Les responsables reçoivent plusieurs e-mails chaque jour, de la part de rapporteurs, de fournisseurs, de candidats, de clients, de dirigeants de niveau C, etc. Il est facile de se retrouver submergé par le courrier électronique et de perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à des tâches à valeur ajoutée.
Cependant, entre les équipes à gérer et les clients à gérer, ils ne peuvent pas se permettre de ne pas être au top de leur boîte de réception. Alors, comment font-ils tout cela ? Voici quatre façons de réduire la surcharge d'e-mails pour les managers.
1. Passez du temps sur votre boîte de réception
Cela peut sembler contre-productif, mais c'est vrai. Le fait d'avoir votre boîte de réception sous contrôle ne signifie pas passer presque pas de temps ou la moitié de votre journée à lire des e-mails. Cela signifie en fait qu'un certain temps y est consacré. Ni plus, ni moins, pas de distractions.
Selon recherche, consulter vos courriels seulement 3 fois par jour réduit votre niveau de stress et vous aide à vous sentir productif. Quelle meilleure façon d'être un bon manager et un leader dévoué que d'avoir moins de stress et un sentiment de productivité motivé ?
L'horaire le plus efficace serait de consulter votre boîte de réception lorsque vous arrivez le matin, après le déjeuner et avant de quitter le bureau. Cependant, il ne s'agit que d'une recommandation, votre emploi du temps doit répondre à vos besoins. Ce qui compte vraiment, c'est que vous limitez le nombre de fois que vous consultez votre boîte de réception et qu'une fois que vous y êtes, vous fixiez une durée pour y rester et que vous consacriez ce temps à faire avancer les choses.
Passer 1 heure sur votre boîte de réception 3 fois par jour peut sembler beaucoup, mais vous dépenseriez en fait seulement la moitié du temps que le travailleur moyen dépense généralement en e-mails par jour.
2. Faites-le organiser
Vous ne pouvez pas vous permettre de passer la moitié de votre temps à vous battre pour voir ce qui est important et ce qui ne l'est pas, à parcourir un labyrinthe de courriels non ouverts sans système de classification. Les bons managers sont généralement assez organisés, c'est la seule façon de garder un œil sur tout ce qui se passe.
Alors toi, comme eux, besoin d'un système: nous parlons d'étiquettes/dossiers, d'étoiles et de rappels définis avec soin. Ainsi, le matin, vous pouvez mettre en attente les e-mails qui pourront être traités plus tard dans la journée, afin qu'ils ne soient pas oubliés. Signalez les e-mails qui peuvent nécessiter des recherches ou une action avant d'obtenir une réponse et traitez tout ce qui est urgent.
Un bon manager est efficace des deux côtés des conversations, ce qui signifie que les e-mails envoyés sont également soigneusement pensés et organisés. Tu peux étiqueter le courrier électronique sortant au fur et à mesure qu'ils sont envoyés pour suivre l'ensemble de la conversation ou du set suivis automatiques pour ne plus jamais oublier un e-mail s'il reste sans réponse.
#ProTip : Utilisez une plateforme comme Gmelius pour étiqueter automatiquement les e-mails à l'aide de l'IA. Inscrivez-vous gratuitement.
3. Partager la charge de travail des e-mails
Les bons managers sont en passe de devenir de grands leaders, et la seule façon d'y parvenir est d'apprendre à déléguer très tôt. Cela s'applique au travail en général, mais cela vaut également pour les e-mails. Personne ne peut s'attendre à une gestion efficace s'il est enfoncé dans des courriels refusant de reconnaître que certaines choses peuvent être traitées par d'autres.
Le Règle 4D de la gestion des e-mails est appliquée par de nombreux dirigeants ; un e-mail peut être traité, délégué, différé ou supprimé. Ce n'est peut-être pas facile au début, mais si quelqu'un possède plus d'expertise, peut traiter un e-mail plus rapidement ou s'il est simplement plus pertinent pour le sujet en question, il est logique de l'envoyer à sa guise.
Votre boîte de réception ne semble pas être correctement configurée pour la délégation (nous avons tous entendu parler d'incidents liés au transfert et à la réponse à toutes les demandes !) mais des outils supplémentaires peuvent vous aider. Vous ne devriez pas perdre un temps précieux alors que la technologie pourrait apporter une solution. Utilisez plutôt attribution d'e-mails et la distribution automatique pour vous aider à envoyer des e-mails délégués. De cette façon, vous suivez la conversation et les autres peuvent également envoyer du travail à votre façon. La collaboration est une voie à double sens.
#FunFact : Gmelius inclut désormais des « statuts de lecture » afin que vous sachiez si les membres de l'équipe ont ouvert un e-mail entrant dans un boîte de réception partagée.
4. Promouvoir la collaboration par e-mail
En parlant de collaboration, certains e-mails nécessitent que les membres de l'équipe s'entraident sans qu'il soit nécessaire de déléguer. Même les meilleurs managers ont parfois besoin de l'aide d'autres personnes pour répondre à une demande d'un client ou à une date limite. Quand le la charge de travail de l'équipe a été correctement répartie, tout le monde doit participer pour terminer les tâches à temps.
Un bon manager doit également être tenu au courant et donner son avis sur les projets à différents moments. Pour réduire le ping-pong des e-mails, les longs fils de conversation et simplement gagner du temps, vous avez besoin de plus qu'un courrier électronique traditionnel. Dans un environnement de messagerie collaboratif, notes privées peut permettre aux responsables et aux membres de l'équipe de réfléchir à voix haute, d'ajouter des informations et d'échanger rapidement lors d'une conversation par e-mail.
Il est également plus facile pour les responsables de gérer les e-mails liés aux tâches s'il y a un système de gestion des tâches intégré en place. Vous vous souvenez de cet e-mail marqué qui nécessitait une action urgente avant de pouvoir y répondre ? Avec un tableau de gestion des tâches, vous pouvez ajouter n'importe quel e-mail à une liste de tâches visuelle, leur donner des dates d'échéance, définir des priorités et, surtout, partager le tableau et demander de l'aide aux membres de l'équipe.
Utiliser Gmelius pour éviter l'engorgement des e-mails
Si quelqu'un a besoin de nouvelles solutions pour éviter d'être submergé par le courrier électronique, ce sont bien les managers. C'est pourquoi Gmelius a créé une boîte de réception partagée alimentée par l'IA qui trie, expédie et rédige même des réponses automatiques à vos e-mails, ce qui vous permet d'économiser du temps et des efforts. En tant que responsable, il est essentiel que vous ne manquiez jamais un e-mail important, tout en également avoir le temps de s'occuper des tâches qui comptent vraiment.
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