Comment créer un flux de travail efficace ? Bien que la question semble assez simple, il est souvent difficile pour les équipes d'y répondre, et encore moins de la mettre en œuvre. Les distractions, la procrastination et le manque d'outils appropriés entraînent des revers qui nuisent à la productivité.
Souvent, la raison de l'inefficacité n'est pas identifiée, laissant aux responsables le soin de déterminer la racine du problème. En identifiant ces points faibles et en utilisant les bons outils pour les bons processus, les chefs d'équipe peuvent améliorer le flux de travail efficacité et préparer leurs équipes à travailler davantage efficacement sur la voie du succès.
Quelles sont les causes d'un flux de travail inefficace ?
La main-d'œuvre d'aujourd'hui présente de nombreux obstacles à l'efficacité. Les équipes distantes, hybrides et distribuées s'appuient sur les canaux numériques comme principale source de communication. De nombreuses distractions peuvent facilement faire dérailler un flux de travail productif au milieu de la multitude de flux d'e-mails, d'appels vidéo et de messages instantanés. Essayer de se coordonner avec les membres de l'équipe dans des fuseaux horaires différents et des horaires opposés ne fait qu'aggraver le problème. Parmi les autres défis, citons :
- manque de communication
- mauvaise gestion des flux de travail
- épuisement professionnel des employés
- manque d'outils de productivité
Outre les tâches quotidiennes habituelles, ces défis augmentent le risque de travail inefficace. Mais il existe une meilleure solution.
Créez un flux de travail efficace qui vous convient
L'amélioration des processus internes et l'utilisation d'outils de gestion des flux de travail entraînent des changements organisationnels positifs. Voici quelques conseils pour créer un flux de travail efficace pour vos équipes.
- Utilisez une boîte de réception partagée avec votre équipe
Les problèmes de communication sont monnaie courante avec le courrier électronique. Les conversations perdues, les longs fils de discussion et une boîte de réception encombrée nuisent à la productivité. De plus, les équipes qui utilisent des comptes de messagerie individuels pour régler les problèmes de l'entreprise passent à côté d'opportunités de collaboration.
En raison du manque de collaboration, il est difficile pour les équipes d'établir des lignes de communication claires. Ils s'appuient plutôt sur le cc'ing et le transfert de messages individuels à des fins de clarification. Le temps passé à distribuer des messages individuels et à passer d'une application à l'autre nuit à la productivité des employés.
UNE boîte de réception partagée améliore la transparence et la collaboration entre les membres de l'équipe. Au lieu de traiter les e-mails de l'entreprise individuellement, les équipes peuvent envoyer, répondre et organiser les e-mails ensemble.
Une solution de boîte de réception partagée aide les équipes à :
- attribuer les e-mails entrants aux membres de l'équipe
- éviter d'envoyer des réponses dupliquées
- travaillez en toute transparence
- répartir équitablement la charge de travail de l'équipe
L'utilisation d'une plateforme unique pour les communications d'équipe permet d'augmenter les temps de réponse et d'éliminer les risques d'erreurs susceptibles de retarder le travail.
- Automatisez le travail partout et en tout lieu
Les travailleurs peuvent économiser en moyenne 25 heures par semaine en utilisant des outils d'automatisation dotés de fonctions marketing. Cela permet aux équipes de maximiser les avantages de l'automatisation, car les rôles marketing reposent sur une gestion approfondie des communications et des e-mails. Quelle que soit la profession, l'automatisation est essentielle pour créer un flux de travail efficace.
L'automatisation implique l'utilisation d'une logique basée sur des règles pour rationaliser les responsabilités chronophages. Les distractions sont inévitables, mais l'automatisation permet de les gérer. Les cas d'utilisation courants de l'automatisation incluent :
Réponses automatiques
La gestion des e-mails peut prendre des heures. En utilisant réponses automatiques répondre aux e-mails entrants permet de poursuivre la conversation sans avoir à répondre à chaque e-mail individuellement. Par exemple,
« J'ai bien reçu votre demande et je vous recontacterai dès que possible. En attendant, veuillez consulter notre nouveau produit. »
Cette réponse répond aux besoins du client et présente une opportunité de vente avec un minimum de démarches. L'utilisation de modèles d'e-mails ajoute d'innombrables possibilités de personnalisation aux réponses automatisées. Les équipes utilisant des modèles d'e-mail peuvent créer une bibliothèque de réponses pour répondre aux demandes de service client, aux questions ou aux problèmes internes de l'équipe.
Offres Gmelius modèles d'e-mails partageables et brouillons via Gmail qui se marient parfaitement avec une boîte de réception partagée.
Les équipes peuvent rédiger des réponses ensemble et les enregistrer en tant que modèle à utiliser dans les prochains e-mails. Les règles d'automatisation permettent aux membres de l'équipe de choisir le modèle à utiliser pour chaque cas d'utilisation, tel que la logistique, les ventes ou le support.
Organisation du courrier électronique
Vous détestez organiser vos e-mails ? Alors, ne le faites pas. Définissez des règles d'automatisation pour faire le gros du travail à votre place. Automatisation aide les équipes à filtrer les e-mails aux bons endroits et à les supprimer après un certain temps afin de réduire le nombre de messages inutiles qui encombrent votre boîte de réception.
Lorsque vous utilisez une solution de boîte de réception partagée telle que Gmelius, les membres de l'équipe peuvent attribuer automatiquement des e-mails à certains membres de l'équipe. Les e-mails attribués permettent aux membres de l'équipe de se concentrer sur les tâches de messagerie qui mettent en valeur leurs points forts au lieu de tenter des tâches qui dépassent leurs capacités.
Lorsque vous recherchez différents angles pour créer un flux de travail efficace, garantir une charge de travail uniformément répartie peut également contribuer à améliorer l'efficacité. Pour aider davantage les managers, Gmelius propose analyses intégrées pour afficher la façon dont tous les e-mails entrants sont distribués au sein d'une équipe afin d'éviter l'épuisement professionnel des employés. Cela permet aux responsables de voir à qui sont assignés quels e-mails afin d'éviter de surcharger une personne.
Politiques SLA et prévention des violations
Les accords de niveau de service sont une pratique courante dans de nombreux secteurs pour garantir un contrat entre une entreprise et un client qui décrit clairement les services attendus. Les équipes commerciales et logistiques utilisent couramment des politiques de SLA, mais chaque secteur doit savoir comment les gérer pour garantir un flux de travail efficace et sans erreur.
Si votre équipe applique des politiques de SLA, vous savez déjà que les répercussions d'une violation entraînent des sanctions pour l'entreprise. Par conséquent, les équipes doivent surveiller de près les comptes afin de prévenir les violations ; toutefois, ce niveau de supervision peut prendre beaucoup de temps. Pour éviter d'éventuelles pénalités et répondre simultanément aux besoins des clients, les équipes peuvent utiliser l'automatisation pour définir des alertes qui informent les membres d'une violation des SLA.
Les équipes peuvent également définir des règles limitées dans le temps qui leur permettent de hiérarchiser les conversations à forte valeur ajoutée et d'atteindre leurs objectifs de performance internes. Gmelius vous facilite la tâche en ajoutant automatiquement tous les e-mails qui n'ont pas reçu de réponses en temps opportun à une étiquette partagée avec un code couleur pour une organisation et une efficacité maximales.
Les erreurs se produisent rapidement, mais l'automatisation peut aider à les éviter afin d'optimiser les tâches quotidiennes et de créer un flux de travail productif pour les équipes.
- Visualisez le workflow
Si vous constatez que votre équipe peine à travailler efficacement après avoir mis en œuvre d'innombrables outils, essayez les représentations visuelles. Un diagramme de flux de travail ou un tableau Kanban simplifie les tâches afin que les employés puissent capturer, partager et améliorer les processus en un coup d'œil. De nombreuses entreprises utilisent des outils visuels pour gagner en efficacité, de sorte que chaque tâche soit clairement définie pour que tous les membres de l'équipe puissent la voir et la partager.
Aujourd'hui, de nombreux outils en ligne utilisent des diagrammes visuels. Par exemple, Gmelius propose Tableaux Kanban pour transformer une boîte de réception Gmail en espace de travail visuel. Les e-mails peuvent être assignés en tant que tâches et ajoutés à un tableau pour plus de clarté et de responsabilité. La transformation de la boîte de réception d'une équipe en tableau Kanban peut contribuer à simplifier la répartition de la charge de travail et la gestion du pipeline.
Les tableaux Kanban peuvent également fournir une représentation visuelle d'une étiquette Gmail pour afficher la gestion des clients et des projets.
En outre, vous pouvez également définir des règles d'automatisation qui attribuent automatiquement des e-mails à un tableau. Cela permet de gagner du temps que les équipes consacrent habituellement à la création de tâches supplémentaires ou à la coordination des tâches. Les tableaux Kanban peuvent également être intégrés à d'autres outils tels que Trello pour une efficacité optimale.
Déterminer comment créer un flux de travail efficace peut sembler difficile au début, mais Gmelius vous facilite la tâche grâce à des fonctionnalités et des intégrations parfaites pour optimiser les tâches quotidiennes.
Lorsque vous recherchez comment créer un flux de travail efficace, pensez à Gmelius. Nous proposons de nombreuses fonctionnalités et intégrations pour améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe. Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !
