À medida que mais empresas migram para ambientes virtuais e equipes distribuídas se tornam mais comuns, as necessidades de comunicação da equipe podem passar por mudanças igualmente drásticas.
O e-mail é o padrão global para mensagens on-line, especialmente nos negócios, e dos muitos sistemas de gerenciamento de e-mail, o Gmail é provavelmente o mais usado. Mesmo assim, o Slack continua crescendo como uma plataforma popular para comunicação entre equipes.
Embora comparar o Slack com o Email em diferentes ocasiões ofereça informações importantes, a integração das duas plataformas permite que as equipes usem mensagens tradicionais, bem como opções de bate-papo mais imediatas com o Slack. Em vez de escolher um canal de comunicação, usá-los juntos pode aprimorar as capacidades colaborativas da sua equipe e beneficiar a produtividade.
Nesta postagem do blog, não apenas identificaremos os prós e os contras de usar o e-mail versus o Slack (e vice-versa), mas, o mais importante, também veremos como você pode impulsionar o desempenho da sua equipe combinando essas duas poderosas ferramentas de comunicação.
E-mail versus Slack: crie padrões de comunicação em equipe
Mesmo em ambientes de trabalho virtuais, alguns membros da equipe querem se agarrar à facilidade nostálgica de entrar no escritório de um colega de trabalho para fazer uma pergunta rápida. Outros valorizam o aumento da produtividade que o trabalho remoto oferece simplesmente silenciando as ferramentas de bate-papo e e-mail, em vez de evitar interrupções e distrações presenciais.
Os problemas surgem quando os membros da equipe têm expectativas e hábitos de comunicação diferentes. É por isso que estabelecer protocolos é vital para manter e aumentar a produtividade entre as equipes.
Obter um consenso simples da equipe pode evitar frustrações causadas por respostas atrasadas. Informar outros membros da equipe sobre as preferências de mensagens em diferentes canais também incentiva o compartilhamento organizado de informações, aumentando assim a colaboração e a eficiência dos funcionários.
Por comparando e-mail com Slack, as equipes podem determinar qual plataforma funciona melhor para diferentes situações e aprender a otimizar as duas plataformas. Afinal, as duas plataformas oferecem recursos diferentes, mas igualmente benéficos.
Quando usar o e-mail versus o Slack?
Embora a integração das duas plataformas ofereça os maiores benefícios ao melhorar a clareza em suas mensagens para aumentar a produtividade da equipe, alguns casos individuais podem exigir que você escolha entre as duas.
Por fim, cada plataforma oferece suporte a uma forma específica de comunicação, portanto, o uso da plataforma será diferente com base no tipo de informação que você precisa enviar.
Slack por e-mail
O Slack é uma ferramenta que prioriza o bate-papo destinado a interações que dependem de respostas rápidas em um tom mais casual. Os casos em que os usuários podem preferir o Slack ao Gmail incluem, mas não estão limitados a:
- Mensagens urgentes
- colaboração em tempo real
- Organizando o vínculo da equipe: algum texto
- Momentos diários de bebedouro
- Bate-papos semanais sobre formação de equipes
- Sessões rápidas de brainstorming
Comunicação e colaboração internas pode ser mais fácil usar o Slack em vez de e-mail. Pesquisar membros da equipe é mais fácil no Slack, quando os endereços do Gmail podem não representar o nome do destinatário.
Além disso, mesmo que você nunca tenha enviado mensagens para um usuário do Slack antes, a interface ainda permite que você o encontre facilmente. Por outro lado, só é fácil encontrar alguém no Gmail se você já enviou um e-mail para essa pessoa no passado.
O Slack é a ferramenta certa para uma forma informal e fácil de usar de comunicação interna. Isso o torna mais adequado do que o Gmail para mensagens casuais semelhantes a conversas.
Mesmo que você decida usar o Slack como seu principal canal de comunicação, há muitas desvantagens em usá-lo sozinho. Uma plataforma de terceiros como o Gmelius pode oferecer ao Slack recursos e implementações extras que podem ajudar seus usuários a se comunicarem facilmente com os membros da equipe que preferem o Gmail.
Gmelius pode ajudar integre suas plataformas Slack e Gmail para agilizar a organização da equipe e o compartilhamento de informações. Essa combinação também permite que os membros:
- Alterar os status das tarefas do Gmail no Slack
- Atribua tarefas do Gmail a colegas de equipe a partir do Slack
- Responder a e-mails do Slack
- Sincronize notas do Gmail com o Slack
- Integrar caixas de entrada compartilhadas de e-mail com o Slack
A comunicação assíncrona se refere a mensagens que não acontecem simultaneamente ou quando as mensagens não exigem respostas imediatas.
Os remetentes e destinatários podem demorar para responder com as informações corretas. Esse tipo de mensagem opera de acordo com regras opostas ao conjunto de ferramentas que prioriza o bate-papo que o Slack fornece.
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E-mail pelo Slack
O Gmail é a melhor plataforma para transmitir mensagens detalhadas e redigidas com precisão. Os remetentes podem reservar um tempo para fornecer todas as informações necessárias compiladas em um e-mail, oferecendo um exemplo perfeito de comunicação assíncrona.
Como leva mais tempo para criar um e-mail bem escrito do que uma resposta rápida por chat, esse meio de comunicação é mais adequado para mensagens completas ou formais que exigem respostas menos imediatas.
O e-mail também oferece uma maneira fácil de acompanhar os tópicos e voltar às conversas mais antigas. Esse histórico pesquisável é um dos maiores pontos fortes do e-mail. Acompanhar as conversas no Slack pode ser um incômodo devido à sua natureza rápida e focada no bate-papo.
O Gmail une suas mensagens para fornecer uma ordem cronológica e concisa das mensagens para obter informações fáceis de encontrar.
O e-mail é melhor usado para comunicação e organização externas oficiais ou longas. Embora você possa pesquisar uma mensagem no Slack, o e-mail oferece aos usuários um recurso de filtro no qual eles podem pesquisar mensagens com base em:
- Remetente
- Assunto
- Tamanho
- Data
- Mensagem
- Anexos
As pesquisas filtradas ajudam os usuários a organizar suas caixas de correio e encontrar mensagens importantes com facilidade.
Ofertas do Gmail análises que podem beneficiar as equipes, mas as ferramentas de análise nativas no Google Workspace são limitadas. Para dar aos líderes uma leitura básica sobre produtividade, Gmelius impulsiona a análise do Gmail com mais recursos e implementações.
Se sua equipe decidir usar o Slack ou o Gmail como sua principal plataforma de comunicação, essas análises serão benéficas. Ao responder a um e-mail, seja do Slack ou do Gmail, monitorar o tempo médio de resposta ajuda a identificar gargalos e outros obstáculos para projetos bem-sucedidos.
O Gmelius também oferece ao Gmail mais automação para organização do fluxo de trabalho. Para gerentes de equipe, a automação do fluxo de trabalho é essencial para acompanhar o fluxo de projetos e tarefas. Usando o processo lógico “se isso, então aquilo” de Gmelius, você pode:
- Alterar status da atribuição
- Envie respostas automáticas
- Atribua tarefas aos colegas de equipe
- Defina metas baseadas no tempo com as regras de SLA
E-mail versus Slack?
Em última análise, a maioria dos membros da equipe preferirá uma plataforma à outra. Consequentemente, os membros da equipe dividirão seu uso entre as duas plataformas, confundindo a clareza das informações compartilhadas, a menos que as equipes aprendam a aproveitar os benefícios de ambas.
Como cada ferramenta oferece pontos fortes diferentes, usar as duas plataformas por motivos diferentes maximiza seus benefícios de comunicação e colaboração. Aumente a produtividade da equipe e ajude a unificar os membros da equipe que preferem um ao outro integrando as duas plataformas.
Diretrizes para usar e-mail e Slack
Como os dois aplicativos são igualmente úteis, você pode começar descrevendo algumas diretrizes claras sobre quando usar o Slack e o e-mail. Isso evitará confusões e a colaboração em equipe será aprimorada rapidamente.
1. Objetivo da comunicação
E-mail: Reservado para comunicações formais, detalhadas e externas. É ideal para transmitir informações importantes que precisam ser documentadas, como propostas de projetos, atualizações oficiais e envio de mensagens que exijam um registro ou tenham implicações legais/de conformidade.
Slack: Usado para comunicações informais, em tempo real e internas. É melhor para atualizações rápidas, brainstorming e comunicação ad hoc que sejam mais fluidas e exijam respostas rápidas ou diálogos contínuos.
2. Tipo de mensagem
E-mail:
- Comunicações comerciais oficiais (internas ou externas).
- Relatórios, contratos ou documentos importantes que exigem anexos ou formatação formal.
- Instruções detalhadas ou explicações longas que precisam ser claramente compreendidas.
- Comunicações com partes interessadas externas, incluindo clientes, fornecedores e parceiros.
- Mensagens que exigem aprovação formal ou ação dos destinatários.
Slack: Perguntas ou esclarecimentos rápidos (por exemplo, “Alguém pode ajudar com isso?”).
- Discussões em equipe, coordenação de projetos e atualizações urgentes.
- Compartilhar pensamentos, ideias ou links rápidos para feedback imediato.
- Anúncios informais e comunicação interna (por exemplo, lembretes de reuniões, atualizações).
- Conversas colaborativas ou ciclos de feedback.
3. Nível de urgência
E-mail: Ideal para assuntos não urgentes ou não urgentes que podem ser tratados por um período mais longo, como propostas ou contratos com prazos. Use para comunicações que não precisam de uma resposta imediata, mas ainda são importantes.
Slack: Ideal para problemas urgentes que exigem uma resposta rápida ou interação em tempo real (por exemplo, problemas do sistema, bloqueadores de projetos). As mensagens do Slack são a ferramenta certa quando você precisa de mensagens instantâneas ou esclarecimentos sobre tarefas.
4. Documentação e manutenção de registros
E-mail: use e-mail quando a comunicação precisar ser arquivada ou armazenada para fins de manutenção de registros. Se for necessário rastrear um tópico para fins de conformidade, auditoria ou referência futura, o e-mail servirá como sua garantia.
Slack: Seus recursos de pesquisa ajudam a encontrar discussões anteriores, mas normalmente não são usados para manutenção oficial de registros. As mensagens do Slack são boas para a comunicação no local de trabalho, que não precisa ser retida a longo prazo.
5. Tamanho e complexidade da mensagem
E-mail: Ideal para mensagens longas, explicações detalhadas e informações complexas que exigem análise ou formatação cuidadosas. Inclui mensagens com anexos, documentos ou informações abrangentes que precisam ser lidas, referenciadas ou tratadas em um ambiente mais formal.
Slack: Ideal para mensagens curtas, atualizações rápidas ou comunicação assíncrona que não exija explicações detalhadas. Incentiva conversas intermitentes, portanto, evite usá-lo para detalhes longos ou complexos.
6. Tom e formalidade
E-mail: Usado quando é necessário um tom profissional ou formal, especialmente para se comunicar com clientes externos, gerentes ou parceiros. Essencial para situações que exigem clareza e polidez no tom.
Slack: Ideal para um tom casual ou um estilo de conversação. Adequado para comunicação rápida e informal e para promover um ambiente colaborativo.
7. Comunicação direta versus vários destinatários
E-mail: Use para comunicações em grupo onde vários destinatários precisam ser informados ou envolvidos, especialmente quando essas informações precisam ser detalhadas e claras.
Slack: Ideal para bate-papos em pequenos grupos, comunicação interna ou mensagens diretas entre membros da equipe ou grupos de projetos.
Em alguns casos, também será útil descrever situações em que usar as duas ferramentas em conjunto pode ser apropriado, como acompanhar os canais do Slack com um resumo ou decisão formal por e-mail. Isso cria um fluxo de comunicação contínuo, em que cada ferramenta atende à finalidade pretendida.
Ao criar essas diretrizes e incentivar a adesão consistente, sua equipe passará menos tempo debatendo qual ferramenta usar e mais tempo se concentrando na tarefa em questão. Padrões de comunicação claros não apenas reduzem a confusão, mas também promovem maior produtividade, eficiência e clareza em todos os setores.
E-mail e Slack: obtenha o melhor dos dois mundos
Para eliminar a confusão, crie diretrizes internas claras que estipulem qual ferramenta usar para diferentes tipos de mensagens e esqueça o debate “Slack versus e-mail”. Você pode unir as duas plataformas com Gmelius, e explore algumas das integrações adicionais que podem ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe.
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