Manager erhalten täglich mehrere E-Mails von Reportern, Anbietern, Kandidaten, Kunden, Führungskräften und mehr. Es ist leicht, unter der E-Mail-Überforderung begraben zu werden und wertvolle Zeit zu verlieren, die stattdessen für wertschöpfende Aufgaben aufgewendet werden könnte.
Doch zwischen den zu verwaltenden Teams und den zu betreuenden Kunden können sie es sich nicht leisten, nicht den Überblick über ihren Posteingang zu behalten. Also, wie machen sie das alles? Hier sind vier Möglichkeiten, um die E-Mail-Überlastung von Managern zu reduzieren.
1. Verbringen Sie Zeit in Ihrem Posteingang
Es mag kontraproduktiv erscheinen, aber es ist wahr. Wenn Sie Ihren Posteingang im Griff haben, bedeutet das nicht, dass Sie fast keine Zeit oder den halben Tag mit E-Mails verbringen. Es bedeutet tatsächlich, eine festgelegte Menge an Zeit dafür zu haben. Nicht mehr, nicht weniger, keine Ablenkungen.
Laut forschen, Wenn Sie Ihre E-Mails nur dreimal täglich abrufen, reduzieren Sie Ihren Stress und fühlen Sie sich produktiv. Gibt es einen besseren Weg, ein guter Manager und eine engagierte Führungskraft zu sein, als weniger Stress zu haben und ein motiviertes Produktivitätsgefühl zu haben?
Der effizienteste Zeitplan wäre, Ihren Posteingang bei Ihrer Ankunft am Morgen, nach dem Mittagessen und vor dem Verlassen des Büros zu überprüfen. Es handelt sich jedoch nur um eine Empfehlung. Ihr Zeitplan sollte Ihren Bedürfnissen entsprechen. Was wirklich wichtig ist, ist, dass Sie die Zeit, in der Sie Ihren Posteingang überprüfen, begrenzen und dass Sie, sobald Sie ihn geöffnet haben, eine Zeitspanne festlegen, in der Sie darauf bleiben, und diese Zeit damit verbringen, Dinge zu erledigen.
Dreimal täglich eine Stunde in Ihrem Posteingang zu verbringen, mag viel erscheinen, aber Sie würden es tatsächlich ausgeben nur die Hälfte der Zeit eines durchschnittlichen Arbeiters gibt normalerweise an einem Tag für E-Mails aus.
2. Habe es organisiert
Sie können es sich nicht leisten, die Hälfte Ihrer Zeit damit zu verbringen, herauszufinden, was wichtig ist und was nicht, und sich durch ein Labyrinth ungeöffneter E-Mails ohne Klassifizierungssystem zu wühlen. Gute Manager sind in der Regel ziemlich gut organisiert. Nur so können sie alles im Auge behalten.
Also du, wie sie, brauche ein System: Wir sprechen von Labels/Ordnern, Sternen und sorgfältig eingestellten Erinnerungen. Auf diese Weise können Sie morgens E-Mails in den Schlummermodus verschieben, die später am Tag bearbeitet werden können, damit sie nicht vergessen werden. Kennzeichnen Sie E-Mails, die möglicherweise recherchiert oder bearbeitet werden müssen, bevor sie beantwortet werden, und kümmern Sie sich um dringende Angelegenheiten.
Ein guter Manager ist auf beiden Seiten der Konversation effizient. Das bedeutet, dass auch gesendete E-Mails sorgfältig durchdacht und organisiert sind. Du kannst ausgehende E-Mail kennzeichnen wenn sie gesendet werden, um den Überblick über die gesamte Konversation oder das gesamte Set zu behalten automatische Follow-ups um nie wieder eine E-Mail zu vergessen, wenn sie unbeantwortet bleibt.
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3. E-Mail-Workload teilen
Gute Manager sind auf dem Weg, großartige Führungskräfte zu werden, und der einzige Weg, dorthin zu gelangen, besteht darin, sehr früh zu lernen, wie man delegiert. Dies gilt für die Arbeit im Allgemeinen, ist aber auch für E-Mails relevant. Von niemandem kann erwartet werden, dass er effizient arbeitet, wenn er in E-Mails steckt, in denen er sich weigert, anzuerkennen, dass einige Dinge von anderen erledigt werden könnten.
Das 4D-Regel Das E-Mail-Management wird von vielen Führungskräften angewendet; eine E-Mail kann bearbeitet, delegiert, zurückgestellt oder gelöscht werden. Am Anfang mag es nicht einfach sein, aber wenn jemand über mehr Fachwissen verfügt, eine E-Mail schneller bearbeiten kann oder einfach relevanter für die jeweilige Angelegenheit ist, dann ist es sinnvoll, sie an sie zu senden.
Ihr Posteingang scheint nicht richtig für die Delegierung eingerichtet zu sein (wir haben alle von Vorfällen gehört, die alle weiterleiten und beantworten!) aber zusätzliche Tools könnten dir helfen. Sie sollten keine wertvolle Zeit damit verschwenden, wo Technologie eine Lösung bieten könnte. Verwenden Sie stattdessen E-Mail-Zuweisung und automatisierter Versand, der Ihnen hilft, delegierte E-Mails zu versenden. Auf diese Weise behältst du den Überblick über die Konversation und andere können dir auch Arbeit schicken. Zusammenarbeit ist keine Einbahnstraße.
#FunFact: Gmelius enthält jetzt „Status lesen“, sodass Sie wissen, ob Teammitglieder eine eingehende E-Mail geöffnet haben geteilter Posteingang.
4. Fördern Sie die Zusammenarbeit per E-Mail
Apropos Zusammenarbeit: Bei einigen E-Mails müssen sich Teammitglieder gegenseitig helfen, ohne dass sie tatsächlich delegiert werden müssen. Selbst gute Manager benötigen manchmal Hilfe von anderen, wenn es um eine Kundenanfrage oder eine Frist geht. Wann der Die Arbeitsbelastung des Teams wurde richtig verteilt, jeder muss mitmachen, um Aufgaben pünktlich zu erledigen.
Ein guter Manager muss auch auf dem Laufenden gehalten werden und seine Gedanken zu Projekten zu unterschiedlichen Zeiten äußern. Um E-Mail-Ping-Pong und lange Konversationsthreads zu reduzieren und einfach Zeit zu sparen, benötigen Sie mehr als herkömmliche E-Mails. In einer kollaborativen E-Mail-Umgebung private Notizen ermöglicht es Managern und Teammitgliedern, am Rande einer E-Mail-Konversation laut nachzudenken, Informationen hinzuzufügen und sich schnell auszutauschen.
Für Manager ist es auch einfacher, aufgabenbezogene E-Mails zu bearbeiten, wenn ein integriertes Aufgabenverwaltungssystem an Ort und Stelle. Erinnern Sie sich an die markierte E-Mail, die dringend bearbeitet werden musste, bevor sie beantwortet werden konnte? Mit einem Aufgabenmanagement-Board kannst du jede E-Mail zu einer visuellen To-do-Liste hinzufügen, ihnen Fälligkeitstermine geben, Prioritäten setzen und, was am wichtigsten ist, die Tafel teilen und Teammitglieder um Hilfe bitten.
Verwenden Sie Gmelius, um E-Mail-Überforderung zu verhindern
Wenn jemand neue Lösungen benötigt, um eine E-Mail-Überforderung zu verhindern, dann sind es Manager. Aus diesem Grund hat Gmelius einen KI-gestützten gemeinsamen Posteingang entwickelt, der Ihre E-Mails automatisch sortiert, versendet und sogar beantwortet. Das spart Zeit und Mühe. Als Manager ist es wichtig, dass Sie währenddessen keine wichtige E-Mail verpassen ebenfalls Zeit für Aufgaben zu haben, die wirklich wichtig sind.
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