Der durchschnittliche Arbeiter sendet 40 E-Mails pro Tag. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter ihren Unternehmensposteingang sortieren, beantworten und organisieren. Zusätzlich zu anderen Aufgaben nimmt die Verwaltung von schätzungsweise 200 E-Mails pro Woche mehrere Stunden in Anspruch.
Obwohl E-Mails für viele Unternehmen unverzichtbar sind, kann ihre Verwaltung eine umständliche Aufgabe sein, die den Fokus von anderen wichtigen Aufgaben ablenkt. Das E-Mail-Management im Team wird noch schwieriger, da Unternehmen auf Remote-Betrieb umstellen.
Diese Veränderung erfolgte zunächst aufgrund der COVID-19-Pandemie. Unternehmen arbeiten jedoch weiterhin aus der Ferne, um Kosten zu sparen und den Mitarbeitern bessere Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu bieten.
Da die Teammitglieder von mehreren Standorten aus arbeiten, suchen viele Unternehmen nach alternativen E-Mail-Lösungen wie Team- oder Gruppen-E-Mails, um die Posteingänge des Unternehmens effektiver zu verwalten. Einige gemeinsam genutzte E-Mail-Lösungen führen zu positiven Ergebnissen, aber es mangelt ihnen möglicherweise an Maßnahmen zur Rechenschaftspflicht und an Möglichkeiten zur Zusammenarbeit für Teams in verschiedenen Zeitzonen.
Dies führt dazu, dass das Management Folgendes in Frage stellt: Wie kann ich alle meine Mitarbeiter auf dieselbe Seite bringen? Wie kann ich sicherstellen, dass die Unternehmensziele erreicht werden und gleichzeitig E-Mails effektiv verwaltet werden?
Was ist eine Team-E-Mail?
Wenn Ihr Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern arbeitet, bei denen E-Mail im Mittelpunkt steht, haben Sie wahrscheinlich von Team-E-Mail-Lösungen gehört. Falls nicht, sind Team-E-Mails — auch bekannt als gemeinsame Posteingänge oder Gruppen-E-Mails — Lösungen, mit denen Teams E-Mails gemeinsam verwalten können.
EIN geteilter Posteingang ist ein unverzichtbares Tool für mehrere Teammitglieder, die alle auf dasselbe E-Mail-Postfach zugreifen müssen, wie z. B. support@ oder sales@. Anstatt von einzelnen E-Mail-Konten aus zu arbeiten, können die Mitglieder auf denselben Posteingang zugreifen, um transparente Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
E-Mails gruppieren bieten ähnliche Funktionen, verwenden Sie jedoch stattdessen eine dedizierte E-Mail-Adresse für bestimmte Mitteilungen, zu denen bestimmte Teammitglieder hinzugefügt werden können. Ein Paradebeispiel dafür wäre eine Google-Gruppe.
Der Hauptunterschied zwischen diesen E-Mail-Lösungen besteht darin, dass Gruppen-E-Mails es einem Benutzer ermöglichen, dieselbe Nachricht an mehrere Kontakte zu verteilen, während gemeinsam genutzte Postfächer es mehreren Benutzern ermöglichen, auf alle Nachrichten in einem Posteingang zuzugreifen, sie zu delegieren und zu verwalten.
Herausforderungen beim E-Mail-Management im Team
Einige Team-E-Mails sind unzureichend, weil sie nicht in der Lage sind, zusammenzuarbeiten. Wenn Sie eine Gruppen-E-Mail ohne die richtige Struktur verwalten, müssen Sie viel raten. Nehmen wir zum Beispiel eine E-Mail an den Kundensupport. Wenn eine Anfrage eingeht, beginnen die Fragen sofort:
Hat jemand im Team diese E-Mail schon gesehen? Wurde diese E-Mail adressiert?
Wer ist die beste Person, um zu antworten? Wie schnell können wir das lösen?
Diese Unsicherheit führt zu häufigen Problemen bei der E-Mail-Verwaltung, darunter:
- Schlechte Kommunikation
- Erhöhte Koordinationszeit
- Zusätzliche Kühlung und Weiterleitung
- Doppelte Antworten
- Verspätete und/oder verworfene Antworten
- Mangelnde Rechenschaftspflicht
E-Mail-Verwaltung im Team Herausforderungen können Unternehmen vor enorme Probleme stellen. Stellen Sie sich vor, was passiert, wenn eine E-Mail an den Kundensupport in einem Meer von unbeantworteten E-Mails verloren geht. Der Kunde hat nicht nur die frustrierende Erfahrung, sich ignoriert zu fühlen, sondern derselbe Kunde wird wahrscheinlich auch anderen von seiner schlechten Erfahrung erzählen.
Neben dem negativen Kundenerlebnis können eine erhöhte Koordinationszeit und mangelnde Kommunikation auch zu verpassten Gelegenheiten führen, die sich direkt auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens auswirken. Um eine zuverlässige Struktur für eine korrekte Analyse aufzubauen, benötigen Teams eine E-Mail-Lösung, die unabhängig davon funktioniert, wo sich die Teammitglieder befinden.
Was sie brauchen, ist eine kollaborative Lösung.
Hast du Gmelius schon probiert? Machen Sie eine Probefahrt, völlig kostenlos.
Warum Gmelius eine effektive Team-E-Mail-Lösung bietet
Gemeinsame Posteingänge lösen häufig auftretende E-Mail-Probleme im Team, indem sie Managern die Möglichkeit geben, E-Mails bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen, kontextbezogene Notizen für eine E-Mail zu hinterlassen und Nachrichten zur besseren Organisation in entsprechende Ordner oder Labels zu sortieren. Diese Systeme machen bestimmte Teammitglieder für eingehende E-Mails verantwortlich und sorgen für klare Transparenz für die Teams. Nicht jeden Die gemeinsame Posteingangsplattform bietet diese Lösungen jedoch.
Hier kommt Gmelius ins Spiel.
Gmelius ist eine All-in-One-Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit für Gmail. Ganz gleich, ob Ihr Team aus der Ferne, persönlich oder in einem Hybridmodell arbeitet, Gmelius bietet E-Mail-Software, die unter ihren Kollaborationsfunktionen für Teams unzählige Lösungen bietet.
Gmelius nimmt das Konzept eines gemeinsamen Posteingangs auf und erweitert es um einen kollaborativen Ansatz. Es macht das Rätselraten bei der Verwaltung von Teams überflüssig und macht jedes Mitglied für jede eingehende E-Mail verantwortlich. Gmelius hilft Teamleitern auch dabei, jede Aktion zu verfolgen, damit Ihr Team die Unternehmensziele problemlos erreichen kann.
Bewältigung der E-Mail-Herausforderungen im Team mit Gmelius Shared Inbox
Ein aktuelles Forbes-Umfrage zeigt, dass überwältigende 89% der Mitarbeiter angaben, dass die unangenehmsten Aspekte der Telearbeit einfache tägliche Aufgaben sind, wie das Durchsuchen ungeöffneter E-Mails oder das Navigieren in eingehenden Slack- oder Teams-Nachrichten.
In derselben Umfrage gaben 39% der Arbeitnehmer an, dass „E-Mail-Müdigkeit“ eine wahrscheinliche Ursache für die Kündigung ihres Jobs ist.
In einer Welt, in der die Zahl der Telearbeiter zunimmt, kann die Notwendigkeit, über digitale Kommunikation in ständigem Kontakt zu bleiben, überwältigend sein. Wenn sich Mitarbeiter von der E-Mail-Flut überflutet fühlen, kann dies schnell zu einem Burnout führen.
Das E-Mail-Management im Team stellt oft eine große Herausforderung dar, sollte aber kein Grund zur Resignation sein. Gmelius bietet eine Lösung für den gemeinsamen Posteingang, die problemlos in Gmail passt, eine Plattform, mit der viele Mitarbeiter bereits vertraut sind.
Einfacher und automatisierter E-Mail-Versand
Zusätzlich zu der benutzerfreundlichen Plattform können sich Teams in ihre persönlichen E-Mail-Konten einloggen, um auf die Gmelius-Oberfläche zuzugreifen. Jede eingehende E-Mail kann dann dem entsprechenden Teammitglied zugewiesen werden. Von dort aus kann jeder Benutzer sehen, welche Konversationen wem zugewiesen wurden und welche noch nicht zugewiesen, ausstehend oder geschlossen sind.
Gmelius beseitigt auch das Rätselraten, das bei vielen anderen gemeinsam genutzten E-Mail-Lösungen üblich ist. Mit Gmelius sehen die Teammitglieder die Avatare der anderen, wenn sie eine geteilte E-Mail lesen, und während sie antworten, blinkt in Echtzeit ein rotes Auslassungszeichen unter ihrem Avatar.
Darüber hinaus können Teams Konversationen am Rand einer E-Mail mit privaten E-Mail-Notizen erstellen, um weiteren Kontext bereitzustellen. Dadurch müssen Sie nicht mehr zwischen anderen Anwendungen oder Aufgabenverwaltungstools hin- und herspringen, da alles in Gmail erledigt werden kann.
Wenn Ihr Team jedoch andere Tools bevorzugt, decken die Integrationen von Gmelius auch diese Optionen ab.
Einzigartige Integrationen, um Zeit zu sparen
Egal, ob Ihre Teammitglieder lieber von Slack, Gmail oder Trello aus arbeiten, Gmelius macht es möglich. Dank der einzigartigen bidirektionalen Synchronisationsarchitektur von Gmelius können Teammitglieder Kanban-Boards von Gmail oder Trello aus verwalten und E-Mails von innen heraus beantworten Slack. Teammitglieder können mit einfachen Integrationen von ihren bevorzugten Plattformen aus arbeiten.
Gmelius lässt sich auch in Google Workspace, Google Meet, Zoom, Loom und mehr integrieren. Wenn Ihr Unternehmen Apps verwendet, in die Gmelius noch nicht nativ integriert ist, können Sie mit der Anwendungsprogrammierschnittstelle von Gemlius einzigartige Integrationen für Ihren Stack erstellen (API) oder Zapier.
Gmail-Analysen, um Einblicke in das E-Mail-Management im Team zu gewinnen
Um E-Mails effektiv verwalten zu können, benötigt Ihr Team ein Messsystem. E-Mail muss kein Mysterium sein. Mit Gmelius kann das Management auf wichtige E-Mail-Indikatoren zur Teamleistung, E-Mail-Aktivität, Traffic und Reaktionszeiten zugreifen. Manager können auch die zugewiesenen Konversationen pro Benutzer und die durchschnittliche Schließzeit pro E-Mail messen.
Dieses Tool hilft Teams nicht nur dabei, potenzielle Engpässe in einem System zu identifizieren, sondern verhindert auch eine Überlastung von E-Mails, die zum Verlust wertvoller Teammitglieder beitragen könnte. Die Verwendung von Echtzeitdaten löst häufig auftretende Probleme beim E-Mail-Management im Team, bevor sie auftreten, und bietet Optimierungsmöglichkeiten zur Feinabstimmung von Unternehmensprozessen.
Letzte Gedanken
E-Mail-Management ist keine leichte Aufgabe, und Mannschaft Das E-Mail-Management ist noch komplexer. Gmelius bietet mehr als nur eine Team-E-Mail-Lösung. Es kann Ihrem Unternehmen helfen, den täglichen Betrieb zu optimieren und das Team-E-Mail-Management langfristig zu rationalisieren.
Transformieren Sie den E-Mail-Management-Workflow Ihres Teams mit einer KI-gestützten Lösung für gemeinsam genutzten Posteingang wie Gmelius. Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
