Um guia rápido sobre colaboração por e-mail: dicas, truques e receitas seguras para o sucesso

Equipes que usam métodos de colaboração eficazes levam ao sucesso da empresa. Estudos demonstraram que trabalhar coletivamente em equipe pode estimular a motivação intrínseca. Mas, com o aumento do trabalho remoto, a mudança da colaboração on-line pode apresentar barreiras de comunicação e falta de oportunidades para as equipes se sincronizarem.

No entanto, muitas empresas descobriram que as ferramentas de colaboração por e-mail podem afetar positivamente o desempenho e o moral da equipe, ao mesmo tempo em que aumentam a produtividade. Continue lendo para saber como a colaboração por e-mail pode melhorar o desempenho da equipe e criar uma fórmula para o sucesso da sua empresa.

O valor da colaboração por e-mail

O trabalho em equipe é o coração de qualquer organização. E, como muitas empresas se comunicam por e-mail (seja internamente ou com clientes), colaborar em uma caixa de entrada é o lugar perfeito para promover o trabalho em equipe. Ferramentas de colaboração por e-mail:

1. Melhore a eficiência

Imagine abrir sua caixa de entrada durante o dia e ver muitos e-mails. Pode não ser fácil ver quem da sua equipe endereçou qual e-mail em uma caixa de entrada compartilhada tradicional. Isso pode resultar em respostas de e-mail duplicadas ou nenhuma. Além disso, a incapacidade de colaborar de forma eficaz em uma caixa de entrada pode causar estresse entre sua equipe.

Colaboração por e-mail cria uma estrutura eficiente que permite que as equipes atribuam e-mails, deixem notas para contextualizar e eliminem longas conversas de e-mail, CC'ing e encaminhamento. Isso resulta em eficiência maximizada para a caixa de entrada da sua empresa.

2. Incentive a formação positiva de equipes

Com os membros da equipe espalhados pelo mundo todo, construir melhores relações de trabalho pode ser um desafio.

A colaboração por e-mail ajuda a corrigir esse problema para que as equipes possam atribuir e delegar tarefas com um clique para determinar quem está trabalhando em quê. Certas ferramentas de colaboração também permitem que as equipes marquem umas às outras em notas para fazer perguntas e verificar tarefas para aumentar a produtividade e otimizar o fluxo de trabalho.

3. Crie uma comunicação transparente

As ferramentas de colaboração por e-mail oferecem aos membros da equipe visibilidade de todas as tarefas em conjunto. Se você criar um rascunho de e-mail em equipe, compartilhe modelos ou atribua e-mails com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, a colaboração por e-mail promove a transparência entre uma equipe para trabalhar de forma mais produtiva em conjunto.

A colaboração por e-mail melhora o desempenho da equipe

Trinta e nove por cento dos executivos descobriram que a introdução de plataformas de colaboração digital é o fator mais crítico no trabalho remoto sustentável. Uma plataforma de colaboração por e-mail pode:

• Crie um local confiável para as equipes discutirem problemas e compartilharem metas
• Ajude as equipes a resolver problemas imediatamente para limitar os erros
• Automatize tarefas domésticas que prejudicam a produtividade
• Promova a transparência para criar trabalho em equipe e relações de trabalho positivas

Em uma época em que o trabalho remoto revolucionou a forma como as equipes operam, as ferramentas de colaboração nunca foram tão necessárias.

Colaboração por e-mail, Gmelius e você

Gmelius é um ferramenta de colaboração por e-mail para o Gmail que permite que as equipes colaborem em uma caixa de entrada compartilhada para que sua organização possa gerenciar de forma colaborativa vários endereços de e-mail de grupo sem compartilhar senhas ou alternar entre contas de e-mail.

Embora sua equipe possa recorrer a uma caixa de entrada compartilhada tradicional para tratar e-mails em equipe, essa opção carece das ferramentas de colaboração essenciais necessárias para o sucesso. No entanto, usar uma caixa de entrada compartilhada com recursos colaborativos oferece muitas oportunidades de trabalhar em equipe e otimizar o fluxo de trabalho para lidar melhor com os e-mails recebidos e organizar projetos e tarefas.

Visualizações, notas e delegação compartilhadas

Gmelius oferece um caixa de entrada compartilhada onde as equipes podem trabalhar juntas no Gmail. As equipes podem conversar diretamente ao lado de um e-mail para criar uma melhor comunicação sobre uma tarefa recebida e garantir que os e-mails sejam atribuídos à pessoa certa.

O Gmelius também oferece outros recursos que podem facilitar uma melhor conversa. Por exemplo, os membros da equipe podem adicionar notas para contextualizar, marcar colegas, compartilhar rascunhos de e-mail, modelos e notas do Gmail.

Isso elimina a necessidade de encaminhar e-mails que criam tópicos de e-mail confusos e ajuda as equipes a se responsabilizarem mutuamente. A funcionalidade bem organizada inicia uma melhor comunicação e desempenho da equipe.

Se sua equipe usa Slack para a comunicação diária, o Gmelius oferece uma arquitetura exclusiva de integração bidirecional que permite que caixas de entrada compartilhadas e marcadores do Gmail sejam integrados aos seus canais do Slack.

Se os membros da sua equipe preferem se comunicar pelo Gmail ou pelo Slack, tudo é sincronizado em tempo real entre todos os membros.

Experimente o Gmelius, se ainda não o fez.

Gerenciamento de projetos, fluxos de trabalho visuais e painéis Kanban no Gmail

Para muitas equipes que usam caixas de entrada compartilhadas, você pode precisar colaborar em outra plataforma para projetos. O Gmelius simplifica esse processo usando Quadros Kanban do Gmail. Os quadros Kanban são uma solução visual de gerenciamento de projetos que utiliza colunas para tarefas para que as equipes possam ver visualmente o status dos projetos e a quem eles estão atribuídos.

As conversas por e-mail podem ser convertidas em cartões de tarefas para uma melhor organização. Em vez de visualizar um layout de caixa de entrada tradicional, seu Gmail se torna seu espaço de trabalho visual para colaborar com mais eficiência. As equipes também podem criar pastas a partir de marcadores novos ou existentes do Gmail. Os quadros Kanban podem ser criados a partir de um modelo ou personalizados para atender às necessidades da sua equipe.

Envio automatizado de e-mails, gerenciamento de caixa de entrada e divulgação

Automatizando tarefas é um componente essencial para melhorar o desempenho da equipe e aumentar a produtividade. Sua equipe tem muito em que trabalhar ao longo do dia. Embora o gerenciamento de uma caixa de entrada seja crucial, ele não deve consumir o dia de um funcionário. A automação pode ajudar a agilizar o trabalho pesado para reduzir tarefas demoradas que consomem os lucros da empresa, para que os funcionários possam construir uma jornada de trabalho mais produtiva.

Com o Gmelius, as equipes podem usar regras de automação simples para agilizar o fluxo de trabalho. Por exemplo, seguindo a regra “se isso, então aquilo”, os e-mails podem ser automatizados para serem enviados ao destinatário correspondente.

Além do mais, nosso E-mail de IA O agente ajuda você a escrever regras de automação usando comandos de linguagem natural (assim como ChatGPT ou Gemini) sem qualquer configuração ou codificação manual.

Usando essas regras, tarefas repetitivas, como lidar com devoluções, também podem ser automatizadas para agilizar o processo e criar um fluxo de trabalho produtivo entre a equipe. Além disso, se sua organização recebe vários pedidos ou devoluções diariamente, as linhas de assunto contendo “pedidos” são automaticamente filtradas na etiqueta apropriada do Gmail ou atribuídas ao funcionário relevante usando a IA.

Conclusão: Trabalho em equipe = fórmula para o sucesso

O trabalho em equipe eficaz é vital para o sucesso da empresa. A colaboração por e-mail pode dar às suas equipes uma melhor compreensão de suas tarefas e criar um ambiente de trabalho organizado e positivo.

Se você está utilizando a colaboração por e-mail para simplificar sua caixa de entrada ou está procurando uma maneira de criar melhores soluções de gerenciamento de projetos, a Gmelius oferece soluções eficazes para construir o sucesso da empresa.

Se você deseja usar a colaboração por e-mail para melhorar o desempenho da equipe, confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe.

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