As equipes modernas trabalham de forma colaborativa, multifuncional e remota em todos os fusos horários e departamentos.
E embora o e-mail continue sendo o método predominante de comunicação, especialmente quando se considera as mensagens recebidas de partes interessadas externas, ele não é particularmente propício para um ambiente colaborativo.
O e-mail é ideal para comunicação individual, mas para atender às necessidades da equipe moderna, ele requer adaptação.
Felizmente, caixas de entrada compartilhadas são a solução ideal para colaboração em equipe, fluxos de trabalho modernos e comunicação transparente.
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O que é uma caixa de correio compartilhada?
Uma caixa de correio compartilhada é uma caixa de entrada de e-mail que permite que mais de uma pessoa envie, receba e gerencie e-mails do mesmo endereço de e-mail; por exemplo, [email protected].
Criar uma caixa de correio compartilhada e compartilhá-la com os membros relevantes da equipe permite que qualquer pessoa gerencie e colabore nos e-mails recebidos de suas respectivas caixas de entrada.
Exemplos e casos de uso de caixas de correio compartilhadas
Você pode estar se perguntando como seria uma caixa de correio compartilhada para sua equipe, especialmente se for a primeira vez que você ouve falar sobre ela. Vamos analisar três casos de uso comuns de como os departamentos gerenciam caixas de correio compartilhadas:
- Para equipes de suporte ao cliente: O chefe de suporte ao cliente delega os e-mails recebidos à medida que eles chegam para [email protected] e atribui um proprietário e um status para cada e-mail, garantindo que nenhum e-mail passe despercebido.
Os e-mails atribuídos serão direcionados para a pasta “Atribuído”, que fica visível para todos na equipe, e o representante de suporte ao cliente designado será alertado. Toda a sua equipe tem acesso aos e-mails atribuídos, e-mails pendentes e e-mails fechados. Eles até receberão análises como tempo para responder e tempo para fechar.
- Para equipes de vendas: Um novo lead envia um e-mail para [email protected] e, como sua equipe de vendas é incrivelmente competitiva, dois de seus representantes de vendas clicam em responder e começam a digitar. Com uma caixa de correio compartilhada, os representantes de vendas podem ver quando outro representante está respondendo em tempo real. Chega de compartilhar senhas, responder duas vezes ou perder oportunidades.
- Para equipes de contabilidade: As faturas inundam a caixa de correio compartilhada [email protected]. Você é solicitado internamente sobre o status de uma fatura, mas supervisiona as faturas de 50 regiões e três países diferentes. Tudo bem porque você usou a automação para delegar e atribuir e-mails para saber exatamente em qual pasta eles estão e ver facilmente o status da fatura sem enviar um e-mail para verificar.
Quais são as vantagens de uma caixa de correio compartilhada?
As caixas de correio compartilhadas são projetadas para unir as equipes.
Se você trabalha no mesmo escritório, departamento ou prédio da sua equipe, ou até mesmo em vários locais e disciplinas, as caixas de correio compartilhadas permitem que você trabalhe de forma colaborativa e transparente.
Aqui estão os principais benefícios de transformar sua conta normal do Gmail em uma caixa de correio compartilhada:
1. Caixas de correio compartilhadas permitem que as equipes colaborem por e-mail
As caixas de correio compartilhadas preenchem a lacuna entre o e-mail e as mudanças na colaboração em equipe. Considerando que a maior parte da comunicação ainda é via e-mail, uma caixa de correio compartilhada adiciona a capacidade de trabalhar de forma colaborativa.
Antes das caixas de correio compartilhadas, a solução era complicada: encaminhar e-mails para seus colegas com “FYI” ou enviar e-mails para várias pessoas. Tudo o que isso conseguiu foi bagunça na caixa de entrada e e-mails adicionais desnecessários.
As caixas de correio compartilhadas eliminam a necessidade de usar Cc ou encaminhar cadeias de e-mail. Todos na sua equipe podem ler e gerenciar e-mails, bem como ver um histórico claro da comunicação, garantindo que não haja e-mails duplicados nem mensagens perdidas.
2. As caixas de correio compartilhadas oferecem transparência e responsabilidade
Você pode compartilhar e delegar e-mails com toda a sua equipe. Todos podem ver toda a cadeia de e-mails e o histórico, permitindo uma transparência clara.
Como resultado, não é mais necessário perseguir colegas de trabalho em busca de informações, pois tudo é facilmente acessível e há um registro claro do que já foi enviado, reduzindo o risco de perder um e-mail ou responder duas vezes.
Com o Gmelius, você não precisará se preocupar com dois membros da equipe respondendo ao mesmo tempo. Os membros da equipe verão os avatares uns dos outros se estiverem vendo um e-mail, e as elipses vermelhas pulsarão em tempo real se estiverem respondendo.
Para facilitar a colaboração interna, quaisquer notas, mensagens ou comentários internos podem ser facilmente adicionados a um e-mail. Crie uma nota e envie um @mention para um colega diretamente em um e-mail para iniciar uma conversa em tempo real.
Todas as notas e comentários internos permanecerão privados das partes interessadas externas, mas visíveis para a equipe, fornecendo um registro claro de toda a comunicação interna.
3. As caixas de correio compartilhadas são seguras e fáceis de monitorar
O e-mail (por si só) foi projetado para que as pessoas se comuniquem com outras pessoas. Ele nunca foi projetado para funcionar como uma ferramenta de colaboração em equipe.
Por causa disso, você provavelmente encontrou soluções alternativas complexas ou inseguras para resolver o problema. Talvez você tenha compartilhado suas senhas com seu assistente ou talvez tenha simplesmente encaminhado todos os e-mails para eles.
Por outro lado, quando você compartilha uma caixa de entrada com sua equipe, todos podem gerenciar todos os e-mails recebidos e enviados. O resultado é que você não precisa fornecer acesso à sua caixa de entrada, compartilhar suas senhas ou encaminhar longas cadeias de e-mail.
Uma caixa de entrada compartilhada garante uma responsabilidade clara e ajuda as equipes a gerenciar projetos de forma colaborativa diretamente de suas caixas de entrada pessoais. Freqüentemente, um projeto pode consistir em dezenas, senão centenas, de peças móveis. É por isso que com o Gmelius você pode dar um passo adiante e transformar suas caixas de entrada compartilhadas e marcadores compartilhados do Gmail em quadros Kanban visuais. Ao transformar sua caixa de entrada em um quadro de projeto visual, você pode explicar totalmente onde cada peça está na progressão de um projeto e, assim, garantir seu sucesso.
E se alguns de seus projetos forem executados no Trello, você pode sincronizar conversas por e-mail com o Trello ou importar seus projetos do Trello para o Gmail. Nosso Integração bidirecional permite que você simplifique a colaboração e gerencie projetos sem alternar entre guias em tempo real, tanto no Gmail quanto no Trello. Convidamos você a saber mais sobre a primeira integração bidirecional do Gmail-Trello em este artigo.
4. Caixa de correio compartilhada: uma alternativa intuitiva à ferramenta de terceiross
Caixas de entrada compartilhadas automaticamente transforme sua caixa de entrada em um sistema de helpdesk, permitindo que você gerencie e-mails de grupo, como vendas@, suporte@ e info@, diretamente da sua caixa de entrada do Gmail.
Você pode atribuir um e-mail específico a um membro individual da equipe para uma propriedade clara e responsável, eliminando o risco de os e-mails serem perdidos ou de uma tarefa escapar da rede.
Além disso, você pode adicionar um status a um e-mail, por exemplo, “Aberto”, “Pendente” ou “Fechado” e adicionar tags para explicar o progresso do e-mail e a tarefa associada.
E como o Gmelius fica na sua caixa de entrada normal do Gmail, não há necessidade de mudar ou aprender um novo software complexo de suporte técnico.
Sua equipe já está usando o Gmail, então é fácil de usar e não há uma curva de aprendizado difícil. Não há necessidade de aprender um novo sistema ou adicionar mais uma ferramenta de comunicação ao fluxo de trabalho da sua equipe.
As caixas de entrada compartilhadas ficam dentro da sua caixa de entrada existente do Gmail. Depois de criar uma caixa de entrada compartilhada e convidar sua equipe, tudo é tratado pela interface normal do Gmail.
Como transformar sua conta do Gmail em uma caixa de correio compartilhada
Para transformar sua caixa de entrada de e-mail em uma caixa de correio compartilhada, você precisa usar o Gmelius. Bastam alguns cliques para criar quantas caixas de correio compartilhadas organizadas e organizadas você precisar.
Etapa 1: Primeiro, você e qualquer membro da equipe com quem você gostaria de compartilhar uma caixa de entrada precisam inscreva-se no Gmelius.
Etapa dois: Configure sua caixa de correio compartilhada.
- Digite o endereço de e-mail que você deseja compartilhar.
- Selecione os membros da sua equipe com quem você gostaria de compartilhar a caixa de entrada.
- Clique em “Compartilhar com”.
- Decida se você gostaria de adicionar automaticamente futuros membros da equipe à sua caixa de entrada compartilhada. Não se preocupe, você pode alterar essa opção mais tarde.
- Selecione “Concluído”.
Etapa três: Instale o Extensão do navegador Gmelius e/ou aplicativo móvel. Por fim, todos os membros relevantes da equipe receberão automaticamente uma notificação por e-mail para se juntarem à sua equipe.
Uma caixa de correio compartilhada preenche a lacuna entre o Gmail e a forma colaborativa moderna de trabalhar.
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