A comunicação eficaz no local de trabalho é um componente essencial do sucesso. Trocar informações e compartilhar ideias por meio de diferentes mídias aprimora as estratégias de negócios, permite que as equipes discutam metas e mantém todos atualizados sobre as operações atuais. Muitas vezes, no entanto, distrações comuns, reuniões e outras tarefas demoradas interferem nas comunicações essenciais.
As tecnologias atuais, como bate-papos instantâneos e chamadas do Zoom, melhoraram a comunicação da equipe, seja presencial ou remotamente. No entanto, a falta de comunicação ainda é uma possibilidade sem as ferramentas adequadas. O tempo necessário para coordenar mensagens em várias plataformas pode adicionar mais complicações ao desafio da comunicação.
Este blog discute maneiras de se comunicar de forma eficaz e remota com sua equipe usando ferramentas que reduzem o tempo de coordenação e ajudam a aumentar a produtividade.
Comunicação no local de trabalho definida
Existem duas formas principais de comunicação no local de trabalho: verbal e não verbal. A maioria das comunicações no local de trabalho exige:
- Comunicação verbal emprega falado ou escrito palavras para expressar pensamentos ou compartilhar ideias, pessoalmente ou por telefone, reuniões ou e-mails.
- Comunicação não verbal envolve outras pistas sensoriais, como expressões faciais, gestos, risadas ou até símbolos (emojis).
Práticas eficazes
Embora a importância das comunicações verbais no local de trabalho pareça óbvia, os sinais não verbais também podem desempenhar um papel significativo nas discussões em equipe. Por exemplo, sinais como sorrir, mudanças de postura ou simplesmente ficar em pé podem ter um grande impacto na entrega de uma mensagem.
Na maioria das discussões, um sorriso ou uma risada geralmente comunicam concordância ou felicidade e sinalizam alinhamento com outros membros da equipe. Como os sinais não verbais são subjetivos e abertos à interpretação, os falantes devem ter cuidado com o tempo e a entonação das interjeições, como rir ou tossir. Também é importante manter significados culturais de sinais não verbais em mente, dependendo da cultura específica de sua empresa e/ou cliente.
Ajustar sua postura, como se inclinar para frente, pode expressar interesse em uma conversa ou indicar que você tem algo a acrescentar à discussão. Da mesma forma, inclinar-se para trás ou se curvar é facilmente interpretado como desinteresse ou discordância com determinados tópicos.
Ficar de pé no final de uma reunião permite que os membros da equipe saibam que você quase ultrapassou o tempo designado e indica que não há problema em sair e assumir outras responsabilidades. Essas dicas sociais ajudam as equipes a se comunicarem com clareza, mesmo sem palavras.
Desafios remotos
Contexto/ Subtexto
Os membros da equipe em ambientes remotos não têm a vantagem de usar sinais sensoriais adicionais para adicionar contexto. Os funcionários presenciais podem enfatizar certas palavras faladas ou projetar suas vozes para transmitir a importância de algo como um prazo com: “Preciso desse relatório hoje.”
No entanto, se um funcionário remoto digitar uma mensagem em maiúsculas ou usar pontos de exclamação excessivos em uma mensagem escrita, a possível tradução incorreta do remetente pretendida ênfase poderia parecer um vago contexto negativo onde nenhum existia. Digitar exclusivamente em letras maiúsculas é amplamente reconhecido como o equivalente online de gritar. O uso excessivo de emojis ou pontos de exclamação nas comunicações comerciais pode fazer com que o remetente pareça jovem ou inexperiente.
A comunicação on-line avançou muito na troca de gentilezas sutis, graças à popularidade de emojis e inovações como “levantar a mão” ou enviar um bate-papo durante uma reunião do Zoom. As mesmas táticas não conseguem fazer melhorias significativas nas mensagens comerciais profissionais. As equipes precisam soluções inovadoras para aprimorar sua comunicação, seja operando remotamente, via modelo híbrido ou pessoalmente.
Como se comunicar de forma eficaz e remota
Aprendendo como se comunicar de forma eficaz oferece à sua equipe remota muitas vantagens, incluindo expectativas claras, conversas simplificadas, moral positiva da equipe e menos erros causados por falhas de comunicação. Para ajudar sua equipe a melhorar seus esforços de comunicação, aqui estão algumas dicas valiosas.
Saiba qual meio usar
A comunicação eficaz envolve fornecer contexto e ter um propósito claro para uma mensagem. Com o contexto e o propósito em mente, os membros da equipe podem determinar o canal adequado para comunicar uma mensagem.
Por exemplo, antes de escrever uma mensagem, pergunte a si mesmo se a mensagem exige uma resposta imediata. Nesse caso, o e-mail não seria apropriado. Em vez disso, um aplicativo de mensagens instantâneas seria uma ferramenta de comunicação mais eficaz.
Depois de selecionar o meio adequado para entrega, escreva uma mensagem clara usando voz ativa em suas frases. Para fornecer expectativas claras e reduzir possíveis falhas de comunicação, mantenha as mensagens curtas e diretas.
Se uma tarefa exigir uma explicação mais longa, use o e-mail para listar os detalhes em uma linguagem clara e concisa. Certifique-se de incluir as próximas etapas necessárias e uma data para a conclusão esperada da tarefa. Por fim, convide o destinatário a responder com perguntas sobre qualquer coisa que ainda não esteja clara e inclua um agradecimento educado ou outras gentilezas para transmitir um tom positivo.
Use ferramentas que convidam à colaboração
A comunicação remota depende principalmente de e-mails e mensagens instantâneas de bate-papo. Como muitos funcionários trabalham em diferentes fusos horários e horários variados, uma simples ligação telefônica nem sempre é viável. Em vez disso, muitas equipes remotas empregam comunicação assíncrona como seu principal modo de comunicação.
Apesar de sua função vital, o e-mail carece de oportunidades de colaboração quando os membros da equipe usam suas contas de e-mail pessoais ou gerenciam um endereço de e-mail corporativo com um login compartilhado. Esse tipo de desorganização causa incerteza porque os membros da equipe não têm como saber quem respondeu a qual e-mail, a menos que usem um canal de comunicação secundário para confirmar esses detalhes. O cc'ing e o encaminhamento adicionais podem exacerbar a confusão ao criar várias conversas.
A melhor maneira de abordar o e-mail como uma equipe remota e melhorar a comunicação é usando um caixa de entrada compartilhada. As caixas de entrada compartilhadas fornecem um local a partir do qual as equipes podem gerenciar os endereços de e-mail da empresa. Esse sistema aumenta a transparência e mantém todos os membros da equipe na mesma página. Mais importante ainda, muitas soluções digitais permitem que os gerentes atribuam conversas por e-mail a membros específicos para que possam responsabilizar essa pessoa pela resposta.
O Gmelius, uma ferramenta de comunicação e colaboração para o Gmail, oferece uma caixa de entrada compartilhada colaborativa para o Gmail que oferece às equipes as seguintes vantagens:
- Responsabilidade clara para as equipes, independentemente da localização
- Delegação de e-mail para responsabilizar os membros da equipe
- Comunicação centralizada em um único local
- Necessidade limitada de cc'ing e encaminhamento
- Tempos de resposta aprimorados
O Gmelius fica dentro da sua caixa de entrada do Gmail e inclui recursos poderosos para aprimorar suas comunicações. Os usuários podem compor conteúdo pessoal notas de e-mail nas margens laterais, @mention membros da equipe e defina status — simultaneamente — para uma comunicação mais clara. Esses recursos também fornecem contexto adicional para e-mails atribuídos, a fim de eliminar outras perguntas que podem atrasar o trabalho focado.
Inclua significado adicional em seus e-mails rotulando-os como de alta ou baixa prioridade para sinalizar um tempo de resposta esperado. Leve uma mensagem de acompanhamento por meio do aplicativo de bate-papo para garantir que seu e-mail seja endereçado imediatamente. Gmelius simplifica esse passo a passo integrando o Slack ao Gmail para uma comunicação simplificada. As equipes podem responder aos e-mails no Slack ou vice-versa para ajudar as equipes a se comunicarem ainda mais rápido sem precisar alternar entre os aplicativos.
Use elementos visuais para comunicar mensagens
A comunicação no local de trabalho inevitavelmente inclui algum gerenciamento de projetos. E esses projetos geralmente envolvem detalhes longos, complicados demais para serem enviados por e-mail. Para se comunicar de forma eficaz sobre tarefas ou projetos detalhados, considere a implementação de soluções visuais de gerenciamento de projetos. Você provavelmente já ouviu falar que “uma imagem vale mais que mil palavras”. Imagine ter o poder de compactar todos os detalhes de um projeto ou e-mail em um único visual simples para facilitar seus esforços de comunicação.
Organizar tarefas visualmente apresenta uma solução que facilita a compreensão de ideias complexas. Mais importante ainda, sua equipe também pode seguir a estrutura visual organizada com mais facilidade.
Com o Gmelius, as equipes podem criar quadros Kanban de dentro da caixa de entrada do Gmail, transformando caixas de entrada compartilhadas da empresa ou marcadores do Gmail em espaços de trabalho visuais.
Organize as tarefas de forma clara em colunas para atribuí-las a membros individuais da equipe e, em seguida, crie subtarefas, níveis de prioridade e tags para implementação em cada tarefa. Esse layout visual permite que as equipes vejam como um projeto está progredindo sem precisar de nenhum canal de comunicação adicional. Cada detalhe está em um só lugar para maior clareza, transparência e facilidade de navegação.
A comunicação eficaz no local de trabalho pode construir relacionamentos positivos em toda a organização. À medida que novos desafios para operações remotas continuam surgindo, as organizações devem garantir que suas equipes saibam como se comunicar de forma eficaz e remota. O aprimoramento dessas habilidades de comunicação oferece às equipes uma vantagem para enfrentar novos desafios e fornece uma base sólida para desenvolver seus sucessos no futuro.
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