Caixas de entrada de e-mail desorganizadas tornam inevitável alguma forma de falha de comunicação profissional. Embora alguns erros possam ser ignorados, outras situações não deixam espaço para erros. Os tempos de resposta dos e-mails aumentam, os projetos são adiados e você pode ficar devendo dinheiro se as metas do Acordo de Nível de Serviço (SLA) não forem cumpridas.
Os empregadores enfatizam que as soluções para esses problemas de comunicação por e-mail devem ser comunicados claramente a todos os membros da equipe como procedimentos padronizados antes de se aprofundar em projetos maiores. Mas primeiro, você deve ser capaz de identificar problemas de comunicação por e-mail antes sua equipe pode resolvê-los. Veja como.
Comunicação ineficaz por e-mail em ambientes virtuais
Em um ambiente virtual, em que os membros da equipe não podem simplesmente ir até a mesa de um colega de trabalho e fazer perguntas, os problemas de comunicação por e-mail geralmente podem ser mais desafiadores. O ambiente virtual geralmente usa o e-mail como canal principal da comunicação. Quando funcionários usam e-mail de forma ineficaz, faz com que as caixas de entrada fiquem desorganizadas e afeta direta e negativamente a produtividade.
Quer impulsionar a comunicação da sua equipe? Experimente Gmelius de graça!
Como evitar problemas de comunicação por e-mail
O e-mail é um ótimo meio de comunicação quando usado para fins apropriados e organizado adequadamente. É importante identificar as respostas para as seguintes perguntas:
- Quais tipos de mensagens são mais adequados para e-mail?
- Como sua equipe pode organizar melhor suas caixas de entrada de e-mail?
Um fator que pode ampliar os problemas de comunicação por e-mail é selecionar o canal errado para as mensagens. Se sua mensagem exigir uma resposta imediata, use um canal como Slack ou Grupos do Google em vez de e-mail.
Outra camada de complicação ocorre quando as mensagens não são categorizadas por meio de filtros, rótulos ou tags. Portanto, para evitar e-mail problemas de comunicação: você precisará dar um passo atrás e avaliar a eficácia do estilo geral de comunicação da sua equipe.
- First identify the types of communication your team uses regularly
Make a list. Some great examples include:- Group project benchmarks, progress, problems, goals
- Individual team member roles and responsibilities
- Meeting times, agendas, action items
- Client conversations, input, feedback
- Task statuses
- Determine which ones should be sent via email
Email Other Channels Communication to external sources 
Information for
- Clients
- Other Teams
- Large Groups
Communication to internal team - Slack for quick communication
- Google Calendar for meeting invitations
- Zoom and Google Meet for meetings
- Determine if an email feature can improve communication.
Evaluate the information in your email to determine if it might benefit from native Gmail or other software features. Consider the following:- Does this information need to be seen by one person or multiple people?
Use a distribution list or a shared inbox for multiple recipients - Will this email need to be grouped with other messages containing similar information?
If the answer is yes,create a label to assign a category for all the information in question. This makes it easier to find all related documents. - Will this email be sent only once, or will you reuse it multiple times?
If the email needs to be sent multiple times with few changes, make it a template!
- Does this information need to be seen by one person or multiple people?
Avalie as informações em seu e-mail para determinar se ele pode se beneficiar do Gmail nativo ou de outros recursos de software. Considere o seguinte:
- Essas informações precisam ser vistas por uma ou várias pessoas?
Use uma lista de distribuição ou uma caixa de entrada compartilhada para vários destinatários.
- Esse e-mail precisará ser agrupado com outras mensagens contendo informações semelhantes?
Se a resposta for sim, criar um rótulo para atribuir uma categoria para todas as informações em questão. Isso facilita a localização de todos os documentos relacionados.
- Esse e-mail será enviado apenas uma vez ou você o reutilizará várias vezes?
Se o e-mail precisar ser enviado várias vezes com poucas alterações, faça disso um modelo!
Depois que todas as informações estiverem organizadas, é hora de reunir a equipe e informá-la sobre as mudanças. Informe a eles quais tipos de comunicação usarão o e-mail e onde encontrar todas as informações necessárias. Se você facilitar a localização de informações pelos membros da sua equipe, eles estarão preparados para responder rapidamente aos e-mails de maneira mais clara e eficaz.
Usos ineficazes de e-mail
As empresas que têm funcionários com caixas de entrada desorganizadas provavelmente sofrerão com problemas de comunicação por e-mail, como atrasos nos tempos de resposta, falta de clareza e oportunidades de vendas perdidas na maré de mensagens que regularmente superlotam as caixas de entrada.
- Usando e-mail para todas as formas de comunicação
Embora o uso de e-mail não seja eficaz para cada tipo de comunicação, o inverso — evitando tudo uso de e-mail — também é ineficaz. Além disso, algumas mudanças simples nos hábitos de trabalho diários podem melhorar exponencialmente a comunicação da equipe. Resumindo, evite:
- Manter todas as conversas em uma caixa de entrada
- Enviar o mesmo e-mail individualmente para várias pessoas
- Organizando cada caixa de entrada da mesma forma
Como cada caixa de entrada tem uma finalidade diferente, pode ser ineficaz organizar cada caixa de entrada da mesma maneira. Usando Gmelius pode ajudar você e sua equipe a evitar problemas de comunicação por e-mail. Você pode solicite uma demonstração, ou nossa própria equipe de especialistas pode orientá-lo sobre os recursos, integrações e análises disponíveis para selecionar a melhor configuração para atender às necessidades da sua equipe. Nosso objetivo é criar um local de trabalho virtual perfeito, a partir de suas contas existentes do Gmail, que você possa usar para superar as expectativas diariamente.
Se sua equipe sofre de problemas de comunicação por e-mail, confira a variedade de recursos e integrações que o Gmelius pode oferecer!
Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
