Para manter este guia o mais curto e prático possível, ele está dividido em três seções: Organização, Cultura e Ferramentas.
Organização
Se você ainda não tem alguma forma de política de trabalho remoto/flexível, a primeira coisa a fazer é elaborar uma. Eu sugiro um temporário política de trabalho em casa que pode ser encerrada ou alterada quando a situação terminar. Existem alguns modelos, por exemplo, HubSpot um, mas, dadas as limitações de tempo, eu simplesmente recomendaria enviar um e-mail a todos os funcionários e garantir que ele inclua os seguintes elementos:
- Um propósito claro: indique por que a empresa precisa se tornar remota. Dadas as circunstâncias, faz sentido focar na segurança econômica da organização e dos funcionários e, ao mesmo tempo, permitir que a empresa continue funcionando. Em outras palavras, explique que a mudança é mais importante em termos de saúde e segurança, não apenas para funcionários e clientes, mas também para suas famílias e comunidades.
- Elegibilidade: devido à natureza do seu negócio, nem todas as funções podem ser adequadas para trabalhar em casa. Defina a quais departamentos ou unidades de negócios essa política se aplica. Para funcionários inelegíveis para trabalhar em casa, talvez seja necessário revisar sua política de licença médica existente.
- Equipamento: seus funcionários podem precisar comprar equipamentos adicionais para trabalhar de forma eficaz em casa (por exemplo, fones de ouvido, laptops), portanto, determine um limite máximo de orçamento por funcionário para essas compras. Certifique-se de deixar claro como os funcionários podem solicitar equipamentos adicionais devido a quaisquer requisitos especiais.
- Políticas: lembre aos funcionários que as políticas atuais da sua empresa ainda se aplicam, por exemplo, segurança cibernética, horário e horário de trabalho, etc.
- Operações: descreva brevemente como você deseja organizar as próximas 24 a 48 horas. Aqui, é fundamental manter a interrupção o mínimo possível. Por exemplo, as reuniões de equipe ainda devem ocorrer, mas devem ser substituídas por reuniões com vídeo.
Depois que esse primeiro rascunho for lançado, a próxima etapa natural é definir diretrizes que garantam que sua empresa funcione da maneira mais tranquila possível nessas novas (inesperadas) condições. A principal recomendação aqui é deixar seus gerentes de lado e oferecer regras simples que eles poderão compartilhar globalmente em toda a empresa. Estas são três regras básicas:
- Conclua seu trabalho. Todo gerente deve definir expectativas claras e definidas, independentemente de onde as pessoas trabalhem: tarefas, cronogramas, metas, resultados, etc. Uma maneira de fazer isso é por meio de sprints de 1 semana (Agile Scrum), nos quais cada gerente define missões ou tarefas a serem concluídas por cada funcionário na próxima semana. Em última análise, todos em sua equipe devem ser avaliados pelo que eles ou elas. faz. Como em qualquer ambiente não remoto, “ocupado” não garante produtividade e “presente” não garante engajamento.
- Esteja disponível. É responsabilidade de todos estarem disponíveis durante o horário de expediente. Os funcionários remotos devem sempre informar aos outros quando não estarão disponíveis, por que e como ainda podem ser contatados em caso de emergência. Trabalhar remotamente é uma desvantagem: você obtém mais liberdade, mas precisa reconhecer que com essa liberdade vem a responsabilidade da hiperdisponibilidade.
- Comunique-se demais. Conversas casuais não acontecem quando os funcionários trabalham em casa. Eles não podem se deparar com pessoas na hora do almoço. Eles não podem se deparar com uma reunião improvisada com alguém de outra equipe. Eles não conseguem sentir mudanças nas prioridades, problemas em potencial ou tendências. É sua responsabilidade e de seus gerentes mostrar o exemplo e se comunicar o máximo possível. Por exemplo, compartilhe sua agenda diária e atualizações de status, anote todos os seus principais processos e diretrizes, faça perguntas, faça o possível para instigar conversas e manter o canal de comunicação o mais aberto e transparente possível.
A comunicação interna leva naturalmente a uma segunda dimensão importante em qualquer ambiente de trabalho: a cultura da sua empresa.
Cultura
Uma das partes mais difíceis de trabalhar remotamente é o fato de que todos perdem os hábitos e rituais compartilhados pela empresa. Para ajudar seus colegas de equipe a se manterem conectados à sua cultura e uns aos outros, é importante reforçar os rituais existentes da sua empresa.
Uma maneira simples de conseguir isso é manter reuniões regulares por meio de chamadas (de vídeo). Uma semana típica em uma nova configuração somente remota pode ter a seguinte aparência:
- Segunda-feira de manhã: reunião geral liderado pelo CEO para resumir o desempenho da semana passada e apresentar os principais itens e prioridades para a próxima semana.
- Segunda a terça: reuniões de departamento liderado por cada chefe de departamento
- Chamadas individuais regulares entre membros da equipe que trabalham em projetos específicos.
- Sexta-feira à tarde: chamadas semanais de recapitulação liderado por cada chefe de departamento
Esses esforços devem ser complementados pela criação de uma sala virtual onde todos os seus funcionários tenham um espaço para discutir sobre tópicos aleatórios, por exemplo, compartilhar suas playlists do Spotify, falar sobre as últimas séries da Netflix, discutir suas (novas) rotinas diárias etc.
Por fim, incentive o compartilhamento de emoções positivas usando emojis, GIFs e celebre todas as vitórias, mesmo as pequenas.
Ferramentas
Os humanos são naturalmente resistentes à mudança — particularmente às mudanças que são forçadas em tempos de incerteza ou crise. Nessas novas circunstâncias de trabalho, não altere nem imponha muitas ferramentas novas à sua equipe. O risco aqui é que você disperse sua comunicação e perca eficiência em suas operações diárias. Enquanto estiver funcionando remotamente, reduza a pilha de ferramentas ao mínimo.
Documentação
Trabalhar bem remotamente exige anotar coisas. Para empresas que não têm uma cultura existente de documentação, essa será a mudança mais difícil. Procure canalizar a comunicação para o menor número possível de lugares para reduzir os silos de dados. Se você for cliente do G Suite, use o Google Docs.
Se você deseja manter tudo fácil de encontrar a longo prazo, as opções mais escaláveis que você pode introduzir ao longo do tempo para documentar os processos da sua empresa são: Noção, Taskade ou Slite.
Reuniões e chamadas
Outra ferramenta importante que você precisa para organizar sua empresa remota é uma solução para se comunicar de forma síncrona com sua (s) equipe (s), por exemplo, reuniões. Em 2020, suas melhores apostas são Zoom ou Slack.
Se você está se sentindo um pouco mais aventureiro, outras ótimas opções que você deve experimentar são Tandem e Discórdia.
Visibilidade interna
A última, mas não menos importante, ferramenta necessária para administrar sua empresa em um novo ambiente remoto é uma plataforma que possibilita monitorar e gerenciar em tempo real todos os diferentes processos da sua empresa, por exemplo, interações com seus clientes, sprints ágeis de suas equipes etc.
Se sua empresa usa o Gmail ou o G Suite, Gmelius oferece a solução mais completa e fácil, integrando-se perfeitamente às caixas de entrada de seus colegas de equipe. Graças a caixas de entrada compartilhadas e com os marcadores compartilhados do Gmail, você poderá ver todas as interações que seus diferentes colegas de equipe têm com seus clientes. Os quadros Gmelius Kanban ajudarão você a criar, organizar e monitorar todos os sprints semanais de seus diferentes departamentos.
Sinta-se à vontade para saber mais como O Gmelius pode ajudar equipes remotas aqui. Se você não for cliente do G Suite, outras ferramentas interessantes para visibilidade interna são Slack e Equipes da Microsoft.
Finalmente, e particularmente para empresas com uma forte “experiência no escritório”, é vital reconhecer que a transição remota é uma processo, não é um interruptor binário a ser acionado. Os líderes são responsáveis por abraçar a iteração, ser abertos sobre o que está e o que não está funcionando e enviar mensagens para todos os funcionários.
No final das contas, gerenciar uma empresa remota é como gerenciar qualquer empresa. Tudo se resume a confiança, comunicação e apoio de toda a empresa às metas compartilhadas. Boa sorte!
