Stellen Sie sich vor, KI könnte Ihnen bei jedem Schritt Ihrer E-Mails helfen — sie taggen, Ihren Posteingang bereinigen, die Reichweite automatisieren und sogar E-Mails von Grund auf neu schreiben. Dies würde Ihnen nicht nur jedes Jahr Hunderte von Stunden manueller Arbeit ersparen, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern beim Schreiben von E-Mails verringern.
Das ist der Grund 40% von Fachleuten verwenden KI bereits oder werden sie für E-Mails verwenden.
Dank der jüngsten Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz wie großen Sprachmodellen (LLMs), die aus riesigen Datensätzen lernen, und KI-Agenten, die systemübergreifend arbeiten können, können Ihre E-Mail-Workflows zu viel werden, viel einfacher.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie.
Das Wichtigste zuerst: Kann KI bei meinen E-Mails helfen?
Ja, KI kann sowohl beim Schreiben als auch bei der Verwaltung von E-Mails helfen, indem sie den Inhalt Ihres Posteingangs automatisch entwirft, bearbeitet, zusammenfasst und organisiert.
Das Potenzial von KI, bei E-Mails zu helfen, ist nicht unbemerkt geblieben. E-Mail-Assistenten mit künstlicher Intelligenz wurden 2022 auf 700 Millionen US-Dollar geschätzt, und bis 2023 werden es fast 2 Milliarden $. Die weltweit größten Softwareanbieter wie Microsoft und Google haben KI-E-Mail-Assistenten auf den Markt gebracht, die Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen.
Und wenn Sie nach einem suchen intelligente E-Mail speziell für Gmail entwickelter Agent mit einer starken Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung von Automatisierungslösungen, die vielen seiner Konkurrenten voraus sind, Gmelius ist eine gute Wette. All diese Tools können Ihnen beim Sparen helfen 2 Stunden pro Woche (oder mehr), indem manueller Aufwand, Ablenkungen und kognitive Belastungen reduziert werden.
Wie kann KI bei meinen E-Mails helfen?
Wenn Sie sich fragen, ob KI bei Ihren E-Mails helfen und Ihren Posteingang optimieren könnte, finden Sie hier einige Aufgaben, mit denen Sie beginnen können, den Einsatz von KI zu erkunden.
1. Posteingänge sortieren und organisieren
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie KI Ihnen helfen kann, Ihre E-Mails besser zu verwalten. Es kann wichtige Nachrichten kennzeichnen, sodass Sie dringende Antworten rechtzeitig senden können. Es kann auch den Inhalt der E-Mail (Schlüsselwörter, Domain usw.) analysieren, um sie in nützliche Kategorien einzuordnen — zum Beispiel „Rückerstattungen“, „Sicherheit“ oder „Besprechung“.
#ProTip: Benutze Gmelius' Funktion für benutzerdefinierte Tags um bis zu 20 eigene Buckets zu erstellen, die auf Ihre spezifische Branche und Ihren Geschäftstyp zugeschnitten sind.
2. E-Mail-Entwürfe schreiben
Egal, ob Sie im Vertrieb tätig sind und einen überzeugenden Artikel schreiben möchten E-Mail zur Konvertierung eines Leads, oder ein Mitarbeiter des Kundensupports, der aktuelle und genaue Informationen bereitstellen muss, KI-E-Mail-Generatoren kann eine große Hilfe sein. Es kann automatisch einen Entwurf erstellen, der auf Eingaben wie früheren Mitteilungen und Kundendaten basiert, den Sie schnell anpassen und senden können.
Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten, dies zu tun. Sie könnten ein Konversations-LM wie ChatGPT oder Claude verwenden, um E-Mails im Rahmen einer Chat-Konversation zu schreiben. Oder Sie könnten einen KI-E-Mail-Agenten wie Gmelius verwenden, der Ihren Posteingang in Echtzeit analysiert, um automatisch Antworten für E-Mails zu entwerfen, die automatisch als wichtig erachtet — ohne jegliche Anstupse oder Aufforderung.
3. Perfektionierung der Grammatik einer E-Mail
KI kann helfen, Grammatikfehler zu vermeiden und den richtigen Ton beim Schreiben von E-Mails zu finden. Grammatische KI gehört zu den beliebtesten Tools für diesen Zweck und verfügt über eine Chrome-Erweiterung, die nahtlos mit Gmail zusammenarbeitet. Quillbot ist eine weitere Option, die Sie in Betracht ziehen können.
4. Optimierung des E-Mail-Verkehrs
Eine weitere Möglichkeit, wie KI helfen könnte, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie E-Mails zur richtigen Zeit versenden, wenn sie am wahrscheinlichsten gelesen werden. Tools wie DragApp zeigen beispielsweise die Öffnungsmuster der E-Mails des Empfängers an, wenn Sie eine Nachricht verfassen, sodass sie für den richtigen Zeitpunkt geplant werden kann. In ähnlicher Weise KI kann Betreffzeilen optimieren, E-Mail-Grüße und mehr.
5. Reinigen Sie Ihren Posteingang
Der durchschnittliche Profi erhält satte 121 E-Mails am Tag, wodurch sich Ihr Posteingang leicht stapeln und überladen kann. KI kann verwendet werden, um E-Mails auf der Grundlage von Schlüsselwörtern und Ursprungsdomänen zu archivieren, sodass Sie tatsächlich Folgendes erreichen können Posteingang Null. Beispielsweise kann jede E-Mail mit dem Wort „Abmelden“ automatisch in den Hintergrund gedrängt werden.
6. Automatisierung routinemäßiger Reaktionen
KI schreibt nicht nur Entwürfe von Grund auf neu, sondern kann auch automatisch vordefinierte Antworten auf Interaktionen senden, die einem bestimmten Muster folgen. Wenn ein Kunde beispielsweise ein Produkt in Ihrem Online-Shop kauft, sendet die KI automatisch eine personalisierte E-Mail mit den Bestelldetails, wobei sie einer voreingestellten Vorlage folgt.
#ProTip: Benutze das Gmelius-Automatisierungsagent um Regeln für das Senden von E-Mails nach dem Motto „Wenn das, dann das“ zu erstellen, indem Sie eine einfache Aufforderung schreiben.
7. Zusammenfassung der E-Mail-Trails
E-Mail-Konversationen können zu endlosen Pfaden führen, wobei im Laufe der Zeit 20,30 oder mehr Nachrichten gesendet werden. KI kann helfen, indem sie kurze Zusammenfassungen der bisherigen Konversation generiert, sodass Sie über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden sind, ohne das Ganze durchgehen zu müssen.
8. E-Mails an die richtige Person weiterleiten
KI kann automatisch erkennen, wann der Inhalt einer E-Mail von einer anderen Person besser beantwortet werden kann. Basierend auf dieser Analyse versendet die Nachricht automatisch an den richtigen Stakeholder, damit Ihr Posteingang nicht überladen wird. Das erspart Ihnen die Mühe, E-Mails zu lesen, zu beantworten und weiterzuleiten, die für Sie nicht sehr relevant sind.
Beste KI-Assistenten, die Ihnen bei Ihren E-Mails helfen können
Wir haben bereits die meisten hervorgehoben Die besten AI-E-Mail-Assistenten für Gmail jetzt verfügbar. Hier ist die vollständige Liste als Referenz:
- Gmelius: Gemeinsamer Posteingang und KI-E-Mail-Assistent helfen Ihnen, E-Mail-bezogene Aufgaben zu automatisieren und gemeinsam zu bearbeiten. Unterstützt durch maschinelles Lernen, das jede Woche mit neuen Informationen aktualisiert wird.
- Zwillinge: Googles eigener KI-Assistent, der mit ausgewählten Workspace-Konten verfügbar ist und in Ihrem Posteingang, in Google Docs und als separate App zur Vereinfachung von Schreibaufgaben funktioniert.
- SaneBox: Ein einfaches und unkompliziertes KI-Tool, mit dem Sie Ihren Posteingang sauber halten, wichtige Nachrichten priorisieren und einen für Sie geeigneten E-Mail-Zeitplan finden können.
- Grammatik: Eine KI-gestützte Grammatikprüfung, die sowohl über eine Chrome-Erweiterung als auch über eine eigenständige App funktioniert, um Grammatik- und Tonalitätsprobleme in Ihren E-Mails zu beheben.
- Gmail PT: Ein KI-Tool für Gmail, das Korrekturlesen, Zusammenfassen, automatische Antworten und Übersetzungen in fast 40 Sprachen bietet und Zugriff auf mehrere KI-Modelle auf einer Plattform bietet.
- KI zusammenstellen: Eine Chrome-Erweiterung mit künstlicher Intelligenz, mit der Sie Text für jedes Feld generieren können, einschließlich automatisch generierter E-Mails für Gmail, E-Mail-Antworten und erweiterte automatische Vervollständigung.
#ProTip: Weitere Empfehlungen finden Sie in unserer ultimativer Leitfaden für KI für E-Mails.
Wann kann KI NICHT mit meinen E-Mails helfen?
KI kann zwar in den meisten Szenarien bei E-Mails helfen, weist jedoch einige Mängel auf. Es kann sein, dass es ihr an Kontext und Personalisierung mangelt, die Botschaft kann zu kurz sein oder das Modell übertreibt es mit Aufzählungszeichen. Wenn E-Mail-Empfänger oder Kunden E-Mails erhalten, die offensichtlich von KI geschrieben wurden oder Maschinenfehler enthalten, kann dies unprofessionell wirken.
Wer sich beispielsweise für neue Stellen bewirbt, sollte den KI-Entwurf so bearbeiten, dass er nicht generisch und automatisiert klingt. Schauen Sie sich unseren umfassenden Leitfaden zum 20 Anzeichen dafür, dass KI-E-Mails geschrieben werden wenn Sie den perfekten Entwurf erstellen möchten, der Effizienz mit Personalisierung kombiniert.
Sollte ich bei meinen E-Mails die Hilfe von KI in Anspruch nehmen? Vor- und Nachteile
Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob Sie die Hilfe von KI beim Schreiben und Verwalten von E-Mails in Anspruch nehmen sollten, haben wir die Vor- und Nachteile zusammengefasst, die Sie berücksichtigen müssen:
Testen Sie Gmelius, den intelligenteren KI-Agenten für E-Mails
KI kann bei E-Mails auf vielfältige Weise helfen, von der sofortigen Organisation bis hin zu automatisch generierten Entwürfen. Infolgedessen profitieren Sie von einer Verringerung der kognitiven Belastung, da Sie nicht jeden Tag (oder jede Stunde) Ihren Posteingang durchsuchen müssen, um über die neuesten Konversationen auf dem Laufenden zu bleiben.
Das reduziert Ablenkungen, hilft dir, dich zu konzentrieren und du kannst jede Woche 6-7 Stunden Zeit sparen.
Es ist jedoch auch wichtig, das Risiko zu erkennen und anzugehen, dass E-Mails aufgrund von KI unpersönlich werden. Aus diesem Grund ist der Gmelius KI-Agent mit Tausenden von E-Mails aus Ihrem Posteingang geschult, sodass er genau weiß, wie Sie sich ausdrücken möchten. Es unterstützt auch KI-Schulungen auf Websites und Wissensportalen, sodass der Agent korrekte E-Mails über Ihr Unternehmen schreiben kann.
Das Potenzial von KI, beim E-Mail-Management zu helfen, ist immens. Und es ist nur einen Klick entfernt.
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