — einfach für Compliance und Governance.

Installation der Gmelius-Erweiterung für Gmail

Irgendwann muss jedes Teammitglied eine E-Mail, einen Thread oder seinen gesamten Posteingang teilen. Aber wie Sie das tun — sicher, skalierbar und intelligent — liegt ganz bei Ihnen. Durch die Installation der Gmelius-Erweiterung schützen Sie nicht nur Ihre E-Mails. Sie verwandeln es in eine sichere Plattform für die Zusammenarbeit, in der der Zugriff stets kontrolliert wird und Transparenz niemals auf Kosten der Sicherheit geht.

Die Einrichtung von Gmelius dauert weniger als 2 Minuten. Testen Sie es kostenlos.