A medida que más empresas hacen la transición a entornos virtuales y los equipos distribuidos se vuelven más comunes, las necesidades de comunicación de los equipos pueden sufrir cambios igualmente drásticos.
El correo electrónico es el estándar mundial para los mensajes en línea, especialmente en las empresas, y de los muchos sistemas de administración de correo electrónico, Gmail es probablemente el más utilizado. Aun así, Slack sigue creciendo como una plataforma popular para la comunicación entre equipos.
Si bien comparar Slack con el correo electrónico en diferentes ocasiones ofrece información importante, la integración de ambas plataformas permite a los equipos utilizar los mensajes tradicionales, así como opciones de chat más inmediatas con Slack. En lugar de elegir un canal de comunicación, usarlos juntos puede mejorar las capacidades de colaboración de tu equipo y mejorar la productividad.
En esta entrada del blog, no solo identificaremos las ventajas y desventajas de usar el correo electrónico frente a Slack (y viceversa), sino que, lo que es más importante, también analizaremos cómo puedes mejorar el rendimiento de tu equipo mediante la combinación de estas dos potentes herramientas de comunicación.
Correo electrónico frente a Slack: crea estándares de comunicación en equipo
Incluso en entornos de trabajo virtuales, algunos miembros del equipo quieren aferrarse a la nostálgica facilidad de entrar en la oficina de un compañero de trabajo para hacer una pregunta rápida. Otros valoran el aumento de la productividad que ofrece el trabajo remoto, ya que se limitan a silenciar las herramientas de chat y correo electrónico en lugar de evitar las interrupciones y distracciones cara a cara.
Los problemas surgen cuando los miembros del equipo tienen expectativas y hábitos de comunicación diferentes. Por eso, establecer protocolos es vital para mantener y aumentar la productividad entre los equipos.
Obtener un consenso simple del equipo puede evitar las frustraciones causadas por el retraso en las respuestas. Informar a otros miembros del equipo sobre las preferencias de mensajería en diferentes canales también fomenta el intercambio organizado de información, lo que aumenta la colaboración y la eficiencia de los empleados.
Por comparar el correo electrónico con el de Slack, los equipos pueden determinar qué plataforma funciona mejor para diferentes situaciones y aprender a optimizar ambas plataformas. Después de todo, ambas plataformas ofrecen funciones diferentes, pero igualmente beneficiosas.
¿Cuándo usar el correo electrónico en lugar de Slack?
Si bien la integración de las dos plataformas es la que ofrece más beneficios, ya que mejora la claridad de los mensajes para aumentar la productividad del equipo, es posible que en algunos casos individuales tengas que elegir entre las dos.
En última instancia, cada plataforma admite una forma de comunicación específica, por lo que el uso de la plataforma variará según el tipo de información que necesite enviar.
Slack por correo electrónico
Slack es una herramienta que prioriza el chat destinado a interacciones que se basan en respuestas rápidas en un tono más informal. Los casos en los que los usuarios pueden preferir Slack a Gmail incluyen, entre otros, los siguientes:
- Mensajes urgentes
- Colaboración en tiempo real
- Organizar la unión entre equipos: algo de texto
- Momentos diarios de enfriadores de agua
- Chats semanales de formación de equipos
- Sesiones rápidas de intercambio de ideas
Comunicación interna y colaboración puede ser más fácil cuando usas Slack en lugar de usar el correo electrónico. La búsqueda de miembros del equipo es más fácil en Slack, ya que es posible que las direcciones de Gmail no representen el nombre del destinatario.
Además, aunque nunca hayas enviado mensajes a un usuario de Slack, la interfaz te permite encontrarlo fácilmente. Por el contrario, solo es fácil encontrar a alguien en Gmail si le has enviado un correo electrónico en el pasado.
Slack es la herramienta adecuada para una forma de comunicación interna informal y fácil de usar. Esto hace que sea más adecuado que Gmail para mensajes de tipo conversación casual.
Incluso si decides usar Slack como tu principal canal de comunicación, usarlo solo tiene muchas desventajas. Una plataforma de terceros como Gmelius puede ofrecer a Slack funciones e implementaciones adicionales que pueden ayudar a sus usuarios a comunicarse fácilmente con los miembros del equipo que prefieren Gmail.
Gemelius puede ayudar integra tus plataformas de Slack y Gmail para agilizar la organización del equipo y el intercambio de información. Esta combinación también permite a los miembros:
- Cambiar los estados de las tareas de Gmail en Slack
- Asigna tareas de Gmail a tus compañeros de equipo desde Slack
- Responder a los correos electrónicos de Slack
- Sincroniza las notas de Gmail con Slack
- Integrar bandejas de entrada compartidas de correo electrónico con Slack
La comunicación asincrónica se refiere a los mensajes que no se producen simultáneamente o cuando los mensajes no requieren respuestas inmediatas.
Los remitentes y los receptores pueden tardar un tiempo en responder con la información correcta. Este tipo de mensajería funciona con reglas opuestas a las del conjunto de herramientas que ofrece Slack para priorizar el chat.
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Correo electrónico a través de Slack
Gmail es la mejor plataforma para transmitir mensajes detallados y redactados con precisión. Los remitentes pueden tomarse el tiempo para proporcionar toda la información necesaria recopilada en un solo correo electrónico, lo que ofrece un ejemplo perfecto de comunicación asincrónica.
Dado que lleva más tiempo elaborar un correo electrónico bien escrito que una respuesta rápida de chat, este medio de comunicación es más adecuado para mensajes completos o formales que requieren respuestas menos inmediatas.
El correo electrónico también ofrece una manera fácil de hacer un seguimiento de los hilos y revisar las conversaciones más antiguas. Este historial en el que se pueden realizar búsquedas es uno de los puntos fuertes del correo electrónico. Ponerse al día con las conversaciones en Slack puede resultar complicado debido a su naturaleza rápida y centrada en el chat.
Gmail enlaza tus mensajes para proporcionar un orden cronológico conciso de los mensajes para facilitar la búsqueda de información.
El correo electrónico se utiliza mejor para la comunicación y la organización externas oficiales o de formato largo. Si bien puedes buscar un mensaje en Slack, el correo electrónico ofrece a los usuarios una función de filtro en la que pueden buscar los mensajes en función de:
- Remitente
- Sujeto
- Tamaño
- Fecha
- Mensaje
- Adjuntos
Las búsquedas filtradas ayudan a los usuarios a organizar sus buzones de correo y a encontrar los mensajes importantes con facilidad.
Ofertas de Gmail análisis que pueden beneficiar a los equipos, pero las herramientas de análisis nativas de Google Workspace son limitadas. Para ofrecer a los líderes una lectura básica sobre la productividad, Gemelius mejora el análisis de Gmail con más funciones e implementaciones.
Ya sea que tu equipo decida usar Slack o Gmail como plataforma de comunicación principal, estos análisis resultarán beneficiosos. Al responder a un correo electrónico, ya sea desde Slack o Gmail, el seguimiento del tiempo medio de respuesta ayuda a identificar los cuellos de botella y otros obstáculos que impiden el éxito de los proyectos.
Gmelius también le da a Gmail más automatización para organización del flujo de trabajo. Para los gerentes de equipo, la automatización del flujo de trabajo es esencial para mantenerse al día con la afluencia de proyectos y tareas. Con el proceso lógico «si esto, entonces aquello» de Gmelius, puedes:
- Cambiar el estado de la asignación
- Enviar respuestas automatizadas
- Asignar tareas a los compañeros de equipo
- Establezca objetivos basados en el tiempo con reglas de SLA
¿Correo electrónico o Slack?
En última instancia, la mayoría de los miembros del equipo preferirán una plataforma sobre la otra. En consecuencia, los miembros del equipo dividirán su uso entre ambas plataformas, lo que enturbiará la claridad de la información compartida, a menos que los equipos aprendan a aprovechar los beneficios de ambas.
Dado que cada herramienta ofrece diferentes puntos fuertes, el uso de ambas plataformas por diferentes motivos maximiza los beneficios de comunicación y colaboración. Aumente la productividad del equipo y ayude a unificar a los miembros del equipo que prefieren uno sobre otro integrando las dos plataformas.
Pautas para usar el correo electrónico y Slack
Como ambas aplicaciones son igual de útiles, puedes empezar por delinear algunas pautas claras sobre cuándo usar Slack y el correo electrónico. Esto evitará confusiones y la colaboración en equipo mejorará rápidamente.
1. Propósito de la comunicación
Correo electrónico: Reservado para comunicaciones formales, detalladas y externas. Es ideal para transmitir información importante que debe documentarse, como propuestas de proyectos, actualizaciones oficiales y enviar mensajes que requieren un registro o tienen implicaciones legales o de cumplimiento.
Slack: Se utiliza para comunicaciones informales, en tiempo real e internas. Es ideal para actualizaciones rápidas, lluvia de ideas y comunicaciones ad hoc, ya que son más fluidas y requieren respuestas rápidas o un diálogo continuo.
2. Tipo de mensaje
Correo electrónico:
- Comunicaciones comerciales oficiales (internas o externas).
- Informes, contratos o documentos importantes que requieren archivos adjuntos o formato formal.
- Instrucciones detalladas o explicaciones extensas que deben entenderse con claridad.
- Comunicaciones con partes interesadas externas, incluidos clientes, proveedores y socios.
- Mensajes que requieren la aprobación o acción formal de los destinatarios.
Slack: Preguntas o aclaraciones rápidas (por ejemplo, «¿Alguien puede ayudarme con esto?»).
- Debates en equipo, coordinación de proyectos y actualizaciones urgentes.
- Compartir pensamientos rápidos, ideas o enlaces para obtener comentarios inmediatos.
- Anuncios informales y comunicación interna (p. ej., recordatorios de reuniones, actualizaciones).
- Conversaciones colaborativas o bucles de retroalimentación.
3. Nivel de urgencia
Correo electrónico: Ideal para asuntos no urgentes o urgentes que pueden gestionarse durante un período más largo, como propuestas o contratos con plazos. Utilízalo para comunicaciones que no necesitan una respuesta inmediata, pero que siguen siendo importantes.
Slack: Ideal para problemas urgentes que requieren una respuesta rápida o una interacción en tiempo real (por ejemplo, problemas del sistema, bloqueos de proyectos). Los mensajes de Slack son la herramienta adecuada cuando necesitas mensajes instantáneos o aclaraciones sobre las tareas.
4. Documentación y mantenimiento de registros
Correo electrónico: Utilice el correo electrónico cuando la comunicación deba archivarse o almacenarse con fines de mantenimiento de registros. Si necesitas hacer un seguimiento de un hilo para garantizar su cumplimiento, auditarlo o consultarlo en el futuro, el correo electrónico te servirá de garantía.
Slack: Sus funciones de búsqueda ayudan a encontrar discusiones pasadas, pero no se suele utilizar para el mantenimiento de registros oficiales. Los mensajes de Slack son buenos para la comunicación en el lugar de trabajo y no es necesario conservarlos durante mucho tiempo.
5. Longitud y complejidad del mensaje
Correo electrónico: Ideal para mensajes largos, explicaciones detalladas e información compleja que requiere una consideración o un formato cuidadosos. Incluye mensajes con archivos adjuntos, documentos o información exhaustiva que es necesario leer, consultar o aplicar en consecuencia en un entorno más formal.
Slack: Ideal para mensajes cortos, actualizaciones rápidas o comunicaciones asincrónicas que no requieren una explicación detallada. Fomenta las conversaciones de ida y vuelta, así que evita usarlo para detalles largos o complejos.
6. Tono y formalidad
Correo electrónico: Se usa cuando se requiere un tono profesional o formal, especialmente para comunicarse con clientes, gerentes o socios externos. Esencial para situaciones que requieren claridad y cortesía en el tono.
Slack: Ideal para un tono casual o un estilo conversacional. Adecuado para una comunicación rápida e informal y para fomentar un entorno colaborativo.
7. Comunicación con múltiples destinatarios frente a comunicación directa
Correo electrónico: Úselo para comunicaciones grupales cuando es necesario informar o involucrar a varios destinatarios, especialmente cuando esa información debe ser detallada y clara.
Slack: Ideal para chats en grupos pequeños, comunicación interna o mensajes directos entre miembros del equipo o grupos de proyectos.
En algunos casos, también será útil describir las situaciones en las que puede ser apropiado usar ambas herramientas en conjunto, como hacer un seguimiento de los canales de Slack con un resumen formal por correo electrónico o una decisión. De este modo, se crea un flujo de comunicación fluido, en el que cada herramienta cumple su propósito previsto.
Al crear estas pautas y fomentar el cumplimiento constante, tu equipo dedicará menos tiempo a debatir qué herramienta utilizar y más tiempo a centrarse en la tarea en cuestión. Los estándares de comunicación claros no solo reducen la confusión, sino que también promueven una mayor productividad, eficiencia y claridad en todos los ámbitos.
Correo electrónico y Slack: obtén lo mejor de ambos mundos
Para evitar confusiones, crea directrices internas claras que estipulen qué herramienta usar para los diferentes tipos de mensajería y olvídate del «debate entre Slack y el correo electrónico». Puedes unir ambas plataformas con Gemelius, y explore algunas de las integraciones adicionales que pueden ayudar a aumentar la productividad de su equipo.
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