Como aproveitar os benefícios da automação de e-mail para seus projetos e equipes

O trabalhador médio gasta 209 minutos um dia verificando seu e-mail de trabalho. São quase 3,5 horas por dia gastas verificando, classificando e respondendo e-mails, sem incluir o tempo necessário para comunicar tarefas aos membros da equipe em outras plataformas. Se você achar que sua equipe está gastando muito tempo lendo e-mails, considere implementar a automação de e-mail.

A automação de e-mail pode ajudar a aumentar a eficiência do fluxo de trabalho da sua equipe, reduzindo tarefas demoradas, acelerando os tempos de resposta e melhorando a colaboração. Este artigo explorará os muitos benefícios da automação de e-mail e como sua equipe pode aproveitá-los.

O que é automação de e-mail?

A automação de e-mail é o ato de automatizar processos por meio de um conjunto predeterminado de ações para reduzir as tarefas manuais. A automação permite que os membros da equipe simplifiquem tarefas trabalhosas, economizem tempo e melhorem o fluxo de trabalho. Por exemplo, sua equipe pode usar Grupos do Google ou um caixa de entrada compartilhada para gerenciar e-mails recebidos. Isso pode fazer com que sua equipe esteja de olho em uma caixa de entrada vinculada a um endereço de e-mail, por exemplo, support@ ou info@.

Ao usar a automação de e-mail, você pode agilizar as tarefas manuais. Por exemplo, criar regras e ajustar configurações para enviar ou atribuir e-mails e tarefas automaticamente aos membros apropriados da equipe pode otimizar a colaboração no projeto. Embora esse método de automação de e-mail possa ser ótimo para solucionar dúvidas de suporte ao cliente, ele também é altamente benéfico para sua equipe interna.

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Os benefícios da automação de e-mail

Com a tecnologia moderna, todos estão procurando uma maneira mais rápida e fácil de trabalhar. As palavras se tornam siglas e as conversas telefônicas se tornam textos. Os e-mails não são exceção a isso. Embora o e-mail possa eliminar a necessidade de uma longa discussão e resposta imediata, a sobrecarga de e-mail pode desviar a atenção das responsabilidades críticas do trabalho. Insira a automação de e-mail.

Automação de e-mail pode ajudar a minimizar o trabalho braçal usando a tecnologia para automatizar respostas e delegar tarefas. Processos automatizados podem ajudar as empresas a melhorar a produtividade e economizar tempo em tarefas domésticas para permitir mais tempo para colaborar de forma eficiente. A automação de e-mail economiza tempo e aumenta a produtividade da sua equipe ao reduzir o trabalho pesado para ter mais tempo para as tarefas diárias. A automação de e-mail pode ajudar sua equipe a:

Delegar tarefas

O e-mail é a principal fonte para muitas empresas receberem tarefas de clientes ou membros internos da equipe. A tarefa é então comunicada aos outros membros da equipe encaminhando ou copiando e colando o e-mail em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Além disso, talvez seja necessário enviar e-mails ou mensagens de acompanhamento para garantir que eles tenham recebido a tarefa e entendam a data de entrega. Essas mensagens podem envolver plataformas diferentes (como Slack ou Google Chat), adicionando mais variáveis.

Esse processo por si só pode tirar um tempo valioso do seu dia. Embora os poucos minutos necessários não pareçam longos, muitas vezes você precisa coordenar mais de uma tarefa por dia. Antes que você perceba, metade do seu dia foi dedicada ao encaminhamento de e-mails e à delegação de tarefas.

Ao usar uma caixa de entrada compartilhada ou colaborativa, a automação de e-mail permite que os e-mails recebidos sejam atribuídos a um membro específico da equipe com base nos critérios do e-mail, como a linha de assunto ou o conteúdo do e-mail.

Por exemplo, suponha que o chefe da equipe de suporte seja designado para abordar questões e tarefas de suporte. Nesse caso, o e-mail pode ser automatizado para ir diretamente para a caixa de entrada desse membro da equipe se o conteúdo ou a linha de assunto incluírem a palavra “suporte”. A automação de e-mail permite uma delegação mais fácil para responsabilizar os membros da equipe por suas tarefas, eliminando o incômodo de encaminhar e enviar e-mails.

Gerencie projetos de forma colaborativa

Gerenciar projetos pode se tornar muito difícil quando se trabalha como uma equipe remota ou híbrida. Embora o Zoom e o Google Meet possam ajudar a unir os membros da equipe, isso não é o mesmo que se reunir pessoalmente. Isso pode fazer com que você busque uma ferramenta on-line de gerenciamento de projetos para ajudar a delegar tarefas e permitir que os membros da equipe vejam o que precisa ser concluído e quando.

Usando o Gmail, você pode ter utilizado o Google Workspace ou outras funcionalidades para gerenciar projetos. Isso pode exigir que você pesquise outros aplicativos fora da plataforma do Gmail para gerenciar projetos.

A solução?

Encontre um ferramenta de gerenciamento de projetos que se integra ao Gmail da sua equipe para ajudar a organizar projetos e colaborar por meio de uma plataforma. Gmelius, uma ferramenta de colaboração por e-mail, funciona diretamente na sua caixa de entrada do Gmail para atribuir e-mails como tarefas, que podem então ser implementadas nos painéis Kanban do Gmail.

Quadros Kanban ofereça um espaço de trabalho visual para sua equipe atribuir cartões de tarefas e ver o progresso de um projeto. A automação pode ser utilizada com um quadro Kanban do Gmail atribuindo colunas automaticamente e ajustando as configurações. Depois que um projeto é concluído, o status é atualizado em tempo real. Os membros da equipe podem receber cartões de tarefas e receber notificações sobre o status do projeto.

Trabalhe sem distrações

Todos os dias, um excesso de tarefas pode lotar sua caixa de entrada. Pode ser difícil lidar com cada um deles. E todo mundo trabalha de forma diferente. Alguns podem optar por adiar todas as notificações enquanto trabalham em uma tarefa para eliminar distrações.

Outros podem sentir a necessidade de endereçar cada e-mail à medida que ele chega para reduzir a bagunça na caixa de entrada e ficar atento às consultas recebidas. A automação ajuda as equipes a terem o melhor dos dois mundos. Por exemplo, você pode configurar mensagens automáticas se os membros da equipe tiverem dúvidas, mas você sabe que eles não precisarão de respostas imediatas. Aqui está um exemplo:

”Recebi sua mensagem e entrarei em contato assim que possível.”

Isso permite que o remetente saiba que a mensagem chegou à sua caixa de entrada e será tratada adequadamente. A beleza da comunicação assíncrona é que os colegas não esperam uma resposta imediata se enviarem um e-mail para você. Agora você pode lidar com as consultas quando estiver pronto e eliminar os e-mails recebidos como distrações.

Economize tempo

A automação de e-mail pode ajudar a reduzir o tempo necessário para responder a e-mails e delegar tarefas para que você e sua equipe tenham o tempo necessário para voltar ao dia. A automação pode reduzir o tempo gasto na verificação de e-mails enviando respostas programadas e atribuindo tarefas automaticamente a simplifique seu fluxo de trabalho e permitem que você se concentre em tarefas mais urgentes.

Automatize seu fluxo de trabalho com o Gmelius

Agora que discutimos os benefícios da automação de e-mail, você pode estar se perguntando como implementar esse processo para sua equipe. A automação de e-mail pode ser implementada com o Gmelius, uma ferramenta de colaboração por e-mail que se encaixa perfeitamente na sua plataforma do Gmail, portanto, não há necessidade de alternar entre aplicativos, simplificando a colaboração em sua empresa, tudo dentro do Gmail. O uso do Gmelius permitirá que você:

• Coloque suas operações no piloto automático automatizando os processos do dia a dia em várias plataformas.
• Configure respostas automáticas para simplificar as tarefas e melhorar os tempos de resposta.
• Defina metas baseadas no tempo com as regras de SLA para garantir que suas equipes priorizem conversas de alto valor e atinjam as metas internas de desempenho.

Os benefícios da automação de e-mail são infinitos e podem criar resultados poderosos para sua equipe. Ao considerar sua próxima ferramenta de gerenciamento de e-mail que envolve automação para trabalhar de forma mais colaborativa, considere o Gmelius. Reduza o tempo desnecessário gasto com e-mails e melhore o fluxo de trabalho da sua equipe com a ferramenta de gerenciamento de e-mail da Gmelius.

Os benefícios da automação de e-mail podem impactar muito a forma como sua equipe colabora em projetos.
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