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- So verwenden Sie Google Tasks
- 5 Tipps für Fortgeschrittene zur Verwaltung von Projekten in Gmail
- 5 Tipps zur Verwendung von Google Tasks Management zur Steigerung der Teamproduktivität
- Holen Sie sich ein effizientes Google-Aufgabenmanagement mit Gmelius
While you’re working in Gmail or Google Calendar, Google Tasks will open in the right-hand side panel. Clicking on that side panel expands it so you can add details to your tasks. You can easily turn an email into a task by clicking the "Add to tasks" icon and editing the task's details. Google Tasks also gives a visual overview of all tasks, organized by dates, when you select “Tasks” in your Google Calendar underneath "My calendars" on the left sidebar. Other tools provided by Google Tasks include, but are not limited to:
Jede dieser Google Workspace-Funktionen verfügt auf der rechten Seite über ein Bedienfeld, das Sie ein- oder ausblenden können. Wenn Sie es so einstellen, dass es angezeigt wird, finden Sie dort das Aufgabensymbol. Wenn Sie darauf klicken, werden Ihre Google-Aufgabenlisten geöffnet, in denen Sie alle Ihre Aufgaben einsehen können.
Da Google Tasks so vielseitig ist und mit mehreren Google-Anwendungen synchronisiert wird, gibt es mehrere Möglichkeiten, auf Google Tasks zuzugreifen und sie zu verwenden:
Die Optimierung des Workflows Ihres Teams kann eine Menge Arbeit bedeuten, selbst mit den richtigen Tools. Gmelius kann all diese Funktionen und mehr bieten mit unsere Integrationen wurden entwickelt, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Testen Sie es noch heute kostenlos!
Die Google Tasks-Integration mit Gmail ist zwar für diejenigen nützlich, die bereits einen Großteil ihrer Zeit im Google-Ökosystem verbringen, aber Teams stoßen schnell auf die eingeschränkte Funktionalität. Google Tasks ist derzeit nur für den individuellen Gebrauch bestimmt und kann nicht geteilt werden.
Wenn Sie in einem Team arbeiten, kann es ziemlich schnell zu einem Problem werden, Aufgaben nicht teilen und delegieren zu können. Gmelius bietet eine Lösung, mit der Teams Aufgaben erstellen und gemeinsam bearbeiten oder sogar ganze Projekte direkt in Gmail verwalten können.
1. Verwandeln Sie Ihre Aufgaben in ein Kanban-Board
Kanban-Boards helfen bei der Visualisierung von Projekten und Aufgaben. Es stellt E-Mails und Aufgaben als Karten dar, die dann angeordnet werden, um Ihren Arbeitsablauf in einem leicht wahrnehmbaren visuellen Format darzustellen. Mit Gmelius können Sie Kanban-Boards direkt von Gmail aus einrichten, sodass keine zusätzlichen Tools erforderlich sind.
Wir listen Boards neben deinen Posteingängen auf, dann kannst du deine Boards anpassen oder eine der vorhandenen Vorlagen verwenden. Du kannst auch Aufgaben manuell hinzufügen oder E-Mails in Aufgaben umwandeln Karten und füge sie direkt zu deinen Workflows hinzu.
2. Teilen Sie Google-Aufgaben mit Ihrem Team
Wandeln Sie Ihre Aufgabenlisten mit der benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Funktion in Kanban-Boards um. Es ermöglicht Ihnen, Ihren Zeitplan bei Bedarf zu ändern und Aufgaben mit einer Tagging-Funktion zu priorisieren.
Du kannst Gmelius-Aufgabenkarten aus anderen Apps verlinken, die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder automatisieren, deine Leistung verfolgen und vieles mehr.
Eröffnen Sie ein kostenloses Gmelius-Konto um dein erstes Kanban-Board zu erstellen und mit deinem Team zusammenzuarbeiten.
3. E-Mails und Aufgaben in Gmail verwalten
Die Verwaltung von Aufgaben in einer Anwendung oder einem Programm getrennt von E-Mails kann verwirrend und überwältigend sein. Die Informationen Ihres Teams sind auf mehrere Plattformen verteilt, und es ist schwierig, die Teammitglieder dazu zu bringen, sich zu einigen. Mithilfe von Gmelius können E-Mails und Aufgabenkarten alle von Gmail aus gesteuert werden..
- Sie finden Ihre zugewiesenen E-Mails und Aufgabenkarten unter dem Tab „Meine (alle)“ in Ihrer linken Seitenleiste von Gmail.
- Gmail listet zugewiesene E-Mails im Tab „Konversationen“ auf. Wenn eine Konversation geteilt wird, Kommentare oder Schlagworte enthält, sind alle für zusätzlichen Kontext sichtbar.
- Sie können Ihre Karten nach Fälligkeitsdatum oder Priorität sortieren, um sich auf die dringendsten Aufgaben zu konzentrieren.
- Du kannst deine Aufgaben nach Projektboard, Fälligkeitsdatum, Ersteller oder mehr filtern.
4. Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf
Workflow-Automatisierung kann Ihnen und Ihrem Team viel Zeit sparen, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, anstatt sich wiederholende Aufgaben auszuführen. Die Verwendung automatisierter Auslöser für eingehende Aufgaben kann Ihnen bei der Organisation Ihrer Funktionen und der Teamplanung helfen. Das bedeutet, dass Sie Ihre internen Arbeitsabläufe automatisieren können, ohne Ihren Posteingang zu verlassen.
Weisen Sie Teammitgliedern automatisch E-Mails zu, basierend auf Attributen wie der Absenderadresse oder der Betreffzeile der E-Mail. Ihr Team kann auch sofortigen Kundenservice bieten, indem es automatische Dankeschön- und Bestätigungsantworten aus gemeinsam genutzten Posteingängen sendet.
5. Reibung am Werkzeug entfernen
Wenn Sie lernen, Google Tasks zu verwenden, ist es wichtig zu wissen, dass Teammitglieder ihre Aufgabenlisten überprüfen können, unabhängig davon, in welchem Google Workspace sie am häufigsten arbeiten. Leider unterbricht der Wechsel zwischen Tools und Plattformen den Arbeitsablauf und die Konzentration. Informationen gehen oft verloren, wenn ein Projektablauf auf einer Plattform skizziert wird, Kommunikation und Ausführung jedoch auf einer anderen erfolgen.
Plattformen wie Trello für das Projektmanagement zu verwenden und gleichzeitig schnelle Informationen in Slack und längere Informationen in Gmail zu kommunizieren, kann verwirrend werden. Zum Glück synchronisiert Gmelius Slack, Trello, Zoom und Gmail zusammen, sodass all Ihre Informationen auf einer Plattform organisiert sind.
- Gmelius synchronisiert alle deine Trello-Boards mit Gmail, sodass Sie an beiden Orten einen konsolidierten Überblick über die Projekte Ihres Teams haben. Aufgaben, Trello-Listen, Kartenbeschreibungen und Fälligkeitstermine werden in deinem Posteingang wiedergegeben.
- Gmelius auch integriert sich in Slack um Teammitgliedern, die hauptsächlich von Slack aus arbeiten, zu E-Mail-Konversationen beizutragen.
- Wir haben auch Zoom integriert, um eine nahtlose Planung für Projektmanager und Teammitglieder zu ermöglichen.
Unabhängig von der Branche können Sie und Ihre Teammitglieder Google Tasks verwenden, um effizienter zu arbeiten und Poweruser von Gmail. Letztlich erfordern diese Tools den Einsatz der Teammitglieder. Implementierung und Ausführung zur Optimierung Ihres virtuellen Arbeitsplatzes. Diese Tipps helfen Ihnen und Ihrem Team dabei, Google Tasks effektiv zu nutzen.
6. Kodieren Sie Ihre Aufgaben farblich
Genau wie bei Ereignissen in Google Kalender können Sie beim Erstellen einer Google-Aufgabe diese farblich kennzeichnen, um der Aufgabe eine visuelle Darstellung zu geben.
Kodieren Sie Ihre Aufgaben so, wie es für Sie und Ihr Team am sinnvollsten ist. Zu den gängigen Kategorien der Farbcodierung gehören:
- Typ
- Priorität
- Mannschaft
- Projekt
7. Erstellen Sie wiederkehrende Google-Aufgaben
Wenn es Dinge gibt, die Ihr Team regelmäßig erledigen muss, können Sie sie als wiederkehrende Google-Aufgaben erstellen. Auf diese Weise riskieren Sie nicht, sie zu vergessen, und Sie müssen sich auch nicht die Zeit nehmen, sie wiederholt zu planen.
Leider bietet Google Tasks noch nicht die Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Intervall für Aufgaben wie Ereignisse in Google Kalender festzulegen. Das heißt, wenn Sie etwas haben, das jeden Montag und Mittwoch erledigt werden muss, müssen Sie dieselbe wiederkehrende Aufgabe zweimal erstellen: einmal für montags und einmal für mittwochs.
Erstellen Sie eine wiederkehrende Google-Aufgabe, indem Sie die Option „Datum/Uhrzeit hinzufügen“ für eine neue Aufgabe auf „Wiederholen“ ändern.
8. Verwenden Sie die Tastenkombinationen von Google Tasks
Mit Google Tasks können Sie Aufgaben mit der Drag-and-Drop-Funktion verschieben. Die Verwaltung Ihrer Aufgabenliste in Google kann jedoch noch schneller sein, wenn Sie Tastenkombinationen verwenden.
Eine vollständige Liste der Tastenkombinationen finden Sie, indem Sie auf dem Mac die Befehlstaste+/ und unter Windows die Tastenkombination Strg +/ drücken.
9. Wechseln Sie zur Terminplanansicht für eine Liste von Besprechungen und Aufgaben
Mit Google Kalender können Sie zur Zeitplanansicht wechseln. Dadurch erhalten Sie eine übersichtliche Liste Ihrer Besprechungen und Aufgaben für den Tag.
Dies ist hilfreich, um sich zu Beginn des Tages einen schnellen Überblick über Ihre Aufgaben zu verschaffen. Es hilft auch, wenn du schnell deine Verfügbarkeit überprüfen möchtest.
Rechts neben dem Einstellungssymbol befindet sich ein Feld zur Auswahl einer Ansicht. Wählen Sie „Zeitplan“.
10. Fügen Sie Google-Kalender-Erinnerungen zu Aufgaben hinzu
Zu Vermeiden Sie es, zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln, können Sie alle Ihre vorhandenen Erinnerungen in Ihre Google-Aufgabenliste kopieren. Wenn du eine bestimmte Zeit für deine Erinnerungen festlegst, die zu Aufgaben werden, erhältst du zum festgelegten Zeitpunkt trotzdem eine Benachrichtigung. Wenn du keine bestimmte Uhrzeit, aber ein Datum festlegst, erhältst du an diesem Tag um 9 Uhr eine Benachrichtigung.
Wenn du eine neue Erinnerung hinzufügst oder eine bestehende änderst, werden die Erinnerung oder die Änderungen nicht mit Aufgaben synchronisiert. Es empfiehlt sich, ab diesem Zeitpunkt nur noch Aufgaben zu erstellen, damit du alle deine Aufgaben in einer Ansicht hast.
Klicken Sie im Seitenbereich von Google Tasks auf die drei Punkte, um das Überlaufmenü zu öffnen, und wählen Sie „Erinnerungen in Aufgaben kopieren“. Beachten Sie, dass dies für eine einmalige Kopie gilt.
Google Tasks bietet zwar Aufgabenverwaltungslösungen für diejenigen, die in Google Workspace arbeiten, wurde jedoch nicht für die Unterstützung von kollaborativem Arbeiten entwickelt. Gmelius schafft Abhilfe, indem es Teams ermöglicht, Aufgaben direkt in Gmail zu erstellen, zuzuweisen, zu teilen, zu automatisieren und darüber zu sprechen.
Gmelius synchronisiert Projektgespräche und Aufgaben zwischen Plattformen, darunter:
- Trello
- Slack
- Webstuhl
- Zoomen
Es ist zwar wichtig zu wissen, wie man Google Tasks verwendet, aber Gmelius hilft Ihren Teams dabei, Produktivität und Zeit zu optimieren, damit Sie den Arbeitsaufwand minimieren und sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist. Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius entwickelt wurde, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
