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E-Mail-Management ist für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen verfügen jedoch nicht über ein geeignetes E-Mail-Managementsystem. Ihr Team-Posteingang wird zwar eines Tages gelöscht, aber es dauert nicht lange, bis ein Zustrom von Anfragen eintrifft.
Ein Tool zur E-Mail-Zusammenarbeit kann Probleme bei der E-Mail-Verwaltung reduzieren und Teammanagern dabei helfen, Posteingänge mit hohem Volumen mühelos zu bearbeiten, Teamprojekte zu verwalten und Aufgaben mit einem Klick zuzuweisen und zu delegieren.
Tägliche E-Mail-Aufgaben können umständlich sein, aber dafür muss nicht die richtige Lösung vorhanden sein.
Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihren Posteingang zurückzugewinnen? Probiere Gmelius aus!
Wie Probleme beim E-Mail-Management entstehen
Das Adressieren von E-Mails braucht Zeit. Es ist eine tägliche Aufgabe, vor der sich viele Menschen fürchten. Wenn E-Mails an mehrere einzelne Postfächer gesendet werden, wird es schwierig, Nachrichten zu kommunizieren. E-Mails müssen weitergeleitet oder per Cc an das entsprechende Teammitglied gesendet werden, um sie zu adressieren.
Möglicherweise speichern Ihre Teammitglieder auch E-Mails, um später darauf zurückgreifen zu können, was letztendlich zu Unordnung im Posteingang führt. Standardposteingänge bieten keine Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und führen zu zeitaufwändigen Problemen bei der E-Mail-Verwaltung.
Geteilte Posteingänge für besseres E-Mail-Management
Unternehmen haben sich gemeinsam genutzten Posteingängen zugewandt, um diese häufig auftretenden Probleme bei der E-Mail-Verwaltung zu lösen. Geteilte Posteingänge sind Posteingänge, die von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden. Jedes Teammitglied kann von seinem persönlichen E-Mail-Konto aus auf einen gemeinsamen Posteingang zugreifen, sodass mehrere Personen E-Mails gemeinsam lesen und adressieren können.
Geteilte Posteingänge:
- helfen Sie Teams dabei, Posteingänge mit hohem Volumen gemeinsam zu verwalten
- zentralisieren Sie die Kommunikation
- sparen Sie Zeit beim CC-/Weiterleiten
- Reduzieren Sie das Durcheinander im Posteingang
- Reaktionszeiten verbessern
Teams können einen gemeinsamen Posteingang für Abrechnung, Support, Rechnungen und vieles mehr verwalten. Geteilte Posteingänge kommen einem Remote-Team sehr zugute, da Teams so E-Mails gemeinsam bearbeiten können, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
Geteilte Posteingänge bieten zwar viele Möglichkeiten, das E-Mail-Management zu verbessern, aber es gibt auch einen Nachteil, wenn die Zusammenarbeit nicht involviert ist.
Was passiert zum Beispiel, nachdem eine E-Mail adressiert wurde? Eine E-Mail-Aufgabe erfordert mehr als nur eine Antwort. Das Projektmanagement steht im Mittelpunkt jeder E-Mail. Infolgedessen werden die meisten E-Mails zu Aufgaben, die delegiert werden müssen. Terminkoordinationund Budgetverfolgung.
Vielleicht wird Ihr geteilter Posteingang für Ihre verwendet Logistikteam. Der Supply-Chain-Manager muss den Status der Lieferungen einsehen, Lieferungen bearbeiten, Lieferwege erstellen und Budgets finalisieren. Dies würde zahlreiche E-Mails zwischen den Teammitgliedern erfordern. Anschließend wird eine separate Projektmanagement-Plattform verwendet, um den Projektabschluss zu verfolgen. Ein gemeinsam genutzter Posteingang ist einfach keine adäquate Lösung, um allen Anforderungen gerecht zu werden.
Was passiert außerdem, wenn Ihr Unternehmen expandiert? Die Möglichkeit von Missverständnissen wird immer deutlicher. Dies kann zu doppelten Antworten, verpassten Gelegenheiten und verlorenen E-Mails führen, was sich erheblich auf die Teamkommunikation und die Kundenzufriedenheit auswirkt.
Behebung von Problemen mit der E-Mail-Verwaltung mit Gmelius
Um Probleme beim E-Mail-Management zu lösen, müssen Sie neue Strategien implementieren. Gmelius bietet eine kollaborative E-Mail-Management-Plattform für Teams mit innovativen Funktionen, die häufig auftretende E-Mail-Probleme lösen.
Gmelius integriert das Konzept der gemeinsamen Posteingänge weiter in den Arbeitsablauf Ihres Teams, indem es einen kollaborativen Ansatz verfolgt. Teams können E-Mails adressieren und das Projektmanagement gemeinsam erledigen, ohne ihre Gmail-Postfächer verlassen zu müssen.
Laut einer internen Gmelius-Studie, 68% der Teams verbringen den größten Teil ihres Arbeitstages mit E-Mails; allerdings nutzen nur 17% gerne E-Mail für die Zusammenarbeit. Das liegt zum Teil daran, dass die Zusammenarbeit per E-Mail zu Spannungen zwischen den Mitarbeitern führt.
Gmelius löst dieses häufig auftretende Problem mit der E-Mail-Verwaltung durch die Erstellung einer geteilter Posteingang innerhalb von Gmail, um die Methoden der Zusammenarbeit zu verbessern und die Teamkommunikation zu verbessern.
Sobald du installiere Gmelius, es befindet sich direkt in Ihrem Gmail-Posteingang. Es ist nicht erforderlich, eine andere Verwaltungsanwendung zu erlernen.
Unsere Lösung für den gemeinsamen Posteingang ermöglicht Teams:
- E-Mail-Konversationen delegieren
- Verwalte alle Team-E-Mails von Gmail
- Unterhaltungen am Rand einer E-Mail führen
- E-Mails in umsetzbare Tickets umwandeln
- Automatisieren Sie Workflows mit einfachen Regeln
- E-Mails in Aufgaben auf einem Gmail-Kanban-Board umwandeln
- Visualisieren Sie Analysen für jeden geteilten Posteingang
Jedes Teammitglied, das einem gemeinsamen Posteingang hinzugefügt wird, hat Zugriff auf alle Funktionen, die Gmelius bietet, einschließlich der einzigartigen bidirektionalen Integration mit beliebten Anwendungen wie Slack, Trello und Zoom.
Wenn Sie ein kollaboratives Tool für den gemeinsamen Posteingang für Ihr Team verwenden, können Sie eine bessere Kommunikation aufbauen, um Reibungsverluste zu vermeiden und mehr Produktivitätschancen und einen verbesserten Kundenservice für Ihr Unternehmen zu schaffen.
Lassen Sie sich von Gmelius mit unserer Lösung für den gemeinsamen Posteingang bei der Lösung Ihrer E-Mail-Verwaltungsprobleme helfen. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
