Integrar um novo membro da equipe remota é difícil. Você precisa coordenar vários membros da equipe, seus diários, considerar a carga de trabalho existente, as tarefas e os projetos em andamento.
As estatísticas mostram que 9 em cada 10 funcionários decidem nos primeiros seis meses se permanecerão na empresa por um longo período.
Portanto, quando você integra um novo membro da equipe remota, é fundamental que ele receba uma recepção calorosa, tranquila e eficiente.
A importância da integração eficaz para membros da equipe remota
Problemas com comunicação, colaboração e confiança entre funcionários e gerentes estão presentes em todos os tipos de locais de trabalho, mas são amplamente amplificados em equipes virtuais.
Felizmente, há um crescente corpo de pesquisas mostrando como equipes virtuais bem-sucedidas lidam com esses problemas. E uma das táticas mais importantes é a integração eficaz.
É fácil entender o porquê.
Para um funcionário remoto, o processo de integração é uma introdução à empresa. Trata-se de criar novos relacionamentos, estabelecer expectativas, definir funções e definir o tom da cultura da empresa.
Além disso, como um funcionário virtual não interage diariamente ou pessoalmente com os membros da equipe, é uma oportunidade vital para ele conhecer colegas de trabalho relevantes e aprender como a empresa opera.
Continue lendo para ver nossas principais dicas para integrar efetivamente um membro da equipe remota.
1. Seja eficiente com a papelada
As primeiras impressões contam.
Certifique-se de que toda a sua documentação de boas-vindas seja tratada com eficiência. De ofertas de cartas a contratos e quaisquer outros documentos legais necessários, envie-os em tempo hábil.
Garanta que toda a documentação possa ser tratada digitalmente, envie contratos e formulários eletronicamente e solicite assinaturas eletrônicas. Responda às perguntas do novo membro da equipe o mais rápido possível.
2. Use ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos
Sua comunicação durante o processo de integração e a forma como você delega e gerencia projetos ou tarefas iniciais definem o tom para futuras comunicações e colaborações, por isso é importante fazer a coisa certa.
É ainda mais importante quando os membros da sua equipe estão distribuídos. Usar as ferramentas certas para gerenciamento e comunicação de projetos é fundamental, pois elas permitem que você se comunique com clareza e gerencie com eficácia um membro da equipe remota.
A maioria das equipes remotas depende de uma pilha de ferramentas para colaborar e se comunicar virtualmente. Gmail para e-mails externos, Slack para bate-papos internos, Trello para gerenciamento de projetos, Zoom para videochamadas e assim por diante.
Isso funciona, mas pode causar outros problemas, como mudança de atenção (alternância constante entre as ferramentas), dados desconectados espalhados por essas ferramentas e uma curva de aprendizado que levará tempo para se tornarem eficazes.
Por outro lado, sua caixa de entrada, transformada em um solução de colaboração, ajudará na integração de membros remotos da equipe, permitindo que todos trabalhem juntos e gerenciem projetos com eficiência.
3. Considere se encontrar pessoalmente
Dependendo do seu orçamento, da sua localização e da disponibilidade dos membros da sua equipe, considere se reunir pessoalmente. Não é totalmente necessário, mas se você puder fazer isso, é um ótimo começo para um relacionamento remoto, permitindo que você construa um relacionamento significativo, oferecendo pertencimento e inclusão.
4. Divida seu treinamento em partes
Começar em uma nova empresa é difícil para a maioria das pessoas. No entanto, para novos membros da equipe remota, é ainda mais difícil.
Geralmente, um contratado remoto precisará passar por todo o treinamento antes de poder começar a trabalhar. Portanto, é importante dividir seu treinamento nas seguintes partes menores, por exemplo:
- Introdução da empresa: A história, as missões e os objetivos da empresa
- Introdução ao departamento: Como cada departamento funciona, como os membros da equipe colaboram, fluxos de trabalho comuns, pessoas-chave, funções-chave
- Introdução à ferramenta: As ferramentas necessárias e como todas elas são usadas, credenciais de login, recursos e documentos de treinamento
- Introdução ao papel: A função e as responsabilidades do novo membro da equipe, a quem ele se reporta, como atualiza ou se comunica com a equipe e quando
- Introdução ao projeto: O (s) projeto (s) em que o membro da equipe trabalhará e sua função específica
5. Fique conectado
Não se esqueça de continuar construindo relacionamentos bem após o período inicial de integração. Isso deve continuar por semanas e meses após o novo membro da equipe se juntar à sua equipe.
Inclua os membros da sua equipe remota em reuniões anuais (se possível), por meio de exercícios de formação de equipe presenciais ou remotos, convites para festas da empresa, bem como ligações semanais regulares, avaliações mensais e comunicação aberta contínua.
