So nutzen Sie die Vorteile der E-Mail-Automatisierung für Ihre Projekte und Teams

Der durchschnittliche Arbeitnehmer gibt aus 209 Minuten einen Tag, an dem sie ihre Arbeits-E-Mails checken. Das sind fast 3,5 Stunden pro Tag, die damit verbracht werden, E-Mails zu überprüfen, zu sortieren und zu beantworten, ohne die Zeit einzubeziehen, die benötigt wird, um Aufgaben an Teammitglieder auf anderen Plattformen zu kommunizieren. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Team zu viel Zeit damit verbringt, E-Mails zu bearbeiten, sollten Sie die Implementierung von E-Mail-Automatisierung in Betracht ziehen.

E-Mail-Automatisierung kann dazu beitragen, die Effizienz des Workflows Ihres Teams zu steigern, indem zeitaufwändige Aufgaben reduziert, die Reaktionszeiten beschleunigt und die Zusammenarbeit verbessert werden. In diesem Artikel werden die vielen Vorteile der E-Mail-Automatisierung untersucht und wie Ihr Team sie nutzen kann.

Was ist E-Mail-Automatisierung?

E-Mail-Automatisierung ist der Vorgang der Automatisierung von Prozessen durch eine vordefinierte Reihe von Aktionen, um manuelle Aufgaben zu reduzieren. Die Automatisierung ermöglicht es den Teammitgliedern, arbeitsintensive Aufgaben zu rationalisieren, Zeit zu sparen und den Arbeitsablauf zu verbessern. Ihr Team kann zum Beispiel Folgendes verwenden Google-Gruppen oder ein geteilter Posteingang um eingehende E-Mails zu verwalten. Dies kann bedeuten, dass Ihr Team einen Posteingang im Auge hat, der an eine E-Mail-Adresse gebunden ist, z. B. support@ oder info@.

Wenn Sie E-Mail-Automatisierung verwenden, können Sie manuelle Aufgaben beschleunigen. Beispielsweise können Sie die Projektzusammenarbeit optimieren, indem Sie Regeln erstellen und Einstellungen anpassen, um E-Mails und Aufgaben automatisch an die entsprechenden Teammitglieder zu senden oder diesen zuzuweisen. Diese Methode der E-Mail-Automatisierung eignet sich zwar hervorragend, um Kundendienstanfragen zu beantworten, ist aber auch für Ihr internes Team von großem Vorteil.

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Die Vorteile der E-Mail-Automatisierung

Mit moderner Technologie sucht jeder nach einer schnelleren und einfacheren Möglichkeit, seine Arbeit zu erledigen. Wörter werden zu Akronymen und Telefongespräche zu Texten. E-Mails sind da keine Ausnahme. Während E-Mails eine lange Diskussion und sofortige Antwort überflüssig machen können, kann eine Überlastung von E-Mails von wichtigen Aufgaben ablenken. Geben Sie E-Mail-Automatisierung ein.

E-Mail-Automatisierung kann dazu beitragen, den Aufwand zu minimieren, indem Technologien eingesetzt werden, um Antworten zu automatisieren und Aufgaben zu delegieren. Automatisierte Prozesse können Unternehmen dabei helfen, ihre Produktivität zu steigern und Zeit für untergeordnete Aufgaben zu sparen, sodass mehr Zeit für eine effiziente Zusammenarbeit bleibt. E-Mail-Automatisierung spart Zeit und erhöht die Produktivität Ihres Teams, indem sie die lästige Arbeit reduziert, sodass mehr Zeit für alltägliche Aufgaben bleibt. E-Mail-Automatisierung kann Ihrem Team helfen:

Aufgaben delegieren

E-Mail ist für viele Unternehmen die Hauptquelle, um Aufgaben von Kunden oder internen Teammitgliedern zu erhalten. Die Aufgabe wird dann an andere Teammitglieder weitergegeben, indem die E-Mail weitergeleitet oder per CC-C weitergeleitet oder kopiert und in ein Projektmanagement-Tool eingefügt wird.

Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise Folge-E-Mails oder -Nachrichten senden, um sicherzustellen, dass die Person den Auftrag erhalten hat und das Fälligkeitsdatum verstanden hat. Diese Nachrichten können verschiedene Plattformen betreffen (wie Slack oder Google Chat), wodurch weitere Variablen hinzugefügt werden.

Allein dieser Vorgang kann Ihrem Tag wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Die wenigen Minuten, die es dauern kann, scheinen zwar nicht lang zu sein, aber Sie müssen oft mehr als eine Aufgabe pro Tag koordinieren. Ehe Sie sich versehen, ist die Hälfte Ihres Tages für das Weiterleiten von E-Mails und das Delegieren von Aufgaben vorgesehen.

Wenn Sie einen gemeinsamen oder kollaborativen Posteingang verwenden, ermöglicht die E-Mail-Automatisierung, dass eingehende E-Mails anhand der Kriterien der E-Mail, z. B. der Betreffzeile oder des E-Mail-Inhalts, einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden.

Nehmen wir zum Beispiel an, der Leiter des Support-Teams ist für die Bearbeitung von Support-Fragen und -Aufgaben zuständig. In diesem Fall kann die E-Mail so automatisiert werden, dass sie direkt in den Posteingang dieses Teammitglieds geht, wenn der Inhalt oder die Betreffzeile das Wort „Support“ enthält. Die E-Mail-Automatisierung ermöglicht eine einfachere Delegierung, um Teammitglieder für ihre Aufgaben zur Rechenschaft zu ziehen, sodass das lästige Weiterleiten und Versenden von E-Mails entfällt.

Projekte gemeinsam verwalten

Die Verwaltung von Projekten kann sehr schwierig werden, wenn Sie als Remote- oder Hybrid-Team arbeiten. Zoom und Google Meet können zwar dabei helfen, Teammitglieder zusammenzubringen, aber das ist nicht dasselbe wie ein persönliches Treffen. Dies kann dazu führen, dass Sie nach einem Online-Projektmanagement-Tool suchen, das Ihnen hilft, Aufgaben zu delegieren und den Teammitgliedern zu zeigen, was wann erledigt werden muss.

Mithilfe von Gmail haben Sie möglicherweise Google Workspace oder andere Funktionen zur Verwaltung von Projekten verwendet. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise nach anderen Apps außerhalb der Gmail-Plattform suchen, um Projekte zu verwalten.

Die Lösung?

Finde einen Projektmanagement-Tool das in Gmail Ihres Teams integriert ist, um Projekte zu organisieren und über eine Plattform zusammenzuarbeiten. Gmelius, ein Tool zur E-Mail-Zusammenarbeit, funktioniert direkt in Ihrem Gmail-Posteingang, um E-Mails als Aufgaben zuzuweisen, die dann in Gmail-Kanban-Boards implementiert werden können.

Kanban-Tafeln Bieten Sie Ihrem Team einen visuellen Arbeitsbereich, in dem Sie Aufgabenkarten zuweisen und den Fortschritt eines Projekts verfolgen können. Die Automatisierung kann mit einem Gmail-Kanban-Board genutzt werden, indem automatisch Spalten zugewiesen und Einstellungen angepasst werden. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, wird der Status in Echtzeit aktualisiert. Teammitgliedern können Aufgabenkarten zugewiesen werden und sie erhalten Benachrichtigungen über den Status ihres Projekts.

Arbeiten Sie ohne Ablenkungen

Jeden Tag kann ein Überfluss an Aufgaben Ihren Posteingang überfüllen. Es kann schwierig sein, jeden einzelnen zu beantworten. Und jeder arbeitet anders. Manche entscheiden sich vielleicht dafür, alle Benachrichtigungen zu deaktivieren, während sie an einer Aufgabe arbeiten, um Ablenkungen zu vermeiden.

Andere haben möglicherweise das Bedürfnis, jede E-Mail zu bearbeiten, sobald sie eingeht, um das Durcheinander im Posteingang zu reduzieren und auf eingehende Anfragen aufmerksam zu sein. Automatisierung hilft Teams, das Beste aus beiden Welten herauszuholen. Sie können beispielsweise automatische Nachrichten einrichten, wenn Teammitglieder Fragen haben, aber Sie wissen, dass sie keine sofortigen Antworten benötigen. Hier ist ein Beispiel:

“Ich habe Ihre Nachricht erhalten und werde mich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.“

Dadurch weiß der Absender, dass seine Nachricht in Ihrem Posteingang angekommen ist und entsprechend adressiert wird. Das Schöne an asynchroner Kommunikation ist, dass Kollegen keine sofortige Antwort erwarten, wenn sie Ihnen eine E-Mail senden. Jetzt können Sie Anfragen bearbeiten, wenn Sie bereit sind, und eingehende E-Mails als Ablenkung vermeiden.

Zeit sparen

E-Mail-Automatisierung kann dazu beitragen, die Zeit zu reduzieren, die benötigt wird, um auf E-Mails zu antworten und Aufgaben zu delegieren, um Ihnen und Ihrem Team die dringend benötigte Zeit zu geben. Die Automatisierung kann den Zeitaufwand für das Abrufen von E-Mails reduzieren, indem programmierte Antworten gesendet und Aufgaben automatisch zugewiesen werden rationalisieren Sie Ihren Arbeitsablauf und ermöglichen es Ihnen, sich auf dringendere Aufgaben zu konzentrieren.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf mit Gmelius

Nachdem wir die Vorteile der E-Mail-Automatisierung besprochen haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie einen solchen Prozess für Ihr Team implementieren können. Die E-Mail-Automatisierung kann mit Gmelius implementiert werden, einem Tool für die E-Mail-Zusammenarbeit, das direkt in Ihre Gmail-Plattform passt. Sie müssen also nicht zwischen Apps hin und her wechseln, was die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen vereinfacht — alles innerhalb von Gmail. Mit Gmelius können Sie:

• Schalten Sie Ihre Abläufe auf Autopilot, indem Sie alltägliche Prozesse auf mehreren Plattformen automatisieren.
• Richten Sie automatische Antworten ein, um Aufgaben zu optimieren und die Reaktionszeiten zu verbessern.
• Legen Sie zeitbasierte Ziele mit SLA-Regeln fest, um sicherzustellen, dass Ihre Teams wichtige Konversationen priorisieren und interne Leistungsziele erreichen.

Die Vorteile der E-Mail-Automatisierung sind endlos und können zu starken Ergebnissen für Ihr Team führen. Wenn Sie über Ihr nächstes E-Mail-Management-Tool nachdenken, das eine Automatisierung beinhaltet, um besser zusammenzuarbeiten, sollten Sie Gmelius in Betracht ziehen. Reduzieren Sie den unnötigen Zeitaufwand für E-Mails und verbessern Sie den Arbeitsablauf Ihres Teams mit dem E-Mail-Management-Tool von Gmelius.

Die Vorteile der E-Mail-Automatisierung können sich stark darauf auswirken, wie Ihr Team an Projekten zusammenarbeitet.
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