Unorganisierte E-Mail-Postfächer machen eine Form von beruflicher Fehlkommunikation unvermeidlich. Während einige Fehler übersehen werden können, lassen andere Situationen keinen Raum für Fehler. Die Antwortzeiten auf E-Mails verlängern sich, Projekte verzögern sich und Sie könnten Geld schulden, wenn die Ziele des Service Level Agreements (SLA) nicht erreicht werden.
Arbeitgeber betonen, dass Lösungen für diese Probleme bei der E-Mail-Kommunikation müssen allen Teammitgliedern als standardisierte Verfahren klar mitgeteilt werden, bevor größere Projekte in Angriff genommen werden. Zunächst müssen Sie jedoch in der Lage sein, E-Mail-Kommunikationsprobleme zuvor zu identifizieren dein Team kann sie lösen. So geht's.
Ineffektive E-Mail-Kommunikation in virtuellen Umgebungen
In einer virtuellen Umgebung, in der Teammitglieder nicht einfach zum Schreibtisch eines Kollegen gehen und ihm Fragen stellen können, können E-Mail-Kommunikationsprobleme oft schwieriger sein. Die virtuelle Umgebung verlässt sich oft auf E-Mail als Hauptkanal der Kommunikation. Wann Mitarbeiter nutzen E-Mails ineffektiv, es führt dazu, dass Posteingänge unorganisiert werden, was sich direkt — und negativ — auf die Produktivität auswirkt.
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So verhindern Sie Probleme bei der E-Mail-Kommunikation
E-Mail ist ein großartiges Kommunikationsmittel wenn sie für geeignete Zwecke verwendet und ordnungsgemäß organisiert sind. Es ist wichtig, die Antworten auf die folgenden Fragen zu finden:
- Welche Arten von Nachrichten eignen sich am besten für E-Mails?
- Wie kann Ihr Team seine E-Mail-Postfächer am besten organisieren?
Ein Faktor, der Probleme bei der E-Mail-Kommunikation verstärken kann, ist die Auswahl des falschen Kanals für Nachrichten. Wenn Ihre Nachricht eine sofortige Antwort erfordert, verwenden Sie einen Kanal wie Slack oder Google-Gruppen statt E-Mail.
Eine weitere Komplikationsebene tritt auf, wenn Nachrichten nicht über Filter, Labels oder Tags kategorisiert werden. Deshalb, um zu verhindern E-Mail senden Bei Kommunikationsproblemen müssen Sie einen Schritt zurücktreten und die Wirksamkeit des gesamten Kommunikationsstils Ihres Teams bewerten.
- First identify the types of communication your team uses regularly
Make a list. Some great examples include:- Group project benchmarks, progress, problems, goals
- Individual team member roles and responsibilities
- Meeting times, agendas, action items
- Client conversations, input, feedback
- Task statuses
- Determine which ones should be sent via email
Email Other Channels Communication to external sources 
Information for
- Clients
- Other Teams
- Large Groups
Communication to internal team - Slack for quick communication
- Google Calendar for meeting invitations
- Zoom and Google Meet for meetings
- Determine if an email feature can improve communication.
Evaluate the information in your email to determine if it might benefit from native Gmail or other software features. Consider the following:- Does this information need to be seen by one person or multiple people?
Use a distribution list or a shared inbox for multiple recipients - Will this email need to be grouped with other messages containing similar information?
If the answer is yes,create a label to assign a category for all the information in question. This makes it easier to find all related documents. - Will this email be sent only once, or will you reuse it multiple times?
If the email needs to be sent multiple times with few changes, make it a template!
- Does this information need to be seen by one person or multiple people?
Prüfen Sie die Informationen in Ihrer E-Mail, um festzustellen, ob native Gmail- oder andere Softwarefunktionen für sie von Vorteil sein könnten. Beachten Sie Folgendes:
- Müssen diese Informationen von einer Person oder mehreren Personen eingesehen werden?
Verwenden Sie eine Verteilerliste oder eine geteilter Posteingang für mehrere Empfänger.
- Muss diese E-Mail mit anderen Nachrichten gruppiert werden, die ähnliche Informationen enthalten?
Wenn die Antwort ja ist, ein Etikett erstellen um allen fraglichen Informationen eine Kategorie zuzuweisen. Dies erleichtert das Auffinden aller zugehörigen Dokumente.
- Wird diese E-Mail nur einmal gesendet oder werden Sie sie mehrmals wiederverwenden?
Wenn die E-Mail mehrfach mit wenigen Änderungen gesendet werden muss, mach daraus eine Vorlage!
Sobald alle Ihre Informationen organisiert sind, ist es an der Zeit, das Team zusammenzustellen und es über die Änderungen zu informieren. Teilen Sie ihnen mit, für welche Kommunikationsarten E-Mails verwendet werden und wo sie alle erforderlichen Informationen finden. Wenn Sie es Ihren Teammitgliedern erleichtern, Informationen zu finden, sind sie in der Lage, E-Mails schneller und klarer und effektiver zu beantworten.
Ineffektive E-Mail-Nutzungen
Unternehmen mit Mitarbeitern mit unorganisierten Postfächern werden wahrscheinlich unter E-Mail-Kommunikationsproblemen leiden, wie z. B. verzögerte Reaktionszeiten, mangelnde Klarheit und verpasste Verkaufschancen, die durch die Flut von Nachrichten, die regelmäßig die Posteingänge überfüllen, verloren gehen.
- E-Mail für alle Formen der Kommunikation verwenden
Die Verwendung von E-Mails ist zwar nicht wirksam für jeden Art der Kommunikation, umgekehrt — vermeiden alles E-Mail-Nutzung — ist ebenfalls unwirksam. Darüber hinaus können einige einfache Änderungen der täglichen Arbeitsgewohnheiten die Teamkommunikation exponentiell verbessern. Kurz gesagt, vermeiden Sie:
- Alle Konversationen in einem Posteingang aufbewahren
- Dieselbe E-Mail einzeln an mehrere Personen senden
- Organisieren Sie jeden Posteingang auf die gleiche Weise
Da jeder Posteingang einen anderen Verwendungszweck hat, kann es ineffektiv sein, jeden Posteingang auf dieselbe Weise zu organisieren. Verwenden Gmelius kann Ihnen und Ihrem Team helfen, E-Mail-Kommunikationsprobleme zu vermeiden. Du kannst fordern Sie eine Demo an, oder unser eigenes Expertenteam kann Sie durch die verfügbaren Funktionen, Integrationen und Analysen führen, um die beste Konfiguration auszuwählen, die den Anforderungen Ihres Teams entspricht. Unser Ziel ist es, aus Ihren bestehenden Gmail-Konten heraus einen nahtlosen virtuellen Arbeitsplatz zu schaffen, den Sie nutzen können, um Ihre Erwartungen täglich zu übertreffen.
Wenn dein Team Probleme mit der E-Mail-Kommunikation hat, sieh dir die Vielfalt der Funktionen und Integrationen an, die Gmelius zu bieten hat!
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