Os gerentes recebem vários e-mails todos os dias, de relatores, fornecedores, candidatos, clientes, líderes de nível C e muito mais. É fácil se deixar levar pela sobrecarga de e-mails e perder um tempo precioso que, em vez disso, poderia ser gasto em tarefas que agregam valor.
No entanto, entre equipes para gerenciar e clientes para lidar, elas não podem se dar ao luxo de não estar no topo de suas caixas de entrada. Então, como eles fazem tudo isso? Aqui estão quatro maneiras de reduzir a sobrecarga de e-mail para os gerentes.
1. Passe um tempo dedicado em sua caixa de entrada
Pode parecer contraproducente, mas é verdade. Ter sua caixa de entrada sob controle não significa gastar quase nenhum tempo ou metade do dia com e-mails. Na verdade, significa ter um determinado período de tempo dedicado a isso. Nem mais, nem menos, sem distrações.
De acordo com pesquisa, verificar seus e-mails apenas 3 vezes ao dia reduz seus níveis de estresse e ajuda você a se sentir produtivo. Que melhor maneira de ser um bom gerente e um líder dedicado do que ter menos estresse e um sentimento de produtividade motivado?
A programação mais eficiente seria verificar sua caixa de entrada ao chegar pela manhã, depois do almoço e antes de sair do escritório. No entanto, é apenas uma recomendação, sua agenda deve atender às suas necessidades. O que realmente importa é que você limite o número de vezes que verifica sua caixa de entrada e, uma vez acessada, defina um período de tempo para permanecer nela e dedicar esse tempo a fazer as coisas.
Passar 1 hora na sua caixa de entrada 3 vezes ao dia pode parecer muito, mas você realmente estaria gastando apenas metade do tempo o trabalhador médio geralmente gasta em e-mails em um dia.
2. Organize-o
Você não pode se dar ao luxo de gastar metade do seu tempo tentando ver o que é importante e o que não é, examinando um labirinto de e-mails não abertos sem sistema de classificação. Os bons gerentes geralmente são bem organizados, essa é a única maneira de ficarem de olho em tudo que acontece.
Então você, como eles, precisa de um sistema: estamos falando de etiquetas/pastas, estrelas e lembretes cuidadosamente definidos. Dessa forma, pela manhã, você pode adiar os e-mails que podem ser tratados ainda hoje, para que não sejam esquecidos. Sinalize e-mails que possam precisar de pesquisa ou de uma ação a ser realizada antes de serem respondidos e trate de qualquer coisa urgente.
Um bom gerente é eficiente nos dois lados das conversas, o que significa que os e-mails enviados também são cuidadosamente pensados e organizados. Você pode rotular e-mail de saída à medida que são enviados para acompanhar toda a conversa ou conjunto acompanhamentos automáticos para nunca mais esquecer um e-mail se ele não for respondido.
#ProTip: Use uma plataforma como a Gmelius para marcar e-mails automaticamente usando IA. Cadastre-se gratuitamente.
3. Compartilhar carga de trabalho de e-mail
Bons gerentes estão no caminho certo para serem grandes líderes, e a única maneira de chegar lá é aprender a delegar desde o início. Isso se aplica ao trabalho em geral, mas também é relevante aos e-mails. Não se pode esperar que ninguém gerencie com eficiência se receber e-mails até os cotovelos, recusando-se a reconhecer que algumas coisas podem ser tratadas por outras pessoas.
O Regra 4D O gerenciamento de e-mail é aplicado por muitos líderes; um e-mail pode ser tratado, delegado, adiado ou excluído. Pode não ser fácil no começo, mas se alguém tem mais experiência, consegue lidar com um e-mail mais rapidamente ou é apenas mais relevante para o assunto em questão, faz sentido enviá-lo para eles.
Sua caixa de entrada pode não parecer configurada corretamente para delegação (todos nós já ouvimos falar de incidentes de encaminhamento e resposta a todos!) mas ferramentas adicionais podem ajudar você. Você não deve perder um tempo precioso onde a tecnologia pode fornecer uma solução. Em vez disso, use atribuição de e-mail e envio automatizado para ajudar você a enviar e-mails delegados. Dessa forma, você acompanha a conversa e outras pessoas também podem enviar trabalhos do seu jeito. A colaboração é uma via de mão dupla.
#FunFact: O Gmelius agora inclui “Status de leitura” para que você saiba se os membros da equipe abriram um e-mail recebido em um caixa de entrada compartilhada.
4. Promova a colaboração por e-mail
Falando em colaboração, alguns e-mails precisam que os membros da equipe ajudem uns aos outros sem precisar realmente ser delegados. Às vezes, até mesmo grandes gerentes precisam da ajuda de outras pessoas em relação a uma solicitação de um cliente ou a um prazo. Quando o a carga de trabalho da equipe foi distribuída adequadamente, todos devem participar para concluir as tarefas a tempo.
Um bom gerente também precisa se manter informado e dar sua opinião sobre projetos em momentos diferentes. Para reduzir o pingue-pongue por e-mail, os longos tópicos de conversa e economizar tempo, você precisa de mais do que o e-mail tradicional. Em um ambiente de e-mail colaborativo, notas privadas pode permitir que gerentes e membros da equipe pensem em voz alta, adicionem informações e troquem rapidamente ao lado de uma conversa por e-mail.
Também é mais fácil para os gerentes lidar com e-mails relacionados a tarefas, se houver um sistema integrado de gerenciamento de tarefas no lugar. Lembra daquele e-mail sinalizado que exigiu uma ação urgente antes de ser respondido? Com um quadro de gerenciamento de tarefas, você pode adicionar qualquer e-mail a uma lista visual de tarefas, definir prazos, definir prioridades e, o mais importante, compartilhar o quadro e pedir ajuda aos membros da equipe.
Usando o Gmelius para evitar sobrecarga de e-mails
Se alguém precisa de novas soluções para evitar a sobrecarga de e-mails, são os gerentes. É por isso que o Gmelius criou uma caixa de entrada compartilhada com inteligência artificial que classifica, despacha e até mesmo redige respostas aos seus e-mails, economizando tempo e esforço. Como gerente, é fundamental que você nunca perca um e-mail importante, enquanto também ter tempo para tarefas que realmente importam.
Atualize sua caixa de entrada do Gmail com Gmelius para eliminar a sobrecarga de e-mails nos dias de hoje.
