Wie erstelle ich einen effizienten Arbeitsablauf? Obwohl die Frage einfach genug erscheint, ist es für Teams oft schwierig, sie zu beantworten, geschweige denn umzusetzen. Ablenkungen, Prokrastination und ein Mangel an geeigneten Tools führen zu Rückschlägen, die die Produktivität beeinträchtigen.
Oft bleibt der Grund für Ineffizienz unbekannt, sodass die Manager die Ursache des Problems ermitteln müssen. Durch die Identifizierung dieser Schwachstellen und den Einsatz der richtigen Tools für die richtigen Prozesse können Teamleiter den Arbeitsablauf verbessern Effizienz und stellen Sie ihre Teams so ein, dass sie mehr arbeiten effektiv auf dem Weg zum Erfolg.
Was verursacht einen ineffizienten Arbeitsablauf?
Die heutige Belegschaft steht der Effizienz mit vielen Hindernissen gegenüber. Externe, hybride und verteilte Teams verlassen sich auf digitale Kanäle als Hauptkommunikationsquellen. Eine beliebige Anzahl von Ablenkungen kann den produktiven Arbeitsablauf inmitten der Flut von E-Mail-Streams, Videoanrufen und Sofortnachrichten leicht zum Erliegen bringen. Der Versuch, sich mit Teammitgliedern in verschiedenen Zeitzonen und unterschiedlichen Zeitplänen abzustimmen, verschärft das Problem zusätzlich. Zu den weiteren Herausforderungen gehören:
- mangelnde Kommunikation
- schlechtes Workflow-Management
- Burnout bei Mitarbeitern
- Mangel an Produktivitätstools
Zusätzlich zu den täglichen Standardaufgaben erhöhen diese Herausforderungen das Potenzial für ineffizientes Arbeiten. Aber es gibt einen besseren Weg.
Erstellen Sie einen effizienten Arbeitsablauf, der für Sie funktioniert
Die Verbesserung interner Prozesse und der Einsatz von Workflow-Management-Tools führen zu positiven organisatorischen Veränderungen. Hier sind einige Tipps, um einen effizienten Arbeitsablauf für Ihre Teams zu erstellen.
- Verwenden Sie einen gemeinsamen Posteingang mit Ihrem Team
Fehlkommunikation kommt bei E-Mails häufig vor. Verlorene Konversationen, lange E-Mail-Threads und ein überfüllter Posteingang beeinträchtigen die Produktivität. Darüber hinaus verpassen Teams, die individuelle E-Mail-Konten verwenden, um Unternehmensangelegenheiten zu erledigen, Gelegenheiten zur Zusammenarbeit.
Mangelnde Zusammenarbeit erschwert es Teams, klare Kommunikationswege herzustellen. Stattdessen verlassen sie sich darauf, einzelne Nachrichten zur Klärung zu überprüfen und weiterzuleiten. Die Zeit, die mit dem Verteilen einzelner Nachrichten und dem Hin- und Herwechseln zwischen Apps verbracht wird, beeinträchtigt die Produktivität der Mitarbeiter.
EIN geteilter Posteingang erhöht die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Anstatt Unternehmens-E-Mails einzeln zu adressieren, können Teams E-Mails gemeinsam versenden, beantworten und organisieren.
Eine Lösung für den gemeinsamen Posteingang hilft Teams:
- Weisen Sie eingehende E-Mails Teammitgliedern zu
- vermeiden Sie das Senden doppelter Antworten
- mit Transparenz arbeiten
- verteilt das Arbeitspensum des Teams gleichmäßig
Die Nutzung einer Plattform für die Teamkommunikation kann die Reaktionszeiten verlängern und das Potenzial von Fehlern, die die Arbeit verzetteln, eliminieren.
- Automatisieren Sie die Arbeit überall und überall
Arbeitnehmer können im Durchschnitt sparen 25 Stunden pro Woche durch den Einsatz von Automatisierungstools mit Marketingfunktionen. Auf diese Weise können Teams die Vorteile der Automatisierung maximieren, da Marketingrollen auf ein umfangreiches Kommunikations- und E-Mail-Management angewiesen sind. Unabhängig vom Beruf ist Automatisierung jedoch unerlässlich, um einen effizienten Arbeitsablauf zu schaffen.
Bei der Automatisierung wird eine regelbasierte Logik verwendet, um zeitaufwändige Verantwortlichkeiten zu rationalisieren. Ablenkungen sind unvermeidlich, aber die Automatisierung macht es möglich, diese Ablenkungen zu verwalten. Zu den häufigsten Anwendungsfällen der Automatisierung gehören:
Automatische Antworten
Die E-Mail-Verwaltung kann Stunden dauern. Verwenden automatische Antworten Um eingehende E-Mails zu adressieren, kann das Gespräch am Laufen gehalten werden, ohne auf jede E-Mail einzeln antworten zu müssen. Zum Beispiel
„Ich habe Ihre Anfrage erhalten und werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Bitte überprüfen Sie in der Zwischenzeit unser neues Produkt.“
Diese Antwort geht auf die Bedürfnisse des Kunden ein und bietet eine Verkaufschance mit minimalem Aufwand. Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen bietet unzählige Anpassungsmöglichkeiten für automatisierte Antworten. Teams, die E-Mail-Vorlagen verwenden, können eine Bibliothek mit Antworten erstellen, um Kundendienstanfragen, Fragen oder interne Teamangelegenheiten zu beantworten.
Gmelius bietet gemeinsam nutzbare E-Mail-Vorlagen und Entwürfe über Gmail, das perfekt zu einem gemeinsamen Posteingang passt.
Teams können Antworten gemeinsam verfassen und sie als Vorlage speichern, um sie in zukünftigen E-Mails zu verwenden. Mithilfe von Automatisierungsregeln können Teammitglieder auswählen, welche Vorlage sie für jeden Anwendungsfall verwenden möchten, z. B. für Logistik, Vertrieb oder Support.
E-Mail-Organisation
Hassen Sie es, E-Mails zu organisieren? Dann tun Sie es nicht. Legen Sie Automatisierungsregeln fest, um die grundlegende Arbeit für Sie zu erledigen. Automatisierung hilft Teams dabei, E-Mails an den richtigen Stellen zu filtern und legt fest, dass sie nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden, um zu verhindern, dass unnötige Nachrichten Ihren Posteingang überfüllen.
Wenn Sie eine Lösung für den gemeinsamen Posteingang wie Gmelius verwenden, können Teammitglieder bestimmten Teammitgliedern automatisch E-Mails zuweisen. Zugewiesene E-Mails ermöglichen es den Teammitgliedern, sich auf E-Mail-Aufgaben zu konzentrieren, die ihre Stärken unter Beweis stellen, anstatt sich mit Aufgaben zu befassen, die ihre Fähigkeiten übersteigen.
Wenn Sie nach verschiedenen Blickwinkeln suchen, um einen effizienten Arbeitsablauf zu erstellen, kann die Sicherstellung einer gleichmäßig verteilten Arbeitslast ebenfalls zur Steigerung der Effizienz beitragen. Zur weiteren Unterstützung von Managern bietet Gmelius integrierte Analytik um anzuzeigen, wie alle eingehenden E-Mails in einem Team verteilt werden, um einen Burnout der Mitarbeiter zu vermeiden. Auf diese Weise können Manager sehen, wem welche E-Mails zugewiesen wurden, um eine Überlastung einer Person zu vermeiden.
SLA-Richtlinien und Schutz vor Sicherheitsverletzungen
Service Level Agreements sind in vielen Branchen gängige Praxis, um einen Vertrag zwischen einem Unternehmen und einem Kunden sicherzustellen, der die erwarteten Dienstleistungen klar umreißt. Vertriebs- und Logistikteams verwenden häufig SLA-Richtlinien, aber jede Branche sollte wissen, wie damit umzugehen ist, um einen effizienten, fehlerfreien Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Wenn Ihr Team SLA-Richtlinien verwendet, wissen Sie bereits, dass das Unternehmen aufgrund der Auswirkungen eines Verstoßes mit Strafen rechnen muss. Daher müssen die Teams die Konten genau im Auge behalten, um Verstöße zu verhindern. Ein solches Maß an Überwachung kann jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen. Um mögliche Strafen zu vermeiden und gleichzeitig die Kundenanforderungen zu erfüllen, können Teams mithilfe der Automatisierung Warnmeldungen einrichten, die Mitglieder über einen SLA-Verstoß informieren.
Teams können auch zeitgebundene Regeln festlegen, um sicherzustellen, dass sie wichtige Konversationen priorisieren und interne Leistungsziele erreichen. Gmelius macht dies einfach, indem es automatisch alle E-Mails, die keine zeitnahen Antworten erhalten haben, einem gemeinsamen, farbcodierten Etikett hinzufügt, um maximale Organisation und Effizienz zu gewährleisten.
Fehler passieren schnell, aber Automatisierung kann dazu beitragen, ihr Auftreten zu verhindern, um die täglichen Aufgaben zu optimieren und einen produktiven Arbeitsablauf für Teams aufzubauen.
- Arbeitsablauf visualisieren
Wenn Sie feststellen, dass Ihr Team nach der Implementierung unzähliger Tools Schwierigkeiten hat, effizient zu arbeiten, versuchen Sie es mit visuellen Darstellungen. Ein Workflow-Diagramm oder ein Kanban-Board vereinfacht Aufgaben, sodass Mitarbeiter Prozesse auf einen Blick erfassen, teilen und verbessern können. Viele Unternehmen verwenden visuelle Tools, um die Effizienz zu steigern, sodass jede Aufgabe klar definiert ist, sodass alle Teammitglieder sie sehen und teilen können.
Heutzutage verwenden viele Online-Tools visuelle Diagramme. Zum Beispiel bietet Gmelius Kanban-Tafeln um einen Gmail-Posteingang in einen visuellen Arbeitsbereich umzuwandeln. E-Mails können als Aufgaben zugewiesen und zur besseren Übersichtlichkeit und Rechenschaftspflicht einer Pinnwand hinzugefügt werden. Die Umwandlung eines Team-Posteingangs in ein Kanban-Board kann dazu beitragen, die Verteilung der Arbeitslast und das Pipeline-Management zu vereinfachen.
Kanban-Boards können auch eine visuelle Darstellung eines Gmail-Labels bieten, um das Kunden- und Projektmanagement anzuzeigen.
Darüber hinaus kannst du auch Automatisierungsregeln festlegen, die E-Mails automatisch einem Board zuweisen. Dies kann Zeit sparen, die Teams normalerweise damit verbringen, zusätzliche Aufgaben zu erstellen oder Aufgaben hin und her zu koordinieren. Kanban-Boards können auch in andere Tools integriert werden, wie Trello für optimale Effizienz.
Es mag zunächst schwierig erscheinen, herauszufinden, wie ein effizienter Arbeitsablauf erstellt werden kann, aber Gmelius macht es einfach, mit Funktionen und Integrationen, die sich perfekt für die Optimierung der täglichen Aufgaben eignen.
Wenn Sie herausfinden, wie Sie einen effizienten Arbeitsablauf erstellen können, sollten Sie Folgendes berücksichtigen Gmelius. Wir bieten viele Funktionen und Integrationen an, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
