Le travailleur moyen envoie 40 courriels par jour. En outre, les employés doivent également trier, répondre et organiser la boîte de réception de leur entreprise. Outre les autres responsabilités, la gestion d'environ 200 e-mails par semaine prend plusieurs heures.
Bien que le courrier électronique soit une nécessité pour de nombreuses entreprises, leur gestion peut s'avérer une tâche fastidieuse qui détourne l'attention des autres tâches critiques. La gestion des e-mails des équipes devient encore plus difficile à mesure que les entreprises passent aux opérations à distance.
Ce changement s'est produit pour la première fois en raison de la pandémie de COVID-19 ; toutefois, les entreprises continuent de fonctionner à distance pour réduire les coûts et créer de meilleures opportunités d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les employés.
Les membres de l'équipe travaillant à partir de plusieurs sites, de nombreuses entreprises recherchent d'autres solutions de messagerie, telles que les e-mails d'équipe ou de groupe, afin de gérer plus efficacement les boîtes de réception de l'entreprise. Certaines solutions de messagerie partagée produisent des résultats positifs, mais elles peuvent manquer de mesures de responsabilisation et d'opportunités de collaboration pour les équipes situées dans des fuseaux horaires différents.
Cela amène la direction à se demander : comment puis-je mettre tous mes employés sur la même longueur d'onde ? Comment puis-je m'assurer que les objectifs de l'entreprise sont atteints tout en gérant efficacement le courrier électronique ?
Qu'est-ce qu'un e-mail d'équipe ?
Si votre entreprise compte plusieurs employés centrés sur le courrier électronique, vous avez probablement entendu parler des solutions de messagerie d'équipe. Si ce n'est pas le cas, les e-mails d'équipe, également appelés boîtes de réception partagées ou e-mails de groupe, sont des solutions qui permettent aux équipes de gérer les e-mails ensemble.
UNE boîte de réception partagée est un outil indispensable pour plusieurs membres de l'équipe qui ont tous besoin d'accéder à la même boîte de réception e-mail, comme support@ ou sales@. Plutôt que de fonctionner à partir de comptes de messagerie individuels, les membres peuvent accéder à la même boîte de réception pour des flux de travail transparents.
E-mails de groupe offrent des fonctionnalités similaires, mais utilisez plutôt une adresse e-mail dédiée pour les communications spécifiques auxquelles certains membres de l'équipe peuvent être ajoutés. Un groupe Google en est un excellent exemple.
La principale différence entre ces solutions de messagerie réside dans le fait que les e-mails de groupe permettent à un utilisateur de distribuer le même message à plusieurs contacts, tandis que les boîtes aux lettres partagées permettent à plusieurs utilisateurs d'accéder, de déléguer et de gérer tous les messages dans une seule boîte de réception.
Les défis de la gestion des e-mails en équipe
Certains e-mails d'équipe échouent parce qu'elles ne sont pas en mesure de collaborer. La gestion d'un e-mail de groupe sans la structure appropriée vous laisse beaucoup de place à des conjectures. Prenons l'exemple d'un e-mail d'assistance client. Lorsqu'une demande arrive, les questions commencent immédiatement :
Un membre de l'équipe a-t-il déjà vu cet e-mail ? Cet e-mail a-t-il été adressé ?
Qui est le mieux placé pour répondre ? Dans combien de temps pouvons-nous résoudre ce problème ?
Cette incertitude entraîne des problèmes courants de gestion du courrier électronique, notamment :
- Mauvaise communication
- Temps de coordination accru
- CC'ing et transfert supplémentaires
- Réponses dupliquées
- Réponses différées et/ou abandonnées
- Absence de responsabilité
Gestion des e-mails de l'équipe les défis peuvent entraîner d'énormes problèmes pour les entreprises. Imaginez ce qui se passe lorsqu'un e-mail d'assistance client se perd dans une mer d'e-mails sans réponse. Non seulement le client éprouve la frustration de se sentir ignoré, mais ce même client est susceptible de parler à d'autres de sa mauvaise expérience.
Outre l'expérience client négative, l'augmentation du temps de coordination et le manque de communication peuvent également entraîner des opportunités manquées qui ont une incidence directe sur les résultats d'une entreprise. Afin de créer une structure fiable pour une analyse appropriée, les équipes ont besoin d'une solution de messagerie qui fonctionne quel que soit l'endroit où se trouvent les membres de l'équipe.
Ce dont ils ont besoin, c'est d'une solution collaborative.
Vous avez déjà essayé Gmelius ? Faites-le pour un essai routier, totalement gratuit.
Pourquoi Gmelius propose une solution de messagerie efficace pour les équipes
Les boîtes de réception partagées permettent de résoudre les problèmes de messagerie courants des équipes en donnant aux responsables la possibilité d'attribuer des e-mails à des membres spécifiques de l'équipe, de laisser des notes contextuelles pour un e-mail et de trier les messages dans les dossiers ou les étiquettes correspondants pour une meilleure organisation. Ces systèmes tiennent les membres spécifiques de l'équipe responsables des e-mails entrants et créent une transparence claire pour les équipes. Non chaque La plate-forme de boîte de réception partagée propose toutefois ces solutions.
C'est là qu'intervient Gmelius.
Gmelius est une plateforme de communication et de collaboration tout-en-un pour Gmail. Que votre équipe travaille à distance, en personne ou utilise un modèle hybride, Gmelius fournit un logiciel de messagerie qui propose d'innombrables solutions parmi ses fonctionnalités de collaboration pour les équipes.
Gmelius reprend le concept d'une boîte de réception partagée et l'étend grâce à une approche collaborative. Il élimine les conjectures dans la gestion des équipes et tient chaque membre responsable de chaque e-mail entrant. Gmelius aide également les chefs d'équipe à suivre chaque action afin que votre équipe puisse atteindre facilement les objectifs de l'entreprise.
Relever les défis des équipes en matière de messagerie avec la boîte de réception partagée de Gmelius
Un récent Sondage Forbes révèle que 89 % des travailleurs ont déclaré que les aspects les plus désagréables du travail à distance étaient les tâches quotidiennes simples, comme le tri des e-mails non ouverts ou la navigation dans les messages entrants sur Slack ou Teams.
La même enquête a révélé que 39 % des travailleurs affirment que la « fatigue liée au courrier électronique » est une cause probable de départ de leur emploi.
Dans un monde où les travailleurs à distance sont de plus en plus nombreux, la nécessité de rester en contact permanent via la communication numérique peut être écrasante. Lorsque les employés se sentent submergés par une surcharge de courriels, cela peut rapidement entraîner un épuisement professionnel.
La gestion des e-mails en équipe représente souvent un formidable défi, mais elle ne devrait pas être une raison de démissionner. Gmelius propose une solution de boîte de réception partagée qui s'intègre facilement à Gmail, une plateforme que de nombreux employés connaissent déjà.
Envoi d'e-mails facile et automatisé
En plus de sa plateforme conviviale, les équipes peuvent se connecter à leurs comptes de messagerie personnels pour accéder à l'interface Gmelius. Chaque e-mail entrant peut ensuite être attribué au membre de l'équipe approprié. À partir de là, chaque utilisateur peut voir quelles conversations ont été attribuées et à qui, ainsi que celles qui n'ont toujours pas été attribuées, sont en attente ou sont fermées.
Gmelius élimine également les conjectures courantes dans de nombreuses autres solutions de messagerie partagées. Avec Gmelius, les membres de l'équipe peuvent voir les avatars des uns et des autres s'ils consultent un e-mail partagé, et une ellipse rouge clignote en temps réel sous leur avatar pendant qu'ils répondent.
En outre, les équipes peuvent créer des conversations sur le côté d'un e-mail avec des notes privées pour fournir un contexte supplémentaire. Cela réduit le besoin de passer d'une application à l'autre ou d'un outil de gestion des tâches à une autre, car tout peut être effectué dans Gmail.
Cependant, si votre équipe préfère d'autres outils, les intégrations de Gmelius couvrent également ces options.
Des intégrations uniques pour gagner du temps
Que les membres de votre équipe préfèrent travailler depuis Slack, Gmail ou Trello, Gmelius rend cela possible. Grâce à l'architecture de synchronisation bidirectionnelle unique conçue par Gmelius, les membres de l'équipe peuvent gérer les tableaux Kanban depuis Gmail ou Trello et répondre aux e-mails depuis l'intérieur Slack. Les membres de l'équipe peuvent travailler à partir de leurs plateformes préférées grâce à des intégrations faciles.
Gmelius s'intègre également à Google Workspace, Google Meet, Zoom, Loom, etc. Si votre entreprise utilise des applications auxquelles Gmelius ne s'intègre pas encore de manière native, vous pouvez créer des intégrations uniques pour votre stack avec l'interface de programmation d'applications de Gemlius (API) ou Zapier.
Gmail Analytics pour mieux comprendre la gestion des e-mails en équipe
Afin de gérer efficacement les e-mails, votre équipe a besoin d'un système de mesure. Le courrier électronique n'a pas besoin d'être un mystère. Avec Gmelius, la direction peut accéder à des indicateurs de messagerie critiques sur les performances de l'équipe, l'activité des e-mails, le trafic et les temps de réponse. Les responsables peuvent également mesurer les conversations attribuées à chaque utilisateur et le temps de clôture moyen par e-mail.
Non seulement cet outil aide les équipes à identifier les goulots d'étranglement potentiels dans un système, mais il empêche également la surcharge d'e-mails, qui pourrait contribuer à la perte de précieux membres de l'équipe. L'utilisation de données en temps réel permet de résoudre les problèmes courants de gestion des e-mails des équipes avant qu'ils ne surviennent et offre des opportunités d'optimisation pour affiner les processus de l'entreprise.
Réflexions finales
La gestion des e-mails n'est pas une tâche facile, et équipe la gestion des e-mails est encore plus complexe. Offrant bien plus qu'une simple solution de messagerie d'équipe, Gmelius peut aider votre entreprise à optimiser ses opérations quotidiennes et à rationaliser la gestion des e-mails d'équipe sur le long terme.
Transformez le flux de travail de gestion des e-mails de votre équipe grâce à une solution de boîte de réception partagée alimentée par l'IA telle que Gmelius. Découvrez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes.
Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !
