Trabalhar remotamente pode ser difícil sem procedimentos padrão de comunicação. Se seu acordo de trabalho remoto é permanente ou temporário, é importante estabelecer alguns bons hábitos que o ajudem mantenha um fluxo de trabalho equilibrado. O desenvolvimento de práticas de comunicação remota em equipe pode ajudar a gerenciar o lado “funcional” do trabalho.
Comunicação remota da equipe: desafios
Embora a comunicação seja essencial para o desempenho no trabalho, a separação física inerente ao trabalho remoto geralmente apresenta obstáculos para a comunicação eficaz. Alguns desafios incluem:
Os maus hábitos de comunicação — ou a total falta deles — podem arruinar um fluxo de trabalho tranquilo e, por sua vez, prejudicar a produtividade. Implementar uma estratégia de comunicação para equipes remotas pode parecer menos importante do que metas maiores, mas os resultados podem ser igualmente significativos:
Como implementar a comunicação remota da equipe
Estabelecer hábitos para uma comunicação eficaz da equipe remota é uma estratégia que exige esforço de cada membro. A interação humana é fundamental para construir laços interpessoais, que, por sua vez, são vitais para uma comunicação bem-sucedida, pois os membros da equipe devem se alinhar uns com os outros nas metas do projeto e, muitas vezes, solicitar informações ou contexto adicionais para atingir essas metas.
Unifique as comunicações
Um ótimo lugar para começar a estabelecer os procedimentos de comunicação da sua equipe remota é com um caixa de entrada compartilhada. Criar uma caixa de entrada compartilhada com um endereço de e-mail permite que você e sua equipe colaborem em uma única plataforma, independentemente da localização, e gerenciem suas mensagens juntos.
Usar a solução de caixa de entrada compartilhada do Gmelius significa que sua equipe pode gerenciar e-mails em grupo sem compartilhar senhas, pois todos podem colaborar a partir de sua própria conta do Gmail. Você pode reduzir a maior parte do seu desordem de e-mails com filtros e atribua conversas a diferentes membros da equipe usando marcadores compartilhados do Gmail.
Estabeleça limites
Por exemplo, quando apresentados a um novo projeto, os membros da equipe, sem dúvida, terão perguntas que expressarão por e-mail. Isso pode criar desordem na sua caixa de entrada e torna mais difícil encontrar informações essenciais escondidas no fluxo de e-mails. Sem as informações necessárias para respostas imediatas, muitas perguntas poderiam facilmente ficar sem resposta e prejudicar o senso de coesão da equipe. Nesse cenário, os líderes de equipe poderiam enviar uma mensagem em grupo com um Modelo do Gmail dizer: “guarde suas perguntas para nossa reunião de acompanhamento” para reconhecer as perguntas e também para proteger o tempo do líder da equipe agendando respostas futuras. Isso dá a todos a oportunidade de receber feedback, fazer perguntas e reforça ainda mais as conexões quando a equipe se reúne novamente para estabelecer novas metas.
Facilite a comunicação
Não é nenhuma surpresa que construir relacionamentos profissionais fortes entre colegas de trabalho possa aumentar a produtividade no trabalho. No entanto, tirar um pouco de tempo do trabalho para uma conversa envolvente com os membros da equipe também fortalece esse vínculo interpessoal e, muitas vezes, beneficia a produtividade a longo prazo.
Por outro lado, quando os membros da equipe não têm conexões humanas reais, eles podem se sentir isolados ou intimidados e evitar enviar mensagens para garantir o alinhamento. Seu trabalho pode refletir a desorientação que vem de perguntas não respondidas ou metas vagas.
Incentivar a interação dos funcionários em ambientes de trabalho remotos às vezes pode parecer forçado, mas fica mais fácil com a prática, especialmente quando você usa o ferramentas de comunicação corretas. O Gmelius oferece às equipes remotas uma variedade de recursos de integração para diferentes modos de comunicação, todos acessíveis de dentro da sua conta do Gmail:
Video Meeting Environments
- Zoom
- Google Meets
Direct Messaging
- Slack
- Google Groups
- Loom
Organization and Project Management
- Google Calendar
- Google Workspace
- Trello
Incentive a interação
Além de simplificar as ferramentas de comunicação remota da equipe, os líderes de equipe podem promover conexões interpessoais, criatividade e orgulho pela mão de obra fora dos limites “oficiais” do trabalho. Canais do Slack dedicados a tópicos específicos de bate-papo ou concursos de curiosidades podem incentivar a comunicação e a interação humana. Você também pode experimentar um quebra-gelo no início das reuniões virtuais para incentivar os membros da equipe a ligarem as câmeras, compartilharem e se concentrarem.
Ajuste para o público
Embora muitos líderes de equipe tenham metas que envolvam a criação de estruturas internas para incentivar a interação entre os membros da equipe, eles podem exigir táticas diferentes para suas próprias comunicações. Para garantir clareza, quando os líderes se comunicam com suas equipes, é importante conversar com os membros com frequência para garantir que todos entendam a mensagem. Pode ficar redundante após a quinta vez perguntando se todos estão na mesma página, mas é importante que todos tenham a chance de levantar questões em intervalos frequentes.
Você também pode gravar e enviar videoconferências para conversas detalhadas ou ausentes de membros da equipe. Gravar uma reunião virtual pode ajudar os membros da equipe a relembrar e verificar as informações, especialmente quando os comentários sobre a pauta estão ativados. Isso mantém toda a documentação organizada e, se um membro da equipe tiver dúvidas, os comentários oferecem um espaço para colaborar e manter as equipes informadas.
Embora existam muitas maneiras de garantir uma comunicação eficaz, em última análise, sua decisão dependerá das necessidades específicas de sua equipe.
Quer melhorar as conexões de sua equipe remota? Cadastre-se para Gmelius e impulsione a colaboração agora!
