Es ist unvermeidlich: Irgendwann in Ihrer Karriere müssen Sie auf eine verspätete E-Mail antworten, unabhängig von Ihrer Branche. Bei verspäteten Antworten, einschließlich einer professionellen Entschuldigung, ist dies zwar nicht immer verpflichtend, kann aber in diesen Szenarien dazu beitragen, Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten.
In jedem Fall ist es wichtig, Ihr Publikum zu verstehen, um zu entscheiden, wann Sie sich entschuldigen müssen, und eine angemessene Antwort zu formulieren. Vermeiden Sie es, unabhängig vom Empfänger Antworten zu senden, die als erzwungene oder automatisch generierte Antworten wirken. Sie tragen nicht dazu bei, die Situation für Sie oder Ihre Kunden zu verbessern.
In diesem Blogbeitrag wird beschrieben, wie Sie am besten verhindern zukünftige E-Mails bleiben nicht unbemerkt; wenn du solltest dich entschuldigen; und wie um eine verzögerte Antwort zu verfassen. Abschließend stellen wir Ihnen einige Tools vor, mit denen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang übernehmen können — Sie können sogar fordern Sie eine kurze Demo an um zu sehen, wie sie in Echtzeit funktionieren.
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Idealerweise möchten Sie das Senden vermeiden irgendein späte Antworten. Leider laufen die Dinge nicht immer nach Plan. Senden Sie zeitnahe Antworten an jeden Eine eingehende Nachricht kann eine Herausforderung sein, wenn Ihr Posteingang täglich mit Konversationen überfüllt ist. Darüber hinaus nimmt das Schreiben personalisierter, ausführlicher Antworten Zeit in Anspruch.
Zum Glück haben wir ein paar Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, Ihr E-Mail-Workload zu verwalten, damit Sie sich auf größere Prioritäten statt auf sich wiederholende Aufgaben konzentrieren können.
Zusammenarbeit fördern
Zusammenarbeit bedeutet mehr als nur um Hilfe zu bitten: Sie fördert auch Kreativität, Produktivität und Verbindungen zwischen den Teammitgliedern. Die Teamzusammenarbeit trägt dazu bei, die Arbeitslast gleichmäßiger zu verteilen, und ermöglicht es allen Mitgliedern, mehr Aufgaben zu erledigen, was zur Erreichung der Projektziele führt. Wenn zusätzlich zu einer bereits erheblichen E-Mail-Arbeitsbelastung immer wieder Aufgaben eintreffen, können Ihre Teammitglieder dazu beitragen, dass Kunden zeitnahe Antworten erhalten. Beachten Sie diese Tipps für eine bessere Zusammenarbeit:
- Erstellen ein geteilter Posteingang zur Förderung der Zusammenarbeit unter den Teammitgliedern, indem jeder Zugriff hat, Konversationen anzusehen und darauf zu antworten.
- Teamleiter, die verwenden Die besten Funktionen für die Workflow-Automatisierung, wie Kanban-Tafeln oder die Integration mit Trello kann die weitere Zusammenarbeit fördern, indem Konversationen Teammitgliedern mit höherer Verfügbarkeit zugewiesen werden.
- E-Mail-Notizen sind praktisch, wenn Konversationen zusätzlichen Kontext benötigen. Diese zusätzlichen Informationen können Ihnen helfen, Antworten zu verfassen, die zum Nachdenken anregen, und genauere, aufschlussreichere Antworten geben.
Integrieren Sie Labels für E-Mails mit hoher Priorität
Richten Sie E-Mail-Labels ein, um Ihre E-Mail-Antworten zu priorisieren, sodass die halbe Arbeit erledigt ist, bevor Sie sich überhaupt anmelden.
Beschriftungen erstellen für Projekte oder Kunden mit hoher Priorität und weise sie verschiedenen Konversationen zu. Diese Labels kategorisieren nicht nur Informationen, sondern können auch automatisiert werden, um Sie zu benachrichtigen, wenn wichtige E-Mails eintreffen. Mithilfe von Labels können Sie sicherstellen, dass wichtige E-Mails nicht lange unbemerkt bleiben.
Verwenden Sie Vorlagen für häufig gestellte Fragen
Antworten in Vorlagen umwandeln um sich wiederholende Fragen schnell zu beantworten und die Antwortzeit zu verkürzen. Vorlagen bieten zwar keine umfassenden Antworten, aber sie können den Großteil der häufig gestellten Anfragen weiterleiten und Verzögerungen vermeiden.
Die Verwendung von Vorlagen bedeutet jedoch nicht, dass Ihre Antwort unpersönlich ist. Sie geben Ihnen und Ihrem Team lediglich einen Vorsprung, sodass Sie einzelne Antworten nicht von Grund auf neu verfassen müssen. Sie können Vorlagen als grobe Entwürfe verwenden, den Antworten dann Ihre eigene persönliche Note verleihen und sicherstellen, dass Ihre Kunden umgehend Antworten erhalten.
Automatische Antworten einrichten
Automatische Antworten sind eine hervorragende Möglichkeit, Dankesnachrichten zu senden oder Kunden darüber zu informieren, dass Sie ihre Anfragen erhalten haben. Kunden darüber zu informieren, wann sie mit einer Antwort rechnen können, ist besonders nützlich für virtuelle Arbeitsplätze, die nicht geografisch an das Büro gebunden sind.
Integrieren Sie all diese Funktionen und Analysen noch heute mit Gmelius. Wir haben unsere Funktionen und Integrationen entwickelt, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
Wenn Sie eine Sammlung gängiger Antworten — eine Bibliothek von Vorlagen — auf verspätete E-Mails in verschiedenen Szenarien überprüfen, können Sie entscheiden, welches Format für Sie am besten geeignet ist.
Kurze Entschuldigung
Manchmal ist weniger mehr, wenn Sie eine verspätete Antwort mit einer Entschuldigung verfassen. Manche Kunden ziehen es vor, die Stimmung zu Hause zu lassen und benötigen nur einfache Antworten. Vielbeschäftigte Empfänger nehmen sich möglicherweise keine Zeit, sich Gedanken zu machen warum Sie haben nicht geantwortet. Möglicherweise warten sie einfach auf eine Antwort auf die vorherige E-Mail ohne überflüssige Informationen. Bestätigen Sie in diesem Fall Ihre Verspätung mit einem kurzen Wort der Entschuldigung als Vorwort zu den relevanten Informationen in Ihrer Antwort. Wenn der Kunde um eine Erklärung bittet, können Sie diese in Ihre nächste Antwort aufnehmen.
Vollständige Erklärung
Für einige verspätete Antworten sind möglicherweise detailliertere Erklärungen für Ihre Verzögerung erforderlich. Bei engen Arbeitsbeziehungen können Sie dem Empfänger die Gewissheit geben, dass Ihre Verzögerung wirklich auf mildernde Umstände zurückzuführen ist, wenn Sie Ihre Gründe für eine verspätete Antwort angeben — familiäre Tragödien, Stromausfälle, gesundheitliche oder COVID-bedingte Probleme.
Jede Entschuldigung sollte dennoch die Verantwortung für die verspätete Antwort übernehmen. Wenn Ihre Gründe zu persönlich sind, um sie mit anderen zu teilen, tun Sie das nicht. Halten Sie die Dinge professionell und aussagekräftig, damit Sie Ihren Kunden eine Erläuterung von Ereignissen und kein entschuldigen.
Auch wenn Kunden es vorziehen, eine Erklärung für verspätete Antworten zu haben, gibt es bei der Erklärung einige Dinge zu beachten.
- Vermeiden Sie es, zu viele persönliche Informationen preiszugeben oder zusätzliche Bedenken zu wecken.
- Vergessen Sie nicht, auf Aktionspunkte aus Ihrer ursprünglichen Nachricht zu antworten.
- Übernimm Verantwortung für deine Handlungen (keine Ausreden), aber erkläre den Kontext, insbesondere im Falle ungewöhnlicher oder unvermeidbarer Umstände.
Die Reaktion selbst kann manchmal helfen, die Verspätung auszugleichen. Wenn Sie Ihren Kunden helfen, den Grund für eine verspätete Antwort zu verstehen, können Sie sich bei der Erstellung einer Antwort an Ihre Worte orientieren. Möglicherweise müssen Sie weder eine Entschuldigung noch eine Erklärung beifügen: Schreiben Sie einfach eine Antwort und senden Sie sie ab.
Beispiel 1: Du bist dir nicht sicher, was du sagen sollst
Es ist üblich, eine Antwort aufzuschieben, wenn Sie keine klare Antwort haben oder nicht wissen, wie Sie eine Antwort formulieren sollen. Wenn Sie einfach so klar wie möglich antworten, haben Kunden die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Du kannst deine Ungewissheit darüber, wie du das erklären sollst, signalisieren und Kunden dazu auffordern, weitere Fragen zu stellen. (Mach einfach sicher du antwortest dieses Mal.)
Beispiel 2: Es ist schwer zu sagen
Manchmal kommt es zu Verzögerungen, wenn Sie wissen, dass dem Kunden die Antwort nicht gefällt oder Sie ihn nicht verärgern möchten. Nein zu sagen ist nie einfach, vor allem, wenn Sie es sich nicht leisten können, einen geschätzten Kunden zu verlieren. Leider wird es für den Empfänger und für Sie selbst nur schwieriger, wenn Sie Ihre Antwort verzögern, da jeder Tag, an dem Sie nicht kommunizieren, das Stressniveau für alle Beteiligten erhöhen kann.
In dieser Situation könnten Sie mit Verbesserungsvorschlägen antworten. Vielleicht ist es eine genauere Antwort, statt „Nein“ zu sagen, „jetzt nicht“. So oder so, wenn Sie dem Empfänger einen gewissen Abschluss bieten, können Sie beide weitermachen.
Wenn diese Antwort gut formuliert ist, behebt sie nicht nur Ihre Verspätung, sondern zeigt auch, wie sehr Sie sie als Kunden schätzen und dass Sie trotz aller Schwierigkeiten daran arbeiten, eine durchdachte Lösung zu finden.
Beispiel 3: Du hast es lange vergessen
Angenommen, eine E-Mail kommt in Ihren Posteingang und während Sie mental eine Antwort ausarbeiten, vergessen Sie sie einfach.
Das passiert selbst den am besten organisierten Teammitgliedern. Es können Wochen vergehen, bis Sie bemerken, dass es in Ihrem Posteingang liegt. Sie können es nicht vergessen, aber Sie sind sich nicht sicher, wie Sie nach so langer Zeit antworten sollen.
In diesem Szenario ist die Aufrechterhaltung einer Arbeitsbeziehung mit dem Kunden das Hauptziel. Antworten Sie, sobald Sie das Versehen bemerken, fragen Sie, ob sie noch auf Informationen von Ihnen warten, und entschuldigen Sie sich einfach. Manchmal ist das alles, was du tun kannst. Möglicherweise erhalten Sie keine Antwort, aber Sie können auch vermeiden, dass Zeit und Mühe auf beiden Seiten verschwendet werden.
Es gibt keine allgemeine E-Mail-Regel, die vorschreibt, wann eine Antwort verspätet ist. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen definieren kann, was als „zeitnahe Antwort“ gilt. Sie können es sogar an Ihre individuellen Kunden anpassen.
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Gmelius ist eine E-Mail-Kollaborationsplattform, die für Teams entwickelt wurde, um Produktivität und Organisation zu verbessern. Unser Ziel ist es, Teams in einer Vielzahl von Branchen dabei zu unterstützen, die Art und Weise, wie sie per E-Mail zusammenarbeiten, wie sie Projekte verwalten und ihre individuellen Arbeitsabläufe automatisieren, zu vereinfachen. Wir ermöglichen professionelle Zusammenarbeit direkt von Gmail aus und verwenden alltägliche Tools.
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