Como integrar o Slack e o Gmail (bidirecional) para facilitar a colaboração

Como um centro de comunicação no local de trabalho, o Slack é frequentemente aclamado por seu fundador e proponentes como a solução para as limitações do e-mail.

Em comparação com o Slack, O e-mail geralmente dificulta o compartilhamento de informações e a obtenção de uma resposta rápida e fácil.

Em comparação com o e-mail, O Slack causa mais interrupções com suas frequentes notificações de mensagens, que geralmente podem ter uma falsa sensação de urgência.

Slack versus Gmail: Em vez de escolher uma plataforma ou outra como “vencedora”, ambas têm seus casos de uso:

• E-mail apresenta um hub ininterrupto que é essencial para comunicações externas
• Slack é um hub de comunicação mais transparente e rápido, especialmente adequado para comunicações internas

Embora haja vantagens e desvantagens em ambos os canais, acreditamos que os maiores problemas para as equipes são causados pela necessidade de alternar entre o Gmail, o cliente de e-mail mais usado, e o Slack para bate-papo interno.

Alternar entre o Slack e o Gmail cria um dispersão de informações e atenção. Além disso: a colaboração em equipe é dificultada por essa dispersão.

Para resolver esse problema: sincronizamos o Slack e o Gmail por meio de nossa integração bidirecional. A integração existente entre o Slack e o Gmail simplesmente envia e-mails para o Slack e mensagens do Slack para o e-mail.

Gmelius faz isso. e mais para tornar o e-mail ainda mais colaborativo. Como assim? Criando uma nova camada que traduz um e-mail em uma conversa compartilhada e, em seguida, em uma mensagem instantânea compartilhada e vice-versa.

Estamos convencidos de que a sincronização de dados entre o Slack e o Gmail dessa forma pode fornecer o melhor centro de comunicação no local de trabalho. Lançamos essa integração porque acreditamos que ela criará mais eficiência, resultados e felicidade na comunicação.

Para mostrar por que nossa versão de sincronização do Slack e do Gmail é a solução, vamos dissecar um pouco mais esses problemas sobre o Slacklash.

Slack versus e-mail: prós e contras de ambas as plataformas

Os pontos problemáticos comumente relatados sobre o Slack tendem a ser:

• A falsa sensação de urgência criada pela interface da sala de bate-papo do Slack (nem toda mensagem exige uma resposta imediata)
• Notificações frequentes de bate-papo que interrompem o estado do fluxo necessário para criar um “trabalho profundo” valioso
• Muita conversa irrelevante (tanto relacionada ao trabalho quanto social)
• Integração ineficiente da ferramenta pelas empresas que a introduzem, resultando em infinitos bate-papos e canais
• É necessária uma rede de integrações para usar o Slack com outras ferramentas de colaboração (como Trello, Helpscout, Basecamp etc)

Dito isso, gostamos muito de usar o Slack e o Gmail. Por que o Slack é ótimo para os negócios?

1. O Slack dá acesso instantâneo aos membros da equipe. A velocidade da comunicação que acontece com mensagens breves e respostas rápidas é uma grande vantagem.

2. Com o Slack, é mais fácil manter todos na mesma página. É mais fácil fazer um anúncio para toda a empresa/departamento/projeto para notificar a todos sobre as notícias relevantes (sem que todos os envolvidos recebam um CC em um interminável tópico de e-mail).

3. O Slack torna o trabalho mais transparente sendo capaz de rastrear tudo o que está acontecendo (mesmo quando alguém está digitando).

4. O Slack dá uma sensação de controle. Para os gerentes, ver os pontos verdes da equipe acesos os ajuda a sentir que todos estão trabalhando (e espero que estejam).

5. Interface de sala de bate-papo do Slack o torna utilizável para formar equipes e criar boas vibrações entre colegas de trabalho. Embora não seja um dos principais benefícios, essa interface de sala de bate-papo não pode ser descartada.

O e-mail é e continuará sendo o principal centro das comunicações comerciais... mas carece desses benefícios de colaboração que tornam o Slack tão amplamente usado.

O e-mail usado sozinho apresenta esses problemas como um hub de comunicação:

• Compartilhar informações com grandes equipes exige uma lista grande
• O rastreamento de projetos e status exige esforço, especialmente quando vários tópicos de e-mail e pessoas estão envolvidas
• Você não tem a capacidade de discutir tópicos de e-mail de forma privada (a menos que inicie uma nova cadeia de e-mail ou discussão em aplicativos diferentes)
• Você não pode enviar sequências automatizadas de e-mails e rastrear suas estatísticas

Ao contrário do e-mail, o Slack torna mais rápido e fácil compartilhar informações, monitorar projetos e status e ter discussões internas.

Leia também: Como integrar o Trello e o Gmail (bidirecional)

A maioria das empresas usa as duas plataformas: Slack e e-mail — o que causa problemas

Ambas as ferramentas têm seus benefícios e, como resultado, a maioria das empresas acaba usando as duas. Isso causa um problema onde os dados estão dispersos entre as duas plataformas.

Usar os dois hubs de comunicação significa que frequentemente haverá mensagens e arquivos em uma plataforma, mas não na outra (“Onde estava aquela mensagem: no meu e-mail ou no Slack?”).

Os recursos colaborativos do Slack o tornam muito útil para equipes, mas a maior parte da comunicação com clientes, fornecedores e prestadores de serviços ainda passa por e-mail. Como resultado, as equipes acabam discutindo projetos em duas plataformas diferentes.

Slack-Gmail: uma integração mais colaborativa

Uma meta das comunicações comerciais deve ser manter o nível de envio de mensagens alto o suficiente para permitir que os membros da equipe se concentrem.

Ao mesmo tempo, precisamos da capacidade de nos comunicarmos uns com os outros com rapidez suficiente para que os negócios aconteçam.

Com isso em mente, existem vários critérios para usar o Slack e o Email ao mesmo tempo de forma produtiva.

Esses são os problemas resolvidos pelo nosso integração de sincronização bidirecional com o Slack e o Gmail:

1. Acima de tudo, reduziremos a dispersão do canal integrando e sincronizando a comunicação entre o Slack e o e-mail.

Como isso funcionaria?

Para fazer isso: criamos uma sincronização completa entre um rótulo compartilhado ou caixa de entrada compartilhada e um canal do Slack.

Por exemplo, uma caixa de entrada compartilhada do Gmail chamada “Suporte” ou uma caixa de entrada compartilhada como [email protected] é criada com o Gmelius:

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Por meio da integração do Slack-Gmail, essa etiqueta compartilhada ou caixa de entrada compartilhada será sincronizada com o #help canal no Slack:

Para ir mais longe: Permitimos que as equipes atribuam e-mails umas às outras, adicionem notas de e-mail para contextualizar, adicionar tags, alterar status e muito mais — sem saindo do Gmail:

Integrar os dois canais dessa maneira resolve uma série de problemas causados pelo fato de os dois serem canais separados.

O resultado final é: isso reduz a necessidade de comunicação adicional entre os membros da equipe porque com nossa nova integração, agora eles podem ver o contexto existente no Gmail e no Slack ao mesmo tempo.

2. Pare a necessidade de pesquisar e alterne entre várias ferramentas para colaborar em equipe.

Imagine substituir a necessidade de um aplicativo de atribuição de tarefas como o Asana e quadros de projetos como o Trello, um aplicativo de anotações de clientes como o Basecamp ou até mesmo um Helpdesk com gerenciamento de tíquetes e acompanhamento automatizado, contendo todos esses recursos em sua caixa de entrada.

Com nossa integração, quando uma conversa acontece no Slack, ela pode ser adicionada junto com quaisquer tópicos de e-mail ou notas relevantes a um quadro Gmelius Kanban no Gmail.

Essa placa também tem a opção de:

• Uma data de vencimento e um nível de prioridade
• Uma tarefa para um membro da equipe
• Um gatilho para um e-mail de acompanhamento automatizado
• Outro gatilho para uma sequência de outros e-mails de acompanhamento e tarefas internas usando a lógica “Se/Então” (como na imagem abaixo):

Manter todos esses recursos sincronizados entre as ferramentas é a melhor maneira de trabalhar que imaginamos. O objetivo é reduzir o ruído de vários canais, dos quais o Slack é um deles.

Menos transições entre ferramentas e menos trocas de mensagens redundantes para acompanhar o ritmo entre elas podem claramente economizar muito tempo.

3. Em terceiro lugar, acabe com a criação infinita de novas conversas e canais do Slack dedicando bate-papos em equipe para endereçar e-mails internos específicos.

Não é incomum que as equipes criem novos canais do Slack para cada departamento, cliente, cliente potencial, projeto etc.

Em vez disso, você pode criar um novo canal no Slack para discutir internamente um e-mail específico. Em seguida, você verá essa conversa ao lado desse e-mail quando voltar à sua caixa de entrada. Quando terminar, basta arquivar o e-mail e o canal.

Além disso, menos mensagens precisam ser trocadas graças à transparência das ações da equipe nessa discussão.

Enquanto estiver na caixa de entrada, o Gmelius oferece detecção de colisões que mostra quando alguém está: atualmente digitando com uma pulsação”...” abaixo de seu avatar:

Você também pode ver se eles leram e/ou responderam a um e-mail e se estão trabalhando ou ausentes no momento.

Isso permite que as equipes evitem erros. Por exemplo: enviar duas mensagens separadas para o mesmo cliente sem saber ou, pior ainda, ignorar completamente um cliente. Tudo graças a ter qualquer discussão sobre esse e-mail no Slack sincronizada para aparecer ao lado dele.

Conclusão: a integração bidirecional entre o Slack e o Gmail é óbvia

Como você pode ver, temos lançou nossa integração com o Slack para habilitar todas as soluções que acabei de descrever.

Agora, os dados de comunicação que são importantes para a colaboração podem estar nas duas plataformas ao mesmo tempo.

Você pode escolher a plataforma de sua preferência (ou simplesmente usar as duas conforme necessário) como seu principal hub de comunicação para acabar com a perda de dados/tempo ao alternar entre elas.

Você não precisa mais monitorar a atividade da equipe em várias ferramentas ou ter conversas separadas sobre o mesmo tópico em vários canais. Simplesmente uma comunicação fácil sincronizada com os melhores recursos necessários para a colaboração — tudo em tempo real em todos os membros da sua equipe e em todos os seus dispositivos.

Experimente Gmelius gratuitamente e descubra como nosso integrações pode simplificar seu dia.