Guide rapide de la collaboration par e-mail : conseils, astuces et recettes infaillibles pour réussir

Les équipes qui utilisent des méthodes de collaboration efficaces contribuent au succès de l'entreprise. Etudes ont montré que le travail collectif en équipe peut alimenter la motivation intrinsèque. Cependant, avec l'essor du travail à distance, le passage à la collaboration en ligne peut entraîner des obstacles à la communication et un manque d'opportunités de synchronisation pour les équipes.

Cependant, de nombreuses entreprises ont découvert que les outils de collaboration par e-mail peuvent avoir un impact positif sur les performances et le moral des équipes tout en stimulant la productivité. Lisez la suite pour découvrir comment la collaboration par e-mail peut améliorer les performances de l'équipe et créer la clé du succès de votre entreprise.

La valeur de la collaboration par e-mail

Le travail d'équipe est au cœur de toute organisation. Et comme de nombreuses entreprises communiquent par e-mail (que ce soit en interne ou avec les clients), la collaboration au sein d'une boîte de réception est l'endroit idéal pour favoriser le travail d'équipe. Outils de collaboration par e-mail :

1. Améliorez l'efficacité

Imaginez que vous ouvriez votre boîte de réception pour la journée et que vous receviez trop de courriels. Il n'est peut-être pas facile de savoir qui, au sein de votre équipe, a adressé quel e-mail dans une boîte de réception partagée traditionnelle. Cela peut entraîner des réponses par e-mail dupliquées, voire aucune. De plus, l'incapacité de collaborer efficacement au sein d'une boîte de réception peut être source de stress au sein de votre équipe.

Collaboration par e-mail crée une structure efficace qui permet aux équipes d'attribuer des e-mails, de laisser des notes contextuelles et d'éliminer les longs fils de discussion, le CC'ing et le transfert. Il en résulte une efficacité maximale de la boîte de réception de votre entreprise.

2. Encouragez un esprit d'équipe positif

Les membres de l'équipe étant dispersés dans le monde entier, il peut être difficile d'établir de meilleures relations de travail.

La collaboration par e-mail permet de remédier à ce problème afin que les équipes puissent attribuer et déléguer des tâches en un clic pour déterminer qui travaille sur quoi. Certains outils de collaboration permettent également aux équipes de s'identifier les unes les autres dans des notes pour poser des questions et vérifier les devoirs afin d'augmenter la productivité et de rationaliser le flux de travail.

3. Établissez une communication transparente

Les outils de collaboration par e-mail donnent aux membres de l'équipe une visibilité sur toutes les tâches ensemble. Que vous créiez un brouillon d'e-mail en équipe, partager des modèles ou attribuer des e-mails grâce à un outil de gestion de projet, la collaboration par e-mail favorise la transparence au sein d'une équipe afin de travailler ensemble de manière plus productive.

La collaboration par e-mail améliore les performances de l'équipe

Trente-neuf pour cent des cadres estiment que l'introduction de plateformes de collaboration numériques est le facteur le plus critique pour un travail à distance durable. Une plateforme de collaboration par e-mail peut :

• Créez un espace de confiance permettant aux équipes de discuter des problèmes et de partager les objectifs
• Aidez les équipes à résoudre les problèmes immédiatement afin de limiter les erreurs
• Automatisez les tâches subalternes qui entravent la productivité
• Favoriser la transparence pour renforcer le travail d'équipe et des relations de travail positives

À une époque où le travail à distance a révolutionné le mode de fonctionnement des équipes, les outils de collaboration n'ont jamais été aussi nécessaires.

La collaboration par e-mail, Gmelius et vous

Gmelius est un outil de collaboration par e-mail pour Gmail qui permet aux équipes de collaborer au sein d'une boîte de réception partagée afin que votre organisation puisse gérer de manière collaborative plusieurs adresses e-mail de groupe sans partager de mots de passe ni basculer entre les comptes de messagerie.

Bien que votre équipe puisse se tourner vers une boîte de réception partagée traditionnelle pour traiter ses e-mails en équipe, cette option ne dispose pas des outils de collaboration essentiels nécessaires à la réussite. Cependant, l'utilisation d'une boîte de réception partagée dotée de fonctionnalités collaboratives offre de nombreuses opportunités de travailler en équipe et de rationaliser le flux de travail afin de mieux gérer les e-mails entrants et d'organiser les projets et les tâches.

Points de vue, notes et délégation partagés

Gmelius propose une boîte de réception partagée où les équipes peuvent travailler ensemble dans Gmail. Les équipes peuvent avoir des conversations directement sur le côté d'un e-mail pour améliorer la communication concernant une tâche entrante et s'assurer que les e-mails sont attribués à la bonne personne.

Gmelius propose également d'autres fonctionnalités qui peuvent faciliter une meilleure conversation. Par exemple, les membres de l'équipe peuvent ajouter des notes contextuelles, identifier des collègues, partager des brouillons d'e-mails, des modèles et des notes Gmail.

Cela élimine le besoin de transférer les e-mails qui créent des fils de discussion confus et aide les équipes à se responsabiliser mutuellement. La fonctionnalité bien organisée permet d'améliorer la communication et les performances de l'équipe.

Si votre équipe utilise Slack pour la communication quotidienne, Gmelius propose une architecture d'intégration bidirectionnelle unique qui permet d'intégrer des boîtes de réception partagées et des étiquettes Gmail à vos chaînes Slack.

Que les membres de votre équipe préfèrent communiquer via Gmail ou Slack, tout est synchronisé en temps réel entre tous les membres.

Essayez Gmelius, si ce n'est pas déjà fait.

Gestion de projet, flux de travail visuels et tableaux Kanban dans Gmail

Pour de nombreuses équipes utilisant des boîtes de réception partagées, il se peut que vous deviez collaborer sur une autre plateforme pour les projets. Gmelius simplifie ce processus en utilisant Tableaux Kanban Gmail. Les tableaux Kanban sont une solution de gestion de projet visuelle qui utilise des colonnes pour les tâches afin que les équipes puissent voir visuellement l'état des projets et à qui ils sont affectés.

Les conversations par e-mail peuvent être converties en cartes de tâches pour une meilleure organisation. Plutôt que d'afficher une mise en page de boîte de réception traditionnelle, Gmail devient votre espace de travail visuel pour collaborer plus efficacement. Les équipes peuvent également créer des tableaux à partir de libellés Gmail nouveaux ou existants. Les tableaux Kanban peuvent être créés à partir d'un modèle ou personnalisés pour répondre aux besoins de votre équipe.

Envoi automatique des e-mails, gestion des boîtes de réception et sensibilisation

Automatiser les tâches est un élément essentiel pour améliorer les performances des équipes et accroître la productivité. Votre équipe a beaucoup de travail à accomplir au cours de la journée. Bien que la gestion d'une boîte de réception soit cruciale, elle ne doit pas occuper la journée d'un employé. L'automatisation peut aider à rationaliser le travail fastidieux afin de réduire les tâches fastidieuses qui font perdre du temps à l'entreprise et de permettre ainsi aux employés de travailler de manière plus productive.

Avec Gmelius, les équipes peuvent utiliser des règles d'automatisation simples pour rationaliser le flux de travail. Par exemple, en suivant une règle « si ceci, alors cela », les e-mails peuvent être envoyés automatiquement au destinataire correspondant.

Qui plus est, notre E-mail AI Un agent vous aide à écrire des règles d'automatisation à l'aide de commandes en langage naturel (comme ChatGPT ou Gemini) sans aucune configuration ni codage manuels.

Grâce à ces règles, les tâches répétitives telles que la gestion des retours peuvent également être automatisées afin de rationaliser le processus et de créer un flux de travail productif pour le personnel. De plus, si votre organisation reçoit plusieurs commandes ou retours au quotidien, les lignes d'objet contenant des « commandes » sont automatiquement filtrées dans le libellé Gmail approprié ou attribuées à l'employé concerné à l'aide de l'IA.

Conclusion : le travail d'équipe est la formule du succès

Un travail d'équipe efficace est essentiel à la réussite de l'entreprise. La collaboration par e-mail peut permettre à vos équipes de mieux comprendre leurs tâches et de créer un environnement de travail organisé et positif.

Que vous utilisiez la collaboration par e-mail pour simplifier votre boîte de réception ou que vous cherchiez un moyen de créer de meilleures solutions de gestion de projet, Gmelius propose des solutions efficaces pour assurer le succès de votre entreprise.

Si vous souhaitez utiliser la collaboration par e-mail pour améliorer les performances de votre équipe, consultez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration en équipe.

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