Chaque jour, un flux de tâches provenant de diverses sources constitue le flux d'activité de la journée de travail. Sans une bonne plateforme pour gérer l'afflux de tâches, ce « flux » peut facilement ressembler à un flot d'informations.
Il peut être difficile de maintenir un flux de travail régulier, de l'attribution des tâches initiales à la mise en œuvre. À mesure que le nombre d'équipes distantes augmente, le risque de problèmes de communication augmente également et, en fin de compte, de mauvais résultats en matière de gestion de projet. Demander de l'aide pour la gestion des tâches à l'aide d'une plateforme de communication fiable permet d'éviter les résultats négatifs, d'améliorer le flux de travail et de renforcer la productivité au sein d'une équipe.
Définition de la gestion des tâches et des problèmes de productivité qui en découlent
Gestion des tâches est le processus qui consiste à superviser l'achèvement d'une tâche du début à la fin.
La pratique consiste à suivre les progrès, à suivre les délais et à assurer une planification appropriée pour atteindre un objectif final qui exécute toutes les composantes nécessaires du cycle de vie d'une tâche.
Si vous remarquez que des tâches passent entre les mailles du filet, il est peut-être temps de trouver une meilleure solution. Les problèmes courants de gestion des tâches qui peuvent affecter la productivité des équipes sont les suivants :
- manque de communication
- incapacité à fixer et à atteindre des objectifs
- incapacité à collaborer
- manque de responsabilisation
- désorganisation
- délais irréalistes
Pour les équipes à distance et hybrides, ces défis sont amplifiés. Le début de la pandémie mondiale a poussé de nombreux travailleurs à passer d'un environnement de bureau en présentiel à un environnement de travail à distance.
Les canaux de communication supplémentaires tels que le courrier électronique, la vidéoconférence et les chats instantanés sont devenus des outils nécessaires pour rester à jour dans une nouvelle main-d'œuvre numérique. Les avantages de ces innovations s'accompagnent également de défis. Les membres de l'équipe rencontrent des difficultés de coordination en ligne au quotidien, ce qui nuit à la collaboration et à la gestion des tâches.
Le simple fait de poser une question à un collègue en personne a été traduit en formes de communication numériques, ce qui peut présenter des difficultés pour coordonner les heures de réunion via des fils de messagerie interminables. La gestion de projet dépend de plus en plus de plateformes et d'outils numériques supplémentaires, ce qui contribue parfois à la désorganisation et à la mauvaise communication d'innombrables tâches individuelles.
UNE rapport récent a révélé que sur 444 personnes interrogées, 61 % ont commencé à utiliser de nouveaux outils pour organiser, communiquer et gérer des projets en 2021. Même après avoir subi les effets de la pandémie depuis son début en 2019 (États-Unis), de nombreux travailleurs rencontrent toujours des obstacles pour se connecter à d'autres fuseaux horaires et maintenir l'engagement du personnel à distance.
L'identification des problèmes de gestion des tâches pour votre équipe et la mise en œuvre de nouveaux outils pour les résoudre peuvent empêcher les résultats négatifs des projets et améliorer l'efficacité de la gestion des tâches.
Aide à la gestion des tâches : 5 conseils pour réussir
Que votre équipe travaille au bureau, à distance, selon un modèle hybride ou sur plusieurs sites, la mise en œuvre d'outils pour soutenir la gestion des tâches peut créer des résultats positifs pour de nombreuses organisations. Voici quelques conseils utiles pour optimiser les flux de travail quotidiens.
1. Fixer des priorités
Lorsque de nouvelles demandes de clients viennent s'ajouter aux tâches existantes, il peut être difficile de hiérarchiser les tâches. Commencez par établir une liste de tâches organisée selon la date d'échéance de chaque tâche. Cela met en lumière les besoins urgents auxquels il faut répondre en premier lieu. Si votre équipe utilise une boîte de réception partagée, vous pouvez attribuer et déléguer des e-mails aux membres de l'équipe, en leur attribuant un niveau de priorité « normal » ou « élevé » pour indiquer leur importance.
2. Établissez une ligne de communication claire
La meilleure façon de garantir un flux de travail quotidien cohérent est d'établir des lignes de communication claires entre les membres de l'équipe. Une mauvaise communication laisse les tâches passer entre les mailles du filet, mais les boîtes de réception partagées offrent de nombreuses fonctionnalités à améliorer.
Le fait de donner à chaque membre de l'équipe l'accès à la même messagerie de l'entreprise répartit la charge de travail et permet à l'équipe de gérer les e-mails simultanément. Tenez les membres de votre équipe responsables en les affectant à des e-mails spécifiques. Gmelius propose une solution de boîte de réception partagée pour Gmail qui permet aux équipes d'accéder aux boîtes aux lettres partagées par l'entreprise directement depuis leur compte Gmail.
Des fonctionnalités telles que les notes par e-mail, étiquettes Gmail partagées, et les règles d'automatisation établissent des directives de communication supplémentaires pour garantir que chaque tâche est terminée pour des résultats positifs du projet.
De plus, Gmelius s'intègre à Slack pour faciliter la collaboration lors de conversations par e-mail. Les équipes peuvent répondre aux e-mails, attribuer des tâches, ajouter des notes internes aux fils de discussion et modifier le statut des e-mails, le tout sans quitter Slack.
3. Maintenir une bonne organisation
Si votre équipe n'a pas encore tiré parti d'un outil d'organisation pour les tâches, c'est le moment de commencer. Le travail à distance reste une solution viable pour de nombreuses entreprises, avec une augmentation du nombre de travailleurs à distance prévue d'ici 2023. Pour vous assurer que votre équipe à distance reste organisée à l'avenir, investissez dès maintenant dans des outils permettant à tout le monde de rester sur la bonne voie.
Les outils d'organisation se présentent sous de nombreuses formes, mais la meilleure solution s'intégrera aux plateformes actuelles que votre équipe connaît déjà. Par exemple, de nombreuses équipes utilisent des tableaux Kanban pour gérer les tâches visuellement, mais l'utilisation d'une plateforme distincte oblige les employés à se connecter pour recevoir des e-mails, à récupérer la tâche, puis à copier-coller ces informations sur une plateforme distincte.
Gmelius permet aux équipes de transformer n'importe quel e-mail de leur boîte de réception partagée en une carte de tâche pour un Tableau Kanban Gmail. Au lieu d'ouvrir une plateforme distincte pour gérer les tâches, les équipes peuvent tout organiser directement depuis leur boîte de réception Gmail. Transformez la boîte de réception de votre équipe en un espace de travail visuel partagé afin que les membres de l'équipe puissent organiser clairement leurs tâches.
Gmelius utilise également l'IA pour étiqueter automatiquement les e-mails en fonction de leurs sujets, de leurs mots clés, de leur domaine, de leur destinataire et d'autres indices contextuels.
4. Planifiez des réunions dans un but
Les équipes travaillant à distance sont connues pour passer la majeure partie de leurs journées de travail à des réunions. Bien que les horaires puissent varier, les réunions restent essentielles pour gérer efficacement les tâches, prendre contact avec les employés et s'assurer que les tâches restent sur la bonne voie, mais elles prennent tout de même du temps.
Pour rationaliser, au lieu de plusieurs réunions au cours de la semaine, planifiez une réunion d'enregistrement hebdomadaire avec un ordre du jour correspondant. Cela garantira que les discussions restent sur la bonne voie et que les participants se concentrent sur les mesures urgentes et importantes à prendre au cours de la réunion.
Ce n'est un secret pour personne que la planification peut être fastidieuse, mais limiter le nombre de réunions réduit le temps de coordination et permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur les tâches critiques.
Gmelius propose une Planificateur de réunions Gmail afin que les membres de l'équipe puissent indiquer leurs disponibilités dans la fenêtre de composition de l'e-mail. PARTAGEZ Google Agenda disponibilité et ajoutez des liens Google Meet ou Zoom directement dans le message pour rationaliser le processus de planification en un clic.
5. Évitez la surcharge de tâches
Trop de tâches peuvent provoquer l'épuisement professionnel des employés, qui est devenu un problème important pour les employés travaillant à distance. Alors que le travail à distance permet aux équipes d'effectuer des tâches à domicile, l'absence de limites physiques entre les deux peut empêcher une personne de « se déconnecter ».
Pour ne pas pousser vos employés trop loin, limitez le nombre de tâches assignées et veillez à répartir la charge de travail de manière uniforme. N'oubliez pas qu'en plus d'effectuer des tâches générales, les employés assistent à des réunions, répondent à des courriels et se coordonnent avec leurs collègues.
Les meilleures plateformes d'aide à la gestion des tâches fourniront des informations claires sur le nombre de tâches assignées à chaque employé. Les données en temps réel fournissent des analyses pertinentes sur les progrès de l'équipe, la charge de travail assignée, les tâches terminées, ainsi que le temps nécessaire pour les terminer afin d'améliorer les directives futures.
Avec Gmelius, les managers ont une visibilité instantanée de l'activité Gmail de l'équipe. Analytique peut identifier les goulots d'étranglement dans le cycle de vie des tâches afin d'éviter l'épuisement des employés dû à une surcharge.
Lisez également : 10 techniques d'automatisation de Gmail pour économiser des centaines d'heures de travail
Réflexions finales
Les outils d'aide à la gestion des tâches se présentent sous différentes formes. Avec Gmelius, votre équipe peut profiter de tous les avantages de la gestion des tâches directement dans Gmail, sans télécharger plusieurs applications ni former le personnel à de nouveaux outils. Gmelius offre une navigation simple et d'innombrables fonctionnalités pour organiser les tâches et améliorer les flux de travail quotidiens.
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