Como criar um fluxo de trabalho eficiente? Embora a pergunta pareça bastante simples, muitas vezes é difícil para as equipes responderem, quanto mais implementá-la. Distrações, procrastinação e um déficit de ferramentas adequadas causam contratempos que prejudicam a produtividade.
Muitas vezes, o motivo da ineficiência permanece não identificado, deixando que os gerentes determinem a raiz do problema. Ao identificar essas áreas de fraqueza e empregar as ferramentas certas para os processos certos, os líderes de equipe podem melhorar o fluxo de trabalho eficiência e prepare suas equipes para trabalhar mais efetivamente no caminho para o sucesso.
O que causa um fluxo de trabalho ineficiente?
A força de trabalho atual apresenta muitos obstáculos à eficiência. Equipes remotas, híbridas e distribuídas confiam nos canais digitais como suas principais fontes de comunicação. Qualquer número de distrações pode facilmente atrapalhar o fluxo de trabalho produtivo em meio à enxurrada de fluxos de e-mail, videochamadas e mensagens instantâneas. Tentar se coordenar com membros da equipe em diferentes fusos horários e horários opostos agrava ainda mais o problema. Alguns outros desafios incluem:
- falta de comunicação
- gerenciamento deficiente do fluxo de trabalho
- esgotamento dos funcionários
- falta de ferramentas de produtividade
Além das tarefas diárias padrão, esses desafios aumentam o potencial de trabalho ineficiente. Mas existe uma maneira melhor.
Crie um fluxo de trabalho eficiente que funcione para você
Melhorar os processos internos e usar ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho produz mudanças organizacionais positivas. Aqui estão algumas dicas para criar um fluxo de trabalho eficiente para suas equipes.
- Use uma caixa de entrada compartilhada com sua equipe
A falta de comunicação é uma ocorrência comum com o e-mail. Conversas perdidas, longas conversas de e-mail e uma caixa de entrada desordenada prejudicam a produtividade. Além disso, equipes que usam contas de e-mail individuais para tratar de assuntos da empresa perdem oportunidades de colaboração.
A falta de colaboração dificulta que as equipes estabeleçam linhas claras de comunicação. Em vez disso, eles confiam no cc'ing e no encaminhamento de mensagens individuais para esclarecimento. O tempo gasto distribuindo mensagens individuais e alternando entre aplicativos prejudica a produtividade dos funcionários.
UM caixa de entrada compartilhada aumenta a transparência e a colaboração entre os membros da equipe. Em vez de abordar os e-mails da empresa individualmente, as equipes podem enviar, responder e organizar e-mails juntas.
Uma solução de caixa de entrada compartilhada ajuda as equipes a:
- atribuir e-mails recebidos aos membros da equipe
- evite enviar respostas duplicadas
- trabalhe com transparência
- distribuir a carga de trabalho da equipe igualmente
A utilização de uma plataforma para comunicação em equipe pode aumentar os tempos de resposta e eliminar a possibilidade de erros que atrasam o trabalho.
- Automatize o trabalho em qualquer lugar e em qualquer lugar
Os trabalhadores podem economizar uma média de 25 horas por semana usando ferramentas de automação com funções de marketing. Isso permite que as equipes maximizem os benefícios da automação, já que as funções de marketing dependem de um amplo gerenciamento de comunicações e e-mails. Independentemente da profissão, no entanto, a automação é essencial para criar um fluxo de trabalho eficiente.
A automação envolve o uso de lógica baseada em regras para simplificar responsabilidades demoradas. As distrações são inevitáveis, mas a automação possibilita o gerenciamento dessas distrações. Os casos de uso comuns da automação incluem:
Respostas automáticas
O gerenciamento de e-mails pode levar horas. Usando respostas automáticas endereçar e-mails recebidos pode manter a conversa fluindo sem precisar responder a cada e-mail individualmente. Por exemplo,
“Recebi sua solicitação e entrarei em contato com você o mais rápido possível. Enquanto isso, revise nosso novo produto.”
Essa resposta atende às necessidades do cliente e apresenta uma oportunidade de vendas com o mínimo de trabalho braçal necessário. O uso de modelos de e-mail adiciona inúmeras possibilidades de personalização às respostas automatizadas. As equipes que usam modelos de e-mail podem criar uma biblioteca de respostas para tratar de solicitações de atendimento ao cliente, perguntas ou assuntos internos da equipe.
Gmelius oferece modelos de e-mail compartilháveis e rascunhos por meio do Gmail, que combinam perfeitamente com uma caixa de entrada compartilhada.
As equipes podem redigir respostas juntas e salvá-las como um modelo para usar em futuros e-mails. As regras de automação permitem que os membros da equipe escolham qual modelo usar para cada caso de uso, como logística, vendas ou suporte.
Organização de e-mail
Odeia organizar e-mails? Então não faça isso. Defina regras de automação para fazer o trabalho pesado para você. Automação ajuda as equipes a filtrar e-mails nos lugares certos e configura que eles sejam excluídos após um determinado período de tempo para reduzir mensagens desnecessárias que lotam sua caixa de entrada.
Ao usar uma solução de caixa de entrada compartilhada como o Gmelius, os membros da equipe podem atribuir e-mails automaticamente a determinados membros da equipe. Os e-mails atribuídos permitem que os membros da equipe se concentrem em tarefas de e-mail que mostrem seus pontos fortes, em vez de realizar tarefas além de suas capacidades.
Ao buscar ângulos diferentes para criar um fluxo de trabalho eficiente, garantir uma carga de trabalho uniformemente distribuída também pode ajudar a aumentar a eficiência. Para ajudar ainda mais os gerentes, a Gmelius oferece análises integradas para mostrar como todos os e-mails recebidos são distribuídos por uma equipe para evitar o esgotamento dos funcionários. Isso permite que os gerentes vejam a quem foram atribuídos quais e-mails para evitar sobrecarregar uma pessoa.
Políticas de SLA e prevenção de violações
Os acordos de nível de serviço são uma prática comum em muitos setores para garantir um contrato entre a empresa e o cliente que descreva claramente os serviços esperados. As equipes de vendas e logística geralmente usam políticas de SLA, mas todos os setores devem saber como lidar com elas para garantir um fluxo de trabalho eficiente e sem erros.
Se sua equipe usa políticas de SLA, você já sabe que as repercussões de uma violação significam que a empresa enfrentará penalidades. Como resultado, as equipes devem ficar atentas às contas para evitar violações; no entanto, esse nível de supervisão pode levar muito tempo. Para evitar possíveis penalidades e atender simultaneamente às necessidades do cliente, as equipes podem usar a automação para definir alertas que notificam os membros sobre uma violação do SLA.
As equipes também podem definir regras temporais que garantam a priorização de conversas de alto valor e o cumprimento das metas internas de desempenho. O Gmelius facilita isso adicionando automaticamente quaisquer e-mails que não tenham recebido respostas oportunas a um rótulo compartilhado e codificado por cores para máxima organização e eficiência.
Os erros acontecem rapidamente, mas a automação pode ajudar a evitar sua ocorrência para otimizar as tarefas diárias e criar um fluxo de trabalho produtivo para as equipes.
- Visualize o fluxo de trabalho
Se você achar que sua equipe está tendo dificuldades para trabalhar de forma eficiente depois de implementar inúmeras ferramentas, experimente representações visuais. Um diagrama de fluxo de trabalho ou quadro Kanban simplifica as tarefas para que os funcionários possam capturar, compartilhar e melhorar os processos em um piscar de olhos. Muitas empresas usam ferramentas visuais para aumentar a eficiência, de modo que cada tarefa seja claramente definida para que todos os membros da equipe possam ver e compartilhar.
Hoje, muitas ferramentas on-line usam diagramas visuais. Por exemplo, a Gmelius oferece Quadros Kanban para transformar uma caixa de entrada do Gmail em um espaço de trabalho visual. Os e-mails podem ser atribuídos como tarefas e adicionados a um quadro para maior clareza e responsabilidade. Transformar uma caixa de entrada de equipe em um quadro Kanban pode ajudar a simplificar a distribuição da carga de trabalho e o gerenciamento do pipeline.
Os painéis Kanban também podem fornecer uma representação visual de uma etiqueta do Gmail para exibir o gerenciamento de clientes e projetos.
Além disso, você também pode definir regras de automação que atribuem automaticamente e-mails a um quadro. Isso pode economizar tempo que as equipes geralmente gastam criando tarefas adicionais ou coordenando tarefas. Os quadros Kanban também podem ser integrados a outras ferramentas, como Trello para uma eficiência ideal.
Determinar como criar um fluxo de trabalho eficiente pode parecer difícil no início, mas o Gmelius facilita isso com recursos e integrações perfeitos para otimizar as tarefas diárias.
Ao pesquisar como criar um fluxo de trabalho eficiente, considere Gmelius. Oferecemos muitos recursos e integrações para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
