So verwenden Sie Vorlagen für die E-Mail-Zusammenarbeit und sparen Zeit

Vorlagen sind eine einfache Lösung, um Zeit bei sich wiederholenden E-Mails wie Zitaten, Kaltaktionen und Newslettern zu sparen.

Sie können so einfach sein wie das Einfügen desselben vordefinierten Textes in E-Mails oder viel komplexer mit HTML-Format und Variablen, um automatisch den Vor- und Nachnamen eines Empfängers einzufügen, die Betreffzeile anzupassen, Beschriftungen hinzuzufügen usw.

Sie sind ein großartiges Kommunikationsinstrument und sollten regelmäßig genutzt und geteilt werden.

In der Tat stellt das Teilen einer „Angebotsvorlage“ oder einer „Vorlage für einen wöchentlichen Newsletter“ mit Ihrem Team sicher, dass diese E-Mails immer das gleiche Markendesign und das gleiche Format mit anpassbarem Inhalt haben!

So teilen Sie Vorlagen für eine intelligentere Zusammenarbeit

Eines der Hauptprobleme beim E-Mail-Management als Team ist die Konsistenz der Informationen und die Mittel der Zusammenarbeit.

Sie müssen ein kompliziertes CRM-Programm oder einen endlosen Austausch über Entwürfe durchlaufen, um sich endlich auf einen E-Mail-Inhalt zu einigen, und wenn die eine Person, die den endgültigen Entwurf hat, nicht da ist, müssen Sie nur warten.

In der Lage sein Vorlagen teilen mit Ihrem Team direkt aus Ihrem Posteingang heraus macht den gesamten Prozess einfacher und reibungsloser. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die E-Mails Ihres Teams dasselbe Format haben. Änderungen im Angebot oder in den Informationen müssen nur in einer E-Mail-Vorlage geändert werden, damit sie abteilungsübergreifend aktualisiert werden, und Sie können gemeinsam am Format und Inhalt neuer wiederkehrender E-Mails arbeiten.

Unternehmen, die das nutzen Gmelius-Vorlagensystem finden sie eine Komplettlösung und nutzen sie für verschiedene Aspekte ihrer Arbeit.

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Beispiele aus der Praxis für Vorlagen für die E-Mail-Zusammenarbeit

Ein Unternehmen in der Nähe von Genf, das vom internationalen Flughafen Genf aus einen Shuttleservice zu den Skigebieten in den Bergen anbietet, verwendet Vorlagen, um die Reisedetails zu organisieren. Bei Dutzenden von täglichen Fahrten mit vielen verschiedenen Kundenbetreuern ist das Format der E-Mail immer dasselbe, sodass den Fahrern alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden.

Vertriebsleiter eines Medtech-Unternehmens erwähnten, sie in ihrem Team zu verwenden, wobei der Produktmanager der Eigentümer der Vorlage war und dank seiner Updates sicherstellte, dass bei jeder Kontaktaufnahme die neuesten Produktinformationen enthalten waren. Sie legen auch Variablen in den Vorlagen fest, um sicherzustellen, dass die Betreffzeile und der Text der E-Mail den Namen des Empfängers enthalten. (Es wird angenommen, dass der Name einer Person ihr Lieblingswort und ihre Verwendung ist personalisierte Betreffzeilen erhöht die E-Mail-Öffnungsrate.)

Ein anderes Unternehmen, das Speditionslieferungen für private und professionelle Kunden organisiert, verwendet Vorlagen, um ihre Preisinformationen mit änderbaren Angeboten zu senden, die von den gesendeten Mengen und wiederkehrenden Bestellungen abhängen.

Andere Unternehmen haben es für ihren monatlichen Newsletter verwendet und das Format der E-Mail in HTML festgelegt, um sicherzustellen, dass das Branding immer richtig war und wichtige Informationen wie Kontaktdaten und Links zu sozialen Medien nie vergessen wurden. Mithilfe einer solchen Newsletter-Vorlage kann jedes Teammitglied auf die Vorlage zugreifen und einen Teil des Inhalts schreiben, ohne vorherige HTML-Kenntnisse zu benötigen. Der Newsletter wird dann immer makellos versendet.

Eine Wohltätigkeitsorganisation hat gestanden, das Vorlagensystem zur Bearbeitung ihrer Anfragen und Informationsanfragen zu verwenden. Ihr Team besteht hauptsächlich aus Freiwilligen, die fortlaufend anwesend sind. Es war schwierig, sicherzustellen, dass jeder alle Antworten kannte. Aus diesem Grund richteten sie Vorlagen mit den Antworten auf alle wiederkehrenden Fragen ein, sodass alle Freiwilligen die Vorlagen verwenden konnten, um die Antwort zu finden, die sie benötigten.

Vorlagen sind auch nützlich, wenn es um Kaltakquise geht. Kundenbetreuer desselben Unternehmens können Vorlagen gemeinsam nutzen oder neue für A/B-Tests erstellen, sodass das gesamte Team die E-Mail verwenden kann die beste Öffnungsrate.

Abschließende Gedanken

Es gibt viele Möglichkeiten, gemeinsam genutzte Vorlagen zu verwenden und Probleme zu lösen. Zusätzlich zu den erzielten Umsätzen und den Bedenken, die beantwortet werden könnten, sind gemeinsame Vorlagen eine Möglichkeit, besser zusammenzuarbeiten und jedem Teammitglied alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die es benötigt.

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