Con más de 370 mil millones de correos electrónicos intercambiados en todo el mundo todos los días, una bandeja de entrada compartida ayuda a aliviar la carga. Si es la primera vez que usas el término o simplemente quieres refrescarte, empieza por el principio. No te preocupes, es una lectura rápida.
En este artículo, abordaremos:
- ¿Qué es una bandeja de entrada compartida?
- ¿Por qué tu equipo debería usar un software de bandeja de entrada compartida?
- ¿Cuál es el mejor buzón compartido para los equipos?
- ¿Cuáles son algunos casos de uso típicos de una bandeja de entrada compartida?
- ¿Y algunas otras preguntas frecuentes sobre las bandejas de entrada y los buzones compartidos?
Si ya estás familiarizado con el concepto de bandeja de entrada compartida tú puedes salta directamente a la sección sobre «por qué tu equipo debería usar uno», o echa un vistazo a algunos 'casos de uso típicos' para que puedas ver las bandejas de entrada compartidas en acción. ¡Vamos a sumergirnos de lleno!
¿Qué es una bandeja de entrada compartida?
Es posible que haya escuchado estos términos antes: Bandeja de entrada compartida. Bandeja de entrada colaborativa. Correo electrónico grupal. Correo electrónico del equipo.
O tal vez no, pero si trabajas en un entorno de equipo y la mayoría de tus comunicaciones se centran en el correo electrónico, la sola idea de compartir una bandeja de entrada hará que tu equipo sienta esperanza y posibilidad.
Las bandejas de entrada compartidas, cuando están realmente diseñadas para equipos, son la herramienta ideal para una colaboración eficaz. Su empresa puede crear bandejas de entrada compartidas para direcciones de correo electrónico específicas, invitar a los miembros pertinentes del equipo y permitir que ellos lo gestionen juntos mediante funciones colaborativas como las notas, las tareas y la automatización.
Una dirección de correo electrónico sales @yourcompany para su equipo de ventas; support @yourcompany para su equipo de soporte. Los equipos de servicio al cliente también pueden beneficiarse de las bandejas de entrada compartidas, ya que gestionan de forma eficiente las comunicaciones entrantes e integran los sistemas de CRM.
Uno para info@, jobs@, billing@ o lo que sea que requiera el flujo de trabajo de su empresa.
¿Buscas una forma sencilla de colaborar con tu equipo? Prueba Gmelius gratis.
¿Cómo funciona una bandeja de entrada compartida?
Administrar un correo electrónico grupal en equipo sin la estructura adecuada puede generar muchos conjetura (¿quién vio o abrió ese correo electrónico? hay alguien ya en él), frustración (ya que mantener a todo el mundo al tanto implica una gran cantidad de reenvíos y, por lo tanto, inundar la bandeja de entrada de todos) o, lo que es peor, errores (¡oh, espera, dos miembros del equipo respondieron a la misma solicitud de un cliente!).
Buzones de entrada compartidos permiten que todos trabajen juntos y aborden la carga de trabajo entrante sabiendo quién está trabajando en qué. Compartir y delegar correos electrónicos se vuelve más claro y sencillo.
Se acabaron los CC internos, los reenvíos y las bandejas de entrada desordenadas.
Y con todas las actividades totalmente sincronizadas en tiempo real, puedes estar seguro de que todos están en sintonía. Esto significa que la rendición de cuentas sería clara y no habría más confusión. No más errores ni oportunidades perdidas.
¿Cómo se configura una bandeja de entrada compartida?
La configuración de una bandeja de entrada compartida puede tener un aspecto diferente según las necesidades de tu equipo. Estas son cinco formas populares de hacerlo:
- Delegación de Gmail: Permita que alguien acceda a su bandeja de entrada y la administre sin compartir su contraseña. Fácil de configurar, ideal para asistentes o flujos de trabajo individuales.
- Grupos de Google con bandeja de entrada colaborativa: Crea un grupo y habilita la «Bandeja de entrada colaborativa» para asignar conversaciones y realizar un seguimiento de los estados básicos, como «resuelto». Ideal para los alias de equipo básicos.
- Etiquetas compartidas de Gmail (método DIY): Usa filtros y etiquetas para imitar los flujos de trabajo compartidos. Funciona para equipos pequeños, pero resulta difícil de gestionar a gran escala.
- Inicio de sesión del equipo en una cuenta de Gmail: Rápido y fácil, pero arriesgado. Todos comparten el mismo inicio de sesión, sin ningún tipo de seguimiento ni responsabilidad.
- Usa una herramienta basada en Gmail como Gmelius: Gmelius ofrece una experiencia de bandeja de entrada compartida totalmente integrada en Gmail. La configuración tarda menos de 15 minutos y sigue estos pasos:
- Instala la extensión Gmelius para Chrome desde la Chrome Web Store
- Inicia sesión con tu cuenta de Google para crear o acceder a tu espacio de trabajo de Gmelius
- Crea tu bandeja de entrada compartida conectando un grupo de Google o una dirección de Gmail
- Ponle un nombre a tu bandeja de entrada compartida para que sea más fácil reconocerla (p. ej., «Atención al cliente»)
- Añade miembros del equipo invitándolos con sus direcciones de Gmail
- Deja que Gmelius sincronice los correos electrónicos para que todos vean y trabajen desde la misma bandeja de entrada dentro de su propio Gmail
Explicamos más sobre cómo funciona esto en nuestra guía paso a paso para configurar una bandeja de entrada compartida en 15 minutos.
¿Es lo mismo una bandeja de entrada compartida que una lista de distribución?
De un vistazo, las bandejas de entrada compartidas y las listas de distribución pueden parecer similares: ambas permiten a los equipos llegar a varias personas a la vez. Sin embargo, su estructura y propósito son muy diferentes.
Una bandeja de entrada compartida es una dirección de correo electrónico única y colaborativa (como support@ o sales@) donde varios miembros del equipo pueden leer, enviar y asignar correos electrónicos desde sus propias cuentas.
Está diseñado para el trabajo en equipo continuo, con funciones como la asignación, el seguimiento del estado y la visibilidad de la carga de trabajo.
Una lista de distribución es simplemente un grupo de direcciones de correo electrónico.
Cuando envías un correo electrónico a la lista, todos reciben el mismo mensaje. No hay forma de hacer un seguimiento de las respuestas, asignar conversaciones o gestionar la responsabilidad.
Las bandejas de entrada compartidas son ideales para los equipos que necesitan coordinar las respuestas, como el servicio de atención al cliente o las ventas, especialmente cuando varias personas comparten la responsabilidad de los mensajes entrantes a lo largo del tiempo.
Las listas de distribución funcionan bien para anuncios de uno a varios, como la incorporación de nuevos empleados o el envío de actualizaciones a departamentos específicos. Sin embargo, las respuestas solo llegan al remitente y el resto del grupo permanece al tanto.
Gmelius te permite usar ambos: asignar conversaciones en una bandeja de entrada compartida (manualmente o mediante IA), o reenviar las actualizaciones a una lista de distribución. Incluso puedes incluir una dirección de bandeja de entrada compartida en una lista de distribución. Cuando se usan juntas, estas herramientas ofrecen flexibilidad sin comprometer el control.
Obtenga más información sobre diferencia entre una bandeja de entrada compartida y listas de distribución para saber cuál es el adecuado para usted, o si necesita ambos. Es posible que también desee evaluar las bandejas de entrada compartidas en comparación con el correo electrónico grupal para ver cómo se comparan.
Ventajas y desventajas de la bandeja de entrada compartida
Ahora puede que estés pensando, ¿es así? todo buenas noticias, ¿o hay alguna desventaja de un sistema de bandeja de entrada compartida? He aquí un análisis objetivo de sus ventajas y desventajas para ayudarte a decidir:
En un artículo anterior, explicamos cómo abordar estos desafíos y hacer un bandeja de entrada colaborativa de Gmail trabaja para ti. ¡Compruébalo para obtener más información!
Sin lugar a dudas, sopesando el pros y contras de una bandeja de entrada compartida con cuidado puede ayudarlo a prepararse para el turno y maximizar los beneficios.
Hablando de beneficios, pasemos ahora a por qué una bandeja de entrada compartida tiene sentido para la mayoría de los equipos.
¿Por qué tu equipo debería usar un software de bandeja de entrada compartida?
El correo electrónico no se diseñó para la colaboración en equipo y los equipos no tardan mucho en darse cuenta de ello.
Como herramienta de comunicación personalizada: el correo electrónico es excelente y, para ser justos, ha hecho todo lo posible para mantenerse al día con los equipos modernos. Sin embargo, los entornos laborales con comunicaciones constantes, internas y externas, han hecho que el correo electrónico adquiera formas para las que no estaba diseñado.
A medida que aumenta el volumen de comunicaciones, también aumenta la necesidad de colaborar. Los equipos de trabajo tienen acciones reales que deben llevarse a cabo en respuesta a cada correo electrónico.
Un correo electrónico entrante normalmente conduce a un chat interno del equipo, seguido de una serie de acciones de varios miembros y departamentos. Las discusiones internas dentro de las herramientas de bandeja de entrada compartidas ayudan a los miembros del equipo a acceder rápidamente a información crucial, lo que lleva a respuestas de los clientes más personalizadas y eficientes. Todo ello con devoluciones periódicas a ese correo electrónico, ya sea como punto de referencia para volver a informar o como fuente de información adicional a medida que llegan nuevos correos electrónicos.
Algunos intentan fusionarse varias cuentas de Gmail en una bandeja de entrada, pero esto es a la vez complejo y, después de un tiempo, cada vez más ineficiente y arriesgado.
Entonces, ¿qué están haciendo los equipos? En la mayoría de los casos, se les ocurren soluciones alternativas. Por muy únicos que sean estos trucos, simplemente no son eficientes y definitivamente no son sostenibles a medida que tu equipo crece.
En un extremo, hay equipos que compartir físicamente un ordenador para acceder a la misma bandeja de entrada. Un mal paso, en la dirección equivocada, son los equipos que comparten contraseñas para poder acceder al mismo correo electrónico del grupo.
Ahora no necesitamos abordar las cuestiones de seguridad al respecto. O cuestiones organizativas. O el hecho de que tu cliente de correo electrónico probablemente no lo permita.
El lado opuesto del extremo es donde encontrarás empresas que utilizan herramientas exageradas en realidad no necesitan. Herramientas que prometen arreglarlo todo, pero que en realidad empeoran las cosas.
Por suerte, hay una forma mejor:
✅ Un buzón compartido diseñado específicamente permite a los equipos colaborar por correo electrónico: En lugar de reenviar correos electrónicos o hacer llamadas telefónicas sin parar a los compañeros, los equipos pueden leer, gestionar y responder los mensajes desde una bandeja de entrada central, lo que garantiza que no se dupliquen ni se pierdan comunicaciones.
✅ Los buzones compartidos ofrecen transparencia y responsabilidad: Todos pueden ver el historial completo de conversaciones. Con funciones como los indicadores de respuesta en tiempo real y las notas internas, hay menos confusión y una mejor coordinación.
✅ Los buzones compartidos son seguros y fáciles de supervisar: No es necesario compartir contraseñas ni reenviar cadenas de correo electrónico. Los equipos pueden gestionar los proyectos directamente desde Gmail, incluso convertir las bandejas de entrada en tableros Kanban o sincronizarlos con Trello.
✅ Los buzones compartidos son una alternativa intuitiva a las herramientas de terceros: Gestiona direcciones de grupos como sales@ o support@ en Gmail sin cambiar de plataforma. Asigna correos electrónicos, monitoriza el estado y etiqueta el progreso, todo desde una interfaz familiar.
Obtenga más información sobre ventajas de una bandeja de entrada compartida.
¿«Soluciones» de bandeja de entrada compartida fuera de su bandeja de entrada?
Es frustrante que te prometan una «solución» para la bandeja de entrada compartida que, irónicamente, ¡está fuera de tu bandeja de entrada!
La primera de las muchas quejas de su equipo será el tiempo y el esfuerzo necesarios para aprender esta otra herramienta. Por no hablar de tener que administra los datos entre tu correo electrónico original cliente y esta nueva plataforma de terceros.
La sincronización esporádica es un problema común con las soluciones que se encuentran fuera de la bandeja de entrada.
Lo que puede esperar es un equipo frustrado que requiere sesiones de entrenamiento y tiempos de incorporación prolongados, ya que tienen dificultades para gestionar múltiples plataformas.
Esto demuestra que el simple hecho de tener un El «software de bandeja de entrada compartida» no resuelve los problemas de tu equipo; obligándote a ver por qué no todas las bandejas de entrada compartidas se crean de la misma manera.
¿Por qué algunas bandejas de entrada compartidas son mejores que otras? ¿Y cuál es la mejor para tu equipo?
En lo que respecta al flujo de trabajo de tu equipo: la bandeja de entrada compartida correcta puede marcar la diferencia entre el éxito organizado o el fracaso frustrante. De hecho, sin exagerar, se podría decir que una plataforma de bandeja de entrada compartida es la única herramienta que necesita tu equipo!
Características principales de la bandeja de entrada compartida
Entonces, ¿cómo se distingue la bandeja de entrada compartida correcta de una no tan buena? Busca estas siete funciones:
- Asignación de correo electrónico y administración de tareas: Asigna correos electrónicos a compañeros de equipo específicos, convierte las conversaciones en tareas prácticas y haz un seguimiento del progreso, todo en un solo lugar.
- Notas internas y herramientas de colaboración en equipo: Agregue comentarios privados, colabore a través de hilos y evite respuestas duplicadas con la detección de colisiones en tiempo real.
- Etiquetas inteligentes, plantillas y reglas de automatización: Organice los correos electrónicos con etiquetas personalizadas, responda más rápido con plantillas y automatice los flujos de trabajo rutinarios mediante activadores basados en reglas.
- Seguimiento del rendimiento y controles de administración: Supervise los KPI, como el tiempo de respuesta y la tasa de resolución, y administre el acceso con permisos de usuario granulares.
- Seguimiento del estado de la conversación: Consulta cómo leer los recibos, hacer un seguimiento de las interacciones y etiquetar los mensajes por estado («Abierto», «Pendiente», «Cerrado») para obtener más claridad de un vistazo.
- Automatización del flujo de trabajo para tareas repetitivas: Ahorra tiempo con las respuestas automáticas, el enrutamiento inteligente y los recordatorios basados en el tiempo para las acciones comunes.
- Sugerencias de respuesta impulsadas por IA: Usa la IA generativa para redactar respuestas que tengan en cuenta el contexto, lo que ayuda a los equipos a responder más rápido sin perder la personalización.
Obtenga la lista de verificación completa de funciones que necesitas en una aplicación de bandeja de entrada compartida.
¿Cuál es la mejor bandeja de entrada compartida para equipos?
Ahora que entendemos qué es una bandeja de entrada compartida, veamos en detalle por qué algunas son mejores que otras.
Una bandeja de entrada compartida básica organizará tus correos electrónicos entrantes, pero no servirá de mucho para respaldar el trabajo real que necesitas hacer después de recibir el correo electrónico.
La verdad es que la mayoría de las bandejas de entrada compartidas no incluyen las funciones correspondientes eso realmente beneficiará el flujo de trabajo de tu equipo. Teniendo esto en cuenta, algunos de los mejores plataformas de bandeja de entrada compartida a tener en cuenta incluyen:
🏆 Gémelio: Ideal para equipos que utilizan Espacio de trabajo de Google. Ofrece una integración perfecta con Gmail, una colaboración de correo electrónico de 360°, automatización, análisis integrados e integraciones bidireccionales con Trello, Slack y más.
🥈 Parte delantera: Genial para comunicación multicanal y empresas que utilizan Google o Microsoft. Conocido por su interfaz e integraciones al estilo de una mesa de ayuda, pero almacena el contenido del correo electrónico y es de esperar una curva de aprendizaje relativamente pronunciada.
🥉 Invierno: Una sólida bandeja de entrada compartida basada en Gmail para equipos pequeños buscando un servicio de asistencia por correo electrónico. Ofrece una colaboración básica e integraciones unidireccionales, pero adolece de una automatización limitada y de una IA que requiere mucho esfuerzo.
¿Qué hace que una bandeja de entrada compartida de Gmelius sea diferente?
Gmelius lleva el concepto de bandejas de entrada compartidas aún más al flujo de trabajo de su equipo.
Para empezar, la bandeja de entrada compartida de Gmelius está diseñada con un enfoque centrado en la colaboración y está diseñada específicamente para los usuarios de Gmail y Google Workspace. Es decir, tu equipo tendrá la capacidad de trabajar juntos en la gestión de clientes y proyectos — sin salir de sus bandejas de entrada actuales de Gmail. No solo las comunicaciones, sino el trabajo real que se deriva de ellas.
Con Gmelius, puedes llevar a cabo las tareas asociadas hasta su finalización, que ofrece una forma sencilla de colaborar entre varios usuarios y mantener a todos informados.
Una vez que instales Gmelius, tu La bandeja de entrada de Gmail se transformará en tu nuevo espacio de trabajo; alberga no solo buzones compartidos y etiquetas de Gmail compartidas, sino también muchas otras funciones para la colaboración en equipo y la automatización del flujo de trabajo.
Pero no se deje engañar. Gemelius encaja elegantemente en Gmail con el que estás familiarizado. Las funciones están a tu alcance cuando no las necesitas y puedes acceder a ellas fácilmente cuando las necesitas.
Tu nueva bandeja de entrada compartida se organizará con un conjunto de subcarpetas, por lo que será fácil de supervisar y gestionar múltiples bandejas de entrada con los miembros de tu equipo.
El software de bandeja de entrada compartida de Gmelius es organizado para brindar claridad y creado para la colaboración y una mayor transparencia.
Puedes compartir correos electrónicos fácilmente y delegarlos a miembros específicos del equipo.
¡Se hace en un clic!
Y también lo es cambiar los estados de «Asignado» a «Pendiente» y «Cerrado», lo que te da visibilidad clara del progreso de los correos electrónicos y entradas.
Agregar etiquetas a los correos electrónicos brinda a tus compañeros de equipo un contexto adicional. Pueden seguir colaborando entre bastidores con notas privadas. @mentioning tus compañeros de equipo compartirán automáticamente la conversación y envíales un ping con una nota que aparece en un hilo tipo chat junto a cada correo electrónico.
Con Gmelius, tu equipo puede olvidarse de los correos electrónicos duplicados y coincidentes. Los compañeros de equipo verán los avatares de los demás si están viendo un correo electrónico compartido, y el los puntos suspensivos rojos parpadearán en tiempo real si están respondiendo.
Como puede ver, Gmelius potencia tu bandeja de entrada de Gmail para que no caigan más correos electrónicos en el olvido. Piensa en la frustración que siente tu equipo cada vez que se pierde un correo electrónico. Una menor frustración hará que tu equipo esté más feliz.
Además, Gmelius ofrece ofertas prácticas análisis para tu bandeja de entrada compartida de Gmail y usuarios de Google Workspace.
Con números claros para evaluar la carga de trabajo y los tiempos de entrega de su equipo, puede con confianza optimizar la distribución de cargas de trabajo y mejorar los tiempos de respuesta de los correos electrónicos.
¿Y cómo puedes preguntar? Una vez más, Gmelius te ofrece un suite de optimización del flujo de trabajo sin código para que puedas distribuir mejor el trabajo y automatizar las tareas repetitivas (como asignar correos electrónicos específicos a un compañero de equipo determinado o delegar nuevas solicitudes al miembro del equipo que tenga menos correos electrónicos asignados).
Para diseñar las automatizaciones, puedes usar la herramienta de arrastrar y soltar, que admite una variedad de activadores y acciones. O bien, podrías simplemente pregúntele al arquitecto de IA de Gmelius, ¡que escribirá la regla de automatización para ti que puedes copiar y pegar y empezar a usar!
Los agentes de IA de Gmelius también ayudan a ordenar automáticamente los mensajes de la bandeja de entrada compartida, aplicando etiquetas prediseñadas (o personalizadas) en función de su contenido, dominio y otros datos.
Estos (¡y otros!) características hacen Gmelius, la herramienta de colaboración más moderna para compartir correo electrónico, utilizado por equipos de todos los tamaños y en muchos sectores.
¿Cuáles son algunos casos de uso típicos de las herramientas de bandeja de entrada compartida?
Administrar correos electrónicos grupales como sales@ y support@ nunca había sido tan fácil, pero Gmelius también compartía bandejas de entrada actúa como base para los flujos de trabajo de tu equipo, incluido el servicio de atención al cliente, la gestión de clientes, proyectos y cuentas.
ventas @yourcompany
Los equipos de ventas utilizan Gmelius como un completo herramienta de automatización de ventas; para ampliar su alcance y optimizar los flujos de trabajo de su equipo.
Una vez más, Gmelius es mucho más que un buzón compartido en Gmail, por lo que los equipos de ventas pueden:
- Trabajen juntos en los correos electrónicos entrantes desde su bandeja de entrada compartida
- Organiza las conversaciones por nombre de cliente con las etiquetas compartidas de Gmail
- Comparta y asigne conversaciones para una rendición de cuentas clara
- Automatice su alcance de ventas con secuencias inteligentes
- Acelere y escale las comunicaciones con plantillas de correo electrónico personalizadas
- Colabore entre bastidores con notas de correo electrónico.
- Convierte los correos electrónicos en tarjetas de tareas y agrégalos a tableros kanban tipo Trello
- Obtenga una visibilidad clara de sus canales de ventas en esos tableros que se pueden compartir
- Y más
La base de este flujo de trabajo es la bandeja de entrada compartida sales @yourcompany.
apoyar a @yourcompany
Sí, puedes convertir Gmail en la mesa de ayuda de tu empresa.
No, no necesitas productos caros y difíciles de usar software de mesa de ayuda.
Gmelius es la mejor alternativa a las soluciones exageradas, ya que facilita a tu equipo la entrega mejor servicio al cliente sin salir de sus bandejas de entrada de Gmail.
https://www.youtube.com/watch?v=oQnBJZ6aT08&t=19s
- Crea una bandeja de entrada compartida con un sistema de venta de entradas al estilo de un servicio de asistencia
- Comparta correos electrónicos y asígnelos como tickets para una rendición de cuentas clara
- Cambie los estados y añada etiquetas para el contexto
- Acelere las comunicaciones de soporte con plantillas personalizadas de correo electrónico
- Organiza las conversaciones por nombre de cliente con las etiquetas compartidas de Gmail
- Colabore entre bastidores con notas privadas por correo electrónico
- Convierte los correos electrónicos en tarjetas de tareas y agrégalos a tableros kanban tipo Trello
- Supervise fácilmente las canalizaciones de soporte en esas placas que se pueden compartir
- Y más
Gmelius facilita a tu equipo la gestión de tu dirección de correo electrónico de support@ al convertir tus correos electrónicos en tickets tipo mesa de ayuda a través de bandejas de entrada compartidas. También puedes usar Etiquetas de IA para tickets de correo electrónico y consultas de clientes.
Nuestra guía completa de bandejas de entrada compartidas para el servicio de atención al cliente explica este caso de uso con más detalle.
«______» @yourcompany
No importa cuál sea tu caso de uso, Gmelius simplificará los flujos de trabajo de tu equipo. Y empezar es fácil. Puedes crear una bandeja de entrada compartida en unos pocos pasos sencillos desde tu panel de control de Gmelius.
Está claro que si formas parte de un equipo que depende en gran medida del correo electrónico, necesitas una herramienta de bandeja de entrada compartida.
Si tu equipo trabaja en conjunto en la gestión de clientes y proyectos, necesitas Gmelius.
Instala Gmelius (prueba gratuita y sin necesidad de tarjeta de crédito) y transforma la forma en que tu equipo se comunica, colabora y realiza su trabajo.
5 mejores prácticas para los usuarios de la bandeja de entrada compartida
Los buzones compartidos pueden ser una fuente inagotable de colaboración—si se usa con prudencia. Un poco de estructura ayuda mucho a tu equipo a avanzar más rápido, a rendir cuentas y a mantener a raya el caos de la bandeja de entrada.
1. Organice los correos electrónicos con etiquetas y carpetas
Usa etiquetas o carpetas para ordenar los correos electrónicos por categoría, urgencia o estado. Esto mantiene tu bandeja de entrada ordenada y garantiza que los mensajes importantes no queden sin leer. Los filtros pueden aplica las etiquetas automáticamente para que tu equipo dedique menos tiempo a ordenar y más tiempo para responder.
Preparar este tiempo, pero confía en nosotros: vale la pena a largo plazo, como explicamos detalladamente en nuestra guía de hacer que la bandeja de entrada colaborativa de Gmail funcione para tu equipo mediante las medidas organizativas adecuadas.
2. Estandarice las respuestas con plantillas
Las plantillas preescritas ayudan a los equipos a responder de forma rápida y coherente. También reducen los errores y ahorran tiempo. Con el acceso compartido a estas plantillas, tu equipo puede mantener una voz unificada, ya sea para responder a los clientes o para enviar actualizaciones internas.
Gmelius apoya plantillas personalizadas con funciones profesionales como archivos adjuntos y variables dinámicas para facilitarte la vida.
3. Establezca accesos y permisos claros
Da acceso a la bandeja de entrada solo a los miembros del equipo que lo necesiten. Defina las funciones de los usuarios desde el principio para mantener el orden y la seguridad. Cuando alguien deja la empresa, eliminar su acceso con prontitud y ajustar los permisos según sea necesario para evitar confusiones.
4. Realice un seguimiento del rendimiento con análisis
Lo hemos dicho antes y lo volveremos a decir: entender el rendimiento de su buzón compartido es clave para mejorarlo. Controla cuántos correos electrónicos se reciben, quién los gestiona y la rapidez con la que se reciben las respuestas. Este tipo de datos revela brechas, oportunidades y fortalezas en el flujo de trabajo de tu equipo.
5. Aumente la eficiencia con las integraciones de Gmelius
Los buzones compartidos funcionan mejor cuando se adaptan al flujo de trabajo existente. Intégralo con plataformas como Slack, Trello o Google Workspace para centralizar las actualizaciones y evitar los saltos de herramientas. Esto mantiene sincronizadas las conversaciones, las tareas y los correos electrónicos, justo en tu bandeja de entrada.
Comience con estos prácticas recomendadas para la bandeja de entrada compartida, y convertirás cada correo electrónico en una oportunidad para mejorar el trabajo en equipo.
¿Está listo para actualizar a un sistema de bandeja de entrada compartida?
Para aquellos que todavía se preguntan si deberías convertir en un buzón compartido, aquí hay 10 señales de que es hora de hacer el cambio:
- Tu equipo sigue reenviando correos electrónicos solo para tenerlos en buenas manos.
- Los mensajes importantes pasan desapercibidos.
- Dos personas siguen respondiendo al mismo hilo: incómodo.
- Ya no estás seguro de quién se encarga de qué.
- Recuerdas el correo electrónico, pero no a dónde fue.
- Los clientes se sienten frustrados por la lentitud de las respuestas.
- El trabajo se detiene cuando alguien está de licencia.
- Estás atascado copiando y pegando las mismas respuestas en todas las cuentas.
- Todo el mundo hace malabares con demasiadas bandejas de entrada a la vez.
- No tienes visibilidad del rendimiento del correo electrónico del equipo.
Evalúe los requisitos de su bandeja de entrada compartida con estos 10 signos.
Si estos problemas te resultan demasiado familiares, una bandeja de entrada compartida puede ser lo que tu equipo necesita para restablecer su equipo. Investigación muestra que la mayoría de nosotros estamos inundados de correos electrónicos desde el momento en que nos despertamos. El 40% de las personas que se conectan a Internet antes de las 6 de la mañana revisan su bandeja de entrada. El empleado promedio recibe 117 correos electrónicos al día e intercambia alrededor de 50 mensajes fuera del horario laboral.
Una bandeja de entrada compartida: eso ayuda comparte la carga de trabajo y automatiza las tareas comunes — es claramente la necesidad del momento. Garantiza que te mantengas al día con tus tareas diarias, sin correr el riesgo de agotarte.
Usa tu tiempo sabiamente. Prueba Gmelius gratis.
.avif)
