As oportunidades de trabalho remoto podem fazer com que mudanças positivas valiosas não só sejam possíveis, mas também lucrativas para muitas empresas. Essas mudanças incluem custos operacionais reduzidos, equipe diversificada e melhor produtividade, resultando em um aumento nos resultados financeiros. Mas nem toda equipe experimenta esses benefícios. Muitas empresas não usam ferramentas eficazes de comunicação remota que proporcionam melhores condições de trabalho para equipes que operam em casa.
Um desafio significativo que muitos gerentes estão enfrentando é a incapacidade de colocar todos na mesma página, tanto virtual quanto literalmente. Ou eles não têm uma plataforma sólida instalada ou são muitas. Para melhorar a comunicação e criar mais oportunidades de colaboração para trabalhadores remotos, os gerentes devem implementar ferramentas essenciais de comunicação remota nas operações diárias de sua equipe.
O trabalho remoto traz produtividade... com as ferramentas certas
Operar remotamente é o novo normal para muitas empresas. Também é mais produtivo: um relatório recente da Airtasker descobriram que funcionários remotos trabalharam 1,4 dias a mais por mês em 2020 (16,8 dias a mais por ano) do que aqueles que trabalhavam em um escritório.
O tempo improdutivo relatado também foi menor do que o de um funcionário de escritório médio, pois uma configuração remota evita “conversas no bebedouro” e remove as distrações do escritório. Essa maior produtividade também se deve ao horário de trabalho flexível que permite aos trabalhadores remotos mais pausas durante a jornada de trabalho, em oposição a um ambiente de escritório com diretrizes mais rígidas.
Pausas adicionais e um cronograma flexível promovem uma saúde mental positiva, o que leva a um fluxo de trabalho mais produtivo. Embora o trabalho remoto ofereça o potencial de aumentar o moral positivo e a produtividade da equipe, muitas empresas não estão criando uma plataforma sustentável para operações remotas bem-sucedidas.
Como resultado, as comunicações da equipe acabam espalhadas por várias plataformas de comunicação. Os funcionários trabalham horas adicionais para corrigir erros causados por falhas de comunicação ou atribuições irregulares de tarefas. Isso pode facilmente levar ao esgotamento dos funcionários: um problema significativo para equipes remotas.
A chave para operações remotas bem-sucedidas é o equilíbrio. A utilização das ferramentas certas oferece às equipes remotas um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal que aborda a falta de comunicação em sua essência. Como a maioria das ferramentas de comunicação remota começa e termina com e-mail, as ferramentas relacionadas à comunicação assíncrona são o ponto de partida perfeito.
Ferramentas de comunicação remota que sua equipe precisa
A comunicação remota é realizada digitalmente, geralmente resultando em vários e-mails internos e externos. Essas comunicações diárias podem ser difíceis de gerenciar, principalmente com uma equipe remota operando em diferentes locais e fusos horários. As operações diárias se tornam ainda mais complicadas sem ferramentas eficazes.
Com as implementações certas, as equipes podem melhorar as operações internas, simplificar os processos do dia a dia e criar melhores hábitos de gerenciamento de e-mails. Aqui estão alguns exemplos de ferramentas essenciais de comunicação remota que sua equipe precisa.
Uma caixa de entrada compartilhada
Se sua equipe opera usando contas de e-mail individuais ou por meio de um endereço de e-mail da empresa, talvez você já tenha achado esse método insustentável. Como a maioria das empresas deseja se expandir, elas precisam de ferramentas que possam crescer.
Caixas de entrada compartilhadas oferecem maior organização para equipes, melhores oportunidades de comunicação e podem crescer à medida que a empresa cresce. Isso é possível porque as caixas de entrada compartilhadas ficam na sua conta do Gmail e permitem que as equipes gerenciem caixas de correio de grupo, como support@ ou orders@, juntas, sem sair do Gmail. Isso lhe dá visibilidade completa para ver em quais e-mails sua equipe está trabalhando e quando alguém está trabalhando neles.
Gmelius oferece um solução de caixa de entrada compartilhada com recursos colaborativos perfeitos para equipes remotas. O Gmelius não só tem a capacidade de oferecer suporte a milhares de contatos da empresa no Gmail, mas também oferece uma responsabilidade clara, pois cada e-mail recebido pode ser atribuído a membros específicos da equipe. Cada membro acessa sua caixa atribuída ao fazer login para acessar os e-mails organizados lá.
As caixas de entrada compartilhadas beneficiam muitas equipes que operam remotamente, pois ajudam a resolver a confusão sobre quem respondeu a qual e-mail ou se ele foi endereçado imediatamente. O Gmelius dissolve esse obstáculo comum ao permitir que os gerentes deleguem e-mails com um status claro indicando se o e-mail está pendente ou foi fechado.
Além disso, Gmelius oferece serviços privados notas de e-mail para que as equipes adicionem detalhes ou contexto ao lado de um e-mail. Por exemplo, se um equipe de logística precisa de um status em uma remessa, o e-mail pode ser atribuído ao coordenador de remessa com uma nota perguntando qual é o status. Além disso, uma tag “urgente” pode ser aplicada para notificar o gerente sobre a urgência necessária para essa tarefa. Em segundos, um e-mail foi atribuído com responsabilidade clara e contexto adicional para cumprir seus requisitos. Nenhuma plataforma adicional é necessária e cada membro da equipe tem uma compreensão clara das expectativas da equipe.
Quadros Kanban
A capacidade de visualizar projetos se tornou uma necessidade para equipes remotas. Sem poderem se reunir em uma sala de conferência para discutir os detalhes de um projeto, as equipes remotas podem se comunicar por e-mail, bate-papos instantâneos ou chamadas do Zoom. Isso pode levar a falhas na comunicação, pois não há uma plataforma central para que essas discussões ocorram.
Soluções visuais de gerenciamento de projetos, como Quadros Kanban facilite a organização e forneça uma visão clara da conclusão das tarefas. Originalmente criados com notas adesivas, os quadros Kanban digitais atuais acomodam funcionários remotos que procuram maneiras de colaborar on-line. Embora existam muitas soluções de quadros Kanban on-line disponíveis, a Gmelius é uma das poucas a oferecer quadros Kanban. dentro Gmail. Com os painéis Kanban do Gmail, sua caixa de entrada se torna um espaço de trabalho visual que você pode usar para si mesmo e compartilhar com sua equipe.
Os quadros Kanban podem ser usados por equipes de qualquer setor. O suporte ao cliente e as caixas de entrada de informações são os que mais se beneficiam dessa útil ferramenta de comunicação. Os departamentos de suporte devem gerenciar centenas de e-mails recebidos a cada semana, potencialmente mais para grandes corporações. Usar um quadro Kanban para organizar consultas é a melhor maneira de permanecer na tarefa sem perder e-mails ou permitir que eles fiquem sem resposta por longos períodos de tempo.
O exemplo abaixo mostra como uma equipe de suporte pode organizar e-mails em colunas denominadas “tarefas pendentes”, “em andamento”, “pendentes” e “fechadas”. Esse método de organização garante melhorar a comunicação entre uma equipe e, ao mesmo tempo, fornecer visibilidade a toda a equipe em relação às tarefas.
E-mails adicionais e chamadas do Zoom podem ser minimizados, pois os painéis Kanban oferecem uma visão panorâmica de todos os tíquetes de suporte e de seu status. Os gerentes podem atribuir tarefas a membros específicos da equipe, adicionar subtarefas, níveis de prioridade, tags para maior clareza e simplificar os fluxos de trabalho com automações poderosas.
Saiba como integrar um quadro Kanban do Gmail com o Trello aqui.
Bate-papos instantâneos
Embora a maior parte da comunicação entre funcionários comece com um e-mail, ela geralmente termina com uma mensagem instantânea. Isso se deve potencialmente à falta de uma resposta inicial ou de uma solução que exija uma resposta imediata. Se sua equipe opera usando assíncrono ou síncrono comunicação, ambas são uma necessidade para uma equipe remota. As mensagens instantâneas são uma ótima ferramenta para utilizar com uma equipe remota, no entanto, inúmeras mensagens podem ser uma distração que prejudica a produtividade. O Gmelius elimina o potencial de distrações e agiliza o fluxo de trabalho ao se integrar com Slack, um aplicativo de mensagens instantâneas para empresas.
Em vez de enviar um e-mail e também formular uma mensagem instantânea, o Gmelius se integra ao Slack para sincronizar as comunicações com o Gmail. Duas etapas se tornam facilmente uma, unificando a colaboração em equipe e removendo silos. As equipes podem conectar seus marcadores compartilhados do Gmail aos canais correspondentes do Slack para economizar tempo indo e voltando entre plataformas.
Você também pode monitorar todas as atividades da caixa de entrada sem sair do Slack. Isso permite que sua equipe escolha seu espaço de trabalho preferido, otimizando ainda mais a comunicação e o equilíbrio enquanto trabalha remotamente.
A comunicação eficaz impulsiona o progresso. Sem isso, as empresas deixariam de ver resultados positivos. O Gmelius oferece uma solução simplificada que é perfeita para equipes remotas. Se sua equipe está procurando uma solução de caixa de entrada compartilhada ou integrações fáceis que simplifiquem as conversas diárias, o Gmelius oferece ferramentas poderosas de comunicação remota que ajudam a maximizar seus benefícios.
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