Des boîtes de réception désorganisées rendent inévitable une forme de mauvaise communication professionnelle. Si certaines erreurs peuvent être négligées, d'autres situations ne laissent aucune place à l'erreur. Les temps de réponse aux e-mails augmentent, les projets sont retardés et vous pourriez devoir de l'argent si les objectifs des accords de niveau de service (SLA) ne sont pas atteints.
Les employeurs soulignent que les solutions à ces problèmes problèmes de communication par e-mail doivent être clairement communiquées à tous les membres de l'équipe sous forme de procédures standardisées avant de se lancer dans des projets plus importants. Mais d'abord, vous devez être capable d'identifier les problèmes de communication par e-mail avant votre équipe peut les résoudre. Voici comment procéder.
Communication par e-mail inefficace dans les environnements virtuels
Dans un environnement virtuel, où les membres de l'équipe ne peuvent pas simplement se rendre au bureau d'un collègue et lui poser des questions, les problèmes de communication par e-mail peuvent souvent être plus difficiles. L'environnement virtuel s'appuie souvent sur le courrier électronique comme canal principal de communication. Quand les employés utilisent le courrier électronique de manière inefficace, elle désorganise les boîtes de réception et affecte directement et négativement la productivité.
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Comment éviter les problèmes de communication par e-mail
Le courrier électronique est un excellent moyen de communication lorsqu'ils sont utilisés à des fins appropriées et organisés correctement. Il est important de trouver les réponses aux questions suivantes :
- Quels types de messages sont les mieux adaptés au courrier électronique ?
- Comment votre équipe peut-elle organiser au mieux ses boîtes de réception ?
L'un des facteurs susceptibles d'aggraver les problèmes de communication par courrier électronique est la sélection du mauvais canal pour les messages. Si votre message nécessite une réponse immédiate, utilisez un canal tel que Slack ou Groupes Google au lieu d'un e-mail.
Un autre niveau de complication se produit lorsque les messages ne sont pas classés par des filtres, des libellés ou des balises. Par conséquent, pour éviter courriel en cas de problèmes de communication, vous devrez prendre du recul et évaluer l'efficacité du style de communication global de votre équipe.
- First identify the types of communication your team uses regularly
Make a list. Some great examples include:- Group project benchmarks, progress, problems, goals
- Individual team member roles and responsibilities
- Meeting times, agendas, action items
- Client conversations, input, feedback
- Task statuses
- Determine which ones should be sent via email
Email Other Channels Communication to external sources 
Information for
- Clients
- Other Teams
- Large Groups
Communication to internal team - Slack for quick communication
- Google Calendar for meeting invitations
- Zoom and Google Meet for meetings
- Determine if an email feature can improve communication.
Evaluate the information in your email to determine if it might benefit from native Gmail or other software features. Consider the following:- Does this information need to be seen by one person or multiple people?
Use a distribution list or a shared inbox for multiple recipients - Will this email need to be grouped with other messages containing similar information?
If the answer is yes,create a label to assign a category for all the information in question. This makes it easier to find all related documents. - Will this email be sent only once, or will you reuse it multiple times?
If the email needs to be sent multiple times with few changes, make it a template!
- Does this information need to be seen by one person or multiple people?
Évaluez les informations contenues dans votre e-mail pour déterminer s'il peut bénéficier des fonctionnalités natives de Gmail ou d'autres fonctionnalités logicielles. Tenez compte des points suivants :
- Ces informations doivent-elles être consultées par une ou plusieurs personnes ?
Utilisez une liste de distribution ou boîte de réception partagée pour plusieurs destinataires.
- Cet e-mail devra-t-il être groupé avec d'autres messages contenant des informations similaires ?
Si la réponse est « oui », créer une étiquette pour attribuer une catégorie à toutes les informations en question. Cela permet de retrouver plus facilement tous les documents connexes.
- Cet e-mail ne sera-t-il envoyé qu'une seule fois ou le réutiliserez-vous plusieurs fois ?
Si l'e-mail doit être envoyé plusieurs fois avec peu de modifications, faites-en un modèle !
Une fois que toutes vos informations sont organisées, il est temps de réunir l'équipe et de l'informer des changements. Dites-leur quels types de communication utiliseront le courrier électronique et où trouver toutes les informations nécessaires. Si vous permettez aux membres de votre équipe de trouver plus facilement des informations, ils seront en mesure de répondre rapidement aux e-mails de manière plus claire et plus efficace.
Utilisations inefficaces du courrier électronique
Les entreprises dont les employés ont des boîtes de réception désorganisées seront probablement confrontées à des problèmes de communication par courrier électronique, tels que des délais de réponse retardés, un manque de clarté et des opportunités de vente manquées à cause de la vague de messages qui surchargent régulièrement les boîtes de réception.
- Utiliser le courrier électronique pour toutes les formes de communication
Bien que l'utilisation du courrier électronique ne soit pas efficace pour chaque type de communication, l'inverse : éviter tous l'utilisation du courrier électronique est également inefficace. De plus, de simples changements dans les habitudes de travail quotidiennes peuvent améliorer la communication au sein de l'équipe de façon exponentielle. Bref, évitez :
- Conserver toutes les conversations dans une seule boîte de réception
- Envoyer le même e-mail individuellement à plusieurs personnes
- Organiser chaque boîte de réception de la même manière
Étant donné que chaque boîte de réception a un objectif différent, il peut être inefficace d'organiser chaque boîte de réception de la même manière. En utilisant Gmelius peut vous aider, vous et votre équipe, à éviter les problèmes de communication par e-mail. Tu peux demander une démo, ou notre propre équipe d'experts peut vous présenter les fonctionnalités, les intégrations et les analyses disponibles afin de sélectionner la configuration la mieux adaptée aux besoins de votre équipe. Notre objectif est de créer un espace de travail virtuel fluide, depuis vos comptes Gmail existants, que vous puissiez utiliser pour dépasser vos attentes au quotidien.
Si votre équipe rencontre des problèmes de communication par e-mail, découvrez la variété de fonctionnalités et d'intégrations que Gmelius peut offrir !
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