O trabalhador médio envia 40 e-mails por dia. Além disso, os funcionários também devem classificar, responder e organizar a caixa de entrada da empresa. Além de outras responsabilidades, o gerenciamento de cerca de 200 e-mails por semana leva várias horas.
Embora o e-mail seja uma necessidade para muitas empresas, gerenciá-los pode ser uma tarefa complicada que desvia o foco de outras tarefas críticas. O gerenciamento de e-mails em equipe se torna ainda mais desafiador à medida que as empresas mudam para operações remotas.
Essa mudança ocorreu pela primeira vez devido à pandemia da COVID-19; no entanto, as empresas continuam operando remotamente para economizar custos e criar melhores oportunidades de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal para os funcionários.
Com os membros da equipe trabalhando em vários locais, muitas empresas estão pesquisando soluções alternativas de e-mail, como e-mails de equipe ou de grupo, para gerenciar as caixas de entrada da empresa com mais eficiência. Algumas soluções de e-mail compartilhado produzem resultados positivos, mas podem não ter medidas de responsabilidade e oportunidades de colaboração para equipes em diferentes fusos horários.
Isso leva a gerência a questionar: como posso colocar todos os meus funcionários na mesma página? Como posso garantir que as metas da empresa sejam atingidas e, ao mesmo tempo, gerenciar e-mails de forma eficaz?
O que é um e-mail de equipe?
Se sua empresa opera com vários funcionários centrados no e-mail, você provavelmente já ouviu falar de soluções de e-mail para equipes. Se você não tiver, os e-mails da equipe, também conhecidos como caixas de entrada compartilhadas ou e-mails de grupo, são soluções que permitem que as equipes gerenciem e-mails juntas.
UM caixa de entrada compartilhada é uma ferramenta necessária para vários membros da equipe que precisam acessar a mesma caixa de entrada de e-mail, como support@ ou sales@. Em vez de operar a partir de contas de e-mail individuais, os membros podem acessar a mesma caixa de entrada para fluxos de trabalho transparentes.
E-mails em grupo oferecem uma funcionalidade semelhante, mas use um endereço de e-mail dedicado para comunicações específicas às quais determinados membros da equipe podem ser adicionados. Um bom exemplo disso seria um Grupo do Google.
A principal diferença entre essas soluções de e-mail é que os e-mails em grupo permitem que um usuário distribua a mesma mensagem para vários contatos, enquanto as caixas de correio compartilhadas permitem que vários usuários acessem, deleguem e gerenciem todas as mensagens em uma caixa de entrada.
Desafios do gerenciamento de e-mail em equipe
Alguns e-mails da equipe são insuficientes porque não têm a capacidade de colaborar. Gerenciar um e-mail em grupo sem a estrutura adequada deixa você com muitas suposições. Pegue um e-mail de suporte ao cliente, por exemplo. Quando uma solicitação chega, as perguntas começam imediatamente:
Alguém da equipe já viu esse e-mail? Esse e-mail foi endereçado?
Quem é a melhor pessoa para responder? Em quanto tempo podemos resolver isso?
Essa incerteza leva a problemas comuns de gerenciamento de e-mail, incluindo:
- Comunicação deficiente
- Maior tempo de coordenação
- CC'ing e encaminhamento adicionais
- Respostas duplicadas
- Respostas atrasadas e/ou perdidas
- Falta de responsabilidade
Gerenciamento de e-mail da equipe desafios podem causar problemas tremendos para as empresas. Imagine o que acontece quando um e-mail de suporte ao cliente se perde em um mar de e-mails não respondidos. O cliente não só tem a experiência frustrante de se sentir ignorado, mas é provável que esse mesmo cliente conte aos outros sobre sua má experiência.
Além da experiência negativa do cliente, o aumento do tempo de coordenação e a falta de comunicação também podem levar à perda de oportunidades que afetam diretamente os resultados financeiros da empresa. Para criar uma estrutura confiável para uma análise adequada, as equipes precisam de uma solução de e-mail que funcione independentemente de onde os membros da equipe estejam localizados.
O que eles precisam é de uma solução colaborativa.
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Por que a Gmelius oferece uma solução eficaz de e-mail para equipes
As caixas de entrada compartilhadas corrigem os desafios comuns de e-mail da equipe, oferecendo aos gerentes a capacidade de atribuir e-mails a membros específicos da equipe, deixar notas contextuais para um e-mail e classificar as mensagens em pastas ou marcadores correspondentes para uma melhor organização. Esses sistemas responsabilizam membros específicos da equipe pelos e-mails recebidos e criam uma transparência clara para as equipes. Não cada No entanto, a plataforma de caixa de entrada compartilhada oferece essas soluções.
É aí que entra Gmelius.
Gmelius é uma plataforma completa de comunicação e colaboração para o Gmail. Se sua equipe opera remotamente, pessoalmente ou usa um modelo híbrido, a Gmelius fornece software de e-mail que oferece inúmeras soluções entre seus recursos de colaboração para equipes.
O Gmelius pega o conceito de caixa de entrada compartilhada e o expande com uma abordagem colaborativa. Ele elimina as suposições no gerenciamento de equipes e responsabiliza cada membro por cada e-mail recebido. O Gmelius também ajuda os líderes de equipe a rastrear cada ação para que sua equipe possa alcançar as metas da empresa com facilidade.
Enfrentando os desafios de e-mail da equipe com a caixa de entrada compartilhada do Gmelius
Um recente Pesquisa da Forbes revela que 89% dos trabalhadores disseram que as partes mais desagradáveis do trabalho remoto são tarefas diárias simples, como classificar e-mails não abertos ou navegar pelas mensagens recebidas do Slack ou do Teams.
A mesma pesquisa constatou que 39% dos trabalhadores afirmam que o “cansaço do e-mail” é uma causa provável de deixar o emprego.
Em um mundo em que o número de trabalhadores remotos está aumentando, a necessidade de manter contato constante por meio da comunicação digital pode ser esmagadora. Quando os funcionários se sentem inundados pela sobrecarga de e-mails, isso pode levar rapidamente ao esgotamento dos funcionários.
O gerenciamento de e-mails em equipe geralmente apresenta um desafio formidável, mas não deve ser motivo de demissão. O Gmelius oferece uma solução de caixa de entrada compartilhada que se encaixa facilmente no Gmail, uma plataforma com a qual muitos funcionários já estão familiarizados.
Envio de e-mails fácil e automatizado
Além de sua plataforma fácil de usar, as equipes podem fazer login em suas contas de e-mail pessoais para acessar a interface do Gmelius. Cada e-mail recebido pode então ser atribuído ao membro da equipe apropriado. A partir daí, cada usuário pode ver quais conversas foram atribuídas e para quem, bem como aquelas ainda não atribuídas, pendentes ou fechadas.
O Gmelius também elimina as suposições comuns em muitas outras soluções de e-mail compartilhado. Com o Gmelius, os membros da equipe verão os avatares uns dos outros se estiverem vendo um e-mail compartilhado, e uma elipse vermelha pulsa em tempo real abaixo do avatar enquanto eles respondem.
Além disso, as equipes podem criar conversas ao lado de um e-mail com notas de e-mail privadas para fornecer mais contexto. Isso reduz a necessidade de alternar entre outros aplicativos ou ferramentas de gerenciamento de tarefas, pois tudo pode ser concluído no Gmail.
No entanto, se sua equipe preferir outras ferramentas, as integrações do Gmelius também abrangem essas opções.
Integrações exclusivas para economizar tempo
Se os membros da sua equipe preferem trabalhar no Slack, no Gmail ou no Trello, o Gmelius torna isso possível. Devido à arquitetura exclusiva de sincronização bidirecional projetada pelo Gmelius, os membros da equipe podem gerenciar quadros Kanban do Gmail ou do Trello e responder aos e-mails de dentro Slack. Os membros da equipe podem trabalhar em suas plataformas preferidas com integrações fáceis.
O Gmelius também se integra ao Google Workspace, Google Meet, Zoom, Loom e muito mais. Se sua empresa usa aplicativos com os quais o Gmelius ainda não se integra de forma nativa, você pode criar integrações exclusivas para sua pilha com a interface de programação de aplicativos do Gemlius (API) ou Zapier.
Análise do Gmail para obter informações sobre o gerenciamento de e-mail da equipe
Para gerenciar e-mails de forma eficaz, sua equipe precisa de um sistema de medição. O e-mail não precisa ser um mistério. Com o Gmelius, a gerência pode acessar indicadores críticos de e-mail sobre desempenho da equipe, atividade de e-mail, tráfego e tempos de resposta. Os gerentes também podem medir as conversas atribuídas por usuário e o tempo médio de fechamento por e-mail.
Essa ferramenta não apenas ajuda as equipes a identificar possíveis gargalos em um sistema, mas também evita a sobrecarga de e-mails, o que pode contribuir para a perda de membros valiosos da equipe. O uso de dados em tempo real resolve problemas comuns de gerenciamento de e-mail da equipe antes que eles aconteçam e apresenta oportunidades de otimização para ajustar os processos da empresa.
Considerações finais
O gerenciamento de e-mail não é uma tarefa fácil e time o gerenciamento de e-mails é ainda mais complexo. Oferecendo mais do que apenas uma solução de e-mail de equipe, o Gmelius pode ajudar sua empresa a otimizar as operações diárias e agilizar o gerenciamento de e-mail da equipe a longo prazo.
Transforme o fluxo de trabalho de gerenciamento de e-mail da sua equipe com uma solução de caixa de entrada compartilhada com inteligência artificial, como Gmelius. Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe.
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