Was ist ein geteilter Posteingang und wie erstellt man einen in Gmail?

Mit über 370 Milliarden E-Mails Ein geteilter Posteingang, der täglich weltweit ausgetauscht wird, erleichtert das Laden. Wenn der Begriff noch ganz neu für Sie ist oder Sie einfach nur eine Auffrischung wünschen, beginnen Sie am Anfang. Keine Sorge, es ist eine schnelle Lektüre.

In diesem Artikel behandeln wir:

• Was ist ein geteilter Posteingang?
• Warum sollte Ihr Team eine Software für gemeinsam genutzten Posteingang verwenden?
• Was ist das beste gemeinsame Postfach für Teams?
• Was sind typische Anwendungsfälle für einen gemeinsamen Posteingang?
• Und noch ein paar weitere häufig gestellte Fragen zu gemeinsam genutzten Postfächern und gemeinsam genutzten Postfächern?

Wenn du schon vertraut mit dem Konzept des gemeinsamen Posteingangs du kannst springe direkt zum Abschnitt „Warum dein Team einen verwenden sollte“, oder sieh dir welche an 'typische Anwendungsfälle' damit Sie geteilte Posteingänge in Aktion sehen können. Lass uns gleich eintauchen!

Was ist ein geteilter Posteingang?

Möglicherweise haben Sie diese Begriffe schon einmal gehört: Gemeinsamer Posteingang. Kollaborativer Posteingang. Gruppen-E-Mail. Team-E-Mail.

Oder vielleicht auch nicht. Aber wenn Sie in einer Teamumgebung arbeiten und sich der Großteil Ihrer Kommunikation auf E-Mails konzentriert... allein der Gedanke an einen gemeinsamen Posteingang gibt Ihrem Team ein Gefühl von Hoffnung und Möglichkeiten.

Gemeinsame Posteingänge sind, wenn sie wirklich für Teams konzipiert sind, das ideale Tool für eine effektive Zusammenarbeit. Ihr Unternehmen kann gemeinsame Posteingänge für bestimmte E-Mail-Adressen erstellen, relevante Teammitglieder einladen und sie mithilfe von Funktionen für die Zusammenarbeit wie Notizen, Aufgaben und Automatisierung gemeinsam verwalten lassen.

Eine sales @yourcompany -E-Mail-Adresse für Ihr Vertriebsteam; support @yourcompany für Ihr Support-Team. Kundenservice-Teams können auch von gemeinsamen Posteingängen profitieren, indem sie eingehende Kommunikation effizient verwalten und in CRM-Systeme integrieren.

Eine für info@, jobs@, billing@ — oder was auch immer der Arbeitsablauf Ihres Unternehmens erfordert.

Suchen Sie nach einer unkomplizierten Möglichkeit, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten? Testen Sie Gmelius kostenlos.

Wie funktioniert ein geteilter Posteingang?

Die Verwaltung einer Gruppen-E-Mail als Team ohne die richtige Struktur kann zu einer Menge von Rätselraten (wer hat diese E-Mail gesehen/geöffnet? ist schon jemand dran), Frustration (da es viel Weiterleitung und CC-ing erfordert, alle auf dem Laufenden zu halten, wodurch der Posteingang aller überflutet wird), oder schlimmer noch — Fehler (oh warte, 2 Teammitglieder haben auf dieselbe Kundenanfrage geantwortet!).

Geteilte Posteingänge ermöglichen Sie es allen, zusammenzuarbeiten und die anstehende Arbeitslast zu bewältigen, wobei Sie wissen, wer an was arbeitet. Das Teilen und Delegieren von E-Mails werden übersichtlich und einfach.

Keine internen CCS, Forwards und überladenen Posteingänge mehr.

Und mit alle Aktivitäten werden in Echtzeit vollständig synchronisiert, Sie können sicher sein, dass alle auf derselben Seite sind. Dies bedeutet, dass die Rechenschaftspflicht klar und ohne weitere Verwirrung geklärt wäre. Keine Fehler oder verpassten Chancen mehr.

Wie konfiguriert man einen geteilten Posteingang?

Die Einrichtung eines gemeinsamen Posteingangs kann je nach den Bedürfnissen Ihres Teams unterschiedlich aussehen. Hier sind fünf beliebte Möglichkeiten, dies zu tun:

• Gmail-Delegierung: Erlaube jemandem, auf deinen Posteingang zuzugreifen und ihn zu verwalten, ohne dein Passwort weiterzugeben. Einfach einzurichten, am besten für Assistenten oder Eins-zu-Eins-Workflows.

• Google Groups mit kollaborativem Posteingang: Erstelle eine Gruppe und aktiviere den „Kollaborativen Posteingang“, um Konversationen zuzuweisen und grundlegende Status wie „gelöst“ zu verfolgen. Gut für einfache Team-Aliase.

• Geteilte Gmail-Labels (DIY-Methode): Verwenden Sie Filter und Labels, um gemeinsam genutzte Workflows nachzuahmen. Es funktioniert für kleine Teams, ist aber in großem Maßstab schwer zu verwalten.

• Team-Login mit einem Gmail-Konto: Schnell und einfach — aber riskant. Jeder hat dasselbe Login, ohne Nachverfolgung oder Rechenschaftspflicht.

• Verwenden Sie ein Gmail-basiertes Tool wie Gmelius: Gmelius bietet ein vollständig integriertes Erlebnis für geteilte Posteingänge in Gmail. Die Einrichtung dauert weniger als 15 Minuten und folgt diesen Schritten:

1. Installieren Sie die Gmelius Chrome-Erweiterung aus dem Chrome Web Store
2. Melde dich mit deinem Google-Konto an, um deinen Gmelius-Workspace zu erstellen oder darauf zuzugreifen
3. Erstelle deinen geteilten Posteingang, indem du eine Google-Gruppe oder eine Gmail-Adresse verbindest
4. Benennen Sie Ihren geteilten Posteingang, damit Sie ihn leichter wiedererkennen können (z. B. „Kundensupport“)
5. Fügen Sie Teammitglieder hinzu, indem Sie sie mit ihren Gmail-Adressen einladen
6. Lassen Sie Gmelius E-Mails synchronisieren, sodass jeder denselben Posteingang in seinem eigenen Gmail sieht und bearbeitet

Wie das funktioniert, erklären wir in unserer schrittweisen Anleitung zu Konfiguration eines gemeinsamen Posteingangs in 15 Minuten.

Ist ein geteilter Posteingang dasselbe wie eine Verteilerliste?

Auf den ersten Blick mögen gemeinsame Posteingänge und Verteilerlisten ähnlich aussehen — mit beiden können Teams mehrere Personen gleichzeitig erreichen. Ihre Struktur und ihr Zweck sind jedoch ziemlich unterschiedlich.

Ein geteilter Posteingang ist eine einzelne, kollaborative E-Mail-Adresse (wie support@ oder sales@), an der mehrere Teammitglieder E-Mails von ihren eigenen Konten aus lesen, senden und zuweisen können.

Es wurde für kontinuierliche Teamarbeit entwickelt und bietet Funktionen wie Aufgaben, Statusverfolgung und Einblick in die Arbeitslast.

Eine Verteilerliste ist einfach eine Gruppe von E-Mail-Adressen.

Wenn Sie eine E-Mail an die Liste senden, erhält jeder dieselbe Nachricht. Es gibt keine Möglichkeit, Antworten nachzuverfolgen, Konversationen zuzuweisen oder Verantwortlichkeiten zu verwalten.

Geteilte Posteingänge eignen sich ideal für Teams, die Antworten koordinieren müssen — wie etwa beim Kundensupport oder im Vertrieb —, insbesondere, wenn sich mehrere Personen im Laufe der Zeit die Verantwortung für eingehende Nachrichten teilen.

Verteilerlisten eignen sich gut für One-to-Many Ankündigungen, wie das Onboarding neuer Mitarbeiter oder das Senden von Updates an bestimmte Abteilungen. Antworten gehen jedoch nur an den Absender, und der Rest der Gruppe bleibt nicht auf dem Laufenden.

Mit Gmelius können Sie beide verwenden: Unterhaltungen in einem geteilten Posteingang zuweisen (manuell oder mithilfe von KI), oder leiten Sie Aktualisierungen an eine Verteilerliste weiter. Sie können sogar eine gemeinsam genutzte Posteingangsadresse in eine Verteilerliste aufnehmen. Wenn diese Tools zusammen verwendet werden, bieten sie Flexibilität, ohne Kompromisse bei der Kontrolle einzugehen.

Erfahre mehr über die Unterschied zwischen einem gemeinsamen Posteingang und Verteilerlisten um herauszufinden, welches für Sie das Richtige ist oder ob Sie beide benötigen. Vielleicht möchten Sie auch Beurteilen Sie gemeinsam genutzte Posteingänge im Vergleich zu Gruppen-E-Mails um zu sehen, wie sie im Vergleich abschneiden.

Vor- und Nachteile des gemeinsamen Posteingangs

Jetzt denkst du vielleicht, ist es alles gute Nachrichten, oder gibt es einen Nachteil eines gemeinsamen Posteingangssystems? Hier ist eine objektive Analyse der Vor- und Nachteile, die Ihnen bei der Entscheidung helfen soll:

In einem früheren Artikel haben wir erklärt, wie Sie diese Herausforderungen angehen und eine gemeinschaftlicher Gmail-Posteingang arbeite für dich. Schau es dir für weitere Informationen an!

Ohne Zweifel wägt man die Vor- und Nachteile eines gemeinsamen Posteingangs sorgfältig kann Ihnen helfen, sich auf die Schicht vorzubereiten und die Vorteile zu maximieren.

Apropos Vorteile, wenden wir uns nun zu warum Ein geteilter Posteingang ist für die meisten Teams sinnvoll.

Warum sollte Ihr Team eine Shared Inbox-Software verwenden?

E-Mail wurde nicht für die Zusammenarbeit im Team entwickelt und es dauert nicht lange, bis die Teams das erkennen.

Als Eins-zu-Eins-Kommunikationstool — E-Mail ist großartig, und um fair zu sein, es hat sein Bestes gegeben, um mit modernen Teams Schritt zu halten. Aber Arbeitsumgebungen mit ständiger interner und externer Kommunikation haben E-Mails in Formen gebracht, für die sie nicht geschaffen wurden.

Mit steigendem Kommunikationsvolumen steigt auch die Notwendigkeit der Zusammenarbeit. Arbeitsteams haben echte Aktionen, die als Antwort auf jede E-Mail ausgeführt werden müssen.

Eine eingehende E-Mail führt normalerweise zu einem internen Team-Chat, gefolgt von einer Reihe von Aktionen mit mehreren Mitgliedern und Abteilungen. Interne Diskussionen in Tools für den gemeinsamen Posteingang helfen Teammitgliedern, schnell auf wichtige Informationen zuzugreifen, was zu persönlicheren und effizienteren Kundenantworten führt. Und das alles mit regelmäßigen Rückfragen zu dieser E-Mail — entweder als Referenz zur erneuten Information oder als Quelle für zusätzliche Eingaben, wenn neue E-Mails eingehen.

Manche versuchen zu fusionieren mehrere Gmail-Konten in einem Posteingang, aber das ist sowohl komplex als auch nach einer Weile zunehmend ineffizient und riskant. 

Was machen die Teams also? In den meisten Fällen lassen sie sich Problemumgehungen einfallen. So einzigartig diese Hacks auch sein mögen, sie sind einfach nicht effizient und definitiv nicht nachhaltig, wenn Ihr Team wächst.

Am einen Ende des Extrems gibt es Teams, die einen Computer physisch teilen um auf denselben Posteingang zuzugreifen. Ein schlechter Schritt in die falsche Richtung sind die Teams, die Passwörter teilen, damit sie auf dieselbe Gruppen-E-Mail zugreifen können.

Jetzt müssen wir nicht mehr auf die Sicherheitsprobleme eingehen. Oder organisatorische Fragen. Oder die Tatsache, dass Ihr E-Mail-Client dies wahrscheinlich nicht zulässt.

Auf der anderen Seite des Extrems findest du Unternehmen, die übertriebene Tools verwenden sie brauchen es eigentlich nicht. Tools, die versprechen, alles zu reparieren, die Dinge aber tatsächlich noch schlimmer machen.

Zum Glück gibt es einen besseren Weg:

✅ Ein speziell entwickeltes gemeinsames Postfach ermöglicht es Teams, per E-Mail zusammenzuarbeiten: Anstatt E-Mails weiterzuleiten oder Kollegen endlos vorzusorgen, können Teams Nachrichten von einem zentralen Posteingang aus lesen, verwalten und beantworten — so wird sichergestellt, dass keine Duplikate oder verpasste Kommunikation entsteht.

✅ Geteilte Postfächer bieten Transparenz und Rechenschaftspflicht: Jeder kann den vollständigen Gesprächsverlauf einsehen. Funktionen wie Antwortindikatoren in Echtzeit und interne Notizen sorgen für weniger Verwirrung und eine bessere Koordination.

✅ Geteilte Postfächer sind sicher und einfach zu überwachen: Sie müssen keine Passwörter teilen oder E-Mail-Ketten weiterleiten. Teams können Projekte direkt von Gmail aus verwalten und sogar Posteingänge in Kanban-Boards verwandeln oder sie mit Trello synchronisieren.

✅ Geteilte Postfächer sind eine intuitive Alternative zu Tools von Drittanbietern: Verwalte Gruppenadressen wie sales@ oder support@ in Gmail, ohne die Plattform zu wechseln. Weisen Sie E-Mails zu, verfolgen Sie den Status und markieren Sie den Fortschritt — alles über eine vertraute Oberfläche.

Erfahre mehr über die Vorteile eines gemeinsamen Posteingangs.

Geteilter Posteingang „Lösungen“ außerhalb Ihres Posteingangs!?

Es ist frustrierend, eine „Lösung“ für den gemeinsamen Posteingang versprochen zu bekommen, die ironischerweise außerhalb Ihres Posteingangs liegt!

Die erste von vielen Beschwerden Ihres Teams wird die Zeit und Mühe sein, die erforderlich sind, um dieses andere Tool zu erlernen. Ganz zu schweigen davon, dass man verwalte die Daten zwischen deiner ursprünglichen E-Mail Kunde und diese neue Drittanbieterplattform.

Sporadisches Synchronisieren ist ein häufiges Problem bei Lösungen, die sich außerhalb Ihres Posteingangs befinden.

Was Sie erwarten können, ist ein frustriertes Team, das Trainingseinheiten benötigt und lange Onboarding-Zeiten, da sie Schwierigkeiten haben, mehrere Plattformen zu verwalten.

Dies zeigt, dass einfach ein „Software für gemeinsam genutzten Posteingang“ löst die Probleme Ihres Teams nicht; Das zwingt Sie dazu, sich anzusehen, warum nicht alle gemeinsam genutzten Posteingänge gleich sind.

Warum sind einige geteilte Posteingänge besser als andere? Und welcher ist der beste für Ihr Team?

Wenn es um den Arbeitsablauf Ihres Teams geht — das richtige geteilte Postfach kann den Unterschied bedeuten zwischen organisiertem Erfolg oder frustrierendem Scheitern. In der Tat, ohne zu übertreiben, könnte man das sagen Eine gemeinsame Posteingangsplattform ist das einzige Tool, das Ihr Team benötigt!

Hauptfunktionen des gemeinsamen Posteingangs

Wie unterscheidet man also den richtigen geteilten Posteingang von einem nicht so guten? Achten Sie auf diese sieben Funktionen:

• E-Mail-Zuweisung und Aufgabenverwaltung: Weisen Sie bestimmten Teamkollegen E-Mails zu, verwandeln Sie Konversationen in umsetzbare Aufgaben und verfolgen Sie den Fortschritt — alles an einem Ort.
  
  
• Interne Notizen und Tools für die Teamzusammenarbeit: Füge private Kommentare hinzu, arbeite in Threads zusammen und vermeide doppelte Antworten mit Kollisionserkennung in Echtzeit.
  
  
• Intelligentes Tagging, Vorlagen und Automatisierungsregeln: Organisieren Sie E-Mails mit benutzerdefinierten Tags, antworten Sie schneller mit Vorlagen und automatisieren Sie Routineabläufe mithilfe regelbasierter Trigger.
  
  
• Leistungsverfolgung und Administratorkontrollen: Überwachen Sie KPIs wie Reaktionszeit und Lösungsrate und verwalten Sie den Zugriff mit detaillierten Benutzerberechtigungen.
  
  
• Verfolgung des Gesprächsstatus: Sehen Sie sich Lesebestätigungen an, verfolgen Sie Interaktionen und kennzeichnen Sie Nachrichten nach Status („Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“), um die Übersicht auf einen Blick zu behalten.
  
  
• Workflow-Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben: Sparen Sie Zeit mit Autorespondern, intelligentem Routing und zeitbasierten Erinnerungen für häufig vorkommende Aktionen.
  
  
• KI-gestützte Antwortvorschläge: Verwenden Sie generative KI, um kontextsensitive Antworten zu verfassen, sodass Teams schneller reagieren können, ohne an Personalisierung zu verlieren.

Holen Sie sich die komplette Checkliste der Funktionen, die Sie in einer gemeinsam genutzten Posteingangs-App benötigen.

Was ist der beste gemeinsame Posteingang für Teams?

Nachdem wir nun verstanden haben, was ein geteilter Posteingang ist, gehen wir näher darauf ein, warum einige besser sind als andere.

Ein einfacher gemeinsamer Posteingang organisiert zwar deine eingehenden E-Mails, hilft aber nicht viel, um die eigentliche Arbeit zu unterstützen, die du nach Erhalt der E-Mail erledigen musst.

Die Wahrheit ist, Die meisten gemeinsam genutzten Posteingänge enthalten nicht die zugehörigen Funktionen das wird dem Arbeitsablauf Ihres Teams tatsächlich zugute kommen. Vor diesem Hintergrund sind einige der beste Plattformen für gemeinsam genutzte Posteingänge zu berücksichtigen sind unter anderem:

🏆 Gmelius: Am besten für Teams mit Google Workspace. Bietet nahtlose Gmail-Integration, 360°-E-Mail-Zusammenarbeit, Automatisierung, integrierte Analysen und bidirektionale Integrationen mit Trello, Slack und mehr.

🥈 Vorderseite: Toll für kanalübergreifende Kommunikation und Unternehmen, die entweder Google oder Microsoft verwenden. Bekannt für seine Benutzeroberfläche im Helpdesk-Stil und seine Integrationen, aber es speichert E-Mail-Inhalte, und Sie können mit einer relativ steilen Lernkurve rechnen.

‍🥉 Winter: Ein solider Gmail-basierter gemeinsamer Posteingang für kleine Teams auf der Suche nach einem E-Mail-basierten Helpdesk. Bietet grundlegende Zusammenarbeit und Einweg-Integrationen, leidet jedoch unter begrenzter Automatisierung und aufwändiger KI.

Was macht einen gemeinsamen Gmelius-Posteingang anders?

Gmelius integriert das Konzept der gemeinsamen Posteingänge weiter in den Arbeitsablauf Ihres Teams.

Zunächst einmal wurde ein geteilter Gmelius-Posteingang so konzipiert, dass die Zusammenarbeit an erster Stelle steht und speziell für Gmail- und Google Workspace-Nutzer entwickelt wurde. Das heißt, Ihr Team wird die Fähigkeit, im Kunden- und Projektmanagement zusammenzuarbeiten — ohne ihre aktuellen Gmail-Postfächer zu verlassen. Nicht nur die Kommunikation, sondern auch die eigentliche Arbeit, die von ihnen ausgeht.

Mit Gmelius können Sie die zugehörigen Aufgaben zum Abschluss bringen, bietet eine einfache Möglichkeit, mit mehreren Benutzern zusammenzuarbeiten und alle auf dem Laufenden zu halten.

Sobald Sie Gmelius installiert haben, wird Ihr Der Gmail-Posteingang wird in Ihren neuen Arbeitsbereich umgewandelt; enthält nicht nur geteilte Postfächer und geteilte Gmail-Labels, sondern auch eine Vielzahl weiterer Funktionen für die Teamzusammenarbeit und Workflow-Automatisierung.

Aber lass dich nicht täuschen. Gmelius passt elegant in das Gmail mit denen du vertraut bist. Funktionen stehen Ihnen nicht im Weg, wenn Sie sie nicht benötigen, und können leicht darauf zugreifen, wenn Sie sie benötigen.

Ihr neuer geteilter Posteingang wird mit einer Reihe von Unterordnern organisiert, sodass einfache Überwachung und Verwaltung mehrerer Posteingänge mit deinen Teammitgliedern.

Die gemeinsam genutzte Posteingangssoftware von Gmelius ist übersichtlich organisiert und auf Zusammenarbeit ausgelegt und erhöhte Transparenz.

Sie können E-Mails ganz einfach teilen und an bestimmte Teammitglieder delegieren.

Es ist mit einem Klick erledigt!

Das Gleiche gilt für die Änderung des Status von „Zugewiesen“ zu „Ausstehend“ und „Geschlossen“, sodass Sie klare Übersicht über den Fortschritt von E-Mails und Tickets.

Das Hinzufügen von Tags zu E-Mails gibt Ihren Teamkollegen zusätzlichen Kontext. Sie können hinter den Kulissen mit privaten Notizen weiter zusammenarbeiten. @mentioning deine Teamkollegen teilen die Konversation automatisch und pingen Sie sie mit einer Notiz an, die in einem Thread im Chat-Stil neben jeder E-Mail läuft.

Mit Gmelius kann Ihr Team doppelte und kollidierende E-Mails vergessen. Teammitglieder sehen die Avatare der jeweils anderen, wenn sie sich eine geteilte E-Mail ansehen, und Die rote Ellipse pulsiert in Echtzeit wenn sie antworten.

Wie Sie sehen können, Gmelius füllt Ihren Gmail-Posteingang auf damit keine E-Mails mehr ins Raster fallen. Denken Sie jedes Mal an die Frustration Ihres Teams, wenn eine E-Mail verpasst wird. Weniger Frustration wird Ihr Team glücklicher machen.

Darüber hinaus bietet Gmelius umsetzbare Analysen für Ihren geteilten Gmail-Posteingang und Google Workspace-Nutzer.

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Mit klaren Zahlen zur Einschätzung der Arbeitsbelastung und der Bearbeitungszeiten Ihres Teams können Sie getrost Workload-Verteilung optimieren und verbessern Sie die E-Mail-Antwortzeiten.

Und wie kannst du fragen? Auch hier bietet Gmelius Ihnen eine Suite zur Workflow-Optimierung ohne Code So können Sie die Arbeit besser verteilen und sich wiederholende Aufgaben automatisieren (z. B. das Zuweisen bestimmter E-Mails an einen bestimmten Teamkollegen oder das Delegieren neuer Anfragen an das Teammitglied mit den wenigsten zugewiesenen E-Mails).

Um die Automatisierungen zu entwerfen, können Sie entweder das Drag-and-Drop-Tool verwenden, das eine Vielzahl von Auslösern und Aktionen unterstützt. Oder du könntest frag einfach den Gmelius KI-Architekten, wodurch die Automatisierungsregel für Sie geschrieben wird, die Sie kopieren und einfügen und verwenden können!

Die KI-Agenten von Gmelius helfen auch dabei, geteilte Posteingangsnachrichten automatisch zu sortieren, indem sie vorgefertigte (oder benutzerdefinierte) Tags auf der Grundlage ihres Inhalts, ihrer Domain und anderer Daten anwenden.

Diese (und andere!) Funktionen machen Gmelius, das modernste Kollaborationstool zum Teilen von E-Mails, das von Teams aller Größen in vielen Branchen verwendet wird.

Testen Sie Gmelius - Es ist kostenlos

Was sind einige typische Anwendungsfälle für Shared Inbox Tools?

Die Verwaltung von Gruppen-E-Mails wie sales@ und support@ war noch nie so einfach, aber Gmelius hat auch Posteingänge geteilt als Grundlage für die Arbeitsabläufe Ihres Teams dienen, einschließlich Kundenservice, Kunden-, Projekt- und Account-Management.

Vertrieb @yourcompany

Vertriebsteams nutzen Gmelius als Komplettlösung Tool zur Vertriebsautomatisierung; um ihre Reichweite zu skalieren und die Arbeitsabläufe ihres Teams zu optimieren.

Auch hier ist Gmelius viel mehr als nur ein gemeinsames Postfach in Gmail — Vertriebsteams können also:

• Arbeiten Sie gemeinsam an eingehenden E-Mails aus ihrem gemeinsamen Posteingang
• Organisieren Sie Konversationen nach Kundennamen mit geteilten Gmail-Labels
• Unterhaltungen teilen und zuweisen, um klare Verantwortlichkeiten zu gewährleisten
• Automatisieren Sie ihre Vertriebsarbeit mit intelligenten Sequenzen
• Beschleunigen und skalieren Sie die Kommunikation mit personalisierten E-Mail-Vorlagen
• Arbeiten Sie hinter den Kulissen mit E-Mail-Notizen zusammen.
• Verwandeln Sie E-Mails in Aufgabenkarten und fügen Sie sie zu Trello-ähnlichen Kanban-Boards hinzu
• Verschaffen Sie sich auf diesen gemeinsam nutzbaren Boards einen klaren Überblick über Ihre Vertriebspipelines
• Und mehr

Die Grundlage dieses Workflows ist der gemeinsame Posteingang von sales @yourcompany.

unterstütze @yourcompany

Ja, Sie können Gmail zum Helpdesk Ihres Unternehmens machen.

Nein, Sie benötigen keine teuren, schwer zu bedienenden Helpdesk-Software.

Gmelius ist die beste Alternative zu übertriebenen Lösungen und macht es Ihrem Team leicht, Ergebnisse zu liefern besserer Kundenservice ohne ihre Gmail-Postfächer zu verlassen.

https://www.youtube.com/watch?v=oQnBJZ6aT08&t=19s 

• Erstellen Sie einen gemeinsamen Posteingang mit Ticketverkauf im Helpdesk-Stil
• Teilen Sie E-Mails und weisen Sie sie als Tickets zu, um eine klare Rechenschaftspflicht zu gewährleisten
• Status ändern und Tags für den Kontext hinzufügen
• Beschleunigen Sie die Support-Kommunikation mit personalisierten E-Mail-Vorlagen
• Organisieren Sie Konversationen nach Kundennamen mit geteilten Gmail-Labels
• Arbeiten Sie hinter den Kulissen mit privaten E-Mail-Notizen zusammen
• Verwandeln Sie E-Mails in Aufgabenkarten und fügen Sie sie zu Trello-ähnlichen Kanban-Boards hinzu
• Überwachen Sie mühelos die Support-Pipelines auf diesen gemeinsam nutzbaren Boards
• Und mehr

Gmelius macht es deinem Team leicht, deine support@-E-Mail-Adresse zu verwalten, indem deine E-Mails über gemeinsame Posteingänge in Helpdesk-Tickets umgewandelt werden. Du kannst auch verwenden KI-Tags für E-Mail-Tickets und Kundenanfragen.

Unser vollständige Anleitung zu gemeinsam genutzten Posteingängen für den Kundensupport erklärt diesen Anwendungsfall weiter.

„______“ @yourcompany

Unabhängig von Ihrem Anwendungsfall vereinfacht Gmelius die Arbeitsabläufe Ihres Teams. Und der Einstieg ist einfach. Du kannst einen gemeinsamen Posteingang erstellen in ein paar einfachen Schritten von Ihrem Gmelius-Dashboard aus.

Es ist klar, dass Sie ein Tool für den gemeinsamen Posteingang benötigen, wenn Sie Teil eines Teams sind, das stark auf E-Mails angewiesen ist.

Wenn Ihr Team im Kunden- und Projektmanagement zusammenarbeitet, brauchen Sie Gmelius.

Installieren Sie Gmelius (kostenlose Testversion und keine Kreditkarte erforderlich) und verändern Sie die Art und Weise, wie Ihr Team kommuniziert, zusammenarbeitet und Arbeit erledigt.

5 Best Practices für Benutzer von gemeinsam genutzten Posteingängen

Geteilte Postfächer können ein Kraftpaket für Zusammenarbeit—wenn es mit Bedacht eingesetzt wird. Eine kleine Struktur trägt wesentlich dazu bei, dass Ihr Team schneller vorankommt, die Rechenschaftspflicht behält und das Posteingangschaos in Schach hält.

1. Organisieren Sie E-Mails mit Labels und Ordnern

Verwenden Sie Labels oder Ordner, um E-Mails nach Kategorie, Dringlichkeit oder Status zu sortieren. Dadurch bleibt Ihr Posteingang übersichtlich und es wird sichergestellt, dass wichtige Nachrichten nicht ungelesen bleiben. Filter können Beschriftungen automatisch anbringen, sodass Ihr Team weniger Zeit mit dem Sortieren verbringt und mehr Zeit beim Antworten.

Diese Zeit einrichten, aber vertrauen Sie uns — es lohnt sich auf lange Sicht, wie wir in unserem Ratgeber ausführlich erklären So funktioniert der kollaborative Posteingang von Gmail für Ihr Team durch die richtigen organisatorischen Maßnahmen.

2. Standardisieren Sie Antworten mit Vorlagen

Vorgefertigte Vorlagen helfen Teams dabei, schnell und konsistent zu reagieren. Sie reduzieren auch Fehler und sparen Zeit. Mit dem gemeinsamen Zugriff auf diese Vorlagen kann Ihr Team behalten Sie eine einheitliche Stimme bei, unabhängig davon, ob Sie Kunden antworten oder interne Updates senden.

Gmelius unterstützt benutzerdefinierte Vorlagen mit professionellen Funktionen wie Anhängen und dynamischen Variablen, die Ihnen das Leben erleichtern.

3. Stellen Sie klare Zugriffsrechte und Berechtigungen ein

Geben Sie nur Teammitgliedern Zugriff auf den Posteingang, die ihn benötigen. Definieren Sie von Anfang an Benutzerrollen, um Ordnung und Sicherheit aufrechtzuerhalten. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, entfernen Sie ihren Zugriff umgehend und passen Sie die Berechtigungen an nach Bedarf, um Verwirrung zu vermeiden.

4. Verfolgen Sie die Leistung mithilfe von Analysen

Wir haben das schon einmal gesagt und werden es noch einmal sagen: Zu verstehen, wie Ihr geteiltes Postfach funktioniert, ist der Schlüssel zu dessen Verbesserung. Überwachen Sie, wie viele E-Mails eingehen, wer sie bearbeitet und wie schnell Antworten versendet werden. Diese Art von Daten deckt Lücken, Chancen und Stärken auf im Arbeitsablauf Ihres Teams.

5. Steigern Sie die Effizienz mit Gmelius-Integrationen

Geteilte Postfächer funktionieren am besten, wenn sie in Ihren bestehenden Arbeitsablauf passen. Integrieren Sie mit Plattformen wie Slack, Trello oder Google Workspace um Updates zu zentralisieren und Tool-Hopping zu vermeiden. So bleiben Konversationen, Aufgaben und E-Mails synchron — direkt in Ihrem Posteingang.

Fangen Sie mit diesen an Best Practices für den gemeinsamen Posteingang, und Sie werden jede E-Mail in eine Gelegenheit für eine bessere Teamarbeit verwandeln.

Bereit für ein Upgrade auf ein System mit geteiltem Posteingang?

Für diejenigen, die sich immer noch fragen, ob Sie in ein geteiltes Postfach konvertieren, hier sind 10 Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, den Umstieg vorzunehmen:

1. Ihr Team leitet E-Mails weiter, nur um sie in die richtigen Hände zu bekommen.
2. Wichtige Botschaften gehen unbemerkt durch das Raster.
3. Zwei Personen antworten immer wieder auf denselben Thread - peinlich.
4. Du bist dir nicht sicher, wer sich noch um was kümmert.
5. Du erinnerst dich an die E-Mail, aber nicht, wohin sie gegangen ist.
6. Kunden sind frustriert über langsame Antworten.
7. Die Arbeit kommt zum Erliegen, wenn jemand beurlaubt ist.
8. Sie stecken fest, wenn Sie dieselben Antworten kontoübergreifend kopieren und einfügen müssen.
9. Jeder jongliert mit zu vielen Postfächern gleichzeitig.
10. Sie haben keinen Einblick in die E-Mail-Leistung Ihres Teams.

Beurteilen Sie die Anforderungen an Ihren gemeinsamen Posteingang anhand dieser 10 Zeichen.

Wenn Ihnen diese Probleme nur allzu bekannt vorkommen, ist ein geteilter Posteingang möglicherweise der Reset, den Ihr Team benötigt. Recherche zeigt, dass die meisten von uns von dem Moment an, in dem wir aufwachen, mit E-Mails überschwemmt werden. 40% der Menschen, die vor 6 Uhr online sind, überprüfen ihren Posteingang. Der durchschnittliche Mitarbeiter erhält 117 E-Mails pro Tag und tauscht außerhalb der Arbeitszeiten rund 50 Nachrichten aus.

Ein geteilter Posteingang — das hilft teilt die Arbeitslast und automatisiert allgemeine Aufgaben — ist eindeutig das Gebot der Stunde. Es stellt sicher, dass Sie den Überblick über Ihre täglichen Aufgaben behalten, ohne ein Burnout zu riskieren.

Nutze deine Zeit mit Bedacht. Testen Sie Gmelius kostenlos.

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