Pourquoi chaque équipe a besoin d'une boîte aux lettres partagée : 4 avantages

Les équipes modernes travaillent en collaboration, de manière transversale et à distance, quels que soient les fuseaux horaires et les services.

Et si le courrier électronique reste le principal mode de communication, en particulier lorsqu'il s'agit de messages entrants provenant de parties prenantes externes, il n'est pas particulièrement propice à un environnement collaboratif.

Le courrier électronique est idéal pour les communications individuelles, mais pour répondre aux besoins de l'équipe moderne, il doit être adapté.

Heureusement, les boîtes aux lettres partagées constituent la solution idéale pour la collaboration en équipe, des flux de travail modernes et une communication transparente.

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Qu'est-ce qu'une boîte aux lettres partagée ?

Une boîte aux lettres partagée est une boîte de réception qui permet à plusieurs personnes d'envoyer, de recevoir et de gérer des e-mails à partir de la même adresse e-mail ; par exemple, [email protected].

Créer une boîte aux lettres partagée et la partager avec les membres de l'équipe concernés permet à chacun de gérer et de collaborer sur les e-mails entrants depuis ses boîtes de réception respectives.

Exemples et cas d'utilisation de boîtes aux lettres partagées

Vous vous demandez peut-être à quoi pourrait ressembler une boîte aux lettres partagée pour votre équipe, surtout si c'est la première fois que vous en entendez parler. Passons en revue trois cas d'utilisation courants de la façon dont les services gèrent les boîtes aux lettres partagées :

• Pour les équipes de support client : Le responsable du support client délègue les e-mails entrants à mesure qu'ils arrivent à [email protected] et attribue un propriétaire et un statut à chaque e-mail en veillant à ce qu'aucun e-mail ne passe entre les mailles du filet.
  
  Les e-mails attribués seront acheminés vers le dossier « Attribué » qui est visible par tous les membres de l'équipe et le représentant du support client désigné est alerté. L'ensemble de votre équipe a accès aux e-mails assignés, aux e-mails en attente et aux e-mails fermés. Ils obtiendront même des statistiques telles que le délai de réponse et le délai de clôture.
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• Pour les équipes commerciales : Un nouveau prospect envoie un e-mail à [email protected] et, comme votre équipe commerciale est incroyablement compétitive, deux de vos représentants commerciaux appuient sur Répondre et commencent à taper. Grâce à une boîte aux lettres partagée, les commerciaux peuvent voir quand un autre commercial répond en temps réel. Fini le partage de mots de passe, les doubles réponses ou les opportunités perdues.
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• Pour les équipes comptables : Les factures inondent la boîte aux lettres partagée [email protected]. Le statut d'une facture vous est demandé en interne, mais vous supervisez les factures de 50 régions différentes et de trois pays différents. Ce n'est pas grave, car vous avez utilisé l'automatisation pour déléguer et attribuer des e-mails afin de savoir exactement dans quel dossier ils se trouvent et de voir facilement le statut de la facture sans envoyer d'e-mail de vérification.

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Quels sont les avantages d'une boîte aux lettres partagée ?

Les boîtes aux lettres partagées sont conçues pour rassembler les équipes.

Que vous travailliez dans le même bureau, le même service ou le même bâtiment que votre équipe, ou que vous travailliez dans différents sites et disciplines, les boîtes aux lettres partagées vous permettent de travailler de manière collaborative et transparente.

Voici les principaux avantages de la transformation de votre compte Gmail habituel en boîte aux lettres partagée :

1. Les boîtes aux lettres partagées permettent aux équipes de collaborer par e-mail

Les boîtes aux lettres partagées font le lien entre le courrier électronique et les changements apportés à la collaboration en équipe. Étant donné que la majorité des communications se font toujours par e-mail, une boîte aux lettres partagée permet de travailler en collaboration.

Avant les boîtes aux lettres partagées, la solution était compliquée : transférer des e-mails à vos collègues avec « FYI » ou transmettre des e-mails à plusieurs personnes. Tout ce qui a été obtenu n'a été qu'un encombrement de la boîte de réception et des e-mails inutiles supplémentaires.

Les boîtes aux lettres partagées éliminent le besoin de copier ou de transférer des chaînes d'e-mails. Tous les membres de votre équipe peuvent lire et gérer les e-mails et consulter un historique clair des communications, garantissant ainsi l'absence de doublons et de messages manqués.

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2. Les boîtes aux lettres partagées offrent transparence et responsabilité

Vous pouvez partager et déléguer des e-mails à l'ensemble de votre équipe. Tout le monde peut voir la chaîne d'e-mails complète et l'historique, ce qui permet une transparence claire.

Par conséquent, il n'est plus nécessaire de rechercher des informations entre collègues, car tout est facilement accessible et il existe un enregistrement clair de ce qui a déjà été envoyé, ce qui réduit le risque de manquer un e-mail ou de répondre deux fois.

Avec Gmelius, vous n'aurez pas à vous soucier de la réponse simultanée de deux membres de l'équipe. Les membres de l'équipe verront les avatars des uns et des autres s'ils consultent un e-mail, et les points de suspension rouges clignotent en temps réel s'ils répondent.

Pour faciliter la collaboration interne, toutes les notes, messages ou commentaires internes peuvent être facilement ajoutés à un e-mail. Créez une note et @mention un collègue directement sur un e-mail pour démarrer une conversation en temps réel.

Toutes les notes et commentaires internes resteront confidentiels pour les parties prenantes externes, mais seront visibles par l'équipe, ce qui vous permettra d'avoir une trace claire de toutes les communications internes.

3. Les boîtes aux lettres partagées sont sécurisées et faciles à surveiller

Le courrier électronique (en soi) est conçu pour permettre aux individus de communiquer avec d'autres personnes. Il n'a jamais été conçu pour fonctionner comme un outil de collaboration en équipe.

Pour cette raison, vous avez probablement trouvé des solutions de contournement complexes ou non sécurisées pour résoudre le problème. Vous avez peut-être partagé vos mots de passe avec votre assistant ou vous lui avez simplement transmis tous vos e-mails.

Au contraire, lorsque vous partagez une boîte de réception avec votre équipe, tout le monde peut gérer tous les e-mails entrants et sortants. Vous n'avez donc pas besoin de donner accès à votre boîte de réception, de partager vos mots de passe ou de transférer de longues chaînes d'e-mails.

Une boîte de réception partagée garantit une responsabilisation claire et aide les équipes à gérer les projets de manière collaborative directement depuis leur boîte de réception personnelle. Souvent, un projet peut comprendre des dizaines, voire des centaines de pièces mobiles. C'est pourquoi, avec Gmelius, vous pouvez aller plus loin et transformer vos boîtes de réception partagées et vos étiquettes Gmail partagées en tableaux Kanban visuels. En transformant votre boîte de réception en tableau de projet visuel, vous pouvez pleinement tenir compte de l'évolution de chaque élément dans la progression d'un projet et garantir ainsi son succès.

Et si certains de vos projets sont exécutés dans Trello, vous pouvez synchroniser les conversations par e-mail avec Trello ou importer vos projets Trello dans Gmail. Notre Intégration bidirectionnelle vous permet de simplifier la collaboration et de gérer des projets sans avoir à changer d'onglet en temps réel, à la fois dans Gmail et Trello. Nous vous invitons à en savoir plus sur la première intégration bidirectionnelle Gmail-Trello dans cet article.

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4. Boîte aux lettres partagée : une alternative intuitive à un outil tierss

Boîtes de réception partagées automatiquement transformez votre boîte de réception en un système d'assistance, vous permettant de gérer les e-mails de groupe tels que sales@, support@ et info@ directement depuis votre boîte de réception Gmail.

Vous pouvez attribuer un e-mail spécifique à un membre individuel de l'équipe pour une appropriation claire et responsable, éliminant ainsi le risque que des e-mails soient manqués ou qu'une tâche passe inaperçue.

De plus, vous pouvez ajouter un statut à un e-mail, par exemple « Ouvert », « En attente » ou « Fermé » et ajouter des balises pour expliquer la progression de l'e-mail et de la tâche associée.

Et comme Gmelius se trouve directement dans votre boîte de réception Gmail habituelle, il n'est pas nécessaire de passer à un nouveau logiciel d'assistance complexe ou d'en apprendre davantage.

Votre équipe utilise déjà Gmail. Il est donc facile à utiliser et il n'y a pas de difficulté à apprendre. Il n'est pas nécessaire d'apprendre un nouveau système ou d'ajouter un autre outil de communication au flux de travail de votre équipe.

Les boîtes de réception partagées se trouvent dans votre boîte de réception Gmail existante. Une fois que vous avez créé une boîte de réception partagée et invité votre équipe, tout est géré via l'interface Gmail habituelle.

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Comment transformer votre compte Gmail en boîte aux lettres partagée

Pour transformer votre boîte de réception en boîte aux lettres partagée, vous devez utiliser Gmelius. Il suffit de quelques clics pour créer autant de boîtes aux lettres partagées soignées et organisées que vous le souhaitez.

Première étape : Tout d'abord, vous et tous les membres de l'équipe avec lesquels vous souhaitez partager une boîte de réception devez inscrivez-vous à Gmelius.

Deuxième étape : Configurez votre boîte aux lettres partagée.

• Entrez l'adresse e-mail que vous souhaitez partager.
• Sélectionnez les membres de votre équipe avec lesquels vous souhaitez partager la boîte de réception.
• Cliquez sur « Partager avec ».
• Décidez si vous souhaitez ajouter automatiquement les futurs membres de l'équipe à votre boîte de réception partagée. Ne vous inquiétez pas, vous pourrez modifier cette option ultérieurement.
• Sélectionnez « Terminé ».

Troisième étape : Installez le Extension de navigateur Gmelius et/ou application mobile. Enfin, tous les membres concernés de l'équipe recevront automatiquement une notification par e-mail pour rejoindre votre équipe.

Une boîte aux lettres partagée permet de combler le fossé entre Gmail et le mode de travail collaboratif moderne.

Commencez avec Gmelius gratuitement pour transformer votre boîte de réception en un espace de travail d'équipe partagé doté de fonctionnalités d'automatisation avancées.