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La gestion des e-mails est essentielle à la réussite de l'entreprise. Mais de nombreuses entreprises ne disposent pas d'un système de gestion du courrier électronique approprié. Ainsi, même si la boîte de réception de votre équipe peut être vidée un jour, un afflux de demandes de renseignements ne tarde pas à affluer.
Un outil de collaboration par e-mail peut réduire les problèmes de gestion des e-mails et aider les chefs d'équipe à traiter facilement les boîtes de réception à volume élevé, à gérer les projets d'équipe et à attribuer et déléguer des tâches en un clic.
Les tâches quotidiennes liées à la messagerie peuvent être fastidieuses, mais il n'est pas nécessaire que la bonne solution soit en place.
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Comment se posent les problèmes de gestion des e-mails
L'adressage des e-mails prend du temps. C'est une tâche quotidienne que beaucoup de gens redoutent. Lorsque les e-mails sont envoyés dans plusieurs boîtes de réception individuelles, il devient difficile de communiquer des messages. Les e-mails doivent être transférés ou transmis au membre de l'équipe approprié à qui il sera adressé.
Il se peut également que les membres de votre équipe enregistrent des e-mails pour les consulter plus tard, ce qui finit par encombrer la boîte de réception. Les boîtes de réception standard n'offrent pas de possibilités de collaboration et entraînent des problèmes de gestion des e-mails fastidieux.
Boîtes de réception partagées pour une meilleure gestion des e-mails
Les entreprises se sont tournées vers les boîtes de réception partagées pour résoudre ces problèmes courants de gestion des e-mails. Boîtes de réception partagées sont des boîtes de réception partagées entre plusieurs personnes. Chaque membre de l'équipe peut accéder à une boîte de réception partagée depuis son compte de messagerie personnel afin que plusieurs personnes puissent lire et traiter les e-mails ensemble.
Boîtes de réception partagées :
- aider les équipes à gérer ensemble de gros volumes de boîtes de réception
- centraliser la communication
- gagnez du temps passé à effectuer des opérations de contrôle et de transfert
- réduire l'encombrement de la boîte de réception
- améliorer les temps de réponse
Les équipes peuvent gérer une boîte de réception partagée pour la facturation, l'assistance, les factures et bien plus encore. Les boîtes de réception partagées profitent grandement à une équipe distante car elles permettent aux équipes de traiter leurs e-mails ensemble, où qu'elles se trouvent.
Si les boîtes de réception partagées offrent de nombreuses possibilités d'améliorer la gestion des e-mails, il existe également un inconvénient si la collaboration n'est pas impliquée.
Par exemple, que se passe-t-il une fois qu'un e-mail a été adressé ? Une tâche de courrier électronique nécessite bien plus qu'une simple réponse. La gestion de projet est au cœur de chaque e-mail. Par conséquent, la plupart des e-mails se transforment en tâches nécessitant une délégation, coordination des horaires, et le suivi du budget.
Peut-être que votre boîte de réception partagée est utilisée pour équipe logistique. Le responsable de la chaîne d'approvisionnement devra voir l'état des livraisons, traiter les expéditions, établir des itinéraires de livraison et finaliser les budgets. Cela nécessiterait de nombreux échanges de courriels entre les membres de l'équipe. Ensuite, une plateforme de gestion de projet distincte sera utilisée pour suivre l'achèvement des projets. Une boîte de réception partagée n'est tout simplement pas une solution adéquate pour répondre à tous les besoins.
Par ailleurs, que se passe-t-il lorsque votre entreprise se développe ? Les risques de mauvaise communication deviennent de plus en plus importants. Cela peut entraîner des réponses dupliquées, des opportunités manquées et des e-mails perdus, ce qui a un impact significatif sur la communication entre les équipes et la satisfaction des clients.
Résoudre les problèmes de gestion des e-mails avec Gmelius
Pour surmonter les problèmes de gestion des e-mails, vous devez mettre en œuvre de nouvelles stratégies. Gmelius propose une plateforme de gestion collaborative des e-mails pour les équipes dotée de fonctionnalités innovantes qui résolvent les problèmes de messagerie courants.
Gmelius intègre davantage le concept de boîtes de réception partagées au flux de travail de votre équipe en adoptant une approche collaborative. Les équipes peuvent traiter des e-mails et gérer des projets ensemble sans quitter leur boîte de réception Gmail.
Selon un interne Étude Gmelius, 68 % des équipes passent la majeure partie de leur journée de travail à envoyer des e-mails ; toutefois, 17 % seulement aiment utiliser le courrier électronique pour collaborer. Cela s'explique en partie par le fait que la collaboration par e-mail provoque des frictions entre les membres du personnel.
Gmelius résout ce problème courant de gestion des e-mails en créant un boîte de réception partagée au sein de Gmail pour améliorer les méthodes de collaboration et améliorer la communication au sein de l'équipe.
Une fois que tu installez Gmelius, il se trouve directement dans votre boîte de réception Gmail. Il n'est pas nécessaire d'apprendre une autre application de gestion.
Notre solution de boîte de réception partagée permet aux équipes de :
- déléguer les conversations par e-mail
- gérez n'importe quel e-mail d'équipe depuis Gmail
- avoir des conversations sur le côté d'un e-mail
- transformez les e-mails en tickets exploitables
- automatiser les flux de travail à l'aide de règles simples
- convertir des e-mails en tâches sur un tableau Kanban Gmail
- visualisez les analyses pour chaque boîte de réception partagée
Chaque membre de l'équipe ajouté à une boîte de réception partagée a accès à toutes les fonctionnalités proposées par Gmelius, y compris une intégration bidirectionnelle unique avec des applications populaires telles que Slack, Trello et Zoom.
L'utilisation d'un outil collaboratif de boîte de réception partagée pour votre équipe peut améliorer la communication afin d'éviter les frictions et de créer davantage d'opportunités de productivité et d'améliorer le service client pour votre entreprise.
Laissez Gmelius vous aider à résoudre vos problèmes de gestion des e-mails grâce à notre solution de boîte de réception partagée. Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !
