Você contratou sua equipe, escolheu sua ferramentas de software, e realizou sua primeira reunião da empresa. Você aperfeiçoou suas ofertas, treinou sua equipe e estabeleceu metas para toda a empresa.
O próximo passo? Determinar como tornar sua equipe remota o mais eficiente possível.
Você sabe que sua equipe tem o conhecimento, a experiência e as habilidades necessárias para realizar o trabalho. Mas você ainda está se perguntando como será quando tudo se encaixar. Felizmente, existem etapas exatas que você pode seguir para incentivar sua equipe a se tornar mais produtiva. Vamos analisar cinco dicas que você pode usar imediatamente para criar uma equipe remota produtiva.
1. Repense a comunicação
Configuração eficiente comunicação assíncrona sistemas para sua equipe remota são essenciais para maximizar a produtividade.
Ao criar o plano de comunicação da sua equipe, certifique-se de que cada membro da equipe:
- Entende quem contatar e para quê
- Sabe quando entrar em contato com alguém e quando consultar documentos internos e conteúdo otimizado para obter informações
- Sabe quais ferramentas de comunicação usar e como usá-las
- Tem uma compreensão clara de quem enviar mensagens em grupo
- Sabe quando enviar uma mensagem direta e quando enviar uma mensagem em grupo
Também é importante remover quaisquer silos de informações que possam impedir a produtividade da equipe. Para adotar uma postura proativa com isso, considere centralizar informações e recursos importantes.
Pense em criar um boletim informativo interno para sua equipe remota ou criar um canal de “notícias da equipe” na plataforma de comunicação da sua equipe. Dessa forma, os membros da equipe sempre sabem o que está acontecendo e podem se manter atualizados com novas mudanças, clientes e colegas de trabalho.
2. Automatize o máximo possível de tarefas manuais
Fazer com que sua equipe dedique tempo a tarefas rotineiras e repetitivas pode facilmente aumentar sua produtividade. As equipes remotas têm muito a fazer, desde planejar os cronogramas da equipe até se manterem atualizadas com os prazos do projeto.
Mas só porque sua equipe tem muito a fazer, não significa que não possa fazer isso com eficiência.
Para descobrir quais tarefas automatizar, comece listando as tarefas operacionais necessárias para sua equipe, as tarefas de gerenciamento de projetos e as tarefas individuais dos funcionários.
Por exemplo:
- Receber ordens de serviço
- Organize ordens de serviço
- Crie tarefas de projeto para ordens de serviço
- Atribuir tarefas individuais
- Mapeie os prazos do projeto
- Facilite os check-ins e o feedback
- Fique de olho nos status do projeto
Em seguida, determine quais tarefas são mais repetitivas e quais não requerem envolvimento humano. Para mapear isso ainda mais, divida cada tarefa em subtarefas. Analisar a trajetória de como uma tarefa é realizada é fundamental para criar fluxos de trabalho melhores e mais eficientes.
A partir daí, use o software de automação de processos de negócios para simplifique todos os fluxos de trabalho e automatize tarefas repetitivas. Coisas como status de projetos, lembretes de prazos e atribuição de listas de verificação de tarefas podem ser facilmente automatizadas.
O software de automação de processos de negócios não apenas economiza tempo suficiente em tarefas manuais, mas também simplifica os processos para evitar erros humanos.
3. Minimize a perda de produtividade levando a sério a segurança dos dados
Violações de dados e problemas de segurança cibernética podem não apenas virar sua equipe remota de cabeça para baixo, mas também podem prejudicar seriamente a produtividade.
Desde perder um trabalho importante do cliente até violar acidentalmente as leis de privacidade e dados, a segurança de dados não é algo que você possa ignorar.
Aqui estão algumas dicas de segurança cibernética que você pode usar para minimizar a perda de produtividade:
1. Forneça a todos os membros da equipe acesso a uma Rede Privada Virtual (VPN)
Fornecendo à sua equipe acesso a um VPN segura e confiável é essencial para a segurança dos dados e para permitir que os funcionários acessem informações de qualquer parte do mundo.
Uma VPN atua como um túnel protegido dentro de uma das redes da sua empresa. Ao manter todos os dados dentro do túnel, ninguém fora dele pode ter acesso, garantindo que seus dados nunca vazem para a web.
2. Realize um exame de saúde de segurança cibernética
Contrate um especialista em segurança cibernética para analisar sua configuração atual e realizar uma avaliação de segurança. Os especialistas em segurança cibernética podem ajudar você a identificar possíveis problemas e pontos fracos em suas redes. Eles também ajudam você a criar uma estratégia eficaz de segurança cibernética, protegendo todas as redes contra violações de dados e ameaças cibernéticas.
3. Emita dispositivos seguros ou desktops virtuais
Embora o software de proteção contra vírus e as ferramentas de malware funcionem, nem todos os dispositivos dos funcionários são protegidos por uma rede corporativa. Isso deixa a segurança ao critério de cada membro da equipe — e isso pode ser arriscado.
Ao emitir dispositivos seguros com gateways para trabalhadores remotos, os recursos de segurança corporativa chegam às residências dos funcionários e separam as redes entre empresas e não empresas.
Outra opção é usar desktops virtuais. Com desktops virtuais, as empresas podem lançar um sistema operacional (SO) corporativo que parece e age de forma nativa para o usuário. Mas, na realidade, esses desktops são transmitidos a partir de data centers privados seguros — ou a nuvem. Se sua principal prioridade é a prevenção da perda de dados, os desktops virtuais são uma ótima solução.
4. Operações principais e delegação
Os procedimentos, sistemas e processos de gerenciamento de tarefas da sua equipe remota são a força vital da produtividade.
Para torná-las o mais eficientes possível, você precisará dominar as operações e a delegação. Veja como ser profissional em ambos.
Como dominar as operações
Consulte o processo que você usou anteriormente para determinar quais tarefas automatizar. Verifique novamente todos os processos, procedimentos e sistemas. Você percebe algum gargalo de produtividade? Algumas tarefas estão demorando mais do que outras? Por quê?
Para levar isso a um nível totalmente novo, considere contratar um diretor de operações para supervisionar tudo. Os diretores de operações são especialistas em ver o panorama geral das operações comerciais. Geralmente, eles são os primeiros a perceber problemas, implementar software eficiente e melhorar os fluxos de trabalho.
Ao ter um diretor de operações no convés, você pode respirar tranquilamente sabendo que as coisas difíceis dependem deles, não de você. Você também pode pedir ao seu diretor de operações que realize uma análise semanal, quinzenal ou mensal para garantir que todos os processos ainda sejam eficientes.
Se, por algum motivo, você não conseguir contratar um diretor de operações, é importante que você entenda quem se reporta a quem. Normalmente, esse é o líder ou gerente da sua equipe. Para empresas menores, pode ser o CEO, também conhecido como você.
A pessoa a quem os membros da sua equipe se reportam terá que assumir a função de diretor de operações. Além de gerenciar a equipe e suas tarefas, essa pessoa seria responsável por otimizar os processos para que suas operações continuem funcionando com eficiência.
Como dominar a delegação
Dominar a delegação é uma habilidade fundamental que qualquer gerente deve aprender desde cedo. Ela se aplica ao trabalho em geral, mas é especialmente relevante para tarefas demoradas, como gerenciamento de e-mail.
Conhecer os pontos fortes de seus funcionários é importante e garante que você delegue as tarefas mais apropriadas a eles. Também é importante dar autonomia aos funcionários e confiar neles para concluir suas tarefas a tempo. Isso não apenas alivia sua carga, mas também incentiva os funcionários a liderar, resolver problemas e agir quando necessário.
Pronto para fortalecer a produtividade da sua equipe?
Criar uma equipe remota produtiva é vital para o sucesso da sua empresa. Ao criar um plano de comunicação e automatizar as tarefas manuais, sua equipe terá as ferramentas necessárias para colaborar de forma eficaz. Ao minimizar a perda de produtividade e dominar as operações e delegações, sua equipe terá as ferramentas necessárias para prosperar.
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